Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме), а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме), а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги

3.1.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;

2) принятие решения о предоставлении (решения об отказе в предоставлении) государственной услуги.

3) уведомление заявителя о принятом решении, выдача заявителю результата предоставления государственной услуги.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 4 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Министерство письменного запроса в соответствии с п. 2.6.1 настоящего Регламента.

3.2.2. Прием документов осуществляется следующими способами:

1) посредством почтового отправления;

2) лично от заявителя;

3) по электронной почте;

4) посредством факсимильной связи.

3.2.3. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист общего отдела ГКУ РК, ответственный за прием и регистрацию входящей корреспонденции.

3.2.4. При приеме запроса лично от заявителя на втором экземпляре принятого запроса делается отметка с указанием даты приема запроса, фамилии и инициалов лица, принявшего запрос, и сообщается контактный телефон Министерства или ГКУ РК для справок по запросу.

3.2.5. На запросе проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.2.6. Запрос в течение 1 рабочего дня со дня его регистрации направляется министру, который рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос с резолюцией министра в день написания резолюции министром передается на исполнение ответственному должностному лицу - специалисту ГКУ РК.

3.2.7. Критерием принятия решения об исполнении административной процедуры является соответствие запроса требованиям настоящего Регламента.

3.2.8. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня со дня поступления в Министерство документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента.

3.2.9. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра на исполнение ответственному должностному лицу, указанному в п. 3.2.6.

3.2.10. Результат административной процедуры фиксируется в системе электронного документооборота.

3.3. Принятие решения о предоставлении (решения об отказе в предоставлении) государственной услуги

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра на исполнение ответственному должностному лицу, указанному в п. 3.2.6.

3.3.2. Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня со дня поступления зарегистрированного запроса на исполнение осуществляет анализ тематики запроса для определения:

1) местонахождения архивных документов;

2) степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.3.3. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.11.2 Регламента, заявителю в течение 2 рабочих дней с даты регистрации запроса ответственным должностным лицом направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.

3.3.4. При отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и наличии в Министерстве запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо после изучения тематики зарегистрированного запроса в течение 2 рабочих дней осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Министерстве.

3.3.5. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.

3.3.6. Контроль за качеством исполнения запроса осуществляется руководителем ГКУ РК.

3.3.7. В течение 5 рабочих дней со дня поступления зарегистрированного запроса архивная справка оформляется в 2-х экземплярах по установленной форме на бланке Министерства, согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту, визируется ответственным должностным лицом (исполнителем), подготовившим архивную справку, и в течение 1 рабочего дня со дня ее составления направляется на подпись министру.

3.3.8. Министр в течение 2 рабочих дней со дня поступления архивной справки на подпись подписывает архивную справку.

Архивная справка заверяется гербовой печатью Министерства.

Первый экземпляр архивной справки в течение 1 рабочего дня со дня подписания министром направляется по почте либо выдается заявителю лично. Второй экземпляр архивной справки в течение 1 рабочего дня со дня подписания министром помещается в дело.

3.3.9. Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

3.3.10. Архивные копии и архивные выписки готовятся ответственным должностным лицом в течение 3 рабочих дней со дня поступления на исполнение зарегистрированного запроса на бланке письма Министерства с обозначением названия документа "Архивная копия" или "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

3.3.11. Архивные копии и архивные выписки оформляются в течение 2 рабочих дней со дня поступления зарегистрированного запроса ответственным должностным лицом в 2-х экземплярах и в течение 1 рабочего дня со дня ее оформления направляются ответственным должностным лицом на подпись министру.

Первый экземпляр архивной копии или архивной выписки направляется (выдается) заявителю в течение 1 рабочего дня со дня оформления с сопроводительным письмом, подписанным министром.

Второй экземпляр сопроводительного письма, архивной копии или архивной выписки помещается в дело.

3.3.12. Архивные копии и архивные выписки в течение 1 рабочего дня со дня поступления архивной копии или архивной выписки на подпись заверяются подписью министра, а также гербовой печатью Министерства.

3.3.13. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:

заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя.

3.3.14. Критерием принятия решения при выполнении административной процедуры является соответствие запроса требованиям настоящего Регламента.

3.3.15. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 11 рабочих дней со дня поступления зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра на исполнение сотруднику, указанному в резолюции.

3.3.16. Результатом административной процедуры является:

1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Министерстве;

2) выдача заявителю письменного мотивированного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Результат административной процедуры фиксируется в системе электронного документооборота с пометкой "исполнено" как ответственным должностным лицом, так и специалистом, ответственным за прием и регистрацию входящей корреспонденции.

3.4. Уведомление заявителя о принятом решении, выдача заявителю результата предоставления государственной услуги

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются оформленные в установленном порядке уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

3.4.2. Ответственное должностное лицо в течение 1 календарного дня после подписания министром регистрирует архивные справки, архивные копии, архивные выписки либо уведомление об отказе в их выдаче в системе электронного документооборота с указанием даты выдачи и реквизитов документа.

3.4.3. Первый экземпляр уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки в течение 1 календарного дня со дня их регистрации, в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги, указанного в запросе, направляется ответственным должностным лицом заявителю с сопроводительным письмом, подписанным министром, по адресу, указанному в запросе, либо сообщается заявителю (представителю заявителя) посредством телефонной связи, а также в письменной форме о готовности результата предоставления государственной услуги, и необходимости прибыть в Министерство для получения результата предоставления государственной услуги, в этом случае заявитель информируется о дате явки для получения результата предоставления государственной услуги, но не позднее 2 календарных дней со дня регистрации запроса.

3.4.4. В случае неявки заявителя (представителя заявителя) для получения результата государственной услуги в пределах срока, установленного в соответствии с пунктом 3.4.3. настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо в день окончания указанного срока направляет заявителю результат предоставления государственной услуги с сопроводительным письмом, подписанным министром (заместителем министра), по адресу, указанному в запросе.

3.4.5. Критерием принятия решения является наличие подписанных министром уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

3.4.6. Максимальный срок выполнения административной процедуры в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги составляет:

1 календарный день со дня подписания министром результата предоставления государственной услуги - в случае направления посредством почтовой, электронной связи;

2 календарных дня со дня подписания руководителем министром результата предоставления государственной услуги - в случае получения лично заявителем (представителем заявителя).

3.4.7. Результатом административной процедуры является выдача заявителю (представителю заявителя):

1) архивной справки, архивной копии или архивной выписки на основании архивных документов, хранящихся в Министерстве, с сопроводительным письмом;

2) письменного уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Способ фиксации результата административной процедуры - регистрация документа, являющегося результатом административной процедуры, в системе электронного документооборота Министерства.