Приложение. Положение о внутреннем финансовом контроле в Управлении по делам архивов Республики Адыгея (утв. Начальником Управления по делам архивов Республики Адыгея С.А. Хаджибиековой)

Приложение
к приказу
от 07.04.2016 г. N 22-п

Положение
о внутреннем финансовом контроле в Управлении по делам архивов Республики Адыгея
(утв. Начальником Управления по делам архивов Республики Адыгея С.А. Хаджибиековой)

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение о внутреннем финансовом контроле Управления по делам архивов Республики Адыгея (далее - Управление) разработано в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации от 31.07.1998 года N 145-ФЗ, Федеральным законом от 06.12.2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", приказом Минфина России от 01.12.2010 года N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению", письмом Минфина России от 19.01.2015 года N 02-11-05/932.

1.2. Внутренний финансовый контроль направлен на обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета (плана), повышение качества составления и достоверности бухгалтерской отчетности и ведения бухгалтерского учета, эффективного использования средств бюджета, предотвращение ошибок и искажений, недопустимость финансовых нарушений в процессе деятельности Управления и подведомственного государственного казенного учреждения Республики Адыгея "Национальный архив Республики Адыгея" (далее- подведомственное учреждение), сохранность имущества Управления и подведомственного учреждения.

1.3. Объектами внутреннего финансового контроля являются:

- плановые документы;

- контракты и договоры на приобретение товаров (работ, услуг);

- локальные акты, издаваемые в сфере финансовой деятельности;

- первичные подтверждающие документы и регистры учета;

- факты хозяйственной жизни, отраженные в учете Управления (подведомственного учреждения);

- имущество и обязательства Управления (подведомственного учреждения);

- штатно-трудовая дисциплина.

1.4. Субъектами системы внутреннего контроля являются:

- начальник Управления;

- главный специалист-эксперт (далее - должностное лицо, ответственное за проверку оформления документов на соответствие требованиям нормативных правовых актов );

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Достоверность данных, содержащихся в первичных учетных документах обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы.

1.5. Внутренний контроль в Управлении (подведомственном учреждении) основывается на следующих принципах:

- принцип законности - неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных законодательством РФ и локальными актами учреждения;

- принцип объективности - внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;

- принцип ответственности - каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность в соответствии с законодательством РФ за ненадлежащее выполнение контрольных функций;

- принцип системности - проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре Управления.

1.6. Контрольные действия подразделяются на визуальные, автоматические и смешанные. Визуальные контрольные действия осуществляются без использования прикладных программных средств автоматизации. Автоматические контрольные действия осуществляются с использованием прикладных программных средств автоматизации без участия должностных лиц. Смешанные контрольные действия выполняются с использованием прикладных программных средств автоматизации с участием должностных лиц.

Управление применяет следующие контрольные действия:

1) проверка оформления документов на соответствие требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Республики Адыгея, регулирующих бюджетные правоотношения, и внутренних стандартов;

2) авторизация операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур, проверка оформления первичных документов до формирования платежных документов);

3) сверка данных;

1.7. Формами проведения внутреннего финансового контроля являются контрольные действия, указанные в п. 1.6. настоящего Положения, применяемые в ходе самоконтроля и (или) контроля по уровню подчиненности.

Внутренний финансовый контроль осуществляется в следующих формах:

- предварительный контроль;

- текущий контроль;

- последующий контроль.

1.8. К способам проведения контрольных действий относятся:

1) сплошной способ, при котором контрольные действия осуществляются в отношении каждой проведенной операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры);

2) выборочный способ, при котором контрольные действия осуществляются в отношении отдельной проведенной операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры).

2. Организация внутреннего финансового контроля

2.1. Подготовка к проведению внутреннего финансового контроля заключается в формировании (актуализации) карты внутреннего финансового контроля (приложение N 1 к Положению) должностным лицом Управления, ответственным за результаты выполнения внутренних бюджетных процедур.

2.2. В карте внутреннего финансового контроля по каждому отражаемому в нем предмету внутреннего финансового контроля указываются данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры), периодичности выполнения операции, должностных лицах, осуществляющих контрольные действия, методах контроля и периодичности контрольных действий.

2.3. Процесс формирования (актуализации) карты внутреннего финансового контроля включает следующие этапы:

1) анализ предмета внутреннего финансового контроля в целях определения применяемых к нему методов контроля и контрольных действий (далее - процедуры внутреннего финансового контроля);

2) формирование перечня операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры) с указанием необходимости или отсутствия необходимости проведения контрольных действий в отношении отдельных операций.

2.4. Внутренний финансовый контроль осуществляется в соответствии с утвержденной картой внутреннего финансового контроля. Карта внутреннего финансового контроля утверждается начальником Управления.

2.5. Актуализация карт внутреннего финансового контроля проводится:

1) до начала очередного финансового года;

2) при принятии решения начальником Управления о внесении изменений в карту внутреннего финансового контроля;

3) в случае внесения изменений в нормативные правовые акты, регулирующие бюджетные правоотношения, определяющих необходимость изменения внутренних бюджетных процедур.

Актуализация (формирование) карт внутреннего финансового контроля проводится не реже одного раза в год.

2.6. Самоконтроль осуществляется должностным лицом, уполномоченным на осуществление операций, сплошным способом путем проведения проверки каждой выполняемой операции на соответствие нормативным правовым актам Российской Федерации, нормативным правовым актам Республики Адыгея, регулирующим бюджетные правоотношения, внутренним стандартам и должностным регламентам, а также путем оценки причин и обстоятельств (факторов), негативно влияющих на совершение операции.

2.7. Контроль по уровню подчиненности осуществляется сплошным способом начальником Управления путем авторизации операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур), осуществляемых подчиненными должностными лицами.

2.8. В рамках предварительного контроля осуществляется:

- проверка документов до совершения хозяйственных операций и расчетов перед выплатами;

- проверка законности и экономической целесообразности проектов заключаемых контрактов (договоров), визирование договоров и прочих документов, из которых вытекают денежные обязательства;

- контроль за принятием обязательств в пределах утвержденных плановых назначений;

- проверка бухгалтерской, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до утверждения или подписания;

- иные действия.

2.9. Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе и включает в себя:

- проведение повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета (плана);

- осуществление мониторинга расходования целевых средств по назначению, оценка эффективности и результативности их расходования;

- иные действия.

2.10. При проведении последующего контроля осуществляется:

- анализ исполнения плановых документов;

- проверка наличия имущества Управления;

- проверка материально ответственных лиц;

- соблюдение норм расхода материальных запасов;

- проверка достоверности отражения хозяйственных операций в учете и отчетности Управления (подведомственного учреждения);.

2.11. Для реализации внутреннего контроля проводятся плановые и внеплановые проверки финансово-хозяйственной деятельности Управления.

Плановые проверки (ревизии) осуществляются в соответствии с планом ведомственного финансового контроля на очередной финансовый год, в котором указываются тема проверки (ревизии), объект проверки (ревизии), вид проверки, проверяемый период, срок проведения проверки (ревизии).

Внеплановые проверки (ревизии) проводятся в случаях:

а) поступления обращений граждан и организаций;

б) получения информации о признаках нарушений бюджетного законодательства, недостатках в сфере бюджетных правоотношений, в том числе информации на основании результатов мониторинга.

2.12. Плановые и внеплановые проверки (ревизии) проводятся на основании приказа начальника Управления о проведении проверки (ревизии), в котором указываются:

объект проверки (ревизии);

тема и вопросы проверки (ревизии);

вид проверки;

проверяемый период;

срок проведения проверки (ревизии).

3. Оформление результатов контрольных мероприятий

3.1. Выявленные недостатки и (или) нарушения при исполнении внутренних бюджетных процедур, сведения о причинах и об обстоятельствах рисков возникновения нарушений и (или) недостатков и о предлагаемых мерах по их устранению (далее - результаты внутреннего финансового контроля) отражаются в журнале внутреннего финансового контроля.

3.2. Ведение, учет и хранение журнала внутреннего финансового контроля осуществляется должностным лицом, ответственным за выполнение внутренних бюджетных процедур, в том числе с применением автоматизированных информационных систем.

3.3. Записи в журнал внутреннего финансового контроля осуществляются по мере совершения контрольных действий в хронологическом порядке. На обложке необходимо указать: полное наименование Управления, название и порядковый номер папки (дела); начато, окончено; срок хранения.

Хранение журнала внутреннего финансового контроля осуществляется способами, обеспечивающими его защиту от несанкционированных исправлений, утраты целостности информации в нем и сохранность самих документов.

3.4. Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя начальника Управления, к которым могут прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены.

3.5. По итогам рассмотрения результатов внутреннего финансового контроля принимаются решения с указанием сроков их выполнения, направленные:

1) на обеспечение применения эффективных автоматических контрольных действий в отношении отдельных операций (действий по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры) и (или) устранение недостатков, используемых прикладных программных средств автоматизации контрольных действий, а также на исключение неэффективных автоматических контрольных действий;

2) на изменение карт внутреннего финансового контроля в целях увеличения способности процедур внутреннего финансового контроля снижать вероятность возникновения событий, негативно влияющих на выполнение внутренних бюджетных процедур;

3) на актуализацию системы формуляров, реестров и классификаторов как совокупности структурированных электронных документов, позволяющих отразить унифицированные операции в процессе осуществления бюджетных полномочий;

4) на уточнение прав доступа пользователей к базам данных, вводу и выводу информации из автоматизированных информационных систем, обеспечивающих осуществление бюджетных полномочий, а также регламента взаимодействия пользователей с информационными ресурсами;

5) на изменение внутренних стандартов, в том числе учетной политики Управления (подведомственного учреждения);

6) на устранение конфликта интересов у должностных лиц, осуществляющих внутренние бюджетные процедуры;

7) на проведение служебных проверок и применение материальной и (или) дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам.

При принятии решений по итогам рассмотрения результатов внутреннего финансового контроля учитывается информация, указанная в актах, заключениях, представлениях и предписаниях органов государственного финансового контроля, и отчетах внутреннего финансового контроля.

Работники Управления, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют начальнику Управления объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения внутреннего контроля.

3.6. В целях обеспечения эффективности внутреннего финансового контроля должностное лицо, ответственное за выполнение внутренних бюджетных процедур, по окончании года предоставляет начальнику Управления отчет о проделанной работе.

Отчет составляется на основе данных журнала внутреннего финансового контроля. В состав отчета включается пояснительная записка, содержащая:

- сведения о проведенных плановых и внеплановых проверок;

- результаты контрольных мероприятий за отчетный период;

- меры по устранению выявленных нарушений и недостатков;

- анализ выявленных нарушений (недостатков) по сравнению с предыдущим периодом;

- вывод о состоянии финансово-хозяйственной деятельности Управления (подведомственного учреждения) за отчетный период.

4. Права, обязанности и ответственность субъектов системы внутреннего контроля

4.1. Начальник Управления обязан:

- организовать проведение контрольных мероприятий в Управлении согласно утвержденному плану (программе);

- определить методы и способы проведения контрольных мероприятий.

4.2. Начальник Управления имеет право:

- давать указания должностным лицам о представлении необходимых для проверки документов и сведений (информации);

- получать от должностных, а также материально-ответственных лиц Управления письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения контрольных мероприятий;

- привлекать сотрудников Управления к проведению контрольных мероприятий, служебных проверок.

4.3. Должностное лицо, ответственное за проверку оформления документов на соответствие требованиям нормативных правовых актов, обязано:

- проводить контрольные мероприятия в Управлении в соответствии с утвержденным планом (программой);

- незамедлительно докладывать начальнику Управления о выявленных в процессе контрольных мероприятий нарушениях и злоупотреблениях.

4.4. Должностное лицо, ответственное за проверку оформления документов на соответствие требованиям нормативных правовых актов, имеет право:

- давать справки и объяснения в устной и письменной форме по вопросам, возникающим в ходе проведения контрольных мероприятий

4.5. Субъекты внутреннего контроля в рамках их компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.

4.6. Ответственность за организацию внутреннего финансового контроля несет начальник Управления. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения бухгалтерского учета и отчетности, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями трудового законодательства.

5. Оценка состояния системы финансового контроля

5.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на совещаниях, проводимых начальником Управления.

5.2. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляется субъектами внутреннего контроля.