Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение"

Приложение
к Постановлению администрации
муниципального образования
"Дукмасовское сельское поселение"
от 01.09.2018 г. N 27

Инструкция
по делопроизводству в администрации муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение"

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" (далее - инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в рамках осуществления деятельности администрации муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

1.3. Администрации муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" может разрабатывать свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие инструкцию в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях указанного органа, не противоречащие законодательству Российской Федерации и настоящей Инструкции.

1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.5. Положения инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Общее руководство работой с документами и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляет глава администрации муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" (далее - глава администрации). Ответственность за выполнение требований инструкции возлагается на специалиста ответственного за архив и делопроизводство администрации сельского поселения (далее - делопроизводитель администрации).

1.8. Содержание документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Использование сведений, содержащихся в документах, за исключением персональных данных, для опубликования в печати, передачах на радио и телевидении допускается с разрешения руководства администрации сельского поселения.

1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, при увольнении или переводе на другую работу сотрудники администрации сельского поселения обязаны передать по указанию главы администрации, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей.

1.10. Должностные лица, виновные в нарушении правил работы с документами, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

II. Правила составления и оформления отдельных видов документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в администрации сельского поселения оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

2.1.2. В администрации сельского поселения используются следующие виды бланков, изготовленные с помощью компьютерной техники:

- бланк постановления;

- бланк распоряжения;

- бланк общий.

2.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.1.4. Состав реквизитов для бланков постановления, распоряжения:

а) место составления (издания) документа;

б) наименование вида документа

в) отметки для проставления даты и регистрационного номера.

2.1.5. Состав реквизитов для общего бланка:

а) место составления (издания) документа, наименование органа местного самоуправления на государственных языках Российской Федерации и Республики Адыгея;

б) справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, телефон-факс, адрес электронный почты и др. сведения);

в) отметки для проставления даты и регистрационного номера;

2.1.6. Образцы бланков документов, используемые в администрации сельского поселения приведены в Приложениях N 1 - 3.

2.1.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.8. Состав документов администрации сельского поселения:

- в деятельности администрации сельского поселения создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.;

- коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах комиссий, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний;

- взаимные обязательства администрации сельского поселения с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов;

- в зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации сельского поселения создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.;

- в установленных законодательством случаях в администрации сельского поселения могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (протокол, положение и др.).

2.2. Правила оформления проектов постановлений, распоряжений

2.2.1. Проекты постановлений, распоряжений готовят сотрудники администрации сельского поселения по поручению главы администрации или по собственной инициативе в пределах своей компетенции.

2.2.2. Постановления, распоряжения подписываются главой администрации. Подлинники постановлений, распоряжений хранятся у специалиста ответственного за архив и делопроизводство администрации сельского поселения.

2.2.3. Постановления, распоряжения печатаются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 12-14.

2.2.4. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты:

1) Наименование субъекта Российской Федерации - Российская Федерация Республика Адыгея.

2) Название вида документа - Постановление / Распоряжение главы муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение".

3) Дата и номер - указанные реквизиты печатаются с левой стороны бланка и оформляются словесно-цифровым способом.

4) Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, распоряжения, точка в конце заголовка не ставится, печатается полужирным начертанием через одинарный межстрочный интервал слева и отделяется от даты и номера двойным межстрочным интервалом.

5) Текст - отделяется от заголовка двойным межстрочным интервалом, печатается через одинарный межстрочный интервал с абзацным отступом 1,25 см. от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Структура постановления, распоряжения как правило, состоит из двух частей: констатирующей части (преамбулы) и распорядительной (властные предписания, адресованные объектам управления), юридически связанной с приложением.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений, предписываемых действий. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в проектах постановлений, распоряжений завершается распорядительными словами: "постановляю:" (в постановлениях) или "предлагаю:", "обязываю:", "утверждаю:", "возлагаю:" (в распоряжениях).

Предписания в пунктах постановлений, распоряжений должны согласовываться в падеже с распорядительным словом "приказываю" и "предлагаю"- кому?, "обязываю"- кого?.

Распорядительная часть постановления, распоряжения отделяется от констатирующей части дополнительным одинарным межстрочным интервалом и печатается с новой строки с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются специалисты, должностные лица администрации сельского поселения.

Распорядительная часть текста может делиться на пункты, нумеруемые цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на абзацы. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

При утверждении постановлением, распоряжением состава какой-либо комиссии или списка работников количественным составом пять и более человек состав комиссии или список работников выносится в приложение, о чем в тексте постановления, распоряжения делается ссылка "согласно приложению".

Не допускается размещение в распорядительной части текста постановления, распоряжения таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации. Указанные части текста помещаются в приложение к постановлению, распоряжению, юридически связанные с распорядительной частью текста.

В предпоследнем пункте постановления, распоряжения указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний постановления, распоряжения в соответствующей сфере деятельности администрации сельского поселения.

В конкретных случаях контроль за исполнением постановления, распоряжения может возлагаться на главу администрации, подписывающего постановление, распоряжение со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением постановления (распоряжения) оставляю за собой".

В последнем пункте указывается дата, с которой данное постановления, распоряжения вступает в силу. Постановление, распоряжение может применяться с даты его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

В постановлении, распоряжении, изданном с целью изменения или отмены действующих постановлений, распоряжений, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого постановления, распоряжения и/или номера отдельных пунктов распорядительной части текста, или приложения к постановлению, распоряжению. Отмена постановления, распоряжения или отдельных пунктов обозначается формулировкой "Признать утратившим силу..."

6) Приложение - оформляется на лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу с написанным заглавными буквами словом "Приложение" со знаком "N", затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.

При утверждении постановления, распоряжения только одного приложения слово "Приложение" может быть заменено на слово "УтвержденО" (Утверждена, Утверждены или Утвержден).

7) Подпись - отделяется от текста 1-3 одинарными межстрочными интервалами, и состоит из полного наименования должности, личной подписи и её расшифровки (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией и печатается от правой границы текстового поля.

Если глава администрации отсутствует, то постановления, распоряжения подписывает его заместитель, исполняющий его обязанности на основании соответствующего постановления. При этом к должности руководителя добавляется сокращенное "И.о." (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя руководителя, подписавшего постановление, распоряжение.

8) Отметка о подготовке проекта - оформляется на последнем листе постановления, распоряжения в левом нижнем углу начинаясь со слов "Проект подготовлен и внесен" и включает в себя название должности, подпись, инициалы и фамилию исполнителя.

9) Визы согласования - состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовано постановление, распоряжение, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии).

2.2.5. Образцы постановления и распоряжения приведены в Приложении N 4 - 5.

2.3. Правила оформления протоколов

2.3.1. Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний. Составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколы в администрации сельского поселения могут издаваться в полной форме.

2.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председательствующего, секретаря, присутствующих и, при необходимости, приглашенных лиц. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола (Например: Присутствовали: 25 человек (список прилагается)).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащий перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу, если необходимо. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля с абзацным отступом 1,25 см. и нумеруются цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отместка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята; при необходимости проводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

2.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

2.3.4. Протокол печатается на листе формата А4 шрифтом TimesNewRoman размером 12-14 и имеет следующие реквизиты:

1) Вид документа и название - "ПРОТОКОЛ", печатается полужирным начертанием, заглавными буквами и выравнивается по центру. Ниже полужирным начертанием через один одинарный межстрочный интервал печатается название протокола и также выравнивается по центру.

2) Дата и время протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один одинарный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4) Вводная часть протокола - печатается через 2 одинарных межстрочных интервала от даты и времени протокола.

5) Основная часть протокола - печатается через один одинарный межстрочный интервал.

6) Подпись - отделяется от основной части протокола 1-3 одинарными межстрочными интервалами и включает наименования: "Председатель", "Секретарь", их личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование "Председатель", "Секретарь" печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается напротив наименования с пробелом между инициалами и фамилией и выравнивается по правому краю.

2.3.5. Образец протокола приведен в Приложении N 7.

2.4. Правила оформления служебных писем

2.4.1. Служебные письма оформляются на общем бланке для письма, печатаются шрифтом TimesNewRoman размером 12-14 и имеют следующие реквизиты:

1) Наименование органа местного самоуправления на государственных языках Российской Федерации и Республики Адыгея.

2) Справочные данные органа местного самоуправления - включают в себя почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона и факса, при необходимости адрес электронной почты, адрес официального интернет-сайта.

3) Регистрационный номер - проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации сельского поселения и присваивается после подписания служебного письма, выравнивается по левому краю.

4) Адресат - указывается на верхней правой стороне бланка письма и выравнивается по правому краю. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

6) Текст - излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. В тексте возможно ссылка на номер и дату входящего документа, которая проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на рассмотрение проект ...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" не возражает", "Администрация муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" считает возможным").

В служебных письмах могут использоваться фразы этикетного характера "Уважаемый...!"- в начале письма, над текстом и "С уважением..." в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

Если текст письма содержит несколько решений, выводов и т.п., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

7) Отметка о приложении - оформляется под текстом письма через один одинарный межстрочный интервал от текста от границы левого поля.

8) Подпись - в состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

9) Отметка об исполнителе - проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма размером шрифта TimesNewRoman N 10-12 и состоит из должности, инициалов, фамилии исполнителя и номер его телефона. Например:

Исп.: специалист 1 разряда И.О. Фамилия, тел.: 8 (12345) 1-23-45

2.4.2. Образец письма приведен в Приложении N 8.

2.5. Правила оформления положений, правил, инструкций, регламентов

2.5.1. Положения, правила, инструкции и регламенты утверждаются, как правило, приложением к постановлению, распоряжению, которое оформляется в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции или применяются как самостоятельные правовые акты, подписанные Главой администрации.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу, текст реквизита центрируется относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" ________________ И.О. Фамилия (личная подпись)

В установленных случаях личная подпись должностного лица в грифе "утверждения" заверяется оттиском печати администрации МО "Дукмасовское сельское поселение".

Финансовые, кадровые, архивные документы, оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

2.5.2. Регламент - совокупность правил, определяющих порядок работы администрации сельского поселения или его структурных подразделений.

Положение - устанавливает системно-связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации сельского поселения.

Правила - устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения.

Инструкция - определяет порядок осуществления какой-либо деятельности.

2.5.3. Положения, правила, инструкции и регламенты печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и состоят из частей и пунктов, которые нумеруются цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими или арабскими цифрами и имеют заголовки. Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

2.5.4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положений, правил, инструкций и регламентов отвечает на вопрос "О чём?".

Констатирующей частью служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур, другие нормативные требования.

2.6. Правила оформления проектов решений Совета народных депутатов муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение"

2.6.1. Глава реализуя право правотворческой инициативы, рассматривает и вносит на сессию Совета народных депутатов муниципального образования "Дукмасовское сельское поселение" (далее по тексту - СНД) проекты решений.

2.6.2. Разработка проектов решений осуществляется сотрудниками администрации сельского поселения. Контроль выполнения пунктов решений, осуществляет сотрудники администрации сельского поселения, внесшие свои предложения по разработке решений.

После подготовки проекта решений сотрудник администрации отправляет его на рассмотрение главе администрации.

2.6.3. Решение о внесении на сессию СНД проекта решения принимается главой администрации.

2.6.4. Проект решения печатается шрифтом TimesNewRoman размером 12-14 через одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.

2.6.5. Проект решения должен содержать следующие реквизиты:

1) Пометка "Проект решения" - печатается на первой странице проекта решения в пределах верхней и правой границ текстового поля размером шрифта 12 с прописной буквы.

2) Название вида документа - печатается размером шрифта 12 с прописной буквы, располагается по центру, отделяется двумя одинарными межстрочными интервалами от предыдущего реквизита.

3) Заголовок - печатается полужирным начертанием, располагается по центу, отделяется 2 одинарными межстрочными интервалами от предыдущего реквизита.

4) Текст - отделяется одним одинарным межстрочным интервалом от предыдущего реквизита. В зависимости от предмета и объема может содержать следующие структурные единицы: пункт и абзац. Пункт нумеруется цифрами, часть пункта необходимо строить таким образом, чтобы она состояла из одного абзаца, начинающегося с прописной буквы.

5) Подпись - отделяется от текста 1-3 одинарными межстрочными интервалами и включает подпись главы муниципального образования "Большесидоровское сельское поселение"

2.6.6. Образец проекта решения приведен в Приложении N 9.

2.7. Иные организационно-распорядительные документы

2.7.1. Грифом "УТВЕРЖДАЮ" ("УтвержденО", "Утвержден", "Утверждена") может придаваться юридическая сила следующим документам:

- годовые планы, графики работы, графики предоставления отпусков, повестки заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются главой администрации);

- должностные регламенты муниципальных служащих администрации сельского поселения (утверждаются главой администрации);

- финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, акты передачи транспортных средств, оргтехники, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются главой администрации).

- архивные документы: описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения (утверждаются главой администрации);

- иные документы.

2.7.2. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу, текст реквизита центрируется относительно самой длинной строки. В установленных случаях личная подпись должностного лица в грифе "утверждения" заверяется оттиском печати администрации МО "Дукмасовское сельское поселение".

2.7.3. Начальники отделов, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных инструкцией правил.

2.8. Оформление договоров, муниципальных контрактов, трудовых договоров, должностных инструкций

2.8.1. В администрации сельского поселения заключаются финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (далее по тексту - договоры), а также муниципальные контракты (далее по тексту - контракты) в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

2.8.2. Договоры, контракты оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и составляются в количестве экземпляров по числу сторон.

2.8.3. Трудовые договоры составляются в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 17 июля 2009 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, затем подписываются муниципальным служащим (работником) и представителем нанимателя: главой администрации и заверяются оттиском печати.

Один экземпляр трудового договора передается муниципальному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел администрации сельского поселения.

2.8.4. Должностные инструкции оформляются в двух экземплярах, затем подписываются муниципальным служащим (работником) и представителем нанимателя: главы администрации и заверяются оттиском печати. Должностные инструкции утверждаются главой администрации.

2.9. Правила оформления справок, докладных записок, объяснительных записок

2.9.1. В администрации сельского поселения применяются и используются для информационного обмена между должностными лицами, работниками следующие виды записок:

- справки;

- докладные записки;

- объяснительные записки.

2.9.2. Справка-документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера или выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате).

Справки информационного характера составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы администрации сельского поселения, оформляются на общем бланке или белом листе форматом А4. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставлений и анализа полученных данных. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

Образец оформления справки приведен в Приложении N 10.

2.9.3. Докладная записка - документ, адресованный главе администрации, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащей выводы и предложения составителя.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Текст такой докладной записки четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной) излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об").

Образец оформления докладной записки приведен в Приложении N 11.

2.9.4. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание основного документа. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем

2.9.5. Образец оформления объяснительной записки приведен в Приложении N 12.

2.10. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты. Особенности работы с электронными документами

2.10.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов, и служебных материалов организациям (от организаций).

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге со шрифтом размером не менее Times New Roman N 8.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи.

2.10.2. Для передачи и получения информации может использоваться электронная почта внутри администрации сельского поселения.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

2.10.3. Порядок работы с электронными документами предусматривает создание, получение, обработку, хранение и использование электронных документов, а также порядок отправки, получения.

2.10.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

2.10.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации сельского поселения используются электронные цифровые подписи.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации, заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

III. Порядок перемещения документов в администрации сельского поселения (документооборот)

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Перемещение документов в администрации сельского поселения с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации сельского поселения, регламентируются настоящей инструкцией, Уставом, должностными инструкциями работников.

3.1.3. В администрации сельского поселения выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая (входящая) документация;

б) отправляемая (исходящая) документация;

в) внутренняя документация.

3.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

3.2.1. Доставка документов в администрации сельского поселения осуществляется средствами почтовой связи, по каналам электрической связи (факсимильной и по электронной почте с использованием E-mail).

С помощью почтовой связи в администрацию сельского поселения доставляется корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, пакетов и печатных изданий; по каналам электрической связи поступают телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения и документы в электронном виде на электронную почту администрации сельского поселения.

3.2.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в администрацию сельского поселения корреспонденции осуществляется специалистом администрации ответственным за входящую и исходящую корреспонденцию.

Документы, поступившие в администрацию сельского поселения в рабочее время, проходят первичную обработку, регистрируются в день поступления в журнале регистрации, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др. передаются на регистрацию незамедлительно.

3.2.3. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается надлежащему адресату. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

3.2.4. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и последующего использования.

После регистрации специалист администрации, ответственным за входящую и исходящую корреспонденцию, передает поступившие документы на рассмотрение главе администрации, который после их изучения проставляет в верхнем левом углу каждого документа резолюцию.

Резолюция - включает инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись главы администрации.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Рассмотренные главой администрации документы возвращаются специалисту администрации ответственному за входящую и исходящую корреспонденцию. Специалист администрации под подпись отдает входящие документы исполнителям.

Пометка о контроле включает в себя слово "контроль", срок, до которого должно быть исполнено поручение и подпись специалиста.

Подлинник документа остается у специалиста администрации ответственного за входящую и исходящую корреспонденцию, исполнителям передаются копии.

3.2.5. Перечень документов, не подлежащих регистрации

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.3.1. Исходящие документы за подписью главы администрации подлежат единой регистрации специалистом администрации ответственным за входящую и исходящую корреспонденцию.

3.3.2. Реквизиты исходящих документов (писем) оформляются в соответствии с правилами, установленными разделом II инструкции.

3.3.3. Исходящие документы передаются специалисту администрации ответственному за входящую и исходящую корреспонденцию надлежащим образом оформленными, с указанием почтового адреса, электронного адреса или с указанием на рассылку для обработки документов для отправки почтовой связью.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются сотрудникам администрации сельского поселения.

3.3.4. Исходящая корреспонденция за подписью главы администрации может отправляться почтовой, электронной, факсимильной связью. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес. Документы, отправляемые одновременно на один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные документы, исполнительные листы и организационно-распорядительные документы администрации сельского поселения, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями.

3.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

3.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

3.4.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться тем, что объем передаваемого документа (текста, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.

IV. Контроль исполнения документов

4.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

4.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяется, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

1) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

2) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

3) по депутатским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

4) по поручениям Правительства Республики Адыгея, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Республики Адыгея, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;

5) по обращениям граждан - до одного месяца со дня регистрации;

6) по протесту прокурора - не позднее чем в 10-дневный срок с момента поступления;

7) по представлению прокурора - до одного месяца со дня регистрации;

8) по судебным решениям - в сроки, установленные судебным решением.

Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

4.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Главы Республики Адыгея или Правительства Республики Адыгея допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае администрация сельского поселения представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящие органы или организация-автор документа.

4.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с главой администрации.

4.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

V. Рассмотрение обращений (жалоб, предложений) граждан

5.1. Общие требования

5.1.1. Работа с обращениями граждан регламентирована Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и ст. 18 Устава МО "Дукмасовское сельское поселение" возлагается на сотрудника администрации, ответственного за делопроизводство.

5.1.2. Личный прием граждан осуществляют глава администрации. Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое после регистрации передается в установленном порядке соответствующему специалисту на исполнение.

Если поставленные вопросы не входят в компетенцию администрации сельского поселения, ему разъясняет его право обратиться в соответствующие организации.

5.1.3. Обращение, не содержащее сведений о фамилии, имени и отчестве, а также данных о месте жительства, работы или учебы заявителя, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Все поступающие в администрацию сельского поселения предложения, заявления и жалобы граждан должны быть зарегистрированы в день их поступления в специальном регистрационно-контрольном журнале. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации в день их поступления.

После регистрации, письма передаются руководству на рассмотрение. Резолюция руководства должна быть конкретной, с указанием ответственного исполнителя и даты исполнения.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Ответ может быть дан в письменной или устной форме.

В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер служебного телефона. Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера и даты отправления.

5.1.4. Сотрудник администрации, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан, осуществляет постоянный контроль за соблюдением сроков рассмотрения поступающих предложений, заявлений и жалоб граждан.

5.2. Сроки рассмотрения писем граждан

5.2.1. Предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в срок до 1 месяца со дня регистрации.

5.2.2. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены руководством, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

5.2.3. Нарушение установленного порядка рассмотрения писем граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей жалоб, либо за содержащуюся в них критику, влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

VI. Подготовка и утверждение номенклатуры дел

6.1. Порядок составления номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в администрации сельского поселения с указанием сроков их хранения, в установленном Инструкцией порядке.

6.1.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники, справочники, бюллетени и тому подобные информационные и периодические издания.

6.1.3. Основными требованиями при составлении номенклатуры дел являются:

- раздельная группировка документов постоянного и временного хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовков дел, полностью отражающая состав и содержание документов в деле, исключающая в дальнейшем возможность группировки в дела документов, не соответствующих содержанию и сроку хранения;

- применение единой системы индексации.

Нумерация дел должна быть валовой, индекс дела должен состоять из порядкового номера дела. Порядок расположения каждого дела внутри разделов определяется степенью его важности, сроком хранения.

Основные правила составления заголовков дел следующие:

- кратко и четко формулировать заголовок. Заголовки дел типа "Разная переписка", "Руководящие материалы" и тому подобные не допускаются;

- в заголовках дел, содержащих переписку, следует уточнять с кем и по какому вопросу или группе однородных вопросов она ведется;

- в заголовках дел, содержащих отчетную или плановую документацию следует указывать периодичность и характер этой документации;

- в заголовки дел, сформированных из статистических отчетов, необходимо включать название отчета (форму), номер или условное обозначение;

- термин "документы" употреблять в заголовках дел в тех случаях, когда в дело объединяются разные виды документов по одному и тому же вопросу, при этом в скобках указывается три-четыре вида документов.

Сроки хранения документов определяют, исходя из научной и практической ценности документов в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями документов. Согласно перечням существуют сроки хранения дел - постоянный, временный (свыше 10 лет), временный (до 10 лет). Помимо этого, некоторые документы хранятся "до минования надобности", "до замены новыми".

Некоторые дела наряду со сроками хранения могут иметь отметку "ЭПК". Это означает, что по окончанию делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности, с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

Дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение срока, необходимого для разрешения вопроса.

6.1.4. При составлении номенклатуры дел в каждом разделе следует оставлять несколько свободных номеров для включения дел, которые могут быть дополнительно заведены в течение года.

В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

6.1.5. Образец оформления номенклатуры дел приведен в Приложении N 13 - 14.

6.2. Правила формирования и хранения дел

6.2.1. Исполненные и правильно оформленные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Формирование и хранение дел организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов и возможность их быстрого использования.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- правильно помещать документы в то или иное дело, проверять соответствие содержания подшиваемых документов заголовку дела;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью;

- систематизировать документы внутри дела по хронологии или в порядке разрешения вопроса, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы помещать в начале дела;

- группировать в дела документы со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объема можно формировать в отдельный том этого же дела;

- проверять правильность оформления документов;

- не допускать подшивки в дела лишних и дублетных экземпляров, а также неисполненных, неоформленных и подлежащих возвращению документов.

6.2.3. Объем каждого дела не должен превышать 300 листов. При наличии большого количества листов дело подразделяется на тома.

6.2.4. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Начальники отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов.

6.2.5. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие может проводиться с разрешения руководства с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

6.2.6. Лица, виновные в нарушении установленных правил хранения служебных документов, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.

VII. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

7.1. Оформление и передача дел в архив

7.1.1. После проведения научно-технической обработки документов (один раз в 3 года) документы оформляются для последующего их хранения в архиве. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного срока хранения - частичному оформлению.

7.1.2. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле и составление заверительного листа; оформление листа использования, внутренней описи к документам дела; оформление всех элементов обложки дела.

7.1.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подшивают в дела на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, дат, резолюций на них.

7.1.4. Все листы в деле должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно. Лист, пришитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный вдвое и пришитый за середину - как два листа.

Фактически имеющееся количество листов в деле выносится на обложку дела и в заверительный лист, помещенный в конце дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации сельского поселения, наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

7.1.5. Передача дел в архив производится через 3 года после завершения их в делопроизводстве по описям. Описи дел составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра передаются в архив, а один экземпляр хранится в администрации сельского поселения. При приеме дел проверяется правильность оформления и описания в описи.

7.1.6. Образцы обложки дела, заверительного листа и листа использования документов приведены в Приложении N 15 - 17.

7.2. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

7.2.1. Инструкция устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

7.2.2. После отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.

7.2.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2014 года).

7.2.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей администрации сельского поселения (при этом дела каждого отдела составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.