Приложение N 1. Положение о смотре-конкурсе "Лучший ведомственный архив - 2018"

Приложение N 1

Утверждено
приказом министерства
культуры Краснодарского края
от 3 апреля 2018 года N 145

Положение
о смотре-конкурсе "Лучший ведомственный архив - 2018"

1. Общие положения

1.1. Смотр-конкурс "Лучший ведомственный архив - 2018" (далее - смотр-конкурс) проводится министерством культуры Краснодарского края (далее - министерство) среди архивов территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций на территории Краснодарского края (далее - архивы федеральных органов, федеральных организаций, участники смотра-конкурса), являющихся источниками комплектования государственных архивов Краснодарского края (далее - государственные архивы).

1.2. Целями смотра-конкурса являются:

улучшение организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в территориальных органах федеральных органов государственной власти, федеральных организациях на территории Краснодарского края (далее - федеральные органы, федеральные организации);

определение лучших среди архивов федеральных органов, федеральных организаций;

обобщение и распространение передового опыта и лучшей практики работы архивов федеральных органов, федеральных организаций архивов, стимулирование внедрения в них передовых технологий хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;

совершенствование профессиональных навыков работников, ответственных за ведение делопроизводства и работу архивов федеральных органов, федеральных организаций.

1.3. Состав комиссии по подведению итогов смотра-конкурса (далее - комиссия) формируется из числа работников министерства, государственных архивов Краснодарского края и утверждается приказом министерства.

2. Порядок и сроки проведения смотра-конкурса

2.1. Смотр-конкурс проводится с 10 апреля 2018 года по 29 марта 2019 года в два этапа.

2.2. Первый этап - подготовка участниками смотра-конкурса пакета документов (апрель - декабрь 2018 года).

2.2.1. Экспертная комиссия, созданная в федеральном органе, федеральной организации в целях проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе его (ее) деятельности, организует подготовку пакета документов, в состав которого включаются: анкета состояния делопроизводства и архива федерального органа, федеральной организации (приложение N 1), копии правовых актов, распорядительных и других документов по делопроизводству и архиву федерального органа, федеральной организации, а также документы, указанные в пункте 3.3 настоящего Положения. Пакет документов передается в государственный архив, источником комплектования которого является федеральный орган, федеральная организация (далее - соответствующий государственный архив).

2.2.2. Соответствующим государственным архивом составляется справка о состоянии делопроизводства и архива федерального органа, федеральной организации и передается на ознакомление руководителю федерального органа, федеральной организации (приложение N 2).

2.2.3. Пакет документов и справка о состоянии делопроизводства и архива федерального органа, федеральной организации передаются в комиссию по подведению итогов смотра-конкурса (далее - комиссия) по адресу: г. Краснодар, ул. Коммунаров, 89.

2.3. Второй этап - рассмотрение комиссией документов, представленных на смотр-конкурс, и подведение его итогов (январь - март 2019 года).

3. Порядок оценки конкурсной документации и определения победителей смотра-конкурса

3.1. Каждый из представленных на смотр-конкурс пакетов документов оценивается комиссией в соответствии с установленными в настоящем пункте критериями. Каждому критерию соответствует определенное количество баллов. Полученные баллы умножаются на коэффициент их значимости.

Наименование критерия оценки	Максимальное количество баллов	Коэффициент значимости
Наличие правовых актов	5	0,15
Оформление документов и формирование дел	5	0,15
Комплектование архива федерального органа, федеральной организации	5	0,15
Обеспечение сохранности архивных документов	5	0,25
Учет архивных документов	5	0,20
Использование архивных документов	5	0,10

3.2. К полученным баллам также могут прибавляться дополнительные баллы.

3.2.1. Дополнительные баллы (до 10) даются архиву федерального органа, федеральной организации, представившему интересную и содержательную, по мнению комиссии, видеопрезентацию своего архива, документы по истории федерального органа, федеральной организации (книги, сборники, брошюры, буклеты, фотоальбомы).

3.2.2. Дополнительные баллы (до 5) даются архиву федерального органа, федеральной организации, представившему наиболее интересный и содержательный, по мнению комиссии, пакет документов.

3.3. По итогам смотра-конкурса определяются три призовых места в соответствии с набранными баллами. Допускается присуждение одинаковых призовых мест при одинаковом количестве баллов или небольшой разнице (не более 3 баллов).

3.4. Решение об итогах смотра-конкурса принимается на заседании комиссии в марте 2019 года, оформляется протоколом и утверждается приказом министерства в течение 10 рабочих дней со дня его принятия.

4. Награждение победителей смотра-конкурса

4.1. Архивы федеральных органов, федеральных организаций, представившие документы, которые удостоены призовых мест, награждаются дипломами I, II и III степени. Специалисты, ответственные за делопроизводство и архивы этих федеральных органов, федеральных организаций, награждаются Благодарностью министра культуры Краснодарского края.

4.2. Приказ министерства, утверждающий итоги смотра-конкурса, размещается на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение 10 рабочих дней со дня принятия.

Начальник управления архивов министерства культуры Краснодарского края

Е.Ю. Рубцова