Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Приказ Министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области от 20 декабря 2013 г. N 12 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области"
- Приложение. Инструкция но делопроизводству в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области
Приложение. Инструкция но делопроизводству в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области
Приложение
к приказу министра
жилищно-коммунального хозяйства
Московской области
от 20 декабря 2013 года N 12
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области
ГАРАНТ:
Инструкция вводится в действие с 23 декабря 2013 г.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ, и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области (далее - Министерство).
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, обработку, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). Информационное обеспечение системы электронного документооборота в процессе ее эксплуатации в Министерстве осуществляется Управлением по обеспечению деятельности министерства.
1.3. Применение СЭД и других автоматизированных технологий в делопроизводстве в Министерстве должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.*
Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с п. 13.8 настоящей инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами осуществляется Управлением по обеспечению деятельности Министерства.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Государственные гражданские служащие Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с письменного указания руководства Министерства и на основании письменных запросов.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Оформленные документы Министерства должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 1).
Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный.
Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм).
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
|
|
20 мм - левое; |
|
|
10 мм - правое; |
|
|
20 мм - верхнее; |
|
|
20 мм - нижнее. |
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.
2.1.3. Установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
2.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков
2.2.1. Бланки документов с воспроизведением Герба Московской области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
2.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
2.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале в общем отделе Управления по обеспечению деятельности Министерства, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления, номер сопроводительного документа;
наименование организации - поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения - получателя гербовых бланков;
расписка в получении (подпись получателя гербовых бланков);
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
2.2.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.2.5. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых бланков Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, Первого заместителя Председателя Правительства Московской области, Заместителя Председателя Правительства Московской области, Правительства Московской области и гербовых бланков Министерства возлагается на общий отдел Управления по обеспечению деятельности Министерства.
2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты:
Герб Московской области;
наименование государственного органа, его справочные данные;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати (в необходимых случаях);
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка о поступлении документа и направлении его в дело.
2.3.4. Наименование государственного органа
Наименование государственного органа - указывается наименование Министерства, закрепленное в его положении - Министерство жилищно-коммунального хозяйства Московской области.
При оформлении реквизита "Справочные данные о Министерстве" указываются почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты.
2.3.5. Наименование вида документа
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, заявление, план, отчет, письмо и договор (соглашение).
2.3.6. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Этапы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.
Если авторами документа помимо Министерства являются еще одна или более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок их вступления в силу.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
| Например: 19.04.2012 |
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
| Например: 14 апреля 2012 г. |
При ссылке в тексте на нормативный правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:
| "постановление ... от 23.08.2012 N...". |
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.
| Например: 01.04.2012, а не 1.04.2012 |
При обозначении в документах временного периода, например план на 2009 - 2010 гг.
второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...",
| Например: "с 2011 по 2012 гг."; "за период с 01.01.2011 по 31.12.2012"; "по состоянию на 15.04.2012" |
Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г," и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца, слово "месяц" не указывается,
| Например: "в марте 2012 года", а не "в марте месяце 2012 года" |
Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой,
| Например: "в I квартале 2012 года" |
Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2012 года".
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
2.3.7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте - цифровым обозначением, присваиваемым документу при его регистрации, и др.
2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается в специальной строке бланка.
2.3.9. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
2.3.10. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа):
| Например: СОГЛАСОВАНО Министр жилищно-коммунального хозяйства Московской области Личная подпись И.О. Фамилия дата |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:
| Например: СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.09.2012 N 01-18/115 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания координационного совета Главного управления региональной безопасности Московской области от 20.05.2012 N 10 |
2.3.11. Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись, расшифровку подписи карандашом (инициалы, фамилию) и дату подписания. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
| Например: Начальник Правового управления Личная подпись И.О. Фамилия дата |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
| Например: Начальник Замечания Правового управления прилагаются Личная И.О. Фамилия подпись дата |
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого направляется из Министерства, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Документы, представляемые на подпись министру жилищно-коммунального хозяйства Московской области (далее - Министр), в обязательном порядке визируются заместителем Министра, курирующим структурное подразделение, которое представляет документ.
Порядок согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов Правительства Московской области осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 2.6.10 - 2.6.11 Инструкции но делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области утвержденной Распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ.
Проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов визируются в Организационно-правовом отделе Управления по обеспечению деятельности министерства и заместителем Министра, курирующим вопросы обеспечения деятельности Министерства.
2.3.12. Адресат
Документы адресуют в государственные органы, организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименование государственного органа, организации и их структурных подразделений указываются в именительном падеже.
| Например: Аппарат Правительства Московской области Управление кадров или Министерство экономики Московской области |
При адресовании документа руководителю государственного органа или организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
| Например: Министру экономики Московской области И.В. Смирновой или Генеральному директору ОАО "Мостранс" Т.Н. Путину или Главе Мытищинского муниципального района B.C. Азарову |
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно.
| Например: Главам муниципальных образований Московской области |
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
| Например: Министерство экономики Московской области бульвар Строителей, д. 1, г. Красногорск, 143407 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
| Например: Петрову П.П. ул. Летная, д. 11, кв.50 г. Мытищи, Московская область, 141204 |
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам.
2.3.13. Гриф утверждения документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается справа в верхнем поле первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
| Например: УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства Московской области (подпись) П.В. Жданов дата |
При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
| Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Губернатор Московской области Калужской области (подпись) А.Ю. Воробьёв (подпись) А.Д. Артамонов дата дата |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", из наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа.
| Например: Утверждено распоряжением Министерства финансов Московской области от _____________ N _________ |
2.3.14. Резолюция
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
На документы, адресованные Министру или Министерству, резолюция накладывается Министром либо должностным лицом по поручению Министра.
Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложение N 2). В случае, если резолюция оформляется на документе, то она должна проставляться не на текстовой его части.
В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование структурных подразделений, сторонних организаций), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
| Например: Лаптеву А.А. Беловодову А.А. Прошу рассмотреть и подготовить ответ автору Доложить к 01.09.2014 Личная подпись П.В. Жданов Дата N |
При наличии нескольких исполнителей, и если нет поручения конкретному исполнителю, ответственным за исполнение считается указанный в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Резолюции первого заместителя Министра, заместителя Министра в обязательном порядке вносятся в СЭД государственным гражданским служащим, ответственным за делопроизводство у данных должностных лиц.
Резолюция начальников структурных подразделений в обязательном порядке вносится в СЭД государственными гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
2.3.15. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Заголовок должен быть кратким и отвечать на вопрос: "о чем?". Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
2.3.16. Отметка о контроле
Отметка о контроле проставляется на бланках поручений, обозначается словом "КОНТРОЛЬ" с указанием срока исполнения документа.
Отметка "контроль" ставится на этапе подготовки резолюций и утверждается руководителем.
2.3.17. Текст документа
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа и государственного органа-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй заключительной части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, Times DL размером N 12, 13, 14 и межстрочный интервал одинарный или полуторный.
2.3.18. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми актами и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется после текста.
| Например: Приложение: на 5 л. в 1 экз. |
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
| Например: Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз. |
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
| Например: Приложение: письмо Министерства транспорта Московской области от 17.07.2011 N 5-4/172 и приложение к нему, всего на 5 л. |
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
| Например: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. |
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
| Например: Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз. |
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:
| Например: Приложение: согласно описи на 3 л. |
В приложении к нормативному правовому акту и распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера.
| Например: Приложение N 1 к решению коллегии Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области от 10.01.2014 N 1 |
Слово "Приложение" печатается с красной строки.
2.3.19. Подпись документа
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
| Например: Первый заместитель министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области (подпись) А.А. Лаптев |
При подписании документов на бланке должностного лица, должность подписавшего не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
| Например: Первый заместитель министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области (подпись) А.А. Лаптев Заместитель министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области (подпись) А.А. Беловодов |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
| Например: Министр экономики Министр экологии Московской области Московской области подпись И.В. Смирнова подпись А.Б. Шомахов |
Если должностное лицо, на подпись которому представляется проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
| Например: Председатель комиссии (подпись) А.А. Лаптев Члены комиссии (подпись) Е.В. Литвинова (подпись) О.В. Романов |
2.3.20. Оттиск печати
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.3.21. Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику, отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
| Например: Подпись С.С. Сергеев Верно Заместитель начальника управления по обеспечению деятельности министерства - начальник организационно-правового отдела подпись О.В. Романов 10.01.2014 |
При пересылке копии с документа в другие государственные органы, организации или выдаче ее на руки физическим лицам, заверительная подпись должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области. В Министерстве для таких целей используется печать "Для документов" или "Копия верна".
2.3.22. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа, с применением размера шрифта 10, 11, 12 и включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом города.
| Например: Я.Е. Вольфсон 8 (495)917 53 45 |
2.3.23. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, в поле которого указывается порядковый номер и дата поступления документа.
2.3.24. Отметка об исполнении каждого документа в обязательном порядке проставляется в СЭД государственным гражданским служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в котором исполнялся документ, и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, ФИО исполнителя, краткие сведения об исполнении.
| Например: Материалы отправлены факсом 11.08.2012 N 1-7/4532 И.О. Фамилия 23.08.2012 или Издано распоряжение от 05.08.2012 N 4 "О создании рабочей группы по ..." И.О. Фамилия дата или направлен доклад Р.Е. Филимонову от 25.10.2012 N 1-8/5678 с проектом ответ депутату ГД РФ. |
III. Состав управленческих документов Министерства
Функции управления Министерства реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.1. Нормативные правовые акты
Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Министерство по вопросам, находящимся в его компетенции, вправе принимать распоряжения, имеющие нормативный характер, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.
Распоряжения Министерства действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, а также органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических и физических лиц.
Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Проекты нормативных правовых актов Московской области готовятся в соответствии с разделом 2.2. Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ.
3.2. Распорядительные документы
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Министерства, его структурных подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ.
3.2.1. Распоряжение, приказ
Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
Приказ принимается Министром, действующим на основе единоначалия.
Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности в Министерстве.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие структурные подразделения Министерства на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки
Текст приказа, распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Если распоряжение или приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
3.3. Организационные документы
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции Министерства, устанавливающие порядок функционирования и взаимодействия структурных
подразделений, порядок действий государственных гражданских служащих при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: Положение о Министерстве, положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, должностные регламенты государственных гражданских служащих Московской области, замещающих должности в Министерстве, административный регламент.
3.3.1. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром или утверждаются в установленном порядке.
Утверждение оформляется путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение о Министерстве, о структурном подразделении - является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3.2. Административный регламент
Административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.
Административный регламент устанавливает сроки и последовательность действий Министерства, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие Министерства с физическими или юридическими лицами, иными центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области, с органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области при исполнении государственной функции или предоставлении государственной услуги.
3.3.3. Должностной регламент
Должностной регламент государственного гражданского служащего Московской области (далее - должностной регламент) составляется в соответствии с Законом Московской области от 11.02.2005 N 39/2005-ОЗ "О государственной гражданской службе Московской области".
Текст должностного регламента государственного гражданского служащего носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "несет ответственность". Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения должностного регламента в действие является дата его утверждения (если в тексте не указана другая дата).
Государственных гражданских служащих знакомят с должностными регламентами под роспись.
3.4. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, заявление, план, отчет и др.
3.4.1. Протокол
Протокол (приложение N 17) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"),
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Если постановление (решение) прилагается к протоколу, то его текст не печатается, а делается запись: "постановление (решение) N... прилагается".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол утверждается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Секретарем для ведения протокола назначается ответственное лицо. Оно же и осуществляет контроль за исполнением поручений Протокола.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
3.4.2. Служебные письма
Служебные письма в Министерстве готовятся на бланках формата А4 шрифтом "Times New Roman" размерами 12, 13, 14:
- как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области;
- как исполнение поручений Губернатора Московской области и Правительства Московской области в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
- как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и актов Правительства Московской области;
- как ответы на запросы юридических и физических лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается следующим образом.
| Например: "В Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Московской области рассмотрен ..." |
Если письмо оформлено на бланке Министра, то текст излагается от первого лица единственного числа.
| Например: "Прошу Вас...", "Направляю..." |
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания.
При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух или более исполнительных органов государственной власти Московской области (далее - государственных органов) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании государственных органов, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
3.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записки
Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
В зависимости от содержания и назначения, докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записок может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной, служебной записок, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие. Записки, составляемые государственными гражданскими служащими с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладные и служебные записки должны регистрироваться в структурных подразделениях государственными гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство и передаваться по назначению строго по внутреннему журналу передачи (реестру). Второй экземпляр с визами исполнителя остается в структурном подразделении.
3.4.5. Заявление
Заявление - это вид обращения гражданина, выражающего его просьбу о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Заявления, составляемые должностными лицами, могут быть оформлены как рукописным, так и печатным способами, на стандартном листе бумаги. Заявление должно быть подписано собственноручно должностным лицом.
3.4.6. План
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Планы бывают краткосрочные (на день, неделю) и перспективные (на месяц, квартал, год).
3.4.7. Отчет
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
3.4.8. Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководством Министерства.
IV. Подготовка и оформление нормативных правовых актов и распорядительных документов, их учет и рассылка
4.1. Общие правила подготовки нормативных правовых актов и распорядительных документов
4.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области (далее - нормативные правовые акты и распорядительные документы) необходимо руководствоваться разделом 2.6. Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ.
4.1.2. В Министерстве распорядительные документы (распоряжения, приказы) оформляются на бланках установленного образца, изготовляемых типографским способом (приложения N 3, 4).
В период назначения исполняющего обязанности Министра используется бланк приказа Министра.
Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.
Использование ксерокопий бланков распорядительных документов запрещается.
Совместные распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу государственных органов (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).
4.1.3. Обязательными реквизитами распорядительных документов, являются:
Герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа (должностного лица)";
наименование органа (должностного лица) - автора документа, наименование вида документа (распоряжение, приказ); дата, регистрационный номер, место принятия документа; заголовок; текст документа;
подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ); лист согласования; печать.
4.1.4. Датой принятия распорядительного документа является дата его подписания.
Датой совместного нормативного правового акта и распорядительного документа является последняя дата его подписания.
4.1.5. Внесение каких-либо изменений в подписанные распоряжения (приказы) запрещается.
4.1.6 Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текстовая часть нормативных правовых актов и распорядительных документов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых актов и распорядительных документов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами и распорядительными документами Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых актов и распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование государственного органа (должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер.
| Например: "В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 23.01.2004 N 12-ПГ "Об утверждении Положения об аппарате Правительства Московской области" постановляю. |
Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д. Не допускается для обозначения процентов использовать символ "%"
| Например: "Ежемесячная надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и специальный режим работы устанавливается в размере до ста процентов (включительно)" |
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом "постановляю", постановлений Правительства Московской области словами "Правительство Московской области постановляет", после которых ставится двоеточие.
В констатирующей части приказа (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку на новой строке.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Если содержание распорядительного документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.
В постановляющей части распорядительного документа в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт распорядительного документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается структурное подразделение Министерства, то должность руководителя не пишется:
| Например: "Начальнику Управления по обеспечению деятельности министерства Е.В. Литвиновой" или "Управлению по обеспечению деятельности министерства ..." |
4.1.7. Проекты распоряжений Министерства и приказов Министра в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
- конкретные поручения первым заместителям Министра, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства, - подведомственных организаций;
- сроки исполнения поручений;
- указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу нормативных правовых актов и распорядительных документов (пунктов нормативных правовых актов и распорядительных документов) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;
- указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого;
- указания об осуществлении контроля за исполнением акта.
Если подготавливаемый распорядительный документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого распорядительного документа или представляются одновременно в виде отдельного проекта распорядительного документа.
4.1.8. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения, в правом верхнем углу делается надпись "Приложение" с указанием названия нормативного правового акта и распорядительного документа, его даты и номера по форме:
| Например: Приложение к распоряжению Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области от ___________ N _______ |
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).
Если в тексте нормативного правового акта и распорядительного документа записано: "утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком, в правом верхнем углу помещается гриф:
| Например: Утвержден (в роде и числе, соответствующем виду документа) постановлением Губернатора Московской области (или постановлением Правительства Московской области) от ___________ N _______ |
Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.
4.1.9. Если в нормативном правовом акте и распорядительном документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование в именительном падеже, после чего употребляется только сокращенное наименование.
| Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция)" |
Наименования упоминаемых в нормативном правовом акте и распорядительном документе государственных органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).
4.1.10. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов Правительства Московской области устанавливаются Регламентом Правительства Московской области.
Срок согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов Министерства не более 5 дней.
4.1.11. Согласование проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов Министерства осуществляется путем визирования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему), согласно прилагаемому образцу (приложение N 5). Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих государственных органов, организаций и должностных лиц и печатается на отдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования" (с указанием наименования проекта документа).
В обязательном порядке нормативные правовые акты и распорядительные документы необходимо визировать у заместителя Министра курирующего вопросы обеспечения деятельности министерства и начальника правового управления.
Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.
При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).
4.1.12. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим государственным органам, организациям и лицам.
Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующем государственном органе (организации, структурном подразделении).
На основании полученных письменных ответов от согласующих государственных органов (организаций, структурных подразделений) исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указывается:
- наименование согласующего государственного органа (организации, структурного подразделения);
- должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;
- дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.
Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.
4.2. Правила внесения изменений в нормативные правовые акты и распорядительные документы
4.2.1. Внесением изменений в нормативные правовые акты считается:
- замена слов, цифр;
- исключение слов, цифр, предложений;
- исключение структурных единиц не вступившего в силу нормативного правового акта; новая редакция структурной единицы нормативного правового акта;
- дополнение структурной единицы нормативного правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;
- дополнение структурными единицами нормативного правового акта;
- приостановление действия нормативного правового акта или его структурных единиц;
- продление действия нормативного правового акта или его структурных единиц.
Изменения всегда вносятся только в основной нормативный правовой акт. Вносить изменения в основной нормативный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его нормативный правовой акт недопустимо.
При внесении изменений в нормативные правовые акты изменяемый текст заключается в кавычки.
Вносимые в нормативные правовые акты изменения должны излагаться последовательно (попунктно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
Нумерация разделов, глав и других структурных единиц нормативного правового акта должна быть сквозной. Недопустимо изменять нумерацию разделов, глав и других структурных единиц нормативного правового акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц.
В нормативных правовых актах (положениях, программах):
разделы и главы нумеруются римскими или арабскими цифрами (например, разделы III и IV, глава 5);
подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2);
пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют и при необходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1);
подпункты нумеруются арабскими цифрами через точку (например, 2.3.1.4), арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, например: 1), в).
4.2.2. Внесение изменений в обобщенной форме в нормативный правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается.
По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы нормативного правового акта, которая изменяется.
Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в один пункт нормативного правового акта или его структурную единицу. Если в пункт или его структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:
| Например: В пункте 1 постановления Губернатора Московской области от 20.07.2001 N 20-ПГ "Об установлении именных стипендий "Подмосковье" (с изменениями, внесенными постановлениями Губернатора Московской области от 06.05.2002 N 97-ПГ, от 22.11.2002 N 255-ПГ) слова "трех минимальных размеров оплаты труда" заменить словами "600 (шестьсот) рублей", или Пункт 1 постановления Губернатора Московской области от 15.01.2005 N 2-ПГ "О проезде сотрудников органов внутренних дел, осуществляющих охрану общественного порядка на территории Московской области" после слов "имеют право бесплатного проезда" дополнить словами "по предъявлению служебного удостоверения". |
4.2.3. При дополнении нормативного правового акта пунктами или подпунктами в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых пунктов или подпунктов.
| Например: дополнить пунктом 4 следующего содержания: "4. Надбавка к должностному окладу за квалификационный разряд определяется в размере надбавки к должностному окладу за квалификационный разряд, которая была установлена на день увольнения с муниципальной должности или должности муниципальной службы", или пункт 14 дополнить подпунктом "д" следующего содержания: д) составлять протоколы об административных правонарушениях". |
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции нормативного правового акта (без оговорки в тексте проекта).
4.2.4. В целях сохранения структуры нормативных правовых актов:
дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;
при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац, дается новая редакция той структурной единицы нормативного правового акта, к которой относится абзац (независимо от объема структурной единицы);
при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
4.2.5. Структурная единица нормативного правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:
необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы.
4.2.6. Изложение структурной единицы нормативного правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.
4.2.7. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".
| Например: цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126"; цифры "35" заменить цифрами "45". |
При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".
| Например: слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз". |
4.2.8. Нумерация глав, разделов и других структурных единиц нормативных правовых актов должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация каждого раздела или отдельная нумерация глав каждого раздела.
Недопустимо изменять нумерацию структурных единиц нормативного правового акта при внесении в них изменений и признании утратившими силу структурных единиц нормативного правового акта.
Если дополнения вносятся в конец нормативного правового акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию структурных единиц (например, последней была глава 5 - дополнить главой 6; последним был пункт 7 - дополнить пунктом 8).
Если нормативный правовой акт дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, глава 5, пункт 3.3, подпункт 5.3.1.1, подпункт "б.1").
| Например: Внести в постановление Правительства Московской области от 31.05.2005 N 353/20 "О дополнительных мерах по созданию аптечной сети Московской области" следующее изменение: Дополнить пунктом 2.2 следующего содержания: "2.2. Рекомендовать главам муниципальных образований Московской области до передачи в собственность Московской области помещений, указанных в пункте 1 настоящего постановления, предоставлять их в безвозмездное пользование аптечным организациям, осуществляющим меры социальной поддержки жителям Московской области в соответствии с действующим законодательством в части дополнительного льготного лекарственного обеспечения". |
4.2.9. Обозначения подпунктов при ссылках на них печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках.
| Например: подпункт "б" пункта 2 изложить в следующей редакции: "б) посредством проведения агитационных публичных мероприятий;". |
4.2.10. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами.
| Например: абзац второй пункта 2; в соответствии с абзацем первым пункта 3. |
При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.
Ссылки в нормативных правовых актах могут даваться на нормативные правовые акты только высшей или равной юридической силы. Ссылки на нормативные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются.
В тексте нормативных правовых актов недопустимы ссылки на нормативные предписания других нормативных правовых актов, которые, в свою очередь, являются отсылочными.
4.2.11. Для приведения нормативных правовых актов в соответствие с вновь принятым нормативным правовым актом Российской Федерации или нормативным правовым актом Московской области, устранения множественности норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении законодательства в соответствие с вновь принимаемым нормативным правовым актом, путем признания нормативных правовых актов (их структурных единиц) утратившими силу.
4.2.12. Перечень нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть:
самостоятельной структурной единицей в проекте нормативного правового акта, устанавливающим новое правовое регулирование;
самостоятельной структурной единицей или структурными единицами в проекте нормативного правового акта о внесении изменений в нормативные правовые акты;
в нормативном правовом акте о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов.
4.2.13. Перечень нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным, с тем, чтобы не был упущен ни один нормативный правовой акт, противоречащий новому нормативному правовому акту, в связи с которым составляется данный перечень, и не были включены для признания утратившими силу ни один нормативный правовой акт или его часть, сохраняющие свое значение.
4.2.14. Если в нормативном правовом акте остался один пункт или структурная единица после того, как остальные утратили силу, и он (она) подлежит признанию утратившим силу, то необходимо признавать утратившим силу весь нормативный правовой акт полностью, а не только один этот пункт или структурную единицу.
4.2.15. Если в нормативном правовом акте имеются структурные единицы, которыми признавались утратившими силу ранее изданные нормативные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный нормативный правовой акт, он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких структурных единиц.
4.2.16. В перечне нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только нормативные правовые акты, которые действовали до принятия нового нормативного правового акта, но также нормативные правовые акты по данному вопросу, которые ранее фактически утратили силу либо поглощены последующими нормативными правовыми актами, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.
4.2.17. В нормативных правовых актах признаются утратившими силу следующие структурные единицы: раздел, глава, пункт, подпункт, абзац, строка в таблице (т.к. они содержат правовые нормы, являются структурными единицами и влияют на структуру в целом и пересчету не подлежат).
4.2.18. В нормативных правовых актах исключаются: предложения, слова, цифры (т.к. они не являются их структурными единицами и не влияют на их структуру, несмотря на то, что предложение может содержать правовую норму).
4.2.19. Если нормативный правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, то применяется термин "отменить".
4.2.20. Если в структурные единицы нормативного правового акта, структурированного не по правилам, например, существовал пункт 1 абзаца пятого (абзацы пунктов не имеют), ранее вносились изменения соответственно с использованием неправильного названия действующей структурной единицы, то при внесении в него очередных изменений следует придерживаться ранее используемого названия структурной единицы, т.е. изменения будут вноситься в пункт 1 абзаца пятого нормативного правового акта.
4.2.21. Структуры нормативного правового акта должны быть единообразные, все структурные единицы которых должны быть пронумерованы, за исключением преамбулы и понятийного аппарата.
В одном нормативном правовом акте при обозначении подпунктов следует придерживаться одного обозначения структурных единиц (например, одновременное обозначение подпунктов строчными буквами с круглой скобкой и арабскими цифрами с круглой скобкой не допускается).
4.2.22. Правила внесения изменений в распорядительные документы аналогичны правилам внесения изменений в нормативные правовые акты.
4.2.23. При подготовке проектов законов Московской области и внесении в них соответствующих изменений необходимо руководствоваться правилами, содержащимися в Сборнике образцов документов, принимаемых Московской областной Думой.
4.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых актов и распорядительных документов в Министерстве
4.3.1. При подписании распоряжений обязательно указывается должность подписавшего. При подписании приказов указывается только инициалы и фамилия подписавшего.
Нормативные правовые акты и распорядительные документы, издаваемые Министерством, после их подписания передаются в Управление по обеспечению деятельности министерства для их регистрации.
Нормативные правовые акты и распорядительные документы, издаваемые по вопросам прохождения государственной гражданской службы, регистрируются в отделе государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки.
Регистрация распоряжений Министерства ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера.
Регистрация распоряжений Министерства, связанных с прохождением государственной гражданской службы, ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "к". Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис, например, N 79-к.
4.3.2. Подписанные документы тиражируются Управлением по обеспечению деятельности и Отделом государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки в соответствии с листом рассылки, каждый экземпляр документа заверяется штампом "Копия верна" и подписью ответственного за заверение документов работника управления и выдается под расписку в используемой учетной форме ответственному исполнителю данного документа.
Исполнитель в течение двух рабочих дней обязан организовать ознакомление указанных в листе рассылки лиц с документом под расписку.
Дополнительное ознакомление и выдача копий документов осуществляется Управлением по обеспечению деятельности и Отделом государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки по согласованию с исполнителем.
4.3.3. Подлинники организационных и распорядительных документов (распоряжений, приказов по основной деятельности) после их тиражирования и рассылки хранятся в Управлении по обеспечению деятельности министерства и Отделе государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки в течение двух календарных лет, а затем передаются в архив Министерства.
4.3.4. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Министру (его заместителям в соответствии с распределением обязанностей), их регистрации, внесения изменений и дополнении к ним, а также порядок их хранения определяется законодательством Российской Федерации и Московской области.
V. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.
5.1.2. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и входящая корреспонденция, служебная переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в государственных органах с обязательным учетом документов, зарегистрированных в их структурных подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).
5.2. Организация доставки документов
Доставка корреспонденции в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи и нарочными.
Доставка корреспонденции производится по адресу: 127006, г. Москва, ул. Садовая-Триумфальная, д. 10/13.
5.3. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции
5.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Министерство корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом документационного обеспечения Управления по обеспечению деятельности министерства (далее - Отдел).
В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Министерства, принимается отделом оперативного контроля Управления мониторинга и координации технического функционирования коммунальной инфраструктуры с последующей передачей ее в Отдел.
5.3.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Корреспонденция, доставленная не по назначению, подлежит возврату.
Документы, доставленные курьерами (нарочно), проверяются государственными гражданскими служащими Отдела в их присутствии на предмет соответствия даты отправки дате доставки, правильности оформления и комплектности приложений.
В случае неверно указанного адресата, при отсутствии упомянутых в тексте приложений, документы подлежат возврату курьеру (нарочному).
В случае расхождения даты доставки и даты отправки документа, курьером (нарочным) в нижней части первого листа документа делается запись "Доставлено. Дата. Подпись".
5.3.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда письмо является заказным, либо когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.
5.3.4. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в программу СЭД. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляются отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.
Если нижняя часть документа занята текстом, отметка (штамп) проставляется на любом свободном месте.
Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся:
1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и др. издания.
2. Документы на иностранных языках без перевода.
3. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды.
4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки.
6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).
7. Документы без подписей.
5.3.4. Регистрация документов осуществляется по определенным группам документов.
5.3.4.1. Входящая корреспонденция:
- документы, полученные из центральных исполнительных органов государственной власти (огв)
| Например: от 26.10.2012 N 5302 огв |
- документы, полученные из администрации муниципальных образований Московской области (адм)
| Например: от 26.10.2012 N 5302 адм |
- документы, полученные из различных организаций и предприятий (прочие - пр)
| Например: от 26.10.2012 N 5302 пр |
5.3.4.2. Обращения граждан:
- письма граждан (полученные нарочно, почтовой связью)
| Например: от 26.10.2012 N Л*-5302 * - первая буква фамилии заявителя |
- пейджер Губернатора Московской области (ПГ)
| Например: от 26.10.2012 N Л-5302/ПГ |
- письма, полученные на личном приеме граждан (ЛП)
| Например: от 26.10.2012 N Л-5302/ЛП |
- письма, доставленные фельдъегерской службой Правительства Московской области (ОП)
| Например: от 26.10.2012 N Л-5302ЮП |
- письма граждан полученные по средствам электронной почты (ЭП)
| Например: от 26.10.2012 N Л-5302/ЭП |
- письма граждан полученные по средствам факсимильной связи (ф)
| Например: от 26.10.2012 N Л-5302/ф |
5.3.4.3. Информационные письма
| Например: от 26.10.2012 N 5302вх |
5.3.4.4. Нормативные документы Например:
| от 26.10.2012 N 1 */5302, 2*/5302, 3*/5302 *1 - постановление Правительства Московской области 2 - распоряжение Губернатора Московской области 3 - нормативные документы Правительства Российской Федерации |
При регистрации контрольных документов к номеру регистрации присваивается буква "к"
| Например: от 26.10.2012 N 5302 пр к |
При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается регистрационный номер и документ связывается в СЭД с первоначально поступившим документом.
Ответы на поступившие документы регистрируются в соответствии с Номенклатурой дел структурных подразделений Министерства в СЭД и должностного лица подписавшего документ.
| Например: 1-7/5102 - переписка Министра с Правительством Московской области; 2-7/5102 - переписка первого заместителя Министра А.А. Лаптева с Правительством Московской области. |
Документы, адресованные Министру или в адрес Министерства, после первичной обработки и регистрации в Отделе передаются в день их поступления ответственному лицу Управления по обеспечению деятельности министерства для подготовки резолюций Министра, которые впоследствии утверждаются начальником Управления по обеспечению деятельности министерства.
Государственные гражданские служащие, ответственные за делопроизводство у первого заместителя Министра, заместителей Министров и в структурных подразделениях, получают документы, адресованные первому заместителю Министра, заместителям Министра, или начальникам структурных подразделений, в Отделе под роспись в журнале учета.
5.3.5. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются начальником Управления по обеспечению деятельности министерства, а затем направляются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения Министром;
- требующие рассмотрения заместителем Министра, имеющим право подписи по поручению Министра;
направляемые непосредственно в соответствующие структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Если в структурном подразделении выяснилось, что документ не входит в компетенцию данного структурного подразделения и должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует вернуть в течение двух дней должностному лицу, подписавшему поручение, с обоснованием причин о передаче документа по принадлежности в соответствующее подразделение.
5.3.6. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя и дату.
После рассмотрения Министром или должностным лицом по поручению Министра, документы возвращаются, соответственно, в Отдел для внесения в программу СЭД отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение руководителям соответствующих структурных подразделений Министерства в соответствии с резолюцией Министра или его заместителей через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства (далее - ответственные за делопроизводство).
Документы, не требующие обязательного рассмотрения Министром (его заместителями), после первичной обработки и регистрации в отделе направляются в день их поступления непосредственно ответственным исполнителям через ответственных за делопроизводство лиц.
5.3.7. Документы, направленные на исполнение нескольким соисполнителям направляются одновременно на исполнение в копиях.
5.3.8. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Соисполнители в течение половины срока, отведенного на исполнение поручения представляют ему необходимую для исполнения документа информацию.
Ответственный исполнитель назначает непосредственного исполнителя документа в курируемом им структурном подразделении.
Заместитель Министра не вправе перепоручать исполнение документа другому заместителю Министра или некурируемому им структурному подразделению.
Если заместитель Министра, ответственный за исполнение документа, считает, что для его качественного исполнения необходимо привлечь заместителя Министра, к компетенции которого частично может относиться рассматриваемый вопрос, он вправе запросить у него информацию служебной запиской, указав сроки ее представления.
5.3.9. Поступившие в Министерство документы после первичной обработки, регистрации и подготовки проектов резолюций на корреспонденцию, поступившую на имя Министра и в адрес Министерства, передаются непосредственно Министру или должностному лицу имеющему право подписи по поручению Министра на подпись.
5.3.10. Доставка корреспонденции Министру осуществляется государственными гражданскими служащими Отдела ежедневно по мере поступления документов в течение всего дня. Получение корреспонденции первым заместителем и заместителями Министра, осуществляется государственными гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство у заместителей Министра, ежедневно.
Срочные документы передаются незамедлительно. Допускается передача копий срочных документов без резолюций Министра для оперативного исполнения непосредственно предполагаемым исполнителям.
Ежедневно (с 14-00 до 17.30 часов) Отдел осуществляет доставку соответствующих документов в Правительство Московской области.
Ежедневно (с 11-00 до 17.00 часов) Отдел организует доставку корреспонденции для отправления адресатам, в почтовое отделение связи.
Документы, направляемые структурными подразделениями Министерства для отправки соответствующим адресатам, передаются в Отдел и должны быть правильно и аккуратно оформлены, и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилию исполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если документ имеет более 1-ой страницы печатного текста).
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
При сдаче документов в Отдел государственные гражданские служащие структурных подразделений Министерства должны в обязательном порядке обращать внимание государственных гражданских служащих Отдела на срочные документы.
5.3.11. Подпись должностного лица, списывающего документ в дело, должна быть расшифрована.
Списанные в дело документы находятся на хранении у исполнителей в структурных подразделениях.
При необходимости дела выдаются из текущего архива государственным гражданским служащим под роспись на срок не более 5 дней, или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.
5.3.12. Поступившие телеграммы принимаются в Отделе под роспись, с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (за исключением поздравительных) регистрируют в том же порядке, что и письма, а затем передают на рассмотрение и исполнение должностным лицам.
Все документы в Министе
-
VI. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства
-
Приложение 1. Комплекс обязательных реквизитов письма и порядок их расположения
-
Приложение 2. Резолюция на документы
-
Приложение 3. Бланк распоряжения Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области
-
Приложение 4. Бланк приказа Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области
-
Приложение 5. Лист согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов Министерства
-
Приложение 6. Журнал передачи документов (реестр)
-
Приложение 7. Бланк исходящих документов Министра
-
Приложение 8. Бланк документов Министерства
-
Приложение 9. Лист-расписка о выдаче документа из дела
-
Приложение 10. Справка-напоминание об исполнении поручений
-
Приложение 11. Внутренняя опись документов дела
-
Приложение 12. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
-
Приложение 13. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Министерства
-
Приложение 14. Образец написания письма
-
Приложение 15. Образец написания письма
-
Приложение 16. Образец написания письма
-
Приложение 17. Протокол совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений
-
Приложение N 18. Номенклатура дел
-
Приложение N 19. Внутренняя опись документов дела
-
Приложение N 20. Опись N 1 дел постоянного хранения за год