Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение N 1
к распоряжению Комитета
имущественных отношений
Санкт-Петербурга
от 16 ноября 2016 г. N 140-р

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).

1.2. В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:

архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченной организации;

архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения) для хранения документов архива;

единица хранения - физически обособленный документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение;

книга учета - книга учета инвентарных дел, образовавшихся в деятельности органов и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации до 01.01.2013 года;

инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

учет документов архива - система учета количества и состава инвентарных дел, хранящихся в архивохранилище;

учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Санкт-Петербурга (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное);

1.3. Учетно-техническая документация является государственной собственностью Санкт-Петербурга.

1.4. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется Санкт-Петербургским государственным унитарным предприятием "Городское управление инвентаризации и оценки недвижимости" (далее - уполномоченная организация), заключившим с Комитетом имущественных отношений Санкт-Петербурга договор хранения указанной учетно-технической документации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.5. В целях обеспечения постоянного хранения и использования учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченная организация выполняет следующие функции:

- обеспечивает сохранность документов;

- осуществляет учет и использование документов.

2. Состав архива

2.1. Архив состоит из следующих единиц хранения:

- Описи дел постоянного хранения;

- Книги учета;

- Схематические планы района, кварталов, микрорайонов;

- Статистические отчеты;

- Завершенные дела постоянного хранения;

- Инвентарные дела.

2.2 Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципа централизации, выраженного в применении единых правил учета.

2.3. Инвентарные дела вносятся в книги учёта инвентарных дел, формируемых из учетных записей в алфавитном порядке названий улиц по порядку возрастания номеров домов на улице. Книга учета инвентарных дел содержит информацию об инвентарном номере дела, адресе объекта, количестве томов инвентарного дела.

3. Порядок постоянного хранения документов архива

3.1. Порядок хранения и использования учетно-технической документации, режима хранения документов архива, требования к помещениям архива определяются в соответствии с законодательством об архивном деле.

3.2. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в архивохранилище, недоступном для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающих требованиям к сохранности документов.

3.3. Учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих книгах учета, с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище.

3.4. В целях проверки наличия и состояния учетно-технической документации проводится инвентаризация архива.

3.4.1. Инвентаризация архива проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

- Установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- Выявление и устранение недостатков в учете документов;

- Выявление отсутствующих документов и организация их поиска;

- Выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.4.2. Инвентаризация архива проводится не реже, чем один раз в год.

3.4.3. Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки архива акт(ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве.

3.4.4. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск.

3.4.5. После рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности документов архива, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов.

3.5. Доступ в помещения, в которых осуществляется хранение учетно-технической документации, предоставляется сотрудникам уполномоченной организации, Комитета имущественных отношений Санкт-Петербурга, иным лицам в случаях и порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.6. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение.

4. Использование документов архива

4.1. Учетно-техническая документация используется при предоставлении копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в ней сведений.

4.2. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральными законами.

4.3. Внесение изменений и дополнений в документы архива не допускается.