Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Совете народных депутатов муниципального образования "Теучежский район"

Приложение N 1
к постановлению председателя
Совета народных депутатов
МО "Теучежский район"
От 11.01.2018 г. N 1

Правила
обработки персональных данных в Совете народных депутатов муниципального образования "Теучежский район"

I. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в Совете народных депутатов муниципального образования "Теучежский район" (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Совете народных депутатов муниципального образования "Теучежский район" (далее - Совет народных депутатов).

1.2. Настоящие Правила определяют политику Совета народных депутатов как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

1.3. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О муниципальной службе в Российской Федерации"), Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции"), Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"), Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.4. Обработка персональных данных в Совете народных депутатов осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных лиц, замещающих муниципальные должности, и муниципальных служащих Совета народных депутатов

2.1. Персональные данные лиц замещающих муниципальные должности и муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия муниципальным служащим Совета народных депутатов в прохождении муниципальной службы, формирования кадрового резерва муниципальной службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения муниципальными служащими Совета народных депутатов должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов и членов их семьи, обеспечения лицам, замещающим муниципальные должности, муниципальным служащим Совета народных депутатов установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

2.2. В целях, указанных в пункте 2.1 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совете народных депутатов:

2.2.1. Фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

2.2.2. Число, месяц, год рождения;

2.2.3. Место рождения;

2.2.4. Информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

2.2.5. Вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

2.2.6. Адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);

2.2.7. Номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

2.2.8. Реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

2.2.9. Идентификационный номер налогоплательщика;

2.2.10. Реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

2.2.11. Реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

2.2.12. Семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших);

2.2.13. Сведения о трудовой деятельности;

2.2.14. Сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

2.2.15. Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании);

2.2.16. Сведения об ученой степени;

2.2.17. Информация о владении иностранными языками, степень владения;

2.2.18. Медицинское заключение по установленной форме об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

2.2.19. Фотография;

2.2.20. Сведения о прохождении муниципальной службы, в том числе: дата, основания поступления на муниципальную службу и назначения на должность муниципальной службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность муниципальной службы, наименование замещаемых должностей муниципальной службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности муниципальной службы, а также сведения о прежнем месте работы;

2.2.21. Информация, содержащаяся в трудовом контракте, дополнительных соглашениях к трудовому контракту;

2.2.22. Сведения о пребывании за границей;

2.2.23. Информация о классном чине муниципальной службы Российской Федерации, квалификационном разряде муниципальной службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);

2.2.24. Информация о наличии или отсутствии судимости;

2.2.25. Информация об оформленных допусках к государственной тайне;

2.2.26. Государственные награды, иные награды и знаки отличия;

2.2.27. Сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

2.2.28. Информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

2.2.29. Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

2.2.30. Номер расчетного счета;

2.2.31. Номер банковской карты;

2.2.32. Иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 2.1 настоящих Правил.

2.3. Обработка персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.4. Обработка специальных категорий персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации.

2.5. Обработка персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

2.5.1. При передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о муниципальной службе;

2.5.2. При трансграничной передаче персональных данных;

2.5.3. При принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.6. В случаях, предусмотренных пунктом 2.5 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

2.7. Обработка персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, осуществляется главным специалистом Совета народных депутатов и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, осуществляется путем:

2.8.1. Получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в Совет народных депутатов);

2.8.2. Копирования оригиналов документов;

2.8.3. Внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

2.8.4. Формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

2.8.5. Внесения персональных данных в информационные системы Совета народных депутатов, используемые Советом народных депутатов.

2.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от лица, замещающего муниципальную должность, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов.

2.10. В случае возникновения необходимости получения персональных данных лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего Совета народных депутатов у третьей стороны, следует известить об этом лицо, замещающее муниципальную должность, муниципального служащего заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего Совета народных депутатов персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

2.12. При сборе персональных данных Совет народных депутатов, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от лица, замещающего муниципальную должность, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных лица, замещающего муниципальную должность, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

III. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с исполнением муниципальных функций

3.1. В Совете народных депутатов обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях исполнения муниципальных функций.

3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Совет народных депутатов лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Совете народных депутатов подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

3.3. Обработка персональных данных, необходимых в связи с исполнением муниципальных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими исполнение муниципальных функций в установленной сфере ведения Совета народных депутатов.

3.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с исполнением муниципальных функций, осуществляется Советом народных депутатов и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Совете народных депутатов в целях исполнения муниципальной функции, осуществляется путем:

3.5.1. Получения оригиналов необходимых документов (заявление);

3.5.2. Заверения копий документов;

3.5.3. Внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

3.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

3.7. При исполнении муниципальной функции Советом народных депутатов, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.8. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо Совета народных депутатов, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся в связи с исполнением муниципальной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

3.9. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Советом народных депутатов осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

IV. Правила обработки персональных данных субъектов персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

4.1. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

4.2. Не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели, обработки которых заведомо несовместимы.

4.3. При реализации возложенных на Совет народных депутатов полномочий, информация, которая допускает включение персональных данных, должна соблюдать следующие условия:

4.3.1. Должна содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, адрес Совета народных депутатов, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки;

4.3.2. Должна содержать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, при необходимости получения согласия на обработку персональных данных;

4.3.3. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с целями сбора персональных данных.

4.4. Уничтожение или обезличивание персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

4.5. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

4.6. В целях обеспечения защиты персональных данных субъекты персональных данных вправе:

4.6.1. Получать полную информацию о своих персональных данных и способе обработки этих данных (в том числе автоматизированной), без возможности доступа к персональным данным иных лиц;

4.6.2. Осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

4.6.3. Требовать внесения необходимых изменений, уничтожения или блокирования персональных данных, которые являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

4.6.4. Обжаловать в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц.

V. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

5.1. Обработка персональных данных в информационных системах персональных данных осуществляется после завершения работ по созданию системы защиты персональных данных в информационной системе и оценки соответствия информационной системы персональных данных требованиям безопасности информации.

5.2. Безопасность персональных данных при их обработке в информационных системах Совета народных депутатов обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации (в том числе шифровальные (криптографические) средства, средства предотвращения несанкционированного доступа, утечки информации по техническим каналам, программно-технических воздействий на технические средства обработки персональных данных), а также используемые в информационной системе информационные технологии. Технические и программные средства должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, обеспечивающим защиту информации.

5.3. Обработка персональных данных в Совете народных депутатов осуществляется в информационных системах персональных данных Совета народных депутатов, включающих:

фамилию, имя, отчество (если имеется) субъекта персональных данных;

тип документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

серию и номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

адрес места жительства субъекта персональных данных;

почтовый адрес субъекта персональных данных;

телефон субъекта персональных данных;

факс субъекта персональных данных;

адрес электронной почты субъекта персональных данных.

5.4. Безопасность персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным.

5.5. Персональные данные могут быть предоставлены для ознакомления:

5.5.1. Сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации, в части, касающейся их должностных обязанностей;

5.5.2. Уполномоченным работникам федеральных органов исполнительной власти в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.6. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах Совета народных депутатов уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

6.1. Сроки обработки и хранения персональных данных лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы Совета народных депутатов, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных муниципальных служащих:

6.1.1. Персональные данные, содержащиеся в распоряжениях по личному составу муниципальных служащих Совета народных депутатов (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок), подлежат хранению в Совете народных депутатов в течение двух лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в муниципальный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.

6.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, а также личных карточках муниципальных служащих Совета народных депутатов, хранятся в Совете народных депутатов в течение десяти лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в муниципальный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.

6.1.3. Персональные данные, содержащиеся в распоряжениях о поощрениях, материальной помощи лиц замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих Совета народных депутатов, подлежат хранению в течение двух лет в Совете народных депутатов с последующим формированием и передачей указанных документов в муниципальный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.

6.1.4. Персональные данные, содержащиеся в распоряжениях о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях муниципальных служащих Совета народных депутатов, подлежат хранению в Совете народных депутатов в течение пяти лет с последующим уничтожением.

6.1.5. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности муниципальной службы в Совета народных депутатов, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в Совете народных депутатов в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

6.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами персональных данных в Совет народных депутатов в связи с исполнением муниципальных функций, указанных в пункте 3.1 настоящих Правил, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

6.3. Персональные данные граждан, обратившихся в Совет народных депутатов лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

6.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с исполнением Советом народных депутатов муниципальных функций, хранятся на бумажных носителях в организационно-правовом отделе Совета народных депутатов, в соответствии с утвержденным положением об организационно-правовом отделе Совета народных депутатов.

6.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

6.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.

6.7. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляет управляющий делами Совета народных депутатов.

6.8. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные