Раздел 15. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Раздел 15. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

15.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, с указанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов, в том числе документы постоянных, временных рабочих ведомственных и межведомственных комиссий. При этом документы комиссий включаются в соответствующий раздел номенклатуры дел органа исполнительной власти Ленинградской области, ответственного за организационную подготовку их проведения.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются заголовки дел, документов, которые образуются в органе исполнительной власти Ленинградской области в электронном виде, а также автоматизированные информационные системы (далее - АИС): базы, банки данных (отраслевые, учетные, тематические и т.д.). В графе номенклатуры дел "Примечание" делается отметка о месте хранения электронных документов, о месте размещения АИС, баз данных (N кабинета и фамилия ответственного за ведение).

Орган исполнительной власти Ленинградской области обязан ежегодно проводить анализ электронного документооборота и документооборота на бумажных носителях и обеспечивать внесение изменений в номенклатуру дел в части отражения в ней электронных документов.

15.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами.

15.3. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области (приложение 9 к Инструкции) разрабатывается структурным подразделением органа исполнительной власти, осуществляющим функции по обеспечению делопроизводства или работником, ответственным за делопроизводство, на основе предложений (проектов разделов номенклатуры дел) структурных подразделений. Предложения (проекты разделов номенклатуры дел) структурного подразделения органа исполнительной власти готовит ответственный работник подразделения на основе предложений специалистов.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти Ленинградской области оказывает уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела и государственный архив Ленинградской области.

Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области на следующий календарный год разрабатывается вновь или по результатам уточнения действующей номенклатуры дел до 1 ноября текущего года, утверждается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области и вводится в действие с 1 января нового делопроизводственного года. Копия утвержденной номенклатуры дел направляется в управление делопроизводства и в уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела до 1 февраля нового делопроизводственного года.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

Орган исполнительной власти Ленинградской области в обязательном порядке согласовывает номенклатуру дел с центральной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЦЭПМК) уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела раз в три года, а также в случае изменения структуры, штатного расписания, изменения функций - в течение первого года деятельности вновь образованного органа исполнительной власти.

15.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений органа исполнительной власти Ленинградской области, которые заполняются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Допускается по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела структуру номенклатуры делать на основе функционального принципа, то есть по направлениям деятельности.

В утвержденную номенклатуру дел в течение года вносятся изменения (дополнения) в случае появления новых дел, для чего используются резервные номера.

15.5. Графы номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом:

В графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел по следующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органов исполнительной власти Ленинградской области.

Так, в номенклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительными документами органа исполнительной власти Ленинградской области.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "ДСП", журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, структурного подразделения);

корреспондент (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, которому адресуют и от которого получают документ);

вопрос и краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области".

При наличии в деле нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке, например:

"Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области".

Если документы, имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при формировании заголовка дела используется термин "Документы".

В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет сформировано дело, например:

"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, например:

"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения) или приводится общее видовое название, например:

"Протоколы заседаний коллегии комитета".

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения или обобщенное видовое название без конкретного перечисления, например:

"Переписка с Росархивом о...";

"Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, в заголовке дела указывается его название, например:

"Переписка с организациями Ленинградской области о выполнении договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название, например:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Ленинградской области о проведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа, например:

"Распоряжения Губернатора Ленинградской области по вопросам основной деятельности за 2015 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал, например:

"Годовые планы работы управления";

"Месячные планы работы комитета";

"Предложения комитета в календарный план работы органов исполнительной власти на месяц";

"Годовой бизнес-план работы";

"Квартальный баланс доходов и расходов за второй квартал 2015 года".

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в органе исполнительной власти Ленинградской области, государственном учреждении, в заголовке указывается номер формы, например:

"Личные карточки (форма Т-2)".

В заголовках дела при необходимости указывается, что документ представлен копией, например:

"Распоряжения Губернатора Ленинградской области. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и в заголовки томов при необходимости могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.

В графе 4 "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558, действующими отраслевыми перечнями, а также номер статьи соответствующего перечня, например, "5 лет, ст. 235 т.п." или "Пост. Ст. 12 в.п." Полное наименование используемого(ых) перечня(ей) указывается в предисловии к номенклатуре дел.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие историческую и практическую ценность, в соответствии с действующими перечнями проставляется срок хранения и отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Данная отметка означает, что дело подлежит обязательному полистному просмотру при проведении экспертизы ценности.

В случае если включенные в номенклатуру дела документы отсутствуют в действующих перечнях, срок хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной власти Ленинградской области по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. В таком случае в графе "Срок хранения" указывается срок хранения, который устанавливает экспертная комиссия и отметка ЭК, например "5 лет, ЭК". В данном случае ссылка на перечень не делается.

Графа 5 "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел и т.п. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.

Формирование дел

15.6. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены в дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.

Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляется отметка "В дело N...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости - отметка о решении вопроса, изложенного в документе.

Неисполненные и (или) неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

15.7. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного лица в органе исполнительной власти Ленинградской области, государственном учреждении, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "том 1", "том 2" и т.д.;

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или в алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);

8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;

10) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается формировать в отдельные дела "входящую" и "исходящую" переписку;

11) утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

12) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;

13) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Экспертиза ценности документов

15.8. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти Ленинградской области проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел к передаче на хранение в архив. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной власти Ленинградской области.

Экспертизе ценности подлежат все документы, независимо от способа их создания, в том числе электронные документы и электронные копии документов, которые хранятся в СЭД ЛО. До проведения экспертизы ценности в установленном порядке уничтожение документов не допускается.

15.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

15.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Это относится, прежде всего, к документам, подписанным или правленным Губернатором Ленинградской области.

Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

15.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение 11 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например:

"Уничтожено 02.04.2017" или "Передано на хранение в______ по описи 04.02.2017" и т.п.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение документов до утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, по личному составу уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела не допускается.

15.12. В случае обнаружения отсутствия дел постоянного хранения, числящихся в номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры по розыску дел не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение 12 к Инструкции), который утверждается руководителем после рассмотрения ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. На рассмотрение ЦЭПМК представляется акт об утрате документов с информацией (справкой) о причинах утраты документов, а также мерах, принятых для их розыска.

Систематизация документов внутри дела.

15.13. В ходе проведения экспертизы ценности осуществляется проверка правильности формирования дел и систематизация документов в делах. В необходимых случаях проводится переформирование и пересистематизация документов внутри дела.

15.14. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе о их местонахождении.

15.15. Документы внутри дела должны располагаться в хронологическом порядке.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, приложения и примечания к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельные дела.

Если приложением к документу является утверждаемый документ, в верхнем правом углу приложения должна быть проставлена отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа. При этом на приложении должны быть подписи составителя и руководителя подразделения, подготовившего документ, а также проставлена дата.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

15.16. Необходимо иметь в виду, что в делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке документов к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым.

15.17. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решения Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, имеется секретная информация, все документы по данному вопросу передаются в особую часть.

Оформление дел

15.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела (приложение 13 к Инструкции), составление внутренней описи документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление реквизитов обложки.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

15.19. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем ПВА.

15.20. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 15 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

15.21. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, которая уточняется и конкретизируется (см. раздел "Составление описи дел").

15.22. Даты на обложке должны соответствовать году начала и окончания дела. Крайними датами дела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в деле) и конечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок органа исполнительной власти Ленинградской области.

При выведении крайних дат не учитываются дата списания документов в дело и дата списания дела в архив, даты резолюций, даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

15.23. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

15.24. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

15.25. К каждому делу составляется лист-заверитель установленной формы (приложение 13 к Инструкции).

В листе-заверителе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются работниками архива.

В листах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются количество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

15.26. При изменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области в период, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новое наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнее наименование заключается в скобки.

Подшивка (переплет) дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу проводится после утверждения (согласования) описей дел уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела и утверждения их руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.27. В случае выявления ошибок после подшивки дел и необходимости переподшивки документов из одного дела в другое на обложке дела, из которого документ изымается, указывается в какое дело документ переподшит.

Передача и временное хранение документов в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области до передачи на хранение в государственный архив Ленинградской области

15.28. Документы постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в течение 10 лет до передачи в государственный архив Ленинградской области хранятся в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области.

Орган исполнительной власти Ленинградской области обязан обеспечить в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством условия для обеспечения сохранности документов.

15.29. Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачи их на постоянное (вечное) хранение в государственный архив Ленинградской области.

15.30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются из структурных подразделений в архив органа исполнительной власти Ленинградской области не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Ленинградской области, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

15.31. Передача документов в архив органа исполнительной власти Ленинградской области производится по сдаточным описям дел. Сдаточная опись составляется ответственным работником структурного подразделения, передающего дела, и подписывается его руководителем (начальником департамента, отдела, сектора).

Прием дел в архив производится работником, ответственным за архив или работником архива органа исполнительной власти Ленинградской области в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив или работника архива органа исполнительной власти Ленинградской области и лица, передавшего дела).

В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается надпись "В архив", которая заверяется подписью руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись "В архив" делается на последнем листе сдаточной описи.

Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются для переоформления.

По указанию руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела.

15.32. Изъятие документов из дела осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательством, по резолюции руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. При изъятии в дело в обязательном порядке вкладывается заверенная копия документа. В дело фонда помещается акт изъятия документа.

15.33. В случае ликвидации структурного подразделения органа исполнительной власти Ленинградской области руководитель структурного подразделения обязан организовать передачу неупорядоченных документов из структурного подразделения в архив органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.34. В случае реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области руководитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области, обязано в течение одного месяца с момента принятия такого решения организовать формирование всех имеющихся документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформление дел и передачу их в орган исполнительной власти Ленинградской области, который является правопреемником.

15.35. При ликвидации органа исполнительной власти Ленинградской области руководитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области, обязано обеспечить в установленном порядке передачу документов постоянного хранения, временного хранения и по личному составу в государственный архив Ленинградской области. Передача документов в государственный архив Ленинградской области осуществляется органом исполнительной власти Ленинградской области за счет средств областного бюджета Ленинградской области в установленном порядке.

Составление описей дел

15.36. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи дел. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда органа исполнительной власти Ленинградской области, предназначенный для их учета и раскрытия содержания в архиве органа исполнительной власти, в государственном архиве Ленинградской области и в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Основой составления описи дел является номенклатура дел. Методическую помощь в подготовке описей оказывает уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.

Сводная опись дел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется работником, ответственным за архив, или структурным подразделением, отвечающим за работу архива, на основе сдаточных описей структурных подразделений органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.37. В зависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Также отдельные описи составляются на различные виды документации постоянного хранения: управленческую, научно-техническую, землеустроительную, лесоустроительную, документацию по приватизации имущества и иную.

15.38. Опись постоянного хранения составляется ежегодно или за несколько лет (за два года и более). Опись, составленная за год, носит название "годовой раздел описи".

Сводная опись дел органа исполнительной власти Ленинградской области - это опись за год (годовой раздел) или опись за несколько лет, составленная на основе описей дел структурных подразделений (сдаточных описей).

15.39. Дела в сводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской области систематизируются на основе хронологически-структурного принципа (по годам, внутри годовых разделов - по структурным подразделениям). Допускается также формировать опись на основе хронологически-номинального (по годам, внутри годовых разделов - по значимости документов) или хронологически-функционального принципа (по годам, внутри годовых разделов -по функциональным направлениям деятельности). При составлении описей научно-технической, иной специфической документации схема систематизации согласовывается с уполномоченным органом Ленинградской области в области архивного дела.

15.40. Опись дела состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи (приложения 17 - 19 к Инструкции).

Описательная статья описи включает:

порядковый номер единицы хранения;

индекс единицы хранения (по номенклатуре дел);

заголовок единицы хранения;

крайние даты единицы хранения;

срок хранения (для описей дел, документов временного хранения);

количество листов в единице хранения;

примечание.

15.41. Опись дел составляется в соответствии со следующими основными требованиями:

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть также вносятся в опись под самостоятельным номером.

Порядок нумерации дел в описи - валовый (то есть по порядку) за весь период составления описи. Если годовой раздел описи N 1 дел постоянного хранения за 2015 год заканчивается делом N 230, то годовой раздел описи N 1 дел постоянного хранения за 2016 год начинается с дела N 231. Опись дел не продолжается при достижении номера дела 9999.

Заголовок дела в опись всегда вносится полностью. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками слова "то же" для замены повторяющегося заголовка не используются. Заголовок дела не разбивается (не переносится) с одного листа описи на другой. Не допускается использование в описи сокращений слов в заголовке дела. Например: "дог.", "бух. баланс" и т.д. Если в заголовках используются аббревиатуры, сокращения, к описи в обязательном порядке составляется список сокращений.

Заголовок в описи должен соответствовать заголовку на обложке дела.

Заголовок дела в описи всегда составляется на основе заголовка дела в номенклатуре дел, но после его уточнения, конкретизации.

Так, например, если в номенклатуру включен заголовок "Годовой отчет по основной деятельности", после уточнения он формулируется следующим образом: "Отчет по основной деятельности комитета за 2015 год". Если в номенклатуру включено дело с общим заголовком "Годовой статистический отчет", то при включении данного отчета в опись следует привести название статистического отчета и указание формы отчета:

"Статистический отчет "Показатели основных направлений и результатов деятельности муниципальных архивов Ленинградской области" (ф. N 1) за 2016 год и документы к нему".

При обобщенном указании видов статистических отчетов в заголовке перечисляются номера форм, а полные наименования отчетов раскрываются в предисловии к описи, например:

"Статистические отчеты комитета по основным направлениям деятельности (ф. N 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к) за 1999 год".

При наличии в деле нескольких видов документов по одному вопросу (не менее трех), не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется термин "документы". После слова "документы" в скобках указываются названия основных видов документов, включенных в дело, например:

"Документы (справки, таблицы, графики и др.) о проведении мониторинга изменения цен на сельскохозяйственную продукцию".

Если дело включает основной документ (например, протокол) вместе с дополняющими его документами разного вида (справки, отчеты, доклады и др.), то в заголовке указывается вид основного документа, его содержание, авторство, а в конце заголовка указывается "и документы к нему" с раскрытием в скобках состава прилагаемых документов, например:

"Протокол заседания комиссии по повышению качества и доступности предоставления государственных и муниципальных услуг в Ленинградской области и документы к нему";

"Поручения Губернатора Ленинградской области и документы (доклады, служебные записки, обоснования, переписка) по их исполнению".

При составлении заголовков к таким документам как штатное расписание, сметы доходов и расходов, которые формируются в одно дело со всеми изменениями и дополнениями к ним, указывается название основного документа в единственном числе и в конце заголовка отмечается "и изменения к нему", например:

"Смета доходов и расходов Управления делами Правительства Ленинградской области на 2017 год и изменения к ней".

В заголовках дел с распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями), протоколами после наименования вида документа указываются их крайние (регистрационные) номера, название организации - фондообразователя (автора) указывается в обобщенной форме, например:

"Приказы N 1 - 100 председателя комитета по основной деятельности";

"Протоколы N 1-10 заседаний ЦЭПМК управления и документы (доклады, сведения, отчеты) к ним".

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа.

В заголовках дел, содержащих переписку, помимо общего наименования вида документов "переписка" требуется указывать наименование корреспондента (название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы или кому они адресованы), а также тему переписки, например:

"Переписка управления с Росархивом по вопросам формирования перечней государственных услуг и функций в области архивного дела".

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое название корреспондентов, например:

"Переписка управления с органами прокуратуры Ленинградской области по вопросам осуществления контроля за соблюдением на территории Ленинградской области законодательства об архивном деле в Российской Федерации".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются, например:

"Переписка управления с органами местного самоуправления по вопросам организации и развития архивного дела в муниципальных образованиях Ленинградской области".

"Переписка управления с органами местного самоуправления об осуществлении отдельных государственных полномочий в области архивного дела".

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок, не раскрывающих содержание документов, таких, например, как "разная переписка", "общая переписка".

Не допускается употребление формулировки "исходящая переписка", "входящая переписка", так как выделенная к постоянному хранению переписка по одному вопросу группируется в деле в хронологической последовательности за один календарный год, документ-ответ помещается за документом-запросом.

15.42. Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, протоколов заседаний, творческой документации, дел по одному вопросу, переписки, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы и т.д.).

Даты распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.), положений, инструкций, правил, регламентов указываются по времени их утверждения, а если документы не датированы, то по времени опубликования или введения в действие.

Датами протоколов являются даты проведения заседаний.

Даты актов указываются по дате их составления (подписания).

Крайними датами журнала (книги) регистрации являются даты первой и последней записей в журнале (книге).

15.43. Оформление переходящих дел в описи: переходящее дело первый раз вносится в опись по дате заведения. В последующих годовых разделах описи заголовок дела повторяется, но уже без присвоения номера по описи (последний раз вносится в годовой раздел по дате последнего документа). Количество листов и крайние даты переходящего дела указываются в описи только при первом внесении дела в опись.

15.44. Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим организациям, уничтожении со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15.45. В состав справочного аппарата к описи входят: титульный лист, предисловие, список сокращений; историческая справка, при необходимости оглавление и указатели.

На титульном листе описи указываются: последнее полное наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, оставляется отметка о номере фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения (приложение 20 к Инструкции). По согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела, государственным архивом Ленинградской области в органе исполнительной власти Ленинградской области на обложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.

Если наименование органа исполнительной власти Ленинградской области изменялось, на титульном листе (в случае необходимости на дополнительном листе) указываются все переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

15.46. В предисловии к описи кратко излагаются сведения о функциях органа исполнительной власти Ленинградской области, переименования органа исполнительной власти Ленинградской области в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись, а также указываются особенности составления описи (наличие переходящих дел, отражение полноты состава документов постоянного хранения в описи, особенности формирования дел и схема систематизации дел в описи).

15.47. Описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менее чем в двух экземплярах.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

Описи (годовые разделы описей) структурных подразделений органа исполнительной власти составляются в двух экземплярах, один из которых передается в архив, другой остается в структурном подразделении.

15.48. На рассмотрение ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела представляются не менее чем через три года после завершения делопроизводством дел:

описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения - для утверждения;

описи (годовые разделы описей) дел по личному составу - для согласования.

После утверждения (согласования) описей ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела описи утверждаются руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.49. Внесение изменений в опись (годовой раздел описи) дел, документов после их утверждения (согласования) допускается только на основании соответствующего решения ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.

15.50. В государственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, три экземпляра описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЦЭПМК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

15.51. Вместе с описью постоянного хранения на утверждение ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела представляется историческая справка (дополнение к исторической справке). Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю органа исполнительной власти Ленинградской области со ссылками на соответствующие нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации - предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу). Историческая справка подписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится в деле фонда, второй - передается в государственный архив Ленинградской области.

Использование документов архива

15.52. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующего архива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения под роспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).

В архиве ведется книга выдачи дел во временное пользование.

15.53. К каждому делу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области, в случае если оно выдается для использования, оформляется лист использования документов (приложение 16 к Инструкции), который заполняется при каждой выдаче дела для ознакомления пользователю. В листе использования при этом делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилии ознакомившегося, а также перечень номеров документов дела, с которыми он ознакомлен.

15.54. Изъятие документов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается, за исключением установленных законодательством.

15.55. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, изымать или заменять отдельные листы.

15.56. Ознакомление с подлинниками областных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется только в помещении архива.

15.57. Документы из архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляются для ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменным запросам в установленном порядке, о чем делается запись в учетных документах архива (карте-заместителе дела, листе использования документов, книге выдачи дел во временное пользование) и оформляется акт о выдаче дел во временное пользование (приложение 22 к Инструкции).