Приложение. Регламент проектной деятельности в органах исполнительной власти Ленинградской области

Утвержден
распоряжением
Комитета экономического развития
и инвестиционной деятельности
Ленинградской области
от 21.07.2017 N 105
(приложение)

Регламент
проектной деятельности в органах исполнительной власти Ленинградской области

Настоящий Регламент устанавливает последовательность действий и порядок взаимодействия участников проектной деятельности.

1. Термины и определения, используемые в настоящем Регламенте

Архивная база проектов - структурированная совокупность проектных документов в бумажном и(или) электронном виде, формируемая Центральным проектным офисом или Отраслевым проектным офисом.

Вспомогательный документ - проектный документ, формирование которого не является обязательным.

Жизненный цикл проекта - совокупность последовательных стадий реализации проекта, включающая четыре обязательные для каждого типа проекта стадии ("Инициирование", "Планирование", "Реализация", "Закрытие").

Заинтересованное лицо (сторона) - физическое или юридическое лицо, которое имеет заинтересованность, может влиять на какие-либо аспекты проекта, подвержено или считает себя подверженным какому-либо влиянию со стороны проекта.

Инициатор проекта - орган исполнительной власти Ленинградской области в лице его руководителя (заместителя руководителя), определяющий потребность в получении измеримого результата проекта, достижении стратегических целей и формирующий заявку на проект.

Ключевые пользователи проекта - работники органов исполнительной власти Ленинградской области и другие лица, использующие результаты проекта.

Команда проекта - работники органов исполнительной власти Ленинградской области, участвующие в разработке проектных документов, обеспечивающие выполнение мероприятий по проекту в соответствии с утвержденными паспортом проекта, планом-графиком проекта и указаниями руководителя проекта. В команду проекта (участию в проектной деятельности) по согласованию могут привлекаться работники иных органов и организаций вне зависимости от их организационно-правовой формы.

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения несоответствия фактических параметров проекта запланированным. Мониторинг проектной деятельности -система мероприятий по измерению фактических параметров проекта, расчету отклонения фактических параметров проекта от плановых, анализу причин отклонения, прогнозированию хода реализации проекта.

Рабочая папка проекта - файловая папка на электронном сетевом ресурсе органа исполнительной власти Ленинградской области, содержащая все актуальные документы по проекту (включая предыдущие версии) в электронном виде. Органы исполнительной власти Ленинградской области предоставляют доступ к Рабочей папке проекта Центральному проектному офису.

Стадия - элемент жизненного цикла проекта, в ходе которого создается измеримый результат и по завершении которого принимается решение о переходе на следующую стадию.

Структурное подразделение - подразделение органа исполнительной власти Ленинградской области, представляющее информацию в проект и(или) получающее информацию о прохождении контрольных точек проекта и наступлении событий проекта.

Тип проекта - характеристика проекта, определяющая уровень коллегиального органа, принимающего решения по проекту: Организационного штаба совета по улучшению инвестиционного климата и проектному управлению в Ленинградской области (далее -Организационный штаб) или Проектного комитета.

Функциональный руководитель - руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, являющийся руководителем привлекаемого в проект работника.

Этап - элемент стадии "Реализация", по завершении которого создается промежуточный результат проекта.

Иные термины и определения, используемые в настоящем Регламенте, применяются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и законодательством Ленинградской области.

2. Стадия "Инициирование"

2.1. Задачей стадии "Инициирование" является подготовка информации о проекте, необходимой для принятия решения о целесообразности реализации проекта и начале планирования проекта.

Основанием для начала стадии "Инициирование" является потребность в проведении комплекса взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений. Завершается стадия "Инициирование" утверждением проектной инициативы.

В отношении приоритетных проектов управленческие решения о завершении стадии "Инициирование" принимает Организационный штаб. В отношении отраслевых проектов управленческие решения о завершении стадии "Инициирование" принимает Проектный комитет.

2.2. Стадия "Инициирование" включает в себя следующие действия (мероприятия):

- формирование заявки на проект и ее согласование Центральным проектным офисом;

- разработка проектной инициативы и ее согласование Центральным проектным офисом и Заказчиком проекта (Отраслевым заказчиком проекта);

- утверждение проектной инициативы Организационным штабом (Проектным комитетом).

2.3. Формирование заявки на проект и ее согласование Центральным проектным офисом.

При необходимости реализации проекта Инициатор проекта формирует заявку на проект (приложение 1 к настоящему Регламенту) и направляет ее в Центральный проектный офис.

Центральный проектный офис рассматривает заявку на проект и оценивает содержащуюся в ней информацию на соответствие следующим критериям:

а) реализация инициативы направлена на получение результата, уникального для ключевых пользователей;

б) реализация инициативы имеет установленный срок окончания;

в) реализация инициативы приведет к изменению процессов управления;

г) реализация инициативы относится к компетенции нескольких органов исполнительной власти Ленинградской области;

д) наличие уникальных условий реализации инициативы (создание команды проекта, сложные требования к результату проекта, значительное количество заинтересованных сторон);

е) высокая степень неопределенности (большая вероятность возникновения рисков, которые в случае их наступления могут оказать отрицательное влияние на результат проекта).

Критерии, указанные в подпунктах "а" и "б" настоящего пункта, являются обязательными. Критерии, указанные в подпунктах "в", "г", "д", "е" настоящего пункта, являются дополнительными. Соответствие инициативы всем обязательным и трем и более дополнительным критериям является основанием для реализации инициативы в форме проекта.

Если заявка на проект не соответствует необходимому количеству критериев, Центральный проектный офис возвращает заявку на проект Инициатору проекта.

В случае принятия решения о согласовании заявки на проект Центральный проектный офис уведомляет Инициатора проекта о необходимости разработки проектной инициативы.

Срок рассмотрения заявки на проект Центральным проектным офисом не может превышать 10 рабочих дней.

При наличии поручения Губернатора Ленинградской области или заместителя Председателя Правительства Ленинградской области - председателя комитета экономического развития и инвестиционной деятельности о реализации мероприятия в форме проекта заявка на проект не формируется.

2.4. Разработка проектной инициативы и ее согласование с Центральным проектным офисом и Заказчиком проекта (Отраслевым заказчиком).

Проектная инициатива (приложение 2 к настоящему Регламенту) разрабатывается Инициатором проекта и направляется в Центральный проектный офис в течение 10 рабочих дней с даты согласования заявки на проект.

Для отслеживания социально значимых эффектов от реализации проекта к проектной инициативе может прилагаться реестр целевых показателей проекта. Реестр целевых показателей является вспомогательным документом.

Центральный проектный офис в течение 3 рабочих дней с даты получения проектной инициативы от Инициатора проекта принимает решение об отнесении проекта к приоритетному или отраслевому в соответствии с классификационными признаками проектов (приложение 3 к настоящему Регламенту).

Центральный проектный офис вправе инициировать рассмотрение вопроса об определении типа проекта на заседании Организационного штаба.

При принятии решения об отнесении проекта к отраслевому Центральный проектный офис в течение 2 рабочих дней с даты определения типа проекта передает проектную инициативу в Отраслевой проектный офис.

Центральный проектный офис (Отраслевой проектный офис) назначает Координатора проекта и возвращает проектную инициативу Инициатору проекта.

При необходимости Центральный проектный офис направляет проектную инициативу по приоритетному проекту в Экспертный совет при Губернаторе Ленинградской области по разработке и корректировке государственных программ и приоритетных проектов Ленинградской области (далее - Экспертный совет) для подготовки заключения о целесообразности реализации проекта.

Инициатор проекта направляет проектную инициативу на согласование Заказчику проекта (Отраслевому заказчику проекта). Срок согласования Заказчиком проекта (Отраслевым заказчиком проекта) проектной инициативы составляет 5 рабочих дней.

2.5. Утверждение проектной инициативы Организационным штабом (Проектным комитетом).

В течение 3 рабочих дней с даты согласования Заказчиком проектной инициативы Инициатор проекта формирует комплект документов для рассмотрения проектной инициативы на заседании Организационного штаба (Проектного комитета) и направляет его в Центральный проектный офис (Отраслевой проектный офис). Комплект документов включает проектную инициативу, презентацию (для приоритетных проектов) и в случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 2.4 настоящего Регламента, заключение Экспертного совета.

По результатам рассмотрения проектной инициативы Организационный штаб (Проектный комитет) принимает одно из следующих решений:

1) об утверждении проектной инициативы, назначении Руководителя проекта и переходе на стадию "Планирование";

2) о необходимости доработки проектных документов;

3) о прекращении работ по проекту.

При принятии решения об утверждении проектной инициативы в протоколе указывается срок подготовки паспорта проекта. Срок разработки паспорта проекта не должен превышать 40 рабочих дней.

О принятом Организационным штабом (Проектным комитетом) решении Руководитель проекта уведомляет участников команды проекта и заинтересованные стороны проекта в течение 1 рабочего дня после принятия соответствующего решения.

Администратор проекта размещает утвержденную проектную инициативу, протокол заседания Организационного штаба (Проектного комитета), а также другие документы по проекту, разработанные на стадии "Инициирование", в Рабочей папке проекта в день поступления к нему соответствующих документов.

3. Стадия "Планирование"

3.1. Задачей стадии "Планирование" является подготовка информации о проекте, необходимой для принятия решения о начале реализации проекта.

Основанием для начала стадии "Планирование" является утверждение проектной инициативы. Завершается стадия "Планирование" утверждением паспорта проекта.

В отношении приоритетных проектов управленческие решения о завершении стадии "Планирование" принимает Организационный штаб. В отношении отраслевых проектов управленческие решения о завершении стадии "Планирование" принимает Проектный комитет.

3.2. Стадия "Планирование" включает в себя следующие действия (мероприятия):

- определение участников команды проекта;

- проведение установочного совещания;

- определение параметров проекта, включая риски и заинтересованные стороны проекта;

- разработка плана-графика проекта и контрольной карты прохождения контрольных точек;

- формирование паспорта проекта;

- утверждение паспорта проекта.

3.3. Определение участников команды проекта.

Определение участников команды проекта осуществляет Руководитель проекта. Работники органов исполнительной власти Ленинградской области включаются в состав участников команды проекта по согласованию с их функциональными руководителями.

Руководитель проекта формирует список участников команды проекта, который содержит сведения о фамилии, имени, отчестве и должности привлекаемого в проект работника, и передает указанный список Администратору проекта.

Администратор проекта размещает список участников команды проекта в Рабочей папке проекта в день поступления к нему соответствующего списка.

3.4. Проведение установочного совещания.

Основной целью установочного совещания является ознакомление участников команды проекта с проектом и его задачами. Установочное совещание проводится Руководителем проекта с участием Заказчика проекта (Отраслевого заказчика), Куратора проекта, Координатора проекта и участников команды проекта.

Решения, принятые на установочном совещании, оформляются протоколом.

3.5. Определение параметров проекта, рисков проекта и заинтересованных сторон проекта.

Параметры проекта, необходимые для формирования паспорта проекта, определяются Руководителем проекта совместно с участниками команды проекта.

С целью определения параметров проекта определяется состав работ по проекту путем детализации задач проекта.

Целевые показатели проекта вносятся Руководителем проекта в реестр целевых показателей проекта (приложение 4 к настоящему Регламенту).

При необходимости Руководитель проекта принимает меры, направленные на включение проекта в государственную программу Ленинградской области. На основании выделенного объема финансирования для реализации проекта Руководитель проекта детализирует расходы проекта по статьям расходов и периодам времени расходования средств. Указанные сведения вносятся в паспорт проекта.

В случае необходимости осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения реализации отдельных мероприятий по проекту Руководитель проекта принимает меры, направленные на осуществление процедур, предусмотренных законодательством о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Руководитель проекта организует работу участников команды проекта по определению, оценке и выработке мер реагирования в отношении рисков проекта. По результатам указанной работы Администратор проекта формирует реестр рисков проекта (приложение 5 к настоящему Регламенту).

При необходимости Руководитель проекта организует работу участников команды проекта по определению заинтересованных сторон проекта и выработке мер по взаимодействию с ними. По результатам указанной работы Администратор проекта формирует реестр заинтересованных сторон проекта (приложение 6 к настоящему Регламенту). Реестр заинтересованных сторон проекта является вспомогательным документом.

При необходимости Руководитель проекта совместно с командой проекта определяет цели, способы и периодичность коммуникаций между участниками команды проекта и с заинтересованными сторонами проекта. По результатам указанной работы Администратор проекта формирует матрицу коммуникаций проекта (приложение 7 к настоящему Регламенту). Матрица коммуникаций проекта является вспомогательным документом.

3.6. Разработка плана-графика проекта.

По результатам проведенных мероприятий и сформированных проектных документов, указанных в пунктах 3.3 - 3.5 настоящего Регламента, Руководитель проекта совместно с участниками команды проекта разрабатывает план-график проекта. В плане-графике проекта указываются:

- работы по созданию результатов проекта;

- мероприятия по управлению проектом;

- мероприятия по реагированию на риски;

- мероприятия по взаимодействию с заинтересованными сторонами;

- ответственные исполнители по каждому мероприятию проекта.

Руководитель проекта детализирует план-график проекта в части задач стадии "Реализация" до уровня, позволяющего оценить стоимость и длительность каждого мероприятия и назначить ответственного исполнителя.

Разработанный план-график проекта Руководитель проекта направляет на согласование Заказчику проекта (Отраслевому заказчику), Куратору проекта, Координатору проекта. Срок согласования плана-графика проекта составляет 7 рабочих дней.

С целью проверки достижения результатов проекта в контрольных точках Руководитель проекта с учетом требований Заказчика проекта (Отраслевого Заказчика проекта) к результатам проекта разрабатывает контрольную карту проекта (приложение 8 к настоящему Регламенту). Контрольная карта проекта должна содержать информацию об итогах проверки достижения результатов проекта и требований к их качеству в каждой контрольной точке.

3.7. Формирование паспорта проекта.

По результатам проведенных мероприятий и сформированных проектных документов, указанных в пунктах 3.2 - 3.6 настоящего Регламента, Руководитель проекта формирует паспорт проекта (приложение 9 к настоящему Регламенту).

Паспорт проекта подлежит согласованию с Заказчиком проекта (Отраслевым заказчиком проекта), Куратором проекта, Координатором проекта. Срок согласования паспорта проекта составляет 7 рабочих дней.

Руководитель проекта в течение 3 рабочих дней с даты согласования паспорта проекта направляет комплект документов в Центральный проектный офис (Отраслевой проектный офис) для рассмотрения паспорта проекта Организационным штабом (Проектным комитетом). Комплект документов включает паспорт проекта и презентацию (для приоритетных проектов).

3.8. Утверждение паспорта проекта.

По результатам рассмотрения паспорта проекта Организационный штаб (Проектный комитет) принимает одно из следующих решений:

1) об утверждении паспорта проекта и переходе на стадию "Реализация";

2) о доработке паспорта проекта;

3) о прекращении работ по проекту;

4) иное решение.

В случае если паспорт проекта содержит целевые показатели проекта, мониторинг которых проводится после завершения реализации проекта, Организационный штаб (Проектный комитет) принимает решение о необходимости стадии "Пост-проект".

О принятом Организационным штабом (Проектным комитетом) решении Руководитель проекта уведомляет участников команды проекта и заинтересованные стороны проекта в течение 1 рабочего дня после принятия соответствующего решения.

Администратор проекта размещает утвержденный паспорт проекта, протокол заседания Организационного штаба (Проектного комитета), а также другие документы по проекту, разработанные на стадии "Планирование", в Рабочей папке проекта в день поступления к нему соответствующих документов.

4. Стадия "Реализация"

4.1. Задачей стадии "Реализация" является достижение цели проекта.

Основанием для начала стадии "Реализация" является утверждение паспорта проекта. Завершается стадия "Реализация" приемкой результатов проекта.

В отношении приоритетных проектов управленческие решения о приемке результатов проекта принимает Организационный штаб. В отношении отраслевых проектов управленческие решения о приемке результатов проекта принимает Проектный комитет.

4.2. Стадия "Реализация" включает в себя следующие действия (мероприятия):

- выполнение работ по проекту;

- приемка результатов проекта.

4.3. Выполнение работ по проекту.

Выполнение работ по проекту проекта осуществляется участниками команды проекта в соответствии с паспортом проекта и планом-графиком проекта. Руководитель проекта организует, координирует и контролирует выполнение участниками команды проекта запланированных работ.

В случае если стадия "Реализация" состоит из нескольких этапов, Руководитель проекта по завершении каждого этапа детализирует план-график в части задач и мероприятий следующего этапа.

Актуализированный план-график проекта Руководитель проекта согласовывает с Заказчиком проекта (Отраслевым заказчиком), Куратором проекта, Координатором проекта в течение 7 рабочих дней с даты его составления.

С целью анализа и оценки текущего состояния проекта Руководитель проекта не реже двух раз в месяц проводит совещания с участниками команды проекта. При необходимости участие в совещании принимают Заказчик проекта (Отраслевой заказчик), Куратор проекта, Координатор проекта. Решения, принятые на совещании, оформляются протоколом.

В случае необходимости осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения реализации отдельных мероприятий по проекту Руководитель проекта участвует в процедурах, предусмотренных законодательством о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Администратор проекта размещает копии заключенных государственных контрактов в

Рабочей папке проекта.

При прохождении контрольных точек проекта Руководитель проекта организует проверку достижения результатов проекта, которые должны быть достигнуты в контрольной точке. Информация о проверке вносится в контрольную карту проекта.

Руководитель проекта направляет контрольную карту проекта, содержащую информацию о проверке, Куратору проекта, Заказчику проекта (Отраслевому заказчику проекта), Координатору проекта на согласование. Срок согласования контрольной карты проекта составляет 7 рабочих дней.

4.4. Приемка результатов проекта.

Руководитель проекта детализирует план-график стадии "Закрытие" до уровня, позволяющего оценить стоимость и длительность каждого мероприятия и назначить ответственного исполнителя.

Актуализированный план-график проекта Руководитель проекта направляет Заказчику проекта (Отраслевому заказчику), Куратору проекта, Координатору проекта на согласование. Срок согласования актуализированного плана-графика составляет 7 рабочих дней.

После прохождения последней контрольной точки проекта Руководитель проекта организует проверку достижения всех запланированных результатов проекта. Информация о проверке вносится в контрольную карту проекта.

Руководитель проекта направляет контрольную карту проекта, содержащую информацию о проверке, Куратору проекта, Заказчику проекта (Отраслевому заказчику), Координатору проекта на согласование. Срок согласования контрольной карты составляет 7 рабочих дней.

При необходимости Центральный проектный офис направляет контрольную карту по приоритетному проекту в Экспертный совет для оценки результатов прохождения последней контрольной точки проекта.

Руководитель проекта в течение 3 рабочих дней с даты согласования контрольной карты проекта направляет ее в Центральный проектный офис (Отраслевой проектный офис) для рассмотрения Организационным штабом (Проектным комитетом).

По результатам рассмотрения контрольной карты проекта Организационный штаб (Проектный комитет) принимает одно из следующих решений:

1) об утверждении контрольной карты проекта и приемке результатов проекта и переходе на стадию "Закрытие";

2) о возобновлении работ по проекту;

3) иное решение.

О принятом Организационным штабом (Проектным комитетом) решении Руководитель проекта уведомляет участников команды проекта и заинтересованные стороны проекта в течение 1 рабочего дня после принятия соответствующего решения.

Информация о принятом Проектным комитетом решении направляется Отраслевым проектным офисом в Центральный проектный офис в течение 3 рабочих дней после принятия соответствующего решения.

Администратор проекта размещает протокол заседания Организационного штаба (Проектного комитета) и документы по проекту, разработанные на стадии "Реализация", в Рабочей папке проекта в день поступления к нему соответствующих документов.

5. Стадия "Закрытие"

5.1. Задачей стадии "Закрытие" является подготовка информации об итогах проекта и закрытие проекта.

Основанием для начала стадии "Закрытие" является решение Организационного штаба (Проектного комитета) об утверждении контрольной карты, приемке результатов проекта и переходе на стадию "Закрытие". Завершается стадия "Закрытие" решением Организационного штаба (Проектного комитета) о закрытии проекта и переходе на стадию "Пост-проект" (при необходимости).

В отношении приоритетных проектов управленческие решения о закрытии проекта принимает Организационный штаб. В отношении отраслевых проектов управленческие решения о закрытии проекта принимает Проектный комитет.

5.2. Стадия "Закрытие" включает в себя следующие действия (мероприятия):

- выполнение работ по закрытию проекта;

- оформление итогового отчета по проекту;

- утверждение итогового отчета по проекту.

5.3. Выполнение работ по закрытию проекта.

Руководитель проекта организует передачу результатов проекта ключевым пользователям проекта в соответствии с планом-графиком стадии "Закрытие". При необходимости Руководитель проекта инициирует процедуру размещения информации о результатах проекта в средствах массовой информаци