Приложение 1. Положение об экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального района "Прилузский"

Утверждено
постановлением администрации
муниципального района
"Прилузский"
от 24 июля 2017 г. N 779
(приложение 1)

Положение
об экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального района "Прилузский"

1. Основные положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия администрации муниципального района "Прилузский" (далее - ЭПК) создается для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивный фонд РФ), экспертизы ценности документов, комплектованием ими отдела муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский" (далее - отдел муниципального архива) и архивов организаций, других вопросов, а также для осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций - источников комплектования муниципального архива.

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (далее - Росархив), Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (ЦЭПК), нормативными правовыми актами администрации муниципального района "Прилузский", Положением об отделе муниципального архива, настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным органом. Решения ЭПК утверждаются руководителем администрации муниципального района "Прилузский".

Рекомендации и предложения ЭПК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел подлежат рассмотрению экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми в установленном порядке.

1.4. Положение об ЭПК и ее персональный состав утверждается постановлением администрации муниципального района "Прилузский".

В состав ЭПК входят: председатель, секретарь и члены ЭПК из числа специалистов администрации муниципального района "Прилузский", учреждений, организаций - источников комплектования отдела муниципального архива.

Председатель ЭПК назначается из числа работников администрации муниципального района "Прилузский". Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач. Председатель имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов специалистов отдела муниципального архива и других организаций.

Секретарь ЭПК назначается из числа специалистов отдела муниципального архива, он обеспечивает подготовку вопросов и необходимых материалов для рассмотрения на заседании комиссии.

2. Основные задачи ЭПК

Основными задачами ЭПК являются:

2.1 определение видов и состава источников комплектования отдела муниципального архива и архивов организаций - источников комплектования отдела муниципального архива и состава документов, относящихся к Архивному фонду РФ и подлежащих хранению в этих архивах;

2.2. рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда РФ, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими ведомственных архивов и отдела муниципального архива;

2.3. научно-методическое руководство деятельностью экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций - источников комплектования отдела муниципального архива.

3. Основные функции ЭПК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭПК выполняет следующие функции:

3.1. ЭПК рассматривает:

3.1.1. Справки, информации отдела муниципального архива по контролю за обеспечением сохранности документов Архивного фонда РФ, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела муниципального архива, в т.ч. по итогам проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и оказания методической помощи организациям - источникам комплектования отдела муниципального архива.

3.1.2. Предложения отдела муниципального архива, других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими отдела муниципального архива, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций.

3.1.3. Отчеты, информации председателей ЭК организаций - источников комплектования отдела муниципального архива по вопросам соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.

3.1.4. Проект положения об ЭПК.

3.1.5. Инструкции по делопроизводству, Положения об архивах и Положения об ЭК организаций - источниках комплектования отдела муниципального архива.

3.1.6. Ходатайства, экспертные заключения о включении организаций в списки организаций (лиц) - источников комплектования отдела муниципального архива или исключении из указанных списков.

3.1.7. Списки учреждений, организаций (лиц) - источников комплектования отдела муниципального архива, в т.ч. источников комплектования отдела муниципального архива управленческими документами, документами личного происхождения, аудиовизуальными электронными документами, изменения и дополнения к ним.

3.1.8. Индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования отдела муниципального архива.

3.1.9. Описи дел (документов) постоянного хранения, в т.ч. описи дел фондов управленческой документации, личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов, представленных отделом муниципального архива после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов.

3.1.10. Описи дел (документов) постоянного, долговременного хранения и описи дел по личному составу, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела муниципального архива и ликвидированных организаций.

3.1.11. Акты, в т.ч.:

3.1.11.1. акты о выделении к уничтожению документов из фондов отдела муниципального архива по результатам проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. по 1945 г. включительно;

3.1.11.2 акты о неисправимом повреждении дел (документов) постоянного хранения, хранящихся в отделе муниципального архива и ведомственных архивах организаций - источников комплектования отдела муниципального архива;

3.1.11.3 акты о не обнаружении дел (документов) постоянного хранения, пути розыска которых исчерпаны, хранящихся в отделе муниципального архива и ведомственных архивах организаций - источников комплектования отдела муниципального архива.

3.1.12. Вопросы приема (приобретения) на государственное хранение документов личного происхождения.

3.1.13. Вопросы приема на государственное хранение документов по личному составу ликвидирующихся предприятий, организаций и учреждений, относящихся к муниципальной собственности.

3.1.14. Вопросы организации и проведения общественных смотров состояния архивного дела и делопроизводства в организациях - источниках комплектования отдела муниципального архива.

3.2. Разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования отдела муниципального архива.

3.3. ЭПК рассматривает с последующим представлением на ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

3.3.1. Для утверждения ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

Акты, в т.ч.:

3.3.1.1. акты о выделении к уничтожению документов из фондов отдела муниципального архива по результатам проведения экспертизы ценности, в т.ч. по 1945 г. включительно;

3.3.1.2 акты о неисправимом повреждении дел (документов), хранящихся в отделе муниципального архива;

3.3.1.3 акты о не обнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, хранящихся в отделе муниципального архива.

3.3.2. Для согласования ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

3.3.2.1. списки учреждений, организаций - источников комплектования отдела муниципального архива, в т.ч. источников комплектования отдела муниципального архива управленческой документацией, документами личного происхождения, аудиовизуальными, электронными документами, изменения и дополнения к ним.

3.3.3. Для одобрения ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

3.3.3.1 описи дел (документов) постоянного хранения, в т.ч. описи дел фондов управленческой документации, личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов.

3.3.4. Для вынесения рекомендаций ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

3.3.4.1 предложения отдела муниципального архива, других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций;

3.3.4.2 ходатайства, экспертные заключения о включении организаций в списки организаций - источников комплектования отдела муниципального архива или исключении из них.

4. Права ЭПК

4.1. ЭПК принимает решения:

4.1.1. Об утверждении:

4.1.1.1. описей дел (документов) постоянного хранения отдела муниципального архива, в т.ч. описей дел фондов управленческой документации, личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов;

4.1.1.2 описей дел (документов) постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела муниципального архива, в т.ч. ликвидированных организаций.

4.1.2. О согласовании:

4.1.2.1. инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования отдела муниципального архива;

4.1.2.2. положений об архивах и ЭК организаций - источников комплектования отдела муниципального архива;

4.1.2.3. номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела муниципального архива;

4.1.2.4 описей дел по личному составу, в т.ч. ликвидированных организаций; актов о не обнаружении дел (документов) постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела муниципального архива и подлежащих передаче на государственное хранение в отдел муниципального архива;

4.1.2.5 актов о неисправимом повреждении дел (документов) постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела муниципального архива и подлежащих передаче на государственное хранение в отдел муниципального архива.

4.1.2.6 положения об ЭПК.

4.2. ЭПК предоставляется право:

4.2.1. Проводить проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и оказания методической помощи организациям - источникам комплектования отдела муниципального архива.

4.2.2. Участвовать в работе ЭК организаций - источников комплектования отдела муниципального архива.

4.2.3. Давать учреждениям, организациям, предприятиям, находящимся на территории муниципального района "Прилузский", рекомендации по вопросам деятельности архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

4.2.4. Запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов. Рекомендовать организациям - источникам комплектования отдела муниципального архива организовать розыск недостающих дел (документов) постоянного хранения.

4.2.5. Требовать от ЭК организаций - источников комплектования отдела муниципального архива соблюдения нормативов по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки, некачественно подготовленные документы.

4.2.6. Запрашивать от организаций - источников комплектования отдела муниципального архива предложения и заключения по методическим и практическим вопросам отбора документов на государственное хранение и к уничтожению, а также копии протоколов заседаний ЭК по обсуждению этих вопросов.

4.2.7. Информировать руководителей организаций - источников комплектования отдела муниципального архива по вопросам организации работы ЭК.

4.2.8. Приглашать на заседания ЭПК в качестве консультантов и экспертов-специалистов организаций, находящихся на территории муниципального района "Прилузский".

4.2.9. Информировать руководство Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми о незаконном уничтожении документов Архивного фонда РФ и нарушении правил обеспечения сохранности документов.

5. Организация работы ЭПК

5.1. ЭПК организует свою работу на основе годового плана работы. План работы ЭПК утверждается нормативным актом администрации муниципального района "Прилузский".

5.2. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в 3 месяца. При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПК. Заседание считается правомочным, если на нем присутствуют более половины утвержденного состава ЭПК.

5.3. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, подготовленные архивными учреждениями, иными организациями, должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами, содержащиеся в документах предложения и просьбы должны быть аргументированы. Ответственность за качество представляемых материалов возлагается на исполнителей, внесших эти материалы на рассмотрение ЭПК.

5.4. Рассмотрение вопросов о работе ЭК организаций - источников комплектования отдела муниципального архива проходит, как правило, с участием в заседании ЭПК председателя или члена ЭК, заведующего архивом организации или лица, ответственного за ведение архива данной организации.

5.5. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем и передается председателю, членам ЭПК, экспертам, консультантам не позднее, чем за 5 дней до заседания.

5.6. Выступающие на ЭПК эксперты, ответственные за прохождение вопроса, обязаны представить секретарю ЭПК свое выступление в письменном виде.

5.7. Заседания ЭПК оформляются протоколом. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем комиссии и утвержден руководителем администрации муниципального района "Прилузский" не позднее 5 дней после заседания ЭПК.

5.8. Решения принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение председателя ЭПК является решающим. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему в письменном виде.

5.9. Проекты решений ЭПК в течение трех дней после принятия должны быть доработаны и отредактированы исполнителем с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании.

5.10. В случае, если документы, представленные на рассмотрение ЭПК и проект решения носят межведомственный характер, все документы по данному вопросу в обязательном порядке представляются на согласование заинтересованным организациям.

6. Организация контроля и проверки исполнения решений

6.1. Контроль исполнения принятых решений осуществляет секретарь комиссии, который не менее одного раза в 3 месяца информирует членов ЭПК о ходе их выполнения.

6.2. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК по информации секретаря ЭПК.