Приложение. Положение об организации работы с персональными данными в администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение"

Приложение
к постановлению Администрации
муниципального образования
"Абадзехское сельское поселение"
от 17 апреля 2014 г. N 72

Положение
об организации работы с персональными данными в администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение"

1. Общие положения

1.1. Положение об организации работы с персональными данными в Администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" (далее - Положение) устанавливает порядок сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, передачи (распространения, предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения персональных данных следующих лиц, именуемых далее субъектами персональных данных:

- работников Администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" (далее - работники);

- лиц, претендующих на замещение вакантных должностей в Администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" при прохождении процедуры согласования назначения на должность в установленном порядке;

- лиц, претендующих на включение в кадровый резерв.

1.2. Настоящее Положение определяет цели обработки персональных данных субъектов персональных данных, перечень документов, содержащих персональные данные, содержание и объем которых, а также характер и способы обработки которых полностью соответствуют целям, установленным настоящим Положением, а также перечни должностных лиц и специалистов Администрации поселения, имеющих доступ к персональным данным, и лиц, уполномоченных на обработку персональных данных.

1.3. Оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных субъектов персональных данных, перечень которых определен в настоящего Положения, является Администрация поселения.

1.5. Контроль за соблюдением требований настоящего Положения осуществляет заместитель главы Администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение".

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), предусмотренная статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

2.2. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, предусмотренных статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

2.3. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях, относятся к сведениям конфиденциального характера.

2.4. Обработка персональных данных осуществляется в целях реализации прав и обязанностей администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение", установленных действующим законодательством, для решения следующих задач:

2.4.1. Организация системы кадрового учета, анализ качественного состава кадров и мониторинг персонала, формирование резерва кадров.

2.4.2. Осуществление функции учета и отчетности по расходам, связанным с оплатой труда.

2.4.3. Обеспечение воинского учета.

2.4.4. Оформление допуска работников к сведениям, составляющим государственную тайну.

2.4.5. Обеспечение проведения мобилизационных мероприятий.

3. Документы, содержащие персональные данные

3.1. К документам, содержащим персональные данные, относятся:

3.1.1. в подлинниках:

- письменное заявление о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы, о приеме на работу;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

- аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- соглашение об оформлении допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, гражданина, претендующего на замещение должности муниципальной службы, а также их супругов, несовершеннолетних детей (для категорий должностей, определенных соответствующим муниципальным правовым актом);

- сведения о расходах муниципальных служащих, лиц замещающих (занимающих) муниципальные должности на постоянной основе, а также о расходах их супругов и несовершеннолетних детей;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

- личный карточки формы Т-2;

- списки замещения штатных должностей муниципальной службы и технических работников Администрации поселения;

- списки работников администрации поселения, подлежащих обязательному медицинскому страхованию;

- журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал учета принятых и уволенных работников администрации поселения;

- журнал учета личных дел;

- журнал учета трудовых договоров;

- журнал учета листков нетрудоспособности;

- книга учета и выдачи служебных удостоверений;

- табели учета рабочего времени;

- документы по индивидуальному (персонифицированному) учету в системе обязательного пенсионного страхования (в соответствии с Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению";

- расчетно-платежная ведомость (форма по ОКУД 0504401);

- платежная ведомость (форма по ОКУД 0504403);

- расчетный листок;

- карточка-справка (форма по ОКУД 0504417);

- налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);

- справка о доходах физического лица в инспекцию Федеральной налоговой службы (форма 2-НДФЛ);

- индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-2);

- реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены взносы работодателя (форма ДСВ-3);

- индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на пенсионное страхование (налогового вычета) (приложение 1 к Приказу МНС РФ от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443);

- справка о размере среднемесячного денежного содержания;

- справка о заработной плате работников, выдаваемая для предъявления работником по месту требования;

- документы для обеспечения допуска отдельных работников к сведениям, составляющим государственную тайну (карточки (форма 1), анкеты (форма 4), учетные карточки на допуск к государственной тайне по первой, второй или третьей форме (форма 10), список на оформляемого и его родственников (форма 11) в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2010 N 63 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне";

3.1.2. в копиях:

- паспорт;

- свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- документы, подтверждающие прохождение военной или иной службы;

- документы о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

- страховые медицинские полисы обязательного медицинского страхования граждан;

- распорядительные документы (или выписки из них) о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

3.1.3. в подлинниках и копиях:

- трудовые книжки;

- собственноручно заполненные и подписанные анкеты работников, а также лиц, претендующих на замещение вакантных должностей или на включение в кадровый резерв, установленной формы с фотографией;

- распоряжения администрации поселения по кадровым вопросам (в том числе о назначении на должность, переводе на иную должность, освобождении от замещаемой должности), а также проекты указанных правовых актов;

- документы о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

- решения о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

- документы о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

- справки-объективки;

- иные документы, установленные федеральными законами, иными нормативными актами Российской Федерации, муниципальными нормативными актами, представляемые при поступлении на работу и в процессе осуществления трудовой деятельности.

3.2. Учитывая массовость документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, а также регламентированные подпунктом 5.3.2. настоящего Положения места их обработки, соответствующая отметка о конфиденциальности на данных документах не ставится.

3.3. В случае необходимости передачи документов, содержащих персональные данные, за пределы рабочих мест лиц, перечень которых установлен разделом 4 настоящего Положения, данные документы должны быть:

- помещены в непрозрачную папку с надписью "Для служебного пользования" - при передаче документов непосредственно от одного лица другому лицу;

- помещены в непрозрачный запечатанный конверт с надписью "Для служебного пользования" - при передаче документов через курьера от одного лица другому лицу либо в стороннюю организацию в порядке, установленном разделом 5 настоящего Положения.

4. Лица, имеющие доступ к персональным данным, и лица, уполномоченные на обработку персональных данных

4.1. В администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" право доступа к персональным данным субъектов персональных данных, перечень которых определен в пункте 1.1. настоящего Положения, имеют следующие лица в пределах установленной компетенции в соответствии с нормативными правовыми актами Администрации поселения и должностными инструкциями:

- Глава муниципального образования "Абадзехское сельское поселение";

- первый заместитель главы администрации поселения;

- заместитель главы администрации поселения (в части представления лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, согласования назначения на должности или перевода на другие должности);

- руководитель отдела по организационной работе и делопроизводству администрации поселения;

- руководитель правового отдела администрации поселения (в части визирования проектов правовых актов администрации поселения по кадровым вопросам, согласования назначения на должности или перевода на другие должности);

- руководитель финансово-экономического отдела (в части персональных данных, необходимых для реализации функции учета и отчетности по расходам, связанным с оплатой труда работников администрации поселения);

- работники отдела по организационной работе и делопроизводству администрации поселения.

4.2. В администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" право доступа к справкам-объективкам работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, имеют следующие лица:

- члены конкурсной комиссии, состав которой утверждается правовым актом Администрации поселения, при проведении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в администрации поселения;

- члены аттестационной комиссии при проведении аттестации муниципальных служащих;

- члены комиссии по исчислению стажа муниципальной службы при установлении стажа муниципальной службы муниципальных служащих.

Руководители структурных подразделений администрации поселения имеют право доступа к справкам-объективкам работников, находящихся в их непосредственном подчинении, а также к справкам-объективкам и анкетам лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих на включение в кадровый резерв, при рассмотрении и согласовании их кандидатур.

4.3. В администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" уполномоченными на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных работников, а также лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих на включение в кадровый резерв, в пределах, установленных должностными инструкциями, являются следующие лица, именуемые далее работниками, уполномоченными на обработку персональных данных:

- работники отдела по организационной работе и делопроизводству администрации поселения для решения задач указанных в подпункте 2.4.1. настоящего Положения;

- работники финансово-экономического отдела для решения задач, указанных в подпункте 2.4.2. настоящего Положения;

5. Порядок обработки персональных данных в администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение"

5.1. Порядок получения согласия работника (кандидата) на обработку персональных данных.

5.1.1. Обработка персональных данных работника в администрации поселения осуществляется с его письменного согласия.

5.1.2. Согласие на обработку персональных данных работника оформляется согласно приложению N 1 к настоящему Положению. Согласие на обработку персональных данных лица, претендующего на замещение вакантной должности, на включение в кадровый резерв, оформляется соответственно согласно приложениям N 2 и N 3 к настоящему Положению.

5.1.3. Работник отдела по организационной работе и делопроизводству администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" в соответствии с установленными должностными обязанностями:

- обеспечивает получение согласия на обработку персональных данных лица, претендующего на замещение вакантной должности, на период оформления приема на работу;

- обеспечивает получение согласия на обработку персональных данных работника на срок действия заключенного с ним трудового договора;

- знакомит работника под роспись с содержанием настоящего Положения.

Согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления с настоящим Положением приобщаются к личному делу работника.

5.2. Порядок взаимодействия работников, уполномоченных на обработку персональных данных, с субъектами персональных данных в процессе обработки персональных данных

5.2.1. При приеме на работу в администрацию муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" лицо, претендующее на замещение вакантной должности, должно предоставить в кадровую службу достоверные, документально оформленные сведения, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ, законодательством о муниципальной службе и иными федеральными законами, муниципальными правовыми актами.

5.2.2. Работники, уполномоченные на обработку персональных данных, не вправе требовать от работника или лица, претендующего на замещение вакантной должности, документы, содержащие персональные данные в большем объеме, чем это установлено законодательством для решения задач в соответствии с пунктом 2.4. настоящего Положения.

5.2.3. Работники, уполномоченные на обработку персональных данных, принимают от лица, претендующего на замещение вакантной должности, документы и проверяют полноту их заполнения и достоверность указываемых сведений в соответствии с предъявленными подлинниками документов.

5.2.4. Работник обязан сообщать в установленном порядке в кадровую службу об изменении ранее переданных персональных данных в срок не позднее 10 рабочих дней с момента произошедших изменений.

5.2.5. Изменения в документы, содержащие персональные данные, вносятся работниками, уполномоченными на обработку персональных данных, на основании официальных документов, предоставляемых субъектами персональных данных.

5.2.6. Работник имеет право получить копию любой записи, содержащей его персональные данные. Копии данных документов изготавливаются работниками, уполномоченными на обработку персональных данных, с разрешения их руководителя и выдаются непосредственно субъекту персональных данных.

5.3. Порядок обработки персональных данных на бумажном носителе

5.3.1. Обработку персональных данных в администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" на бумажном носителе осуществляют работники, указанные в пункте 4.3. настоящего Положения, в пределах установленных должностных обязанностей.

5.3.2. В качестве мест обработки персональных данных определяются рабочие места, закрепленные за работниками, уполномоченными на обработку персональных данных.

5.3.3. Расположение рабочего места работника, осуществляющего обработку персональных данных, должно препятствовать доступу к персональным данным третьих лиц.

5.3.4. В отсутствие работника на его рабочем месте не должно быть открытых к доступу третьих лиц документов, содержащих персональные данные. С этой целью документы помещаются в запирающийся шкаф (ящик), в сейф.

5.3.5. Работник, уполномоченный на обработку персональных данных, в случае его длительного отсутствия (в связи с пребыванием в отпуске, служебной командировке, ввиду продолжительной болезни, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком), обязан передать документы, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, лицу, на которое распоряжением администрации поселения будет возложено исполнение его функциональных обязанностей. В случае если такое лицо не назначено, то документы, содержащие персональные данные, передаются другому работнику, уполномоченному на обработку персональных данных субъектов персональных данных, по указанию непосредственного руководителя.

5.3.6. При увольнении работника, уполномоченного на обработку персональных данных, документы, содержащие персональные данные, передаются другому сотруднику, уполномоченному на обработку персональных данных, по акту приема-передачи, который подписывают работники, передающий и принимающий документы с персональными данными, и утверждает непосредственный руководитель.

5.3.7. Документы, содержащие персональные данные, систематизируются и формируются в дела в установленном порядке. На обложке дела, к которому приобщаются документы, содержащие персональные данные, указывается заголовок, индекс дела и срок его хранения в соответствии с номенклатурой дел, а также ставится пометка "Для служебного пользования" в правом верхнем углу папки.

5.3.8. Личные дела работников администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение" ведутся главным специалистом по организационной работе в соответствии с установленными должностными обязанностями.

5.3.9. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Все личные дела регистрируются в журнале регистрации личных дел, который ведется в отделе по организационной работе и делопроизводству администрации муниципального образования "Абадзехское сельское поселение".

5.3.10. Документы на бумажных носителях, содержащие персональные данные, подлежащие защите, должны храниться в металлических запертых шкафах (сейфах).

5.3.11. Черновики и проекты документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются работниками, уполномоченными на обработку персональных данных, путем сожжения или измельчения в бумагорезательной машине.

5.3.12. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные, устанавливаются согласно Приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и иным нормативно-правовым актам.

5.3.13. При работе с документами, содержащими персональные данные, работникам, уполномоченным на обработку персональных данных, запрещается:

- снимать копии с документов, содержащих персональные данные, подлежащие защите, без разрешения непосредственного руководителя;

- вносить изменения в документы, содержащие персональные данные, без предъявления субъектом персональных данных документов, подтверждающих данное изменение; в случае невозможности документально подтвердить изменение, субъект персональных данных подтверждает правильность внесенных изменений своей подписью;

- использовать сведения, содержащие персональные данные, подлежащие защите, в неслужебных целях, в разговоре с лицами, не имеющими отношения к этим сведениям.

5.3.14. В рамках реализации задач, определенных пунктом 2.4. настоящего Положения, личные дела работников, а также лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих на включение в кадровый резерв, передаются работниками отдела по организационной работе и делопроизводству администрации поселения лицам, имеющим доступ к персональным данным в соответствии с пунктом 4.1. настоящего Положения, под роспись в журнале регистрации личных дел.

Лицам, претендующим на замещение вакантных должностей, и работникам на период прохождения процедуры согласования наз