Приложение. Методические рекомендации по управлению рисками проектов, реализуемых в органах в системе исполнительной власти Республики Коми

Приложение

Методические рекомендации
по управлению рисками проектов, реализуемых в органах в системе исполнительной власти Республики Коми
(утв. приказом Министерства массовых коммуникаций, информатизации и связи Республики Коми от 10 октября 2016 г. N 273-од)

I. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации по управлению рисками проектов, реализуемых в органах в системе исполнительной власти Республики Коми (далее - Методические рекомендации) определяют условия и порядок управления рисками при реализации проектной деятельности органов в системе исполнительной власти Республики Коми (далее - ОИВ РК), в том числе организаций, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей.

1.2. Настоящие Методические рекомендации разработаны с целью повышения эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти, в том числе организаций, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей, за счет:

- обеспечения своевременного выявления и устранения событий, способных оказать влияние на ключевые параметры проекта;

- повышения осведомленности участников проектной деятельности о возможных негативных событиях, способных повлиять на ход реализации проекта.

1.3. Настоящие Методические рекомендации разработаны на основе следующих документов в области управления проектами:

- Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерством экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 г. N 26Р-АУ;

- ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту";

- распоряжение Правительства Республики Коми от 15 апреля 2016 г. N 167-р "Об утверждении Положения о системе управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми" (далее - Положение о СУПД).

1.4. Для целей настоящих Методических рекомендаций используется терминология в соответствии с Положением о СУПД, а также следующие основные понятия:

а) анализ рисков - процесс определения уровня значимости и расстановки приоритетов в отношении идентифицированных рисков (присвоения ранга);

б) идентификация рисков проекта - процесс определения перечня рисков, которые могут оказывать влияние на ключевые параметры проекта, и документирования их характеристик;

в) категория риска - группа потенциальных причин риска;

г) контроль рисков проекта - процесс применения планов реагирования на риски в случае их наступления, отслеживания идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, выявления новых рисков;

д) остаточный риск проекта - риск по проекту, оставшийся после применения плана мероприятий реагирования на риски;

е) планирование реагирования на риски - процесс выбора стратегии работы с риском и разработки плана мероприятий по отношению к риску;

ж) последствие - результат, следствие наступления рискового события;

з) причина - событие, обстоятельство, непосредственно обусловливающее наступление рискового события;

и) ранг риска - приоритет риска, выраженный в числовом выражении;

к) реестр рисков - список выявленных рисков, содержащий, в том числе, результаты анализа и планируемые меры по реагированию на риски.

л) управление рисками проекта - совокупность процессов, направленных на определение, анализ, планирование мероприятий по реагированию на риски и их контроль.

1.5. Процесс управления рисками проекта организует руководитель проекта.

1.6. Управление рисками в соответствии с проектной ролью в пределах реализуемых мероприятий осуществляют исполнители проекта.

1.7. Центральный проектный офис оказывает командам проектов методологическую поддержку по управлению рисками.

1.8. Процесс управления рисками проекта включает в себя:

- идентификацию рисков;

- анализ идентифицированных рисков;

- разработку плана реагирования на риски;

- контроль рисков.

1.9. В процессе идентификации рисков, анализа идентифицированных рисков, разработки плана реагирования на риски принимают участие руководитель проекта и команда проекта по решению руководителя - независимые эксперты, не включенные в команду проекта.

1.10. Результаты процессов идентификации, анализа и планирования реагирования на риски содержатся в реестре рисков, который составляется по форме согласно приложению 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

Сведения в реестр рисков вносятся руководителем проекта по согласованию с оперативным советом проекта.

Разработка и согласование реестра рисков проводится на этапе планирования проекта.

II. Идентификация рисков проекта

2.1. Результатом процесса идентификации рисков проекта является определение основных рисковых событий, причин и последствий их наступления.

Риск проекта должен быть четко сформулирован для недвусмысленного понимания всеми участниками проекта.

В случае если риск влияет на несколько ключевых параметров проекта одновременно, риск проекта должен быть сформулирован и проанализирован в отношении каждого параметра в отдельности.

Риск проекта признается идентифицированным в случае, если его формулировка содержит последовательное изложение причины, которая может привести к рисковому событию, собственно рискового события и его последствий.

2.2. Идентификация рисков проводится на основе результатов анализа проектных документов, информации и знаний, полученных в ходе реализации аналогичных проектов, оценок участников команды проекта, оценок независимых экспертов, не включенных в команду проекта.

2.3. Идентификация рисков осуществляется с помощью следующих методов:

а) анализ проектной документации. Метод предполагает структурированное изучение проектной документации на предмет наличия рисков;

б) экспертные оценки. Метод предполагает идентификацию рисков путем выражения мнения участниками команды проекта, а также экспертами, не включенными в команду проекта, имеющими опыт реализации подобных проектов, мероприятий проектов;

в) анализ первопричины. Метод предполагает последовательное выполнение следующих действий: определение возможных проблем проекта, выявление и анализ причин их возникновения;

г) мозговой штурм. Метод предполагает коллективное определение возможных рисков проекта путем высказывания участниками обсуждения как можно большего количества вариантов рисковых событий, с последующим отбором наиболее удачных вариантов;

д) анализ реестров рисков аналогичных проектов.

2.4. Участники процесса идентификации рисков проекта направляют руководителю проекта информацию об идентифицированных рисках проекта для включения в реестр рисков.

III. Анализ идентифицированных рисков

3.1. Для каждого идентифицированного риска на основе оценок участников команды проекта и независимых экспертов оперативным советом проекта определяются:

3.1.1. Категория риска - группа потенциальных причин риска:

а) природно-климатические - риски, связанные с климатическими условиями реализации проекта, изменениями погоды и другими природными явлениями;

б) инфраструктурные - риски, связанные с возможностями доступа к инфраструктуре (транспортной, энергетической, водоснабжения, телекоммуникаций);

в) технологические - риски, связанные с выбором и использованием технологических решений;

г) рыночные - риски, связанные с изменением рыночных цен, спроса и предложения на товарно-материальные ценности;

д) валютные - риски, связанные с изменением курсов валют;

е) внешнеполитические - риски, связанные с международными санкциями и ограничениями перемещения людей, товаров и финансовых ресурсов через границу Российской Федерации;

ж) финансовые - риски, связанные с возможностью финансирования проекта, в том числе за счет средств бюджетов различных уровней;

з) кадровые - риски, связанные с наличием и уровнем компетентности персонала в проекте;

и) коммерческие - риски, связанные с возможным нарушением поставщиками и подрядчиками принятых на себя договорных обязательств;

к) управленческие - риски, связанные с качеством планирования и управления проектом;

л) иные группы рисков в зависимости от содержания проекта.

3.1.2. Вероятность наступления риска в числовом выражении согласно следующей шкале:

низкая - 0,1;

средняя - 0,5;

высокая - 0,9.

3.1.3. Воздействие риска на ключевые параметры проекта в числовом выражении согласно следующей шкале:

низкое - 0,1;

среднее - 0,5;

высокое - 0,9.

3.1.4. При наличии возможности, воздействие риска на сроки проекта в календарных днях и на бюджет проекта в рублях.

3.2. Для анализа рисков используется матрица вероятности и воздействия, приведенная в приложении 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

В матрице вероятности и воздействия определены комбинации числовых значений вероятности наступления риска и его воздействия на ключевые параметры проекта, которые позволяют присваивать рискам ранг:

низкий - риски с рангом от 0,01 до 0,08 (зеленая зона);

средний - риски с рангом от 0,09 до 0,44 (желтая зона);

высокий - риски с рангом от 0,45 (красная зона).

Ранг риска определяется для каждого риска в отдельности путем перемножения числовых значений вероятности наступления риска и его воздействия на ключевые параметры проекта.

3.3. Для рисков с высоким и средним рангом составляются планы реагирования.

Риски с высоким рангом, требующие принятия управленческого решения, выносятся оперативным советом проекта на рассмотрение Центрального проектного офиса для включения в повестку Проектного комитета в порядке, установленном Положением о Проектном комитете Республики Коми, утвержденным распоряжением Главы Республики Коми от 09 июня 2016 г. N 170-р.

Для рисков с высоким рангом, подлежащих рассмотрению на заседании Проектного комитета, оперативный совет проекта формирует документы, подтверждающие вероятность наступления риска и его воздействия.

Риски с низким рангом следует отслеживать на предмет увеличения вероятности их возникновения и степени воздействия на ключевые параметры проекта.

IV. Планирование реагирования на риски

4.1. Планирование реагирования на риск осуществляется для каждого риска отдельно.

4.2. Участники команды проекта в соответствии со своей проектной ролью осуществляют планирование реагирования на риски.

4.3. Планирование реагирования на риски включает:

- выбор стратегии (комбинации стратегий) реагирования;

- разработку плана реагирования, который содержит мероприятия, реализуемые до наступления риска, и мероприятия, реализуемые в случае наступления риска. План реагирования на риски составляется по форме согласно приложению 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

4.4. Результатом процесса планирования реагирования на риски является план реагирования, который указывается в реестре рисков.

4.5. Основные стратегии реагирования на риски проекта:

а) уклонение. Стратегия реагирования на риск, при которой команда проекта действует с целью устранения угрозы или защиты проекта от её воздействия. Подразумевается изменение управления проектом с целью полного исключения угрозы. Может включать в себя мероприятия по изменению проектных документов с целью полного исключения угрозы;

б) передача. Стратегия реагирования на риск, при которой команда проекта перекладывает последствия наступления угрозы вместе с ответственностью за реагирование на третью сторону;

в) снижение. Стратегия реагирования на риск, при которой команда проекта действует с целью уменьшения вероятности возникновения или воздействия риска;

г) принятие. Стратегия реагирования на риск, при которой команда признает риск и не предпринимает никаких действий до его наступления. Используется в случае, если иные способы реагирования невозможны или неэффективны;

д) отказ. В случае чрезмерного влияния риска на ключевые параметры проекта, ставящего под сомнение возможность реализации проекта, а также неэффективности потенциальных мероприятий по снижению риска команда проекта может вынести на оперативный совет проекта мотивированное предложение о прекращении (приостановлении) проекта.

4.6. Участники процесса планирования реагирования на риски проекта направляют руководителю проекта планы реагирования на отдельные риски проекта для включения в план реагирования на риски, который составляется по форме согласно приложению 2 к настоящим Методическим рекомендациям.

Участники команды проекта организовывают исполнение мероприятий плана реагирования на риски и несут ответственность за реализацию плана реагирования на риски в соответствии с проектной ролью в пределах реализуемых мероприятий.

V. Контроль рисков проекта

5.1. Контроль рисков проекта осуществляется оперативным советом проекта.

5.1.1. Члены команды проекта:

- организуют процесс применения планов реагирования на риски;

- уведомляют руководителя проекта в случае изменения актуальности рисков проекта, в случае увеличения вероятности их возникновения и степени воздействия на ключевые параметры проекта;

- предоставляют руководителю проекта информацию о результативности планов реагирования на риски, обо всех непредвиденных последствиях, а также о коррективах, необходимых для надлежащего управления рисками;

- информируют руководителя проекта о возникновении новых рисков проекта.

5.1.2. Руководитель проекта:

- отслеживает идентифицированные риски на предмет потери ими своей актуальности для проекта, на предмет увеличения вероятности их возникновения и степени воздействия на ключевые параметры проекта путем анализа информации, поступающей от исполнителей;

- осуществляет мониторинг остаточных рисков;

- отслеживает появление новых рисков проекта.

5.2. Руководитель проекта уведомляет оперативный совет проекта о рисках с высоким рангом, планах реагирования на них и статусе таких рисков.

5.3. Для контроля за рисками могут применяться следующие методы и инструменты по отдельности и их комбинации:

а) переоценка рисков. Подразумевает регулярную переоценку значимости рисков из-за идентификации новых и закрытия старых рисков, потерявших актуальность;

б) аудит рисков. Предполагает изучение и документирование результативности мер реагирования на риски в отношении идентифицированных рисков, их первопричин, результативности процесса управления рисками;

в) анализ отклонений и тенденций. Предполагает сравнение запланированных результатов с фактическими для последующего вычисления отклонения от поставленных целей проекта, а также прогнозирование потенциальных отклонений от определенных проектными документами целей проекта на основе информации о текущей реализации проекта.

5.4. Информация, формируемая в процессе управления рисками проекта, подлежит передаче в архив проекта.