Раздел 9. Прием, учет, регистрация и распределение документов и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

Раздел 9. Прием, учет, регистрация и распределение документов и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

9.1. Особенности работы с электронными документами.

9.1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД ЛО участниками СЭД ЛО.

Документооборот в Администрации Ленинградской области осуществляется в электронном виде по СЭД ЛО. Передача документов по иным каналам связи или на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, либо настоящей Инструкцией установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками СЭД ЛО, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Документы, поступающие от граждан и организаций в Администрацию Ленинградской области на бумажном носителе, регистрируются управлением делопроизводства в СЭД ЛО и после сканирования и создания электронных образов документов направляются по СЭД ЛО на рассмотрение адресату. Включение электронного образа документа в СЭД ЛО возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.

9.1.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом, который содержит сведения о сертификате ЭП, в том числе номер сертификата, фамилию владельца ЭП, срок действия сертификата, а также название СЭД ЛО, которая является местом хранения документа.

9.1.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам, установленным в настоящей Инструкции в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

9.1.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации Ленинградской области используется ЭП.

9.2. Документы (электронные документы), поступившие на имя Губернатора Ленинградской области, принимаются в отдел по работе со служебной корреспонденцией, в том числе от органов исполнительной власти Ленинградской области, при наличии согласующей подписи курирующего вице-губернатора, члена Правительства Ленинградской области.

9.3. Документы, адресованные руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области, отделом по работе со служебной корреспонденцией не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в СЭД ЛО в соответствующих органах исполнительной власти Ленинградской области.

9.4. Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области, членов Правительства Ленинградской области принимаются работниками их секретариатов (приемных).

9.5. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для перевода в комитет по внешним связям Ленинградской области и с текстом перевода направляется адресату.

9.6. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управления делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.

9.7. При вскрытии поступивших конвертов с документами на бумажных носителях работником отдела служебной корреспонденции проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, один из которых остается в отделе по работе со служебной корреспонденцией, второй приобщается к поступившему документу и направляется адресату, третий направляется отправителю.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.

На конвертах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

9.8. В отделе по работе со служебной корреспонденцией документы (электронные документы), кроме срочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления, поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.

9.9. Отдел по работе со служебной корреспонденцией направляет поступившие документы (электронные документы) адресатам по назначению.

Документы (электронные документы), адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовки информации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальника управления делопроизводства вице-губернаторам или членам Правительства Ленинградской области в соответствии с распределением обязанностей или в органы исполнительной власти Ленинградской области.

Документы (электронные документы), адресованные вице-губернаторам Ленинградской области и членам Правительства Ленинградской области, направляются в их приемные (секретариаты).

9.10. Документы (электронные документы) передаются адресатам в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее - срочные документы), передаются немедленно.

Электронные документы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области и используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) структурным подразделением, ответственным за делопроизводство в этом органе, в СЭД ЛО.

9.11. Зарегистрированные в отделе по работе со служебной корреспонденцией электронные документы передаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области в другой только через отдел по работе со служебной корреспонденцией с переадресацией в СЭД ЛО.

Передача электронных документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области осуществляется через структурное подразделение, ответственное за делопроизводство в этом органе.

9.12. При работе с документами (электронными документами), поступившими в орган исполнительной власти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

9.13. В целях своевременного исполнения электронных документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

9.14. Поступившие документы (электронные документы) представляются в установленном порядке руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области и согласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись, ЭП руководителя и дату.

9.15. Состояние работы с документами (электронными документами) в органе исполнительной власти Ленинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником структурного подразделения, ответственного за делопроизводство в этом органе.

Структурное подразделение, ответственное за делопроизводство в органах исполнительной власти Ленинградской области, ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с данными, занесенными в СЭД ЛО, представляет руководителю этого органа справку о прохождении и исполнении документов.