Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 3 октября 2018 г. N 565-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности" (с изменениями и дополнениями)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга
от 3 октября 2018 г. N 565-п
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности"

В соответствии с распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга"

приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет).

2. Признать утратившими силу:

2.1 Приказ Комитета от 08.05.2014 N 163-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности".

2.2 Приказ Комитета от 31.10.2016 N 537-п "О внесении изменений в приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности от 08.05.2014 N 163-п".

3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Романова А.В.

Председатель Комитета

Л.П. Богданов

Утверждена
приказом Комитета
по вопросам законности,
правопорядка и безопасности
от 3.10.2018 N 565-п

Инструкция
по делопроизводству в комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Инструкция) разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга", Федерального Закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.

1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции структурными подразделениями Комитета осуществляет Организационный отдел.

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Руководители и работники структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают председателю Комитета или заместителю председателя Комитета по направлению деятельности об утрате документов.

1.9. При уходе работника Комитета в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику Комитета по указанию руководителя структурного подразделения Комитета.

1.10. Порядок прохождения документов, организации контроля за исполнением документов разработаны в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Комитета и изложены в разделе 7 и 10 настоящей инструкции.

1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование Комитета является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа, подготавливаемого в Комитете, могут быть структурные подразделения Комитета: "Управление организации мероприятий гражданской защиты и пожарной безопасности", "Отдел по вопросам государственной службы и кадров".

Сокращенное наименование Комитета не приводится, так как оно не закреплено в Положении о Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 23.01.2008 N 46 "О мерах по совершенствованию системы гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности в Санкт-Петербурге"

2.1.4. Наименование структурного подразделения Комитета - автора документа

Если автором документа является структурное подразделение Комитета, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации.

2.1.5. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефонов телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование Комитета, наименование структурного подразделения).

2.1.7. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя или более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, но она ставится в указанном месте. Если место для него не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифрами или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.10. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Санкт-Петербург

Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности

2.1.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного листа к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                               Для служебного пользования Экз. N 1

2.1.12. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                        Администрация Губернатора

                                        Санкт-Петербурга

                                        Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии, например:

                                   Председателю

                                   Законодательного Собрания

                                   Санкт-Петербурга

                                   Макарову В. С.

При адресовании документа в несколько однородных исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно, например:

                                  Администрациям районов

                                  Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила), а также Реестром названий элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденными постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе"):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется исполнительному органу, в реквизите "Адресат" указывается его наименование, затем почтовый адрес, например:

                                  Комитет по благоустройству

                                  Санкт-Петербурга

                                  Караванная ул., д. 9,

                                  Санкт-Петербург, 191011

При адресовании документа должностному лицу указывают наименование исполнительного органа, фамилию, инициалы, почтовый адрес, при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                  Председателю Архивного комитета

                                  Санкт-Петербурга

                                  Соколову С.А.

                                  Таврическая ул., д. 39

                                  Санкт-Петербург, 191015

                                  Калинину КП.

                                  Садовая ул., д. 5, кв. 12,

                                  г. Липки, Киреевский р-н,

                                  Тульская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

                                  Комитет по информатизации

                                  и связи

                                  kis@gov.spb.ru

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается:

                                (по списку).

2.1.13. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с даты его утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения, например:

                                       Утверждаю

                                       Председатель

                                       Комитета по вопросам законности

                                       правопорядка и безопасности

                                       Личная подпись  Л. П. Богданов

                                       17.05.2018

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Председатель Комитета по           Председатель Комитета по вопросам

информатизации и связи             законности, правопорядка и

                                   безопасности

Личная подпись       Д.П. Чамара   Личная подпись      Л.П. Богданов

23.08.2018                         23.08.2018

При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

                                   Утверждено

                                   Приказом

                                   Комитета по вопросам законности,

                                   правопорядка и безопасности

                                   от 02.04.2018 N 55-п

Наименование исполнительного органа, включаемого в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

располагают в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".

Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), что? например:

     О создании аттестационной комиссии

     Должностной регламент главного специалиста

2.1.15. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Отдельные правила написания официальных наименований приведены в приложении N 3 к Инструкции. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилий.

В подписи документа инициалы ставятся перед фамилией.

2.1.16. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поря.

Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

   Приложение:    1. Положение о Морском совете при Правительстве

                  Санкт-Петербурга на 3 л. в 1 экз.

                  2. Состав Морского совета при Правительстве

                  Санкт-Петербурга на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: Договор от 31 марта 2018 N 27 и приложения к нему,

всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

     Приложение: в 3 экз. или

     Приложение: Техническое задание на разработку системы

"Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:

     Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметка о приложении оформляется следующим образом;

     Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", выравнивается по левому краю и указываются данные распорядительного документа в дательном падеже (его вид, дата и регистрационный номер), например: и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например

                                          Приложение N 3

                                          к распоряжению Губернатора

                                          Санкт-Петербурга

                                          от 14.01.2017 N 8-рг

Если распорядительный документ имеет только одно приложение, то оно не нумеруется. При наличии двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.

2.1.17. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных исполнительными органами, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова Согласовано должности лица, которым согласован документ его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

                                    Согласовано

                                    Председатель

                                    Комитета по вопросам законности,

                                    правопорядка и безопасности

                                    Личная подпись     Л.П. Богданов

                                    23.08.2018

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме:

                                    Согласовано

                                    Председатель Комитета

                                    по вопросам законности,

                                    правопорядка и безопасности

                                    от 26.02.2018N 27-6313/18-1-1

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:

                              Лист согласования

                                Положение о...

Согласовано                                 Согласовано

Председатель                                Начальник

Комитета по вопросам законности,            Юридического отдела

правопорядка и безопасности                 Комитета по вопросам

Личная подпись     Л.П. Богданов            законности, правопорядка

14.04.2018                                  и безопасности

                                            Личная подпись Л.И. Матвеенко

                                            14.04.2018

2.1.18. Виза

Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица исполнительного органа с содержанием проекта документа.

Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи) и дату подписания, например:

                             Председатель Комитета по вопросам

                             законности, правопорядка и безопасности

                             Личная подпись            Л.П. Богданов

                             23.08.2018

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

                             Замечания прилагаются

                             Председатель Комитета по вопросам

                             законности, правопорядка и безопасности

                             Личная подпись           Л. П. Богданов

                             25.02.2018

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.19. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения, например:

Председатель Комитета

по вопросам законности,

правопорядка и безопасности      Личная подпись        Л.П. Богданов

При использовании бланка документа этот же реквизит оформляется следующим образом:

Председатель Комитета            Личная подпись       Л. П. Богданов

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

          Председатель

Комитета по вопросам законности,

  правопорядка и безопасности      Личная подпись      Л.П. Богданов

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

   Заместитель председателя             Заместитель председателя

   Комитета по вопросам законности,     Комитета по вопросам законности,

   правопорядка и безопасности          правопорядка и безопасности

   Личная подпись А. В. Романов         Личная подпись   А.Я. Шевченко

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

  Заместитель председателя

  Комитета по вопросам законности,

  правопорядка и безопасности   Личная подпись     А.Я. Шевченко

  Начальник Финансово-бухгалтерского

  Управления - главный бухгалтер     Личная подпись      КВ.Шаркова

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии, например:

   Председатель комиссии        Личная подпись      А.В. Романов

   Заместитель

   председателя комиссии        Личная подпись      В. В. Белоцерковский

   Секретарь комиссии           Личная подпись      И.П. Саввин

   Члены комиссии:              Личная подпись      В.М. Купырев

                                Личная подпись      Г. В. Мельников

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За", или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности начальника

Финансово-бухгалтерского управления  Личная подпись   Ю.С. Погодаева

2.1.20. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи и аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться и накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством, например:

	Герб Санкт-Петербурга	Подписано ЭП
		Романов А.В.
		Заместитель председателя Комитета
	Сертификат N 00Г552АС1/1500СВАВЕ7ИЕВЕ37В2Г8В89 Дата подписи 25.09.2018 14:03

2.1.21. Печать

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление гербовой печати осуществляется на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 4 к Инструкции.

Оттиск печати без изображения герба проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительного органа, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати следует проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документа иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи. Например:

     Снегирев Н. С.

     576-65-67

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения, должности и электронным адресом исполнителя, например:

     Снегирев Никита Сергеевич,

     Юридический отдел, главный специалист-юрисконсульт

     (812) 576-65-67, snegirev@zakon.gov.spb.ru

Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера.

2.1.23. Отметка о заверении копии

На копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения, например:

Верно

Начальник Организационного отдела    Личная подпись    А.А. Иноценко

26.04.2018

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии",

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5x6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:

	В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов
	ВЕРНО
	Начальник Организационного отдела
	Личная подпись	А.А. Иноценко
	"_____"___________ 2018
	М.П.

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

Копия электронного документа представляется в виде копии на бумажном носителе, заверенной в порядке, установленном в настоящем пункте, с указанием, в какой государственной информационной системе Санкт-Петербурга хранится электронный документ.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), заверяется электронной подписью руководителя исполнительного органа или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, представляемых на физически обособленных носителях информации, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном документе к копиям электронных документов указывается: наименование государственной информационной системы Санкт-Петербурга, в которой хранятся документы;

наименование документов, копии которых направляются получателю;

название файлов документов с указанием формата файла;

объем каждого файла в байтах.

При этом на физически обособленном носителе информации или на прикрепляемом к нему листе указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Для представления в другой исполнительный орган, физическому лицу копия электронного документа направляется Комитетом с сопроводительным письмом (в электронной форме если копия представляется по сети "Интернет", или на бумажном носителе, если копия представляется на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименование документа, его даты и номера (при наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

2.1.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Комитет содержит наименование Комитета, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

2.1.25. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом Комитета и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым дается указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровка подписи, дата, например:

                                 Прудских Г. И.

                                 Бакулину В.В..

                                 Прошу подготовить проект

                                 распоряжения Губернатора

                                 Санкт-Петербурга по данному

                                 вопросу к 24.07.2018

                                 Личная подпись Расшифровка подписи.

                                 17.05.2018

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

2.1.26. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации или Санкт-Петербурга, распорядительным документом и (или) резолюцией руководителя.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".

2.1.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которую помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка об исполнении документа и направлении его дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Комитета, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс 05.04.2018

В дело N 07-139

Начальник отдела  Личная подпись  Л.А. Гаранина

05.04.2018

                            или

Издан приказ от 18.08.2018 N 386-П

"О создании экспертной комиссии"

В дело N 16

Начальник Организационного отдела

Личная подпись       А.А. Иноценко

12.04.2018

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении N 5 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата АЗ могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов. Схема применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4 приведена в приложении N 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.097-2016.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга

Образцы бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) документов исполнительных органов и структурных подразделений исполнительных органов разрабатываются Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга.

В Комитете используется электронный вид гербовых бланков.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой вводной (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости), например:

   В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от

14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного

мониторинга водных объектов" ...

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

В распорядительных документах (постановление, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа постановляю", "приказываю").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ( "постановляет ", "решил " и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" употребляются в форме множественного числа.

3.2. Порядок оформления и рассылки распоряжений и приказов Комитета

3.2.1. Распоряжения и приказы Комитета (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Комитета, название вида акта (распоряжение, приказ), дату, номер, заголовок к тексту, подпись.

Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12 через 1-1,5 межстрочных интервала.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля, и отделяется от преамбулы и постановляющей (распорядительной) части правового акта одним межстрочным интервалом.

Преамбула в приказе Комитета завершается словом

"ПРИКА3ЫВАЮ".

Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" печатается отдельной строкой, полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек и отделяются от преамбулы и распорядительной части акта одним межстрочным интервалом.

При отсутствии преамбулы текст правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения.

3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.1.14 Инструкции.

3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например:

     Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов. Листы приложений имеют самостоятельную нумерацию, которая начинается со второго листа приложения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Комитета" и печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Образец оформления распоряжения представлен в приложении N 9 к Инструкции, приказа - в приложении N 8 к Инструкции.

Правовой акт после подписания Председателем Комитета регистрируется, затем правовой акт тиражируется и рассылается организационным отделом согласно списку рассылки. Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года.

При регистрации правовых актов используется буквенно-цифровая индексация. Регистрационный номер дополняется соответствующими буквами:

по основной деятельности:

в приказе Комитета - "п";

в распоряжении Комитета - "р"

по кадровым вопросам:

в приказе Комитета - "ок"

Например:

     "Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности

от 17.02.2018 N 58-п".

3.2.7. Электронные копии правовых актов рассылаются в соответствии со списком рассылки посредством ЕСЭДД.

3.3. Порядок оформления иных документов

3.3.1. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.

Протоколы заседаний и совещаний с участием председателя Комитета, заместителей председателя Комитета оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении N 10 к Инструкции.

Протоколы делятся на краткие и полные.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия, например:

     Протокол совещания с участием председателя Комитета

В разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.

В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:

1. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ...

2. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ и т.д.

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).

После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки организационным отделом.

3.3.2. Акт

Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

3.3.3. Служебное письмо

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Руководители структурных подразделений Комитета несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных организаций, необходимо направить письма-поручения в каждую организацию отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются:

     Уважаемый Сергей Петрович!

     Уважаемый господин Титов!

     Уважаемая госпожа Петровская!

     Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена

получателей письма).

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

Текст письма, как правило, не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в Комитете.

3.3.4. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют:

на цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

на текстовые (содержат только текст);

на смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа) и др.

Структура таблицы представлена ниже.

Головка (шапка) таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
Заголовок строк	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик	Прографка (Графы)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы,

При составлении номенклатуры дел Комитета, головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг.).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени Председателя Комитета оформляются на гербовых бланках писем.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

4.2. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами через 1 интервал.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

     ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

     ХАРАЛЬДУ V,

     КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

     г. Осло

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.3. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны, предусматриваются следующие реквизиты:

4.3.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

                                    American National Social

                                    Institute

                                    15 Noth 32^nd Street

                                    NEW YORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

                                    Mr.A. Widmar, Chairman,

                                    D.Coke and Son Ltd

                                    LONDON SWK48C

                                    ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

                                     Mr. Luis Serrano Correcher

                                     34 Calle Alcala 6a pi.

                                     (servicio de prenca)

                                     MADRID 28071

                                     ESPANA

4.3.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.3.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.3.4. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

     "Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия, например:

     "Уважаемый господин Блэк!", "Уважаемая госпожа Смит!".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В тексте писем, содержащих предложения о сотрудничестве, организации встреч, приеме делегаций и т.п., должна содержаться информация для адресата об ответственном исполнителе с указанием наименования исполнительного органа; должности, фамилии, имени, отчества; контактного телефона; адреса электронной почты.

4.3.5. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.3.6. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.3.7. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

4.4. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в Соединенные Штаты Америки).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец оформления конверта международных почтовых отправлений дан в приложении N 11 к Инструкции.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

4.5. Необходимо указывать должность адресата, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт был вскрыт другим сотрудником.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Техническое оформление (печатание) документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

соблюдение установленных размеров полей;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное оформление таблиц.

5.2. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.3. Правовые акты и документы Комитета изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx шрифтом Times New Roman размера N 12, через один межстрочный интервал.

5.4. Текст документов, размещаемых на бланках на бланках формата А4, А5 и А6, печатается через один межстрочный интервал. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое -15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

5.5 Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал.

Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 10 мм.

В строке между словами не допускается наличия больших пробелов.

5.6. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков).

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "ВЕРНО", а также слов "приказываю", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "постановляю", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 межстрочным интервалом, например:

     СОГЛАСОВАНО                (1,5 интервала)

   Председатель

   Комитета по вопросам законности,

   правопорядка и безопасности   (1 интервал)

   Л.П. Богданов                 (1,5 интервала)

5.8. При печатании текста документа следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

5.9. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 руб.);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки, например:

                             решение Коллегии не        выполнено...

5.10. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

   Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.

5.11. Числа, в написании которых используется более четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы.

5.12. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре, например:

в двух экземплярах;

1- я очередь;

2- й этаж;

на 1, 2 и 3-й линиях.

В текстах документов рекомендуется способ записи цифр от 1 до 10 словесный, а от 10 и далее - цифровой.

5.13. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.14. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Ключевое слово заголовка печатается отдельной строкой прописными буквами, например:

СЛУЖЕБНЫЙ РАСПОРЯДОК
по вопросам законности, правопорядка и безопасности

ОБРАЗЕЦ
удостоверения к нагрудному знаку "За заслуги в развитии физической культуры и спорта Санкт-Петербурга"

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.

5.15. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала, например:

                                           Председателю

                                           Комитета по образованию

                                           Воробьевой Ж.В.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала, например:

                                           Иванову И.П.

                                           ул. Ленина, д. 6, кв. 22,

                                           г. Псков, 301264

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом, например:

Уважаемый Иван Петрович!

5.16. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом, например:

Борин                             - начальник отдела

Вадим Николаевич                  анализа обеспечения правопорядка и

                                  безопасности населения

Гаранина                          - начальник отдела развития и

Лариса Анатольевна                координации многоуровневой системы

                                  профилактики правонарушений

5.17. Слово "Приложение" печатается с красной строки (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

5.18. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах, имеющих собственную систему нумерации и сокращений. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

СОСТАВ
Координационного совета...

Председатель
Кириллов Владимир Владимирович	- вице-губернатор Санкт-Петербурга
Заместитель председателя
Богданов Леонид Павлович	- председатель Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности
Члены совета:
Антонова Инна Сергеевна (и далее алфавитном порядке)	- начальник Управления...

5.19. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Реквизит "Подпись" печатается полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Председатель Комитета по вопросам
законности, правопорядка и безопасности

Л.П. Богданов

Подпись Губернатор Санкт-Петербурга" печатается в две строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки, например:

Губернатор
Санкт-Петербурга

Г.С. Полтавченко

5.20. Фамилия и номер телефона исполнителя на письмах печатается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

5.21. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.22. При печатании документа на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и без добавления каких-либо графических значков.

6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи

6.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма отправляется в том случае, когда отправление документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно приложению N 12 к Инструкции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметку о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер" или "HP", "Ваш" или "На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков пунктуации, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКВ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д.

Телеграмма составляется с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должны быть указаны инициалы и фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.

6.3. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы, как правило, должно быть не более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:

Исходящий номер и дата телефонограммы;

Текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

входящий номер телефонограммы.

6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например:

gubemator@gov.spb.ru

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети "Интернет" допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернет;

ORG - прочие организации.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Требования к оформлению документов, передаваемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 2 и 3 Инструкции.

7. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

7.1. Прием, обработка и регистрация входящих документов

Прием и обработка поступающих в Комитет документов осуществляется работниками Организационного отдела.

Все документы, поступившие в Комитет, регистрируются и передаются руководству Комитета в день поступления.

Срочные документы доставляются немедленно.

Служебная документация, адресованная непосредственно руководителям подразделений, передается им непосредственно.

Рассмотренные руководством Комитета документы возвращаются в Организационный отдел. После переметки они передаются исполнителям для исполнения через адресные ячейки.

Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится только через Организационный отдел Комитета.

В резолюции руководителя устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Если исполнителей несколько, оригинал выдается первому по списку, остальным выдаются копии. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа в целом. Второй и далее по списку исполнители обязаны отработать свою часть задания и представить необходимые сведения первому (ответственному) исполнителю. Если исполнителям в резолюции даны персональные задания, ответственным является каждый из них.

Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ с объяснением причины возврата.

Оригинал документа исполнитель обязан вернуть в Организационный отдел после исполнения вместе с информацией об его исполнении.

Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Последний экземпляр исполненного документа (в т.ч. ответов на обращения, запросы в организации, служебные и докладные записки), передаваемого на подпись председателю Комитета, заместителям председателя Комитета визируется исполнителем и руководителем отдела, в котором был подготовлен документ, и остается на хранении в Комитете.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через окно приема документации); с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты. Документы также поступают через адресные ячейки сектора служебной документации. Работник, ответственный за получение документов, самостоятельно записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документа, номер документа, подпись и ее расшифровку.

При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При обнаружении недостачи документов работниками Организационного отдела Комитета составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению N 7 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в Организационном отделе.

Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.

Документы на иностранных языках, направляются для перевода текстов в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в сектор служебной документации.

Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

Регистрация документов в Организационном отделе Комитета осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Комитета средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистема "Потоковое сканирование", входящей в состав ЕСЭДЦ. К электронной карточке с атрибутами документа с помощью подсистемы "Потоковое сканирование" присоединяется электронный образ документа. Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 100 листов.

Нумерация документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации документа регистрационный штамп и штрих код с указанием наименования организации, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляются: штрих код - в правом верхнем углу, регистрационный штамп - в правом нижнем углу первого листа документа.

Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности.

Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП).

Документ передается на исполнение со штампом "ЭЦП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП, в случае не подтверждения подлинности ЭЦП исходящего документа он отправляется исполнителю.

7.2. Порядок прохождения исходящих документов

Организация работы с исходящими документами включает следующее: составление проекта документа, печатание, согласование, подписание, утверждение (в случае необходимости), регистрацию, отправку.

Представляемый на подпись Губернатору Санкт-Петербурга проект документа должен быть согласован с курирующим вице-губернатором Санкт-Петербурга и содержать ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник указанного документа с поручением, при наличии соисполнителей поручения - письма соисполнителей.

В случае, если исполнение поручения предполагает последующие направление доклада или письма за подписью вице-губернатора, в комплекте документов, направленных вице-губернатору должен содержаться проект доклада или письма адресату (заявителю, Губернатору Санкт-Петербурга и т. д) на бланке вице-губернатора Санкт-Петербурга.

Если подготовлен ответ Губернатора Санкт-Петербурга на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, парламентский запрос, проект ответа направляется на согласование председателю Юридического комитета не менее чем за два дня до истечения срока ответа.

Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа. Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.

Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.

Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.

7.3. Передача документов на отправку

Зарегистрированные в Организационном отделе Комитета документы передаются на исполнение в структурные подразделения через адресные ячейки.

Справки согласования правовых актов передаются с сопроводительным письмом.

Принимая документ на отправку, работник Организационного отдела проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью - не позднее чем за два дня; при отправке телеграфом - за сутки.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.

Работники структурных подразделений Комитета, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.

8. Регистрация обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно.

8.2. Поступающие в Комитет обращения регистрируются Организационным отделом Комитета в течение трех дней с момента их поступления в единой системе электронного документооборота "Кодекс "Обращения граждан".

При регистрации обращения заполняется регистрационная карта с приложением электронного образа документа.

При этом в компьютер вводится следующая информация:

фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;

краткая информация о поставленных вопросах;

весь ход рассмотрения письма с записью поручений (резолюций), результатами рассмотрения, отметками об исполнении и снятии с контроля.

8.3. Входящий регистрационный номер обращения состоит из регистрационного номера заявителя, года регистрации обращения, а также из порядковых номеров исходящих и входящих документов, связанных с обращением, например: N ОБ-458-1/18-0-1, где:

ОБ - префикс, обозначающий, что текст автора является обращением;

458 - регистрационный номер заявителя;

1 - валовый номер документа;

18 - год регистрации обращения;

0 - порядковый номер входящих документов, связанных с обращением;

1 - порядковый номер исходящих документов, связанных с обращением.

Обращения в форме электронного документа направляются гражданами исключительно при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru) в сети "Интернет".

8.4. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение списываются "В дело". Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации обращения возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования судебных решений.

8.6. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

8.7. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течении семи дней со дня регистрации обращения, сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в течение семи дней со дня регистрации такого обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

8.8. Обращения, поступившие на специальную линию "Нет коррупции!" рассматриваются в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Санкт-Петербурга от 17.02.2009 N 156 "Об особенностях рассмотрения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга обращений граждан о коррупции" и с учетом особенностей, установленных правовыми актами Комитета.

8.9. Все поступающие обращения в Организационный отдел Комитета перед регистрацией проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторными обращениями считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие в Комитет, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.10. В случаях, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, уполномоченное на то лицо вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином при условии, что гражданин предупреждался о возможности принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращения с ним переписки.

О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.11. Обращения, содержание вопросов и решение которых не относится к компетенции Комитета, не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации обращения направляются по компетенции в соответствующий орган, либо в учреждение с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения по компетенции подлинник обращения направляется в соответствующий орган.

8.12. В случае, если на обращении проставлен штамп "КОНТРОЛЬ" или "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", такие обращения при ответе подлежат возврату в отдел приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

8.13. Запрещается направлять обращения граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.

В случае, если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.14. Рассмотрение поступивших обращений и принятие по ним решений осуществляется руководителями Комитета, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать 3 рабочих дней со дня регистрации обращения.

8.15. Все рассмотренные соответствующими руководителями Комитета письма возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, в Организационный отдел Комитета, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.

8.16. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за 5 дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю справки, в которых отражают результаты рассмотрения своих вопросов.

8.17. Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений. Срок рассмотрения исполнителями обращений не должен превышать 30 календарных дней.

В случае, если обращение адресовано Губернатору Санкт-Петербурга или в Правительство Санкт-Петербурга, как в единую систему исполнительных органов власти, но содержит вопросы, рассмотрение которых относится к компетенции Комитета, срок рассмотрения указанного обращения заканчивается по истечении 30 дней с момента его регистрации в Управлении по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

В случае подготовки ответов на обращение граждан, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации с контролем, копии ответов заявителям не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока контроля направляются в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга для передачи по каналам межведомственного электронного документооборота.

8.18. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятия других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета, либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней, о чем исполнитель уведомляет гражданина, направившего обращение. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 60 дней со дня регистрации обращения.

В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день.

8.19. Ответы на обращения даются в письменном виде.

8.20. Ответ на обращение должен содержать:

информацию откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено, например:

     Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской

Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.;

     Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга

и т.д.;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения с ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в письме вопросов.

8.21. Руководители подразделений несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

8.22. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

8.23. Письменные ответы подписываются председателем Комитета, его заместителями в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указывается фамилия исполнителя и его служебный телефон.

8.24. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в организационный отдел Комитета, где вся информация вводится в компьютер.

Сотрудники Организационного отдела Комитета, отвечающие за работу с обращениями, проверяют все исполненные и подготовленные к отправке документы. В случае небрежного оформления, ненадлежащего исполнения поручения по обращению, подготовленный ответ возвращается исполнителю на доработку.

8.25. На бланке ответа на обращение проставляется дата отправки и регистрационный номер письма. Исходящим номером ответа является входящий регистрационный номер письма.

Подлинники ответов направляются гражданам.

Копии ответов подшиваются организационным отделом Комитета в соответствующие дела.

8.26. Сформированные дела (обращения с приложенными к ним материалами) хранятся в организационном отделе Комитета.

8.27. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

Ответ на обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, может быть размещен на официальном сайте Комитета в сети "Интернет".

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на веб-сайте официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, гражданину, направившему обращение, в течении семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива граждан, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц)".

8.28. Организационный отдел Комитета ежеквартально готовит и представляет отчет о работе с обращениями граждан в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

9. Личный прием граждан

9.1. Личный прием граждан проводится председателем Комитета.

9.2. Прием граждан осуществляется в специальных помещениях - приемных.

Личный прием граждан председателем Комитета проводится по предварительной записи. Составление ежемесячного графика личного приема граждан и предварительную запись на прием осуществляют специалисты Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

9.3. Организацию приема граждан председателем Комитета обеспечивает Советник председателя.

Организация личного приема граждан включает в себя:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;

составление графика приема граждан и обеспечение его соблюдения;

предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;

документационное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;

осуществление контроля за выполнением поручений, данных должностными лицами на приемах граждан.

9.4. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

консультативно-правовая работа (предварительная беседа проводится специалистами Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также советником председателя Комитета);

личный прием граждан председателем Комитета.

К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на личный прием к председателю Комитета, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и по результатам рассмотрения осуществляет запись на прием к председателю Комитета.

Запись гражданина на прием не производится в случае, если:

решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы и в ходе предварительной записи на личный прием он не приводит новых доводов или обстоятельств;

гражданин обжалует судебное решение.

9.5. В случае принятия решения об отказе в проведении личного приема, дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

9.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

9.7. Личный прием не проводится, а начатый личный прием прекращается в случаях, если:

гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения, или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;

гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.

9.8. Учет устных обращений осуществляется в ЕСЭДД.

9.9. Решение, принятое председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами на личном приеме гражданина, заносится в карточку личного приема граждан согласно приложению N 26 к Инструкции, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, проводившим личный прием, и после регистрации в службе делопроизводства направляется исполнителю.

9.10. Поручения записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

9.11. Поручения должны исполняться в срок, установленный в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

9.12. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению.

Информация о продлении срока исполнения фиксируется в ЕСЭДД.

9.13. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

В ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

9.14. В целях информирования должностных лиц о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций сотрудники Организационного отдела Комитета готовят статистические справки о количестве граждан, принятых председателем Комитета, а также о выполнении поручений по рассмотрению обращений (ежемесячные, ежеквартальные, годовые).

10. Организация контроля за исполнением документов и согласованием правовых актов

10.1. Организация контроля за исполнением документов

10.1.1. Согласно Регламенту Правительства Санкт-Петербурга, контролю подлежит исполнение следующих видов документов:

поручений Губернатора Санкт-Петербурга во исполнение поручений Президента Российской Федерации, в том числе содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, поступивших в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, исполнение которых возложено на высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

поручений Губернатора Санкт-Петербурга во исполнение поручений, содержащихся в нормативных и организационных актах федеральных исполнительных органов государственной власти, исполнение которых возложено на высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

законов Санкт-Петербурга;

постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга;

постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга;

распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга, совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, в протоколах совещаний Губернатора Санкт-Петербурга

с вице-губернаторами Санкт-Петербурга и протоколах совещаний с главами администраций районов Санкт-Петербурга;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по контролю за рассмотрением законопроектов в Законодательном Собрании Санкт-Петербурга;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по депутатским запросам и обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, поступивших в установленном порядке;

письменных обращений граждан, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга или вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первого заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата, заместителя начальника Секретариата.

10.1.2. Внутреннему контролю Комитета подлежат протоколы совещаний, проводимых в Комитете, протоколы заседаний Комиссий, ответственным за работу которых является Комитет, планы работы Комитета, подготовка проектов правовых актов Правительства Санкт-Петербурга.

10.1.3. Организация контроля в Комитете возлагается на сотрудника Организационного отдела.

10.1.4. Контроль за исполнением организационных и правовых актов включает:

постановку на контроль;

контроль за сроками исполнения;

непосредственную проверку хода исполнения;

учет и анализ результатов исполнения

10.1.4.1. На документах, исполнение которых контролируется, проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" с указанием даты постановки на контроль.

10.1.4.2. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт. Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое контролируемое задание (пункт документа, резолюция и т.д.) для конкретного исполнителя.

10.1.5. В Организационный отдел Комитета для постановки на контроль поступают:

из протокольного сектора администрации Губернатора Санкт-Петербурга - правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга с главами администраций районов Санкт-Петербурга; распоряжения и приказы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

из сектора служебной документации администрации Губернатора Санкт-Петербурга - поручения Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;

из сектора писем администрации Губернатора Санкт-Петербурга - письма, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата или заместителя начальника Секретариата;

Для внутреннего контроля поступают:

из юридического отдела проекты нормативно-правовых актов;

от сотрудника Комитета ответственного за проведение совещания - утвержденные протоколы.

10.1.6. В Организационном отделе Комитета документы подготавливают для последующего ввода информации в базу данных автоматизированной системы контроля исполнения документов в рамках ЕСЭДД.

10.1.7. Оформление контрольных карт и их отправка исполнителям осуществляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после поступления контролируемых документов. Отправка контрольных карт исполнителям осуществляется на бумажном носителе. Контрольные карты с отчетами о проделанной работе должны быть заверены подписью председателя Комитета или его заместителя.

10.1.8. На каждый контролируемый документ оформляется дело, в которое подшивается прошедший регистрацию документ, контрольные карты со справками исполнителей о выполнении задания и другие материалы, характеризующие исполнение.

10.1.9. Предупреждение о наступлении сроков исполнения, сотрудник Организационного отдела осуществляет с помощью справок предупредительного контроля, которые направляются заместителям председателя Комитета и руководителям структурных подразделений еженедельно. Исполнитель обязан не позднее, чем за два рабочих дня до наступления срока исполнения представить соответствующую заполненную контрольную карту. К контрольной карте прилагаются документы, подтверждающие выполнение или объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в установленный срок.

10.1.10. Контрольная карта с представленной информацией сотрудником Организационного отдела направляется в сектор контроля исполнения отдела координации и контроля Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:

о снятии с контроля;

о возвращении материалов и контрольной карты для надлежащего выполнения;

об установлении нового срока исполнения или контроля.

10.1.11 В случае неисполнения поручения в повторно установленный срок оно считается невыполненным и учитывается как неисполненное при подведении итогов и расчете коэффициента исполнительской дисциплины, оставаясь при этом на контроле до полного исполнения или принятия Губернатором Санкт-Петербурга решения об отмене.

10.2. Сроки исполнения документов

10.2.1. Сроки исполнения заданий, содержащихся в правовых актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, протоколах, поручениях (резолюциях) должностных лиц по служебным документам, указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителя.

10.2.2. Документы, в которых срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней со дня издания документа или даты наложения резолюции.

10.2.3. Документы, имеющие в тексте штамп "ВЕСЬМА СРОЧНО", исполняются в течение 24 часов.

10.2.4. Документы, имеющие в тексте штамп "СРОЧНО", исполняются в трехдневный срок.

10.2.5. Документы, имеющие в тексте отметку "ОПЕРАТИВНО", исполняются в десятидневный срок.

10.2.6. Если последний день срока исполнения документа (задания) приходится на нерабочий день, то документ (задание) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

10.2.7. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными лицами или органами, установившими сроки исполнения.

10.2.8. В случае, если исполнение поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.

10.2.9. Сроки исполнения парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга устанавливаются в соответствии с Законами Санкт-Петербурга:

парламентский запрос - в течение 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - безотлагательно, при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения;

запрос депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 7 дней со дня получения запроса;

обращение депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 15 дней со дня получения обращения;

обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней со дня получения обращения.

В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 30 дней со дня получения запроса или обращения при условии уведомления обратившегося депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга в пятидневный срок со дня получения обращения.

10.2.10. Ответы на письменные запросы средств массовой информации должны даваться в соответствии со статьей 40 Федерального закона от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" в срок не более чем 7 дней.

Если на подготовку ответа требуется время, превышающее семидневный срок, то в трехдневный срок со дня получения запроса в редакцию должно быть направлено официальное уведомление об отсрочке с указанием ее причины, даты, к которой информация будет предоставлена и должностного лица Комитета, принявшего такое решение.

10.2.11. Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - проекты) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100.

Контроль за соблюдением сроков согласования проектов правовых актов в Комитете осуществляет ответственное лицо, являющееся разработчиком проекта.

11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

11.1. Номенклатура дел

Номенклатура дел Комитета представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел разрабатывается в Комитете и содержит полный перечень всех дел, заводимых его структурными подразделениями.

Номенклатура дел Комитета оформляется согласно приложению N 13 к Инструкции. Так же оформляется номенклатуры дел структурных подразделений Комитета.

Номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - ЦЭПМК Архивного комитета), а затем утверждается председателем Комитета. В случае коренного изменения структуры Комитета номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке:

В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении Комитета цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащие плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация Комитета.

Сначала в номенклатуре указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами Комитета.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например "разные материалы", "общая переписка", а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел с грифом "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название исполнительного органа, структурного подразделения);

корреспондент (название исполнительного органа, которому адресуют и от которого получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

     "Журнал учета выдачи удостоверений";

     "Протоколы заседаний комиссии по делам несовершеннолетних и

защите их прав".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

     "Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным

и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например:

     "Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название исполнительного органа (структурного подразделения) или приводится общее видовое название:

     "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании корреспондента в заголовке дела используется конкретное наименование исполнительного органа или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

     "Переписка с ГУВД о...";

     "Переписка с международными организациями о...".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

     "Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении

договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

     "Переписка с исполнительными органами государственной власти

Санкт-Петербурга о...".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

     "Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга за 2017 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

     "Планы на январь-декабрь 2018 года";

     "Сводный баланс доходов и расходов за IV квартал 2017 года".

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):

     "Личные карточки (форма Т-2)".

В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

     "Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа "Количество дел" заполняется в конце календарного года.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

При включении в номенклатуру дел заголовок дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается ЦЭПМК Архивного комитета по представлению экспертной комиссии Комитета (далее - ЭК).

Срок хранения электронных документов соответствует срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения.

По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению N 14 к Инструкции.

11.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

Дела в Комитете формируются децентрализованно.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

11.2.1. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела.

11.2.2. В дело включается один экземпляр каждого документа.

11.2.3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

11.2.4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.

11.2.5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Комитете, документы выборных органов и их постоянных комиссий).

11.2.6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2".

11.2.7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

11.2.8. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении.

11.2.9. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.

11.2.10. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.

11.2.11. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

11.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

11.3.1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

11.3.2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

11.3.3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно.

11.3.4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

11.3.5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга,). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела.

11.3.6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату.

11.3.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, подшивается в дело 2016 года, а не 2017 года; план на 2017 год, составленный в 2016 году, - в дело 2017 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

11.3.8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Комитета и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

11.3.9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в Комитет, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.

11.3.10. Договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям организаций.

11.3.11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного служащего отдельно, документы в них группируются в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773 "О Типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".

11.3.12. Личные карточки на уволенных работников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

11.3.13. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов по окончании календарного года необходимо делать распечатку лицевой счет за календарный год отдельно на каждого работника. Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.

11.3.14. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

11.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение трех лет остаются в структурных подразделениях Комитета, а затем сдаются в Организационный отдел Комитета, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за сохранность документов в структурных подразделениях Комитета несут руководители подразделений.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство.

11.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения срока хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

Для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия Комитета (далее - ЭК).

Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в Комитете членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

11.6. Оформление дела

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу при передаче на архивное хранение подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку и переплет документов дела;

составление внутренней описи документов дела (при необходимости) согласно приложению N 15 к Инструкции;

нумерацию листов дела;

составление листа - заверителя дела согласно приложению N 16 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 16.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в конце деле на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом в начале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт.

Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".

Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.

Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

11.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению N 17 к Инструкции.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

наименование государственного архива;

наименование Комитета;

название структурного подразделения, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Название Комитета приводится полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Комитета будут приняты на государственное хранение.

При изменении наименования Комитета (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование Комитета (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:

    Распоряжения Председателя Комитета по основной деятельности,

                        N 1-р - N 100-р, том 1

На обложке дела указывается дата дела - год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год, например: 11 октября 2004 года

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты, например: 09.09.2004

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например:

     [ не ранее 2009 г. ]; [не ранее апреля - не позднее мая 2009 г.];

[не ранее 25 ] июня 2009 г.; 15 [января] 2009 г.; 16 августа [2009 г.];

[22 сентября 2008 г. ?].

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно").

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

11.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше десяти лет) хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в организационный отдел комитета, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.

При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:

систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел;

заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ....год, дело N...", которая помещается после последнего заголовка в описи за данный годовой раздел. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи;

в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий.

11.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Комитета.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению N 18 к Инструкции.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются, хранятся в папках.

После утверждения годового раздела ЦЭПМК Архивного комитета опись утверждается председателем Комитета, затем три экземпляра описей в бумажном форме и один экземпляр в электронной форме передаются в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а один экземпляр описи остается в Комитете.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения. Опись электронных дел документов постоянного хранения оформляется согласно приложению N 19 к Инструкции.

11.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения

В годовой раздел сводной описи дел временных (свыше десяти лет) сроков хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется в двух экземплярах.

Отдельные описи могут составляться на единицы хранения электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению N 21 к Инструкции.

11.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 22 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка, и систематизируются по алфавиту.

На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.

После личных дел в опись включаются документы о приеме-передачи личных дел уволенных в год составления описи.

Независимо от того, что личные дела хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел, уволенных государственных гражданских служащих представляется на согласование в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга через три года после увольнения государственных гражданских служащих.

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем описи и ответственным за архив работником Комитета, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссий Центрального государственного архива Санкт-Петербурга и утверждается руководителем Комитета.

11.8.4. Акт об утрате документов

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении Комитета организуется розыск данных документов. Если розыск не даст результатов, то работники структурного подразделения Комитета, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт об утрате документов, утверждаемый руководителем Комитета. Акт об утрате документов оформляется согласно приложению N 23 к Инструкции в четырех экземплярах.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

11.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и дел по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях Комитета до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - акт о выделении к уничтожению), который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем Комитета, оформляется согласно приложению N 24 к Инструкции.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года.

11.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации

11.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов Комитета при его ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов.

11.9.2. При ликвидации Комитета:

документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту-приема-передачи архивных документов на хранение, оформленному согласно приложению N 25 к Инструкции;

документы по личному составу должны быть переданы в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи в соответствии с приложением N 26 к Инструкции;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации Комитета, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией Комитета. В состав ликвидационной комиссии Комитета должны входить представители соответствующих государственных архивов Санкт-Петербурга.

Приложение N 1
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Примерный перечень
видов документов, не подлежащих регистрации (*)

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки, благодарственные письма и телеграммы.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс - бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т. п.

5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

6. Документы с пометкой "Лично".

7. Копии счетов на оплату.

8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

9. Анкеты (резюме), направляемых в целях трудоустройства.

10. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

______________________

(*) Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Типовой инструкцией.

Приложение N 2
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; о ликвидации исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания).

3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка).

4. Номенклатуры дел.

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников).

6. Описи дел.

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета).

10. Положения (об исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга; о структурном подразделении исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга; о премировании).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство).

14. Структура и штатная численность.

15. Штатные расписания и изменения к ним.

16. Уставы организаций.

17. Формы унифицированных документов.

18. Тарифные ставки.

19. Методические рекомендации, методические указания и методика.

20. Регламенты.

Приложение N 3
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Отдельные правила
написания официальных наименований

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Санкт-Петербурга:

       Правительство Санкт-Петербурга;

       Законодательное Собрание Санкт-Петербурга.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Губернаторе Санкт-Петербурга, Правительстве Санкт-Петербурга:

     Противоэпизоотическая комиссия при Правительстве

Санкт-Петербурга;

     Совет по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

     Управление делами;

     Секретариат.

1.4. Наименование отделов, секторов, входящих в состав управлений, иных структурных подразделений пишутся со строчной буквы:

     отдел документационного обеспечения Секретариата.

При отсутствии полного названия слова "управление", "комиссия", употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

1.5. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях органов государственной власти Санкт-Петербурга:

     Комитет финансов Санкт-Петербурга;

     Служба государственного строительного надзора и экспертизы

Санкт-Петербурга;

     Администрация Губернатора Санкт-Петербурга,

     но:

     администрация Выборгского района Санкт-Петербурга.

2. Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее - организации) единичного типа:

     Дом книги;

     Санкт-Петербургский государственный институт культуры.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограничительной ответственностью) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

     акционерное общество "Восток";

     публичное акционерное общество "Газпром".

3. Написание названий документов

С прописной буквы пишется первое слово в следующих видах законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, принятых органами государственной власти, а также в названиях указанных видов документов:

     Конституция Российской Федерации;

     Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 М 171 "О

мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и

организаций";

     Устав Санкт-Петербурга;

     Закон Санкт-Петербурга "Об административных правонарушениях".

Приложение N 4
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Примерный перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные: сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (архивные; лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы).

15. Спецификации (изделий, продукции).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Реквизиты документов

N п/п	Наименование реквизита документа	Код реквизита документа
1	2	3
1	Герб Санкт-Петербурга	01
2	Код формы документа	02
3	Наименование исполнительного органа - автора документа	03
4	Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа	04
5	Наименование должностного лица - автора документа	05
6	Справочные данные об исполнительном органе	06
7	Наименование вида документа	07
8	Дата документа	08
9	Регистрационный номер документа	09
10	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа	10
11	Место составления (издания) документа	11
12	Гриф ограничения доступа к документу	12
13	Адресат	13
14	Гриф утверждения документа	14
15	Заголовок к тексту	15
16	Текст документа	16
17	Отметка о приложении	17
18	Гриф согласования документа	18
19	Виза	19
20	Подпись	20
21	Отметка об электронной подписи	21
22	Печать	22
23	Отметка об исполнителе	23
24	Отметка о заверении копии	24
25	Отметка о поступлении документа	25
26	Резолюция	26
27	Отметка о контроле	27
28	Отметка о направлении документа в дело	28

Принятое сокращение.

Исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга.

Приложение N 6
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Схема
применения углового расположения реквизитов и границ зон на формате А4

Приложение N 7
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

       Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности

                                   Акт

                         "_____"___________ 200___ г.

               об отсутствии документов или других вложений

                в поступившем конверте (пакете, бандероли)

   Мы, работники

____________________________________________________________________

            (Наименование структурного подразделения)

____________________________________________________________________

       (Должности, фамилии, инициалы не менее трех работников)

составили настоящий акт о нижеследующем:

"___"______ 200__ г. в Комитете по вопросам законности, правопорядка

и безопасности

от__________________________________________________________________

                       (Наименование адресата)

поступило _____________________________ с __________________________

           (Письмо, бандероль, посылка)   (Письмо, заявление и т.п.)

исходящий регистрационный N________ от "__"_______ 200__ г.

   При вскрытии почтового отправления обнаружено:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(Отсутствие основного документа, отсутствие приложения, отсутствие

материалов, указанных в документе или в приложении, перечислить

недостающие материалы)

   Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Должность                         ___________ ______________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Должность                         ___________ ______________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Должность                         ___________ ______________________

                                   (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Приложение N 8
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

                        Герб Санкт-Петербурга

                    Правительство Санкт-Петербурга

                    Комитет по вопросам законности,

                      правопорядка и безопасности

                               Приказ

__________________                                 N____________

1 инт  | Об утверждении

       | графика дежурств

                                     2-3 инт.

           10 мм.

-------   --  В соответствии с пунктом 4.7.1. Положения о Комитете

левое поле       по вопросам законности, правопорядка и безопасности,

30 мм            утвержденного постановлением Правительства

                 Санкт-Петербурга от 23.01.2008 N 46 "Об....."

                  1 инт.

                                                            --------

          приказываю:                                        правое

   |                                                       поле 15 мм

     1 ИНТ.

1 инт      1. Утвердить график дежурства сотрудников

   |  2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на ...

1 инт                    |

^.

                      3 инт.

       Председатель Комитета                             Л.П. Богданов

                        нижнее поле не менее 20 мм

Приложение N 9
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

                        Герб Санкт-Петербурга

                    Правительство Санкт-Петербурга

                    Комитет по вопросам законности,

                      правопорядка и безопасности

                             Распоряжение

     _______________                                 N____________

1 инт  | О проведении смотра-конкурса призывных

       | пунктов районов Санкт-Петербурга

                                     2-3 инт.

                                                           --------

           10 мм.                                  правое поле 15 мм

-------   --  В соответствии с постановлением Правительства

левое поле       Санкт-Петербурга от 27.03.2018 223 "О призыве

30 мм            граждан...

                 1. Провести с 13.09.2018 по 26.09.2018 смотр-конкурс

      призывных пунктов районов Санкт-Петербурга.

   |             2.Утвердить:

   |             2.2. Положение о смотре-конкурсе

                3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на ...

1 инт.

^.

                      3 инт.

   Председатель Комитета                             Л.П. Богданов

                        нижнее поле не менее 20 мм

Приложение N 10
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

   Герб Санкт-Петербурга

Правительство Санкт-Петербурга

Комитет по вопросам

законности, правопорядка

и безопасности

Протокол

от 26.03.2014 N 3

Совещания

в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности

Совещание началось в 11.00 (Смольный, Лепной зал)

Совещание вел председатель Комитета по вопросам законности, правопорядка

и безопасности Богданов Л.П.

Присутствовали:

Постоянные участники совещаний:

      Фамилия и инициалы

Приглашенные: количество человек (список прилагается)

                                 Повестка дня

   1. О результатах работы

   2. О задачах

1. Слушали:

   О результатах работы

   Докладчик:

   Фамилия и инициалы - должность

   Выступили:

   Фамилия и инициалы - должность

   Решили:

   1.1. Информацию принять к сведению.

   1.2. Организовать проведение профилактических мероприятий...

   Срок: (дата исполнения решения)

   Ответственный: фамилия и инициалы

2. СЛУШАЛИ:

   Доклады руководителей

   Докладчик

   Фамилия и инициалы - должность

Выступили:

Фамилия и инициалы

Решили:

   2.1. Информацию принять к сведению.

   2.2. Внести соответствующие изменения...

   Срок: (дата исполнения решения).

   Ответственные: (фамилии и инициалы).

   Заседание закончилось в 12.30.

  3 инт

Председатель Комитета                           Л.П. Богданов

Приложение N 11
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Образец
оформления конверта международных почтовых отправлений

Адрес отправителя:
Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности Смольный, Санкт-Петербурга, Россия, 191060 Russia

	Адрес получателя:
	Corinne Lemallier 5 rue Marineau Paris France 72004 Франция

Приложение N 12
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Образец
оформления телеграммы

Главе Новоржевского района

 Псковской области

 Т.А. Федоровой

 Улица Германа дом 35

 Город Новоржев

 Псковская область

                     Уважаемая Тамара Андреевна ВСКЛ

   Сердечно поздравляю вас лично и всех жителей Новоржева с 225-летием

со дня его основания ТЧК

   От души желаю дальнейшего развития и процветания вашему городу ЗПТ

здоровья ЗПТ счастья и благополучия всем горожанам ТЧК

   Председатель Комитета по вопросам

   законности, правопорядка и безопасности             Л.П. Богданов

 ___________________________________________________________________

 Смольный,

 Санкт-Петербург, 191060

Приложение N 13
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

                         Номенклатура дел

                          на__________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства

в Комитете по вопросам законности,

правопорядка и безопасности           ________  ____________________

                                      (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                             Согласовано

Протокол ЭК Комитета                    Протокол ЦЭПМК

по вопросам законности,                 Архивного комитета

правопорядка и безопасности             Санкт-Петербурга

от_____________N___________             от____________N_____________

   Принятые сокращения:

   ЭК - экспертная комиссия

   ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Дата

Принятое сокращение.

ЗПК - экспертно-проверочная комиссия

Приложение N 14
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

                        Итоговая запись

о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Комитете по

       вопросам законности, правопорядка и безопасности

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности лица,

ответственного за делопроизводство

в Комитете по вопросам законности,

правопорядка и безопасности          ________  _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

  Дата

Итоговые сведения переданы в

подразделение Комитета,

отвечающего за хранение архивных документов

Наименование должности лица,

передавшего сведения                __________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

  Дата

   Принятые сокращения:

   ЗПК - экспертно-проверочная комиссия

Приложение N 15
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

                         Внутренняя опись

                   документов дела N__________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

   Итого ________________________________ документов

                (Цифрами и прописью)

   Количество листов внутренней описи_______________________________

                                           (Цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                     _________ _____________________

                                    (Подпись) (Расшифровка подписи)

   Принятые сокращения:

   ЭК - экспертная комиссия

   ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

  Дата

Приложение N 16
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

               Лист-заверитель дела N______________

   В деле подшито и пронумеровано листов,___________________________

                                             (Цифрами и прописью)

с N______________ по N _____________, в том числе:

   литерные номера листов___________________________________________

   пропущенные номера листов________________________________________

   + листов внутренней описи________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель дела    ________  _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Приложение N 17
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

	Наименование государственного архива Санкт-Петербурга
	Фонд N	Опись N	Дело N

        Наименование государственного архива Санкт-Петербурга

     Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности

   _________________________________________________________________

                 (Наименование структурного подразделения)

                  Дело N_______________ Том N_______________

                ________________________________________________

                                 (Заголовок дела)

                ________________________________________________

                                   (Крайние даты)

                                            На_______________листах

                                            Хранить________________

Наименование государственного архива Санкт-Петербурга
Фонд N	Опись N	Дело N

Приложение N 18
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

Фонд N____________

Опись N___________

дел постоянного хранения

за_________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

  В данный раздел описи внесено _____________________________дел,

                                      (Цифрами и прописью)

с N____________ по N_____________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________

Наименование должности

составителя описи              _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                       Утверждено

Протокол ЭК Комитета              Протокол ЦЭПМК

по вопросам законности,           Архивного Комитета

правопорядка и безопасности       Санкт-Петербурга

от___________ N____________       от___________ N____________

   Принятые сокращения

   ЭК - Экспертная комиссия

   ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 19
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

Фонд N____________

Опись N___________

электронных дел документов

постоянного хранения

за_________год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

  В данный раздел описи внесено _______________________________дел,

                                      (Цифрами и прописью)

с N____________________ по N_______________________, в том числе:

   (Цифрами и прописью)      (Цифрами и прописью)

объемом_________________________________________________________Мб.

Наименование должности

составителя описи              _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                       Утверждено

Протокол ЭК Комитета              Протокол ЦЭПМК

по вопросам законности,           Архивного Комитета

правопорядка и безопасности       Санкт-Петербурга

от___________ N____________       от___________ N____________

Приложение к описи N____________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за ______ год

   Реестр документов (контейнеров электронных документов)

электронного дела:(*)

N ед. хр. по описи________________ Индекс дела______________________

Заголовок дела______________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи            ________  _____________________

                             (Подпись) (Расшифровка подписи)

   (*) Составляется на каждое электронное дело

   Принятое сокращение.

   ЭК - экспертная комиссия

   ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 20
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

Фонд N____________

Опись N___________

дел временного (свыше 10 лет)

сроков хранения

за _______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

  В данный раздел описи внесено _____________________________дел,

                                      (Цифрами и прописью)

с N____________ по N_____________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________

Наименование должности

составителя описи              _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК Комитета

по вопросам законности,

правопорядка и безопасности

от___________ N____________

   Принятое сокращение.

   ЭК - экспертная комиссия

Приложение N 21
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

Фонд N____________

Опись N___________

электронных дел документов

временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

  В данный раздел описи внесено _______________________________дел,

                                      (Цифрами и прописью)

с N____________________ по N_______________________, в том числе:

   (Цифрами и прописью)      (Цифрами и прописью)

объемом_________________________________________________________Мб.

Наименование должности

составителя описи              _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК Комитета

по вопросам законности,

правопорядка и безопасности

от___________ N____________

Приложение к описи N____________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за ______ год

   Реестр документов (контейнеров электронных документов)

электронного дела:(*)

N ед. хр. по описи________________ Индекс дела______________________

Заголовок дела______________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи                 __________  ____________________

                                   (Подпись) (Расшифровка подписи)

________________

   (*) Составляется на каждое электронное дело

   Принятое сокращение.

   ЭК - экспертная комиссия

Приложение N 22
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

Фонд N____________

Опись N___________

дел по личному составу

за ___________ год

  В данный раздел описи внесено _____________________________дел,

                                      (Цифрами и прописью)

с N____________ по N_____________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________

Наименование должности

составителя описи              _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Наименование должности работника

кадровой службы Комитета

по вопросам законности,

правопорядка и безопасности     _________ _____________________

                                (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано                             Согласовано

Протокол ЭК Комитета                    Протокол ЭПМК

по вопросам законности,                 государственного архива

правопорядка и безопасности             Санкт-Петербурга

от_____________N___________             от____________N_____________

   Принятые сокращения:

   ЭК - экспертная комиссия

   ЭПМК - Экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 23
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

           Акт

___________N________________

   об утрате документов

   Фонд N___________________________________________________________

                            (Название фонда)

   В результате______________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже дел, предпринятые Комитетом по вопросам законности,

правопорядка и безопасности меры по розыску дел положительных

результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Единиц хранения N	Заголовок единиц хранения	Количество листов (объем, Мб)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого______________________________________________ единиц хранения,

                  (Цифрами и прописью)

   Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено

следующими единицами хранения:______________________________________

                   (Номера единиц хранения и их групповые заголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                 _____________  _____________________

                             (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Согласовано                       Согласовано(*)

Протокол ЭК Комитета              Протокол ЦЭПМК

по вопросам законности,           Архивного Комитета

правопорядка и безопасности       Санкт-Петербурга

от___________ N____________       от___________ N____________

Изменение в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за учет

и хранение документов          _________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

(*) Если не обнаружены дела постоянного хранения.

   Принятые сокращения:

   ЭК - экспертная комиссия

   ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 24
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Комитет по вопросам законности,                     Гриф утверждения

правопорядка и безопасности

           Акт

___________N________________

о выделении к уничтожению архивных

документов, не подлежащих хранению

   На основании_____________________________________________________

                  (Название и выходные данные перечня документов

                         с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Комитета по вопросам

законности, правопорядка и безопасности.

N п/п	Заголовок дела или (групповой заголовок документов)	Годы	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого: ___________________единиц хранения за _________________ годы.

       (Цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены ЦЭПМК

Архивного комитета Санкт-Петербурга (протокол от__________ N_____ ).

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов_________ _____________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК Комитета

по вопросам законности,

правопорядка и безопасности

от___________ N____________

Документы в количестве __________________ единиц хранения:

на бумажном носителе весом _______ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение_______________________

                                              (Способ уничтожения)

Наименование должности,

работника, сдавшего документы   __________ _____________________

                                 (Подпись) (Расшифровка подписи)

  Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника,

внесшего изменения

в учетные документы        __________ ______________________

                            (Подпись) (Расшифровка подписи)

  Дата

   Принятые сокращения:

   ЭК - экспертная комиссия

   ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 25
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

Утверждаю                             Утверждаю

Руководитель                         Директор

исполнительного органа               государственного архива

государственной власти               Санкт-Петербурга

Санкт-Петербурга

_________ ____________________       _________ _____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)      (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата           Гербовая печать        Дата           Гербовая печать

           Акт

 __________N__________

приема-передачи архивных

документов на хранение

____________________________________________________________________

                     (Основание передачи)

____________________________________________________________________

                  (Название передаваемого фонда)

_______________________________________________________________сдал,

       (Наименование организации, передающей документы)

____________________________________________________________________

        (Наименование организации, принимающей документы)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за

_________ годы и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

Итого______________________________________________ единиц хранения,

                  (Цифрами и прописью)

Передачу произвели:                   Прием произвели:

Должность_________ ____________       Должность ________ ____________

         (Подпись) (Расшифровка                 (Подпись) (Расшифровка

                     подписи)                               подписи)

  Дата                                  Дата

Фонду присвоен номер________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

Должность _______________     ________________________

             (Подпись)         (Расшифровка подписи)

  Дата

Приложение N 26
к инструкции по делопроизводству
в Комитете по вопросам законности,
правопорядка и безопасности

                             Карточка

                     личного приема граждан

   "___"____________ 20___ г.                  N________________

Фамилия, имя, отчество заявителя	Должностное лицо, ведущее прием


Место жительства, телефон
	Результаты рассмотрения
Категория заявителя


Содержание обращения

   Я,_____________________________________________, выражаю согласие

          (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на предоставление мне устного ответа в ходе личного приема по

существу поставленных в устном обращении вопросов. Письменного

ответа не требуется.

_________  ___________________  _______________________

  (Дата)   (Подпись заявителя)   (Расшифровка подписи)

   Я,______________________________________________,выражаю согласие

          (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема.

_________  ___________________  _______________________

  (Дата)   (Подпись заявителя)   (Расшифровка подписи)

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.