Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Санкт-Петербургской
избирательной комиссии
Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов
1. Создание, форматирование и вывод на печать документов производятся на электронно-вычисленной техники с использованием текстового редактора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных редакторах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного редактора MS Excel.
2. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1 - 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
3. Название вида документа печатается прописными буквами.
4. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
5. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.
6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка, чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:
Шрифт |
TimesNewRomanCyr |
|
Размер |
14 пунктов |
|
Отступ |
слева |
0 см |
справа |
0 см |
|
Интервал перед |
0 пунктов |
|
после |
0 пунктов |
|
Межстрочный интервал |
одинарный, полуторный |
|
Первая строка |
отступ на 1,25 см |
|
Выравнивание |
по ширине |
8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;
таблица выравнивается по центру листа;
заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;
данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);
строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:
верхнее |
2,0 см |
нижнее |
2,0 см |
левое |
2,0 см (на документах сроком хранения свыше 10 лет - 3,0 см) |
правое |
1,0 см |
От края до колонтитула: | |
верхнего |
1,25 см |
нижнего |
1,25 см |
10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- герб Санкт-Петербурга;
- наименование избирательной комиссии;
- наименование должностного лица;
- справочные данные об избирательной комиссии;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
- адресат;
- гриф ограничения доступа к документу;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту документа;
- указания по исполнению документа;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- виза;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- идентификатор электронной копии документа.
11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:
Шрифт |
TimesNewRomanCyr |
||
Размер |
14 пунктов |
||
Отступ |
слева |
0 см |
|
справа |
0 см |
|
|
Интервал перед |
перед |
0 пунктов |
|
Межстрочный интервал |
одинарный |
||
Отступ первой строки |
нет |
||
Выравнивание |
по центру |
12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:
Шрифт |
T imesNewRomanCyr |
Размер |
14 пунктов |
Отступ |
слева 12 см |
|
справа 0 см |
Интервал |
перед 0 пунктов |
|
после 0 пунктов |
Межстрочный интервал |
одинарный |
Отступ первой строки |
нет |
Выравнивание |
по левому краю или центруется относительно самой длинной строки |
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
Председатель комитета государственной службы и кадровой политики Санкт-Петербурга |
|
А.С. Михайлов |
13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
15. Каждый документ со всеми приложениями к нем
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.