Приложение 2. Порядок хранения документов, указанных в Порядке формирования и ведения реестра поставщиков социальных услуг в Санкт-Петербурге

Приложение 2
к распоряжению Комитета
по социальной политике
Санкт-Петербурга
от 20.11.2018 г. N 647-р

Порядок
хранения документов, указанных в Порядке формирования и ведения реестра поставщиков социальных услуг в Санкт-Петербурге

1. Общие положения

Настоящий порядок разработан в целях утверждения правил хранения документов, указанных в Порядке формирования и ведения реестра поставщиков социальных услуг в Санкт-Петербурге, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 29.12.2014 N 1286 "О Порядке формирования и ведения реестра поставщиков социальных услуг в Санкт-Петербурге" (далее - постановление N 1286), представляемых организациями социального обслуживания населения (далее - организации), на основании которых Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга (далее - Комитет) формирует и ведет реестр поставщиков социальных услуг в Санкт-Петербурге (далее - реестр поставщиков).

2. Термины и определения

В настоящем порядке для целей его использования применяются следующие термины и определения:

документы - материалы и(или) документы на бумажном и(или) электронном носителе, представляемые организациями социального обслуживания населения в соответствии с пунктом 2 Порядка формирования и ведения реестра поставщиков социальных услуг в Санкт-Петербурге, утвержденного постановлением N 1286, для включения в реестр поставщиков, исключения из реестра поставщиков или внесения изменений в реестр поставщиков; опись (описи) указанных материалов и(или) документов,

заявление - заявление о включении в реестр поставщиков; заявление о внесении изменений в реестр поставщиков; заявление об исключении из реестра поставщиков, представляемое организацией по форме, утвержденной Комитетом.

3. Передача и прием документов на хранение

3.1. Хранение документов обеспечивает государственное учреждение, осуществляющее деятельность по эксплуатации реестра, определяемое Комитетом (далее - учреждение).

3.2. Комитет осуществляет передачу документов на хранение в течение 15 рабочих дней с даты регистрации заявления.

3.3. Факт приема-передачи документов оформляется актом приема-передачи, в котором приводится опись передаваемых документов (в случае ее отсутствия в передаваемом комплекте, состоящем из заявления и документов). Подготовку акта осуществляет отдел формирования системы государственных стандартов социального обслуживания населения Управления социального развития Комитета. Форма акта приведена в приложении к настоящему порядку.

Один экземпляр акта остается в Комитете, другой передается в учреждение вместе с документами.

4. Порядок хранения документов

4.1. Документы хранятся скомплектованными в папки, заведенные для каждой организации социального обслуживания населения, подавшей заявление.

4.2. Учреждение обеспечивает сотрудникам Комитета беспрепятственный доступ к документам.

4.3. Изъятое документов может производиться только уполномоченными органами в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

4.4. Документы хранятся в учреждении бессрочно.

5. Обеспечение сохранности документов

5.1. Хранение документов осуществляется в помещении (далее - хранилище), оснащенном противопожарной и охранной сигнализациями. Хранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения. Дверь (двери) в хранилище должна быть оснащена замком.

5.2. При размещении хранилища на первом этаже, окна (при наличии) должны быть оборудованы запирающимися решетками.

5.3. В хранилище должны отсутствовать трубы водоснабжения и/или канализации, технологические и/или бытовые выводы воды.

5.4. При хранении документов, представленных на электронном носителе, обеспечивается:

наличие не менее двух экземпляров каждой единицы хранения документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, контроля физического и технического состояния;

режим хранения документов, исключающий утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

5.5. Руководитель учреждения назначает ответственное лицо за обеспечение сохранности документов.

5.6. В случае пропажи или гибели документов руководитель учреждения должен дать указание о проведении служебного расследования, результаты которого оформляются актом, форма которого определяется внутренним документом учреждения.

5.7. За пропажу или гибель документов ответственное лицо несет материальную и иную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними документами учреждения.