2. Перечень документов, которые необходимо представить в копиях, для подтверждения фактически произведенных расходов по статьям затрат

2. Перечень документов, которые необходимо представить в копиях, для подтверждения фактически произведенных расходов по статьям затрат

2.1. Первичные учетные документы, представляемые Грантополучателем, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2.2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

2.3. В целях подтверждения расходов на проведение мероприятий (организация и проведение семинаров, рабочих встреч, конференций и т.п.) Грантополучатель представляет лист регистрации участников мероприятия с подписями участников мероприятия (желательно с контактной информацией).

В данный лист регистрации также рекомендуется включить информацию, с подтверждением выдачи комплекта рабочих документов и канцелярских товаров (если это предусмотрено сметой расходов на выполнение проекта). К данной статье также следует представить программу семинара, подтверждающие материалы (фото, видео, статьи в СМИ и т.д.).

2.4. В целях подтверждения расходов по приобретению материальных ценностей Грантополучателем представляются следующие документы:

- договор купли-продажи;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная унифицированной формы ТОРГ-12;

- счет, счет-фактура;

- кассовый чек с расшифровкой названия приобретенного товара (если оплата производилась за наличный расчет);

- товарный чек, оформленный с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

- акт на списание товаров с указанием наименования мероприятия, даты проведения, Ф.И.О. участников мероприятия, наименования списываемого товара, единицы измерения, количества цены и стоимости. В случае, если расходование материальных ценностей производится на основании документов, утвержденных руководителем Грантополучателя, указанные документы прилагаются к акту о списании. Акт на списание составляется в произвольной форме, утверждается руководителем;

- ведомость выдачи канцелярских товаров участникам мероприятия (можно совместить с Листом регистрации).

2.5. В целях подтверждения расходов на приобретение и вручение подарков Грантополучатель представляет следующие документы:

- договор купли-продажи;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная унифицированной формы ТОРГ-12;

- счет, счет-фактура;

- кассовый чек с расшифровкой названия приобретенного товара (если оплата за наличный расчет);

- товарный чек, оформленный с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документы, подтверждающие обоснованность списания призов и подарков, израсходованных при проведении мероприятий:

1) программа либо план проведения мероприятия;

2) протокол о проведении мероприятия с приложением списка победителей, которым были вручены призы, подарки;

3) акт о списании призов и подарков с приложением списка победителей, фото или видеоотчет.

2.6. В целях подтверждения расходов по оказанию услуг (работ) Грантополучатель представляет следующие документы:

- договор на оказание услуг, дополнительное соглашение к договору. Заключаемые договоры должны содержать все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством. В предмете договора должен быть указан перечень и вид выполняемой работы, оказываемых услуг в полном соответствии со сметой расходов (со ссылкой на название реализуемого социально значимого проекта), место работ, все необходимые количественные и качественные характеристики, в том числе сроки (начало и конец) выполнения работ. Если 3-е лицо оказывает комплексные услуги (выполняет работы) для Грантополучателя в рамках проекта гранта, то необходимо в договоре, а также в акте выполненных работ (оказанных услуг) указывать стоимость, сроки, место выполнения каждого вида работ (услуг).

- копия лицензии (при осуществлении лицензируемых видов деятельности);

- счет, счет-фактура исполнителя услуг;

- двусторонний акт об оказании услуг, подписываемый обеими сторонами договора;

- платежное поручение, кассовые документы;

- товарно-транспортная накладная, товаросопроводительные документы или путевой лист, подтверждающий факт оказания услуг по транспортировке грузов; квитанции о приеме груза и корешок квитанций.

Для подтверждения расходов на изготовление печатной продукции (плакаты, афиши, брошюры и т.п.), рекламных услуг в средствах массовой информации к финансовому отчету необходимо представить:

- экземпляры печатных изданий;

- копии эфирных справок (реклама на телевидение);

- фотографии рекламных баннеров, растяжек (реклама на улице).

2.7. В целях подтверждения расходов по договорам аренды Грантополучатель представляет следующие документы:

- договор аренды;

- акт приема-передачи помещения в аренду;

- платежное поручение с отметкой банка;

- счет, счет-фактуру;

- акт оказанных услуг по аренде помещения.

2.8. В целях подтверждения расходов по возмещению расходов на проезд приглашенного участника к месту проведения мероприятия и обратно Грантополучателем представляются следующие документы:

- билеты (при покупке ж/д билетов через Интернет нужно получить билет в терминале или кассе "РЖД"), посадочные талоны;

- письмо-приглашение;

- авансовый отчет;

- реестр билетов с указанием Ф.И.О. приглашенных участников, пункта назначения и отправки, стоимости билета;

- документ, подтверждающий оплату транспортных расходов приглашенным участникам мероприятия.

Возмещение расходов на авиабилеты осуществляется в размерах, не превышающих стоимость билета экономического класса, возмещение расходов на железнодорожные билеты осуществляется исходя из фактической стоимости проезда, но не выше стоимости проезда воздушным транспортом в купейном вагоне скорых фирменных поездов.

2.9. Оформление авансовых отчетов по истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет. Форма АО-1 применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне формы указывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным лицом.

На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Следующая выдача наличных денежных средств подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для подтверждения расхода наличных денежных средств к отчетам прилагаются авансовые отчеты только унифицированной формы и заполненные с учетом рекомендаций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 Авансовый отчет".

2.10. При осуществлении наличных денежных расчетов за товары (работы, услуги) Грантополучатель представляет документы, оформленные в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Согласно п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" по требованию покупателя плательщик ЕНВД должен выдать документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

1) наименование документа;

2) порядковый номер документа, дата выдачи;

3) наименование - для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);

4) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

5) наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

6) сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

7) должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, его личная подпись.

2.11. В соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

2.11.1. К бланкам строгой отчетности (далее по тексту - БСО), приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт при оказании услуг населению.

2.11.2. Общие требования к оформлению БСО

Обязательные для всех бланков реквизиты (кроме бланков, предназначенных для осуществления наличных денежных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования):

1) наименование документа, шестизначный номер и серия;

2) наименование и организационно-правовая форма - для организации;

3) фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

4) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

5) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

6) вид услуги;

7) стоимость услуги в денежном выражении;

8) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

9) дата осуществления расчета и составления документа;

10) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

11) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланки должны заполняться четко и разборчиво. Как и при оформлении кассовых документов, различного рода подчистки, поправки и исправления на бланке не допускаются.

Для подтверждения расхода наличных денежных средств к отчетам вместо чеков ККТ допускается прилагать бланки строгой отчетности (БСО), заполненные с учетом вышеизложенных рекомендаций.

Кассовые приходные ордера, выдаваемые Грантополучателю в качестве документов, подтверждающих оплату товара, работ (услуг) приниматься не будут. В соответствии с методическими указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" приходный кассовый ордер - это документ, служащий для оформления операций по кассе, используется он непосредственно для учета движения наличности внутри деятельности организации.

2.12. За достоверность представленных документов, подтверждающих расходование средств субсидии в виде муниципального гранта, ответственность несет Грантополучатель.