Приложение. Формы документов

Приложение
к Инструкции по организации
и ведению архива
на судебном участке

Форма N 1

Внутренняя опись
документов дела N _____

N п/п	Номер (индекс) документа	Дата документа*	Заголовок документа	Номера листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________ (____________________________________________) документов

             (цифрами и прописью)

Количество ______ (____________________________) листов внутренней описи

             (цифрами и прописью)

_______________________________   ______________   _____________________

 Должность лица, составившего         Подпись       Расшифровка подписи

      внутреннюю опись

______________________

        Дата

Форма N 2

Лист-заверитель дела N ________

     В деле подшито и пронумеровано __________(_________________________

                                             (цифрами и прописью)

_________________________________) листов с N _________ по N __________,

     в том числе:

     литерные листы _________________________________________________

     пропущенные номера листов ______________________________________

+ листов внутренней описи ______________________

Особенности физического состояния и формирования дела (наряда)	Номера листов
1	2

_______________________________   ______________   _____________________

 Должность лица, составившего         Подпись       Расшифровка подписи

      лист-заверитель

______________________

        Дата

------------------------------

* В нарядах с подлинниками судебных актов, изъятых из выделенных к уничтожению судебных дел, графа "Дата документа" может не заполняться, так как индекс дела содержит указание на год рассмотрения дела

Форма N 3

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Сдаточная опись на наряды, журналы,    _________ _______________________

карточки N ______________              (подпись)  (расшифровка подписи)

за ______________________ г.           Дата ____________________________

В архив судебного участка передаются:

N п/п	Индекс документа*	Годы начала и окончания ведения документа	Заголовок документа	Кол-во томов	Срок хранения документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего передано в архив ______ (_____________________________) документов

                            (цифрами и прописью)

Не переданы документы: _________________________________________________

                             (N по описи непереданных документов)

Документы сдал:

_______________________________   ______________   _____________________

          Должность                   Подпись       Расшифровка подписи

Документы принял:

_______________________________   ______________   _____________________

          Должность                   Подпись       Расшифровка подписи

______________________

        Дата

Форма N 4

Журнал выдачи документов из архива

N п/п	Дата выдачи	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата документа	Расписка в возвращении документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого выдано из архива ____________________________ ед. хр.

                               (цифрами)

Возвращено в архив ________________________________ ед. хр.

                               (цифрами)

------------------------------

* Документ - наряд, журнал, картотека

Форма N 5

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Акт о выделении к уничтожению          _________ _______________________

документов, не подлежащих хранению     (подпись)  (расшифровка подписи)

N ________________                     Дата ____________________________

за ______________________ г.

     На основании ______________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________________

                       с указанием сроков их хранения)

отобраны  к уничтожению  как не имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы _____________________________

                                           (название судебного участка)

N п/п	Заголовок документа*	Годы начала и окончания ведения документа**	Номер (индекс) документа	Кол-во томов	Срок хранения документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ________________________________________ документов за _______ год

              (цифрами и прописью)

Годовой раздел описи дел постоянного хранения за ________ годы утвержден

экспертной комиссией судебного участка (протокол от ____________ N____).

________________________________   _____________   _____________________

Должность лица, составившего акт      Подпись       Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка

от ________________ N_______

     Документы в количестве __________ ед. хранения сданы на уничтожение

                            (цифрами)

________________________________________________________________________

                         (способ уничтожения)

__________________________________   ____________   ____________________

Должность лица, сдавшего документы      Подпись     Расшифровка подписи

______________________

        Дата

------------------------------

* Документ - судебное дело, материал, наряд, журнал, картотека

** По судебным делам и материалам графа "Годы начала и окончания ведения документа" может не заполняться, так как индекс дела (материалы) содержат указание на год рассмотрения дела (материала)

Форма N 6

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Опись документов постоянного           _________ _______________________

хранения                               (подпись)  (расшифровка подписи)

N ________________                     Дата ____________________________

     Раздел за ______________________ г.

N п/п	Индекс документа*	Заголовок документа	Даты начала и окончания ведения документа	Количество листов (карточек)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _______ (_____________________) документов

                                 (цифрами и прописью)

с N __________ по N __________, в том числе

литерные номера _____________________________________,

пропущенные номера __________________________________,

** Всего в годовые разделы настоящей описи внесено _______ (____________

____________________________________________________________) документов

                     (цифрами и прописью)

с N __________ по N __________, в том числе

литерные номера _____________________________________,

пропущенные номера __________________________________,

__________________________________   ____________   ____________________

Должность лица, составившего опись      Подпись     Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка

от ________________ N_______

------------------------------

* Документ - судебное дело, наряд, журнал, картотека

** Заполняется в случае оформления второго и последующих годовых разделов описи

Форма N 7

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Опись документов временного (свыше     _________ _______________________

10 лет) хранения N _______________     (подпись)  (расшифровка подписи)

                                       Дата ____________________________

     Раздел за ______________________ г.

N п/п	Индекс документа*	Заголовок документа	Даты начала и окончания ведения документа	Срок хранения	Количество листов (карточек)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______ (_____________________) документов

                                 (цифрами и прописью)

с N __________ по N __________, в том числе

литерные номера _____________________________________,

пропущенные номера __________________________________,

** Всего в годовые разделы настоящей описи внесено _______ (____________

____________________________________________________________) документов

                     (цифрами и прописью)

с N __________ по N __________, в том числе

литерные номера _____________________________________,

пропущенные номера __________________________________,

__________________________________   ____________   ____________________

Должность лица, составившего опись      Подпись     Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка

от ________________ N_______

------------------------------

* Документ - судебное дело, наряд, журнал, картотека

** Заполняется в случае оформления второго и последующих годовых разделов описи

Форма N 8

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Акт проверки наличия и состояния       _________ _______________________

архивных документов                    (подпись)  (расшифровка подписи)

N _________________                    Дата ____________________________

Номера описей __________________________________________________________

Проверка проводилась с _____________________ по ________________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям дел    ___________________________________ ед. хр.

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи _______________________________ ед. хр.

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи                _______________________________ ед. хр.

2.2. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи _______________________________ ед. хр.

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи                _______________________________ ед. хр.

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на                    _______________________________ ед. хр.

уменьшился на                    _______________________________ ед. хр.

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок    _______________________________ ед. хр.

4. Не оказалось в наличии        _______________________________ ед. хр.

5. Имеется в наличии (включенных

в описи)                         _______________________________ ед. хр.

из них требующих:

а) дезинфекции                __________________________________ ед. хр.

б) дезинсекции                __________________________________ ед. хр.

в) реставрации                __________________________________ ед. хр.

г) переплета или подшивки     __________________________________ ед. хр.

д) восстановления затухающих текстов ___________________________ ед. хр.

е) неисправимо поврежденных   __________________________________ ед. хр.

6. Имеется не включенных в

описи                         __________________________________ ед. хр.

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),

имеющихся в наличии           __________________________________ ед. хр.

8. Характеристика условий хранения

________________________________________________________________________

Проверку производили:

_________________________________   ____________   _____________________

          Должность                    Подпись      Расшифровка подписи

_________________________________   ____________   _____________________

          Должность                    Подпись      Расшифровка подписи

Форма N 9

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Акт о технических ошибках в учетных    _________ _______________________

документах                             (подпись)  (расшифровка подписи)

N _________________                    Дата ____________________________

В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические

ошибки в записях _______________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)

на _____________________________________________________________ ед. хр.

                    (цифрами, прописью)

Примечания:

________________________________________________________________________

_________________________________   ____________   _____________________

Должность лица, составившего акт       Подпись      Расшифровка подписи

Изменения в учетные документ внесены

__________________________________  ____________   _____________________

Должность лица, внесшего изменения     Подпись      Расшифровка подписи

Форма N 10

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Акт об утрате документов, розыск       _________ _______________________

которых исчерпан                       (подпись)  (расшифровка подписи)

N _________________                    Дата ____________________________

В результате ____________________________ установлено отсутствие в архиве перечисленных ниже дел, предпринятые всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого __________________________________________________________ ед. хр.

                        (цифрами и прописью)

Содержание   утраченных   материалов  может  быть  частично   восполнено

следующими ед. хр. _____________________________________________________

                        (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

__________________________________  ____________   _____________________

Должность лица, ответственного за      Подпись      Расшифровка подписи

        ведение архива

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка

от ________________ N_______

Изменения в учетные документы внесены:

__________________________________  ____________   _____________________

Должность лица, внесшего изменения     Подпись      Расшифровка подписи

Форма N 11

_________________________________      Утверждаю

судебный участок ________________

                                       Мировой судья

Акт о неисправимых повреждениях        _________ _______________________

документов                             (подпись)  (расшифровка подписи)

N _________________                    Дата ____________________________

В архиве обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Количество листов	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________________

________________________________________________________________ ед. хр.

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:  ________________________

________________________________________________________________________

__________________________________  ____________   _____________________

Должность лица, ответственного за      Подпись      Расшифровка подписи

        ведение архива

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка

от ________________ N_______

Изменения в учетные документы внесены:

___________________________________  ____________  _____________________

  Должность, фамилия, и.о. лица,       Подпись      Расшифровка подписи

внесшего изменения в учетные документы

______________________

        Дата