Приложение. Положение об архиве департамента промышленной политики Краснодарского края

Приложение

Положение
об архиве департамента промышленной политики Краснодарского края
(утв. приказом департамента промышленной политики Краснодарского края от 28 апреля 2016 г. N 41)

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности департамента промышленной политики Краснодарского края (далее - департамент) имеющие социальное, экономическое, историческое и научно-практическое значение, входят в состав государственного Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края".

До передачи на государственное хранение документы, подлежащие постоянному хранению в ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края", временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархивом), хранятся в департаменте.

1.2. В целях обеспечения сохранности, комплектования, учета, а также использования документов до сдачи их в ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края" в департаменте создается архив.

1.3. В своей работе лицо, ответственное за архив департамента, руководствуется действующим федеральным и краевым законодательством, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, методическими документами Росархива, управления архивов министерства культуры Краснодарского края и настоящим Положением.

1.4. Ведение архивной работы в департаменте в соответствии с возложенными задачами осуществляет ответственный за архив, назначаемый приказом департамента.

2. Состав документов архива

2.1. Архив департамента комплектуется:

делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу, образовавшимися в результате деятельности департамента;

описями дел, которые являются научно-справочным аппаратом и раскрывают состав и содержание документов архива.

2.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив департамента, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях (отделах) департамента - источниках комплектования архива и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту, утвержденному руководителем департамента.

2.3. В случае производственной необходимости отдельные дела из архива могут быть выданы во временное пользование в структурное подразделение (отдел) департамента после оформления выдачи данных дел ответственным за архив.

3. Основные задачи архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

3.3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива (описи дел).

3.4. Использование хранящихся в архиве документов.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством - (Росархивом).

4. Функции

В целях выполнения основных задач архива лицо, ответственное за архив, осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает упорядоченные документы структурных подразделений департамента не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством.

4.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.

4.3. Создает и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления архивов министерства культуры Краснодарского края.

4.4. Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.

4.5. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел структурных подразделений (отделов) департамента.

4.6. Организует работу по составлению номенклатуры дел департамента.

4.7. Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям (отделам) департамента в работе с документами.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.7. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документальному обеспечению департамента.

4.8. Ежегодно представляет в ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края" сведения о составе и объеме документов архива департамента по установленной форме (паспорт архива организации).

5. Права

Для выполнения основных задач и функций лицо, ответственное за архив департамента, имеет право:

5.1. Требовать от структурных подразделений (отделов) департамента своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5.2. Контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях (отделах) департамента.

5.3. Запрашивать от структурных подразделений (отделов) департамента необходимые для работы архива сведения.

5.4. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов работников ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края".

6. Организация работы архива

6.1. Лицо, ответственное за архив, назначается и освобождается от обязанностей по ведению архивной работы приказом департамента. Лицо, ответственное за архив проходит инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края".

6.2. Передача документов структурных подразделений (отделов) департамента в архив департамента оформляется сдаточными описями.

6.3. Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям (отделам) департамента на срок, не превышающий 30 дней. Соответствующая запись производится в журнале учета выдачи дел с росписями - ответственного за архив и получающего дело.

6.4. Годовой раздел сводной описи дел департамента составляется на основе описей дел структурных подразделений (отделов) департамента под непосредственным методическим руководством ГКУ КК "Государственный архив Краснодарского края".

6.5. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта проводится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.

6.6. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

6.7. При смене лица, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним производится по акту.

7. Ответственность

Лицо, ответственное за архив, совместно с руководителем департамента промышленной политики Краснодарского края несет ответственность за:

7.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

7.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

7.3. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Заместитель начальника отдела юридического сопровождения и организационной работы департамента промышленной политики Краснодарского края

Н.А. Юнакова