Приложение 1. Положение об архиве Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области

(Приложение 1)

Положение
об архиве Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области
(утв. приказом Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области
от 31 мая 2016 г. N 11)

1. Общие положения

1.1. Документы Комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области (далее - Комитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации подлежат передаче на государственное хранение в государственное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГУ ЛОГАВ).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в течение 10 лет, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ хранятся в архиве Комитета.

1.2. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Ленинградской области, образующихся в результате его деятельности. В соответствии с правилами, установленными государственной архивной службой Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение;

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Комитета. За утрату и порчу документов, а также за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда, должностные лица Комитета несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в соответствии со статьей 27 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации";

1.3. Архив создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.

Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Ответственным за архив является лицо, назначаемое распоряжением председателя Комитета

1.5. В своей работе ответственный за архив руководствуется законодательством об архивном деле в Российской Федерации, в том числе нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства, архивного управления Ленинградской области, Комитета, а также методическими документами, разработанными указанными органами исполнительной власти.

1.6. Архив работает по планам, утверждаемым руководством Комитета, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство Комитета.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Архивное управление Ленинградской области.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции ответственного за архив

3.1. Основными задачами и функции ответственного за архив являются

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с установленными требованиями;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Архивным управлением Ленинградской области графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) архивного управления Ленинградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Комитета и ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Комитета о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии;

3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел структурных подразделениям Комитета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;

3.2.10. Ежегодно представляет в Архивное управление Ленинградской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации

4. Права ответственного за архив

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:

4.1.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений Комитета сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

4.2. Ответственный за архив обязан ежегодно информировать председателя Комитета о состоянии архива и о проделанной им за год работе с архивом.