Приложение N 2. Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО "Ухта"

Приложение N 2
к постановлению администрации
МОГО "Ухта"
от 2 октября 2015 г. N 2154

Положение
об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО "Ухта"

1. Основные положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) архивного отдела администрации МОГО "Ухта" (далее архивный отдел), выполняющего функции муниципального архива, является постоянно действующей комиссией и создается для рассмотрения практических вопросов экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) и комплектования ими архивного отдела, организации документов в делопроизводстве, осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб организаций - источников комплектования.

1.2. ЭПК в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, законами Республики Коми и иными нормативными правовыми актами Республики Коми, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (далее Росархив), Архивного агентства Республики Коми, муниципальными правовыми актами органа местного самоуправления, Положением об архивном отделе, настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным органом. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК.

2. Состав ЭПК

2.1. Положение об ЭПК и ее персональный состав утверждается постановлением администрации муниципального образования городского округа "Ухта".

2.2. В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа специалистов архивного отдела, организаций - источников комплектования муниципального архива.

2.3. ЭПК возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач, а в его отсутствие эти функции выполняет заместитель председателя.

Председатель имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов, а также в качестве экспертов представителей любых сторонних организаций (по согласованию).

2.4. Секретарем комиссии назначается специалист архивного отдела, который организует и проводит работу с документами постоянного срока хранения. Секретарь комиссии обеспечивает подготовку вопросов и необходимых материалов для рассмотрения на заседании комиссии, ведет протоколы заседаний, оформляет выписки и направляет их заинтересованным организациям.

3. Основные задачи ЭПК

3.1. Основными задачами ЭПК являются:

3.1.1. Рассмотрение практических вопросов по формированию и оптимизации состава документов АФ РФ, находящихся на муниципальном хранении.

3.1.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел в организациях - источниках комплектования.

3.1.3. Рассмотрение вопросов деятельности экспертных комиссий (далее ЭК) организаций - источников комплектования, организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3.1.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на хранение в архивный отдел, в том числе аудиовизуальной документации и документов по личному составу ликвидированных предприятий.

3.1.5. Оказание методической и практической помощи ЭК организаций - источников комплектования.

4. Основные функции ЭПК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭПК выполняет следующие функции:

4.1. ЭПК рассматривает:

1) справки, информации архивного отдела по обеспечению сохранности документов АФ РФ, хранящихся в организациях - источниках комплектования, в том числе итоги проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и оказания методической помощи организациям - источникам комплектования;

2) предложения по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивного отдела, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов АФ РФ в архивах организаций;

3) отчеты, информации председателей ЭК организаций - источников комплектования по вопросам соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ;

4) проект положения об ЭПК архивного отдела;

5) инструкции по делопроизводству, Положения об архивах и Положения об ЭК организаций - источников комплектования, исторические справки организаций - источников комплектования;

6) ходатайства, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования или исключении из указанных списков;

7) списки источников комплектования, в том числе источников комплектования управленческими документами, документами личного происхождения, аудиовизуальными, электронными документами, изменения и дополнения к ним;

8) индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования;

9) описи дел (документов) постоянного хранения после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов, в том числе описей дел фондов личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов;

10) описи дел (документов) постоянного, долговременного хранения и описи дел по личному составу, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела и ликвидированных организаций, а также описи научно-технической документации и специальной документации;

11) акты, в том числе:

- акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивного отдела по результатам проведения экспертизы ценности документов, в том числе по 1945 г. включительно;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, находящихся в архивах организаций - источников комплектования;

- акты о неисправимом повреждении дел (документов) постоянного хранения, хранящихся в архивном отделе и архивах организаций - источников комплектования;

- акты о необнаружении дел (документов) постоянного хранения, пути розыска которых исчерпаны, хранящихся в архивном отделе и архивах организаций - источников комплектования;

12) вопросы приема (приобретения) на муниципальное хранение документов личного происхождения;

13) вопросы приема на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидирующихся предприятий, организаций и учреждений, относящихся к муниципальной собственности;

14) вопросы организации и проведения общественных смотров состояния архивного дела и делопроизводства в организациях - источниках комплектования.

4.2. Разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования.

4.3. ЭПК архивного отдела рассматривает с последующим представлением на ЭПК Архивного агентства Республики Коми:

1) для утверждения:

- описи дел ((документов) или (их годовые разделы)) постоянного хранения организаций - источников комплектования;

- описи дел (документов) постоянного хранения после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов, в том числе описей дел фондов личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов;

2) для согласования:

- списки организаций - источников комплектования, в том числе источников комплектования управленческой документацией, документами личного происхождения, аудиовизуальными, электронными документами, изменения и дополнения к ним;

- акты описания архивных документов, переработки, усовершенствования описей.

3) для вынесения рекомендаций:

- на предложения архивного отдела, других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивного отдела, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов АФ РФ в архивах организаций;

- на ходатайства, экспертные заключения о включении организаций в списки организаций - источников комплектования или исключении из них.

5. Права ЭПК

5.1. ЭПК принимает решения:

5.1.1. об утверждении:

- описи дел постоянного хранения научно-технической документации;

- описи дел постоянного хранения специальной документации.

5.1.2. об одобрении:

- описи дел (документов) или (их годовые разделы) постоянного хранения организаций - источников комплектования;

- описи дел (документов) постоянного хранения после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов, в том числе описей дел фондов личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов;

- положения об ЭПК архивного отдела, выполняющего функции муниципального архива органа местного самоуправления;

5.1.3. о согласовании:

- инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования;

- положения об архивах и ЭК организаций - источников комплектования;

- номенклатуры дел организаций - источников комплектования;

- исторических справок организаций - источников комплектования;

- описи дел по личному составу организаций - источников комплектования;

- описи дел по личному составу ликвидированных организаций, передающих документы на муниципальное хранение согласно договору;

- актов о необнаружении документов постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования и подлежащих передаче на муниципальное хранение;

- актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования и подлежащих передаче на муниципальное хранение.

5.1.4. о вынесении рекомендаций:

- по актам о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, находящихся в архивах организаций - источников комплектования.

5.2. ЭПК предоставляется право:

- проводить проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и оказания методической помощи организациям - источникам комплектования;

- участвовать в работе ЭК организаций - источников комплектования;

- давать учреждениям, организациям, предприятиям, находящимся на территории муниципального образования городского округа "Ухта", рекомендации по вопросам деятельности архивов организаций и организации документов в делопроизводстве;

- запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;

- рекомендовать организациям - источникам комплектования организовать розыск недостающих дел (документов) постоянного хранения;

- возвращать на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения;

- запрашивать от организаций - источников комплектования предложения и заключения по методическим и практическим вопросам отбора документов на муниципальное хранение и к уничтожению, а также копии протоколов заседаний ЭК по обсуждению этих вопросов;

- информировать руководителя администрации МОГО "Ухта", а также руководителей организаций - источников комплектования по вопросам организации работы ЭПК, постановки архивного делопроизводства и другим вопросам, относящихся к компетенции комиссии.

6. Порядок организации работы ЭПК

6.1. ЭПК организует свою работу на основе годового плана работы и в соответствии с планом-графиком по утверждению и согласованию описей, номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению, приема документов постоянного срока хранения.

6.2. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в 2 месяца.

6.3. Заседание считается правомочным, если на нем присутствуют более половины состава ЭПК.

6.4. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, подготовленные архивным отделом, организациями - источниками комплектования, должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами, содержащиеся в документах предложения и просьбы должны быть аргументированы. Ответственность за качество представляемых материалов возлагается на исполнителей, внесших эти материалы на рассмотрение ЭПК.

6.5. Вопросы о работе ЭК организаций - источников комплектования рассматриваются на заседании ЭПК с участием председателя ЭК или члена ЭК организации либо заведующего архивом организации или лица, ответственного за ведение архива данной организации.

6.6. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем и передается председателю, членам ЭПК, экспертам, консультантам не позднее, чем за 5 дней до заседания.

6.7. Выступающие на ЭПК эксперты, ответственные за прохождение вопроса, обязаны представить секретарю ЭПК свое выступление в письменном виде.

6.8. Заседания ЭПК протоколируются секретарем. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем комиссии не позднее 5 дней после заседания.

6.9. Решения принимаются по каждому вопросу отдельно, большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему в письменном виде.

6.10. Проекты решений ЭПК в течение трех дней после принятия должны быть доработаны и отредактированы исполнителем с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании.

6.11. В случае, если документы, представленные на рассмотрение ЭПК и проект решения, носят межведомственный характер, все документы по данному вопросу в обязательном порядке представляются на согласование заинтересованным организациям.

7. Организация контроля и проверки исполнения решений

7.1. Контроль за исполнением принятых решений осуществляет секретарь комиссии, который систематически информирует председателя ЭПК о ходе их выполнения.

7.2. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК по информации секретаря ЭПК или ответственного исполнителя вопроса.