Приложение 4. Порядок представления отчетности об использовании субсидии на финансовое обеспечение затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на организацию и проведение мероприятий в рамках конкурса "Музейный Олимп"

Приложение 4
к распоряжению
Комитета по культуре
Санкт-Петербурга
от 28.05.2018 N 257

Порядок
представления отчетности об использовании субсидии на финансовое обеспечение затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на организацию и проведение мероприятий в рамках конкурса "Музейный Олимп"

1. Настоящий Порядок определяет правила представления отчетности об использовании субсидии на финансовое обеспечение затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на организацию и проведение мероприятий в рамках конкурса "Музейный Олимп" (далее - субсидия), сроки представления указанной отчетности, а также порядок составления и подписания акта о выполнении обязательств по договору о предоставлении субсидии.

2. Победитель конкурсного отбора на предоставление в 2018 году субсидии (далее получатель субсидии) в течение четырнадцати календарных дней после окончания проведения мероприятий в рамках конкурса "Музейный Олимп" (далее - конкурс), представляет в организационный отдел Комитета по культуре Санкт-Петербурга (далее - Комитет) следующие документы:

творческий отчет о проведении конкурса (далее - творческий отчет), содержащий сведения о месте и времени проведения конкурса, участниках конкурса, информацию о количестве посетителей (зрителей, слушателей) конкурса, о световом, звуковом, видео- и декорационном оформлении, об изготовлении полиграфической продукции (пригласительные билеты, буклеты, афиши и т.д.), рекламной поддержке и освещении конкурса в средствах массовой информации, с приложением ксерокопий статей, опубликованных в средствах массовой информации и рекламных материалов в связи с проведением конкурса, фотоотчета на бумажном носителе, фото- и видеоматериалов на электронном носителе, по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку (далее - творческий отчет);

финансовый отчет об исполнении сметы затрат на проведение конкурса (далее - финансовый отчет), являющейся приложением к договору о предоставлении субсидии (далее - договор), содержащий полную информацию о расходовании средств субсидии, с приложением копий документов, подтверждающих наличие затрат по направлениям затрат, предусмотренных постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 28.04.2018 N 340 "О Порядке предоставлении в 2018 году субсидии на финансовое обеспечение затрат на организацию и проведений мероприятий в рамках конкурса "Музейный Олимп" (далее - постановление), по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку (далее - финансовый отчет).

Документами, подтверждающими наличие затрат, являются:

документы, подтверждающие возникновение обязательства: при заключении договоров со сторонними организациями и физическими лицами - договоры, включая агентские, счета, копии лицензий - при осуществлении лицензируемых видов деятельности;

документы, подтверждающие возникновение денежного обязательства: счета-фактуры, акты, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, путевые листы расчетные или расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты с приложением копий документов, посадочных талонов, проездных билетов и прочих документов подтверждающих произведенные расходы;документы, подтверждающие факт выдачи призовой (наградной) и сувенирной продукции: акты списания, ведомости выдачи с подписями конечных получателей;

фотоотчет (фотоизображения на бумажном (21,0 х 29,7 см) (не менее десяти) и цифровом носителях (не менее тридцати), подтверждающий оказание услуг в рамках проведенного конкурса (в том числе фото призовой (наградной) и сувенирной продукции, транспортных средств с государственным регистрационным знаком, используемого оборудования, и пр.)

иные документы, подтверждающие фактически понесенные затраты по направлениям затрат, предусмотренных постановлением.

Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидии.

Творческий и финансовый отчет представляются в Комитет с сопроводительным письмом получателя субсидии. Все листы творческого и финансового отчетов должны быть отдельно пронумерованы, прошиты и заверены подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидии.

3. Организационный отдел Комитета в течение одного рабочего дня после регистрации передает творческий отчет и финансовый отчет в отдел культурно-исторического наследия Комитета (далее - отдел).

4. Специалист отдела по поручению начальника отдела в течение четырнадцати календарных дней рассматривает творческий отчет на предмет соответствия календарному плану, являющемуся приложением к договору, и финансовый отчет на предмет соответствия видов расходов, указанных в смете затрат, являющейся приложением к договору, фактическим видам расходов на проведение конкурса.

5. В случае отсутствия замечаний к творческому отчету и(или) финансовому отчету специалист отдела визирует творческий отчет, визирует финансовый отчет в части, указанной в пункте 2 настоящего Порядка, и направляет:

творческий отчет на утверждение первому заместителю председателя Комитета;

финансовый отчет на рассмотрение в отдел программно-целевого планирования в сфере культуры Комитета (далее - отдел планирования).

6. В случае отсутствия замечаний к творческому отчету первый заместитель председателя Комитета в течение трех рабочих дней утверждает творческий отчет и передает его на рассмотрение в отдел планирования.

7. В случае наличия замечаний к творческому отчету и(или) финансовому отчету специалист отдела в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение по творческому и(или) финансовому отчету и направляет для рассмотрения и подписания в течение двух рабочих дней первому заместителю председателя Комитета. Мотивированное заключение, подписанное первым заместителем председателя Комитета, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидий, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет творческий отчет и(или) финансовый отчет, доработанные с учетом замечаний.

8. Специалист отдела планирования по поручению начальника отдела планирования в течение четырнадцати календарных дней после поступления к нему творческого и финансового отчетов рассматривает финансовый отчет на предмет соответствия объемов расходов и первичных учетных документов смете затрат, визирует финансовый отчет и передает его на подписание заместителю председателя Комитета, координирующему и контролирующему деятельность отдела планирования (далее - заместитель председателя Комитета), с приложением творческого отчета.

9. При отсутствии замечаний по финансовому отчету заместитель председателя Комитета в течение трех рабочих дней подписывает финансовый отчет и передает его на подписание первому заместителю председателя Комитета с приложением творческого отчета.

10. В случае наличия замечаний по финансовому отчету специалист отдела планирования в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение и направляет его для рассмотрения и подписания заместителю председателя Комитета. Мотивированное заключение, подписанное заместителем председателя Комитета, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии посредством почтовой связи либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет финансовый отчет, доработанный с учетом замечаний, сопроводительным письмом.

11. После подписания творческого и финансового отчетов первым заместителем председателя Комитета отдел планирования подготавливает проект акта о выполнении обязательств по договору.

12. Проект акта о выполнении обязательств по договору направляется специалистом отдела получателю субсидий по электронной почте либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидий под подпись.

Получатель субсидии в течение трех рабочих дней представляет в отдел подписанный в двух экземплярах акт о выполнении обязательств по договору. Специалист отдела визирует акт о выполнении обязательств по договору и передает его на подпись первому заместителю председателя Комитета.

13. В случае если получатель субсидии не представил творческий и(или) финансовый отчет, а также документы, подтверждающие наличие затрат, в сроки, указанные в настоящем Порядке, либо не устранил замечания в случаях, предусмотренных пунктами 7 и 10 настоящего Порядка, Комитет принимает решение о возврате субсидии в бюджет Санкт-Петербурга в соответствии с постановлением.

14. Вся документация, связанная с предоставлением субсидии на финансовое обеспечение затрат на проведение конкурса, формируется специалистом отдела планирования и передается в отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета на хранение.