Приложение N 1. Анкета состояния делопроизводства и архива

Приложение N 1
к Положению о смотре-конкурсе
"Лучший ведомственный архив - 2018"

Анкета
состояния делопроизводства и архива

в _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

     (название территориального органа федерального органа

  государственной власти, федеральной организации на территории

                            Краснодарского края)

Ответственный за архив федерального органа, федеральной организации

Фамилия, имя, отчество	Занимаемая должность	Образование	Стаж работы в архиве

N п/п	Вопросы анкеты	Сведения
1	2	3
	1. Правовые акты (1)
1	Инструкция по ведению делопроизводства
2	Номенклатура дел
3	Дата последнего согласования номенклатуры дел с соответствующим государственным архивом
4	Приказ о создании экспертной комиссии (далее - ЭК), количество членов ЭК
5	Положение об ЭК, дата его согласования с соответствующим государственным архивом
6	Количество протоколов ЭК за календарный год
7	Положение об архиве, дата его согласования с соответствующим государственным архивом
8	Дата и номер приказа о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства
9	Приказ о назначении лица, ответственного за архив
10	Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и архив в структурных подразделениях
	2. Оформление документов в делопроизводстве и формирование дел
1	Наличие необходимых реквизитов при оформлении документов текущего делопроизводства (полностью/частично)
2	Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (в соответствии, в основном, частично)
3	Проведение экспертизы ценности документов специалистами структурных подразделений (да/нет)
	3. Комплектование архива
1	Наличие распорядительного документа о сроках передачи дел в архив (дата и номер приказа)
2	Передача дел в архив в упорядоченном состоянии (да/нет/частично)
3	Наличие описей дел (актов) при передаче документов в архив (да/нет)
4	Описи дел постоянного хранения (по какой год утверждены экспертно-проверочной комиссией при министерстве культуры Краснодарского края)
5	Описи дел по личному составу (по какой год согласованы экспертно-проверочной комиссией при министерстве культуры Краснодарского края
	4. Обеспечение сохранности архивных документов
1	Площадь архивохранилища (в кв. м)
2	Загруженность архива (в процентах)
3	Характеристика архивохранилища: указать этаж, сухое, сырое, светлое, темное
4	Освещение (наличие герметичных плафонов)
5	Отопление: центральное, отсутствует, другое
6	Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
7	Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
8	Наличие первичных средств пожаротушения (их вид и количество, своевременность зарядки огнетушителей)
9	Двери архива (металлические, обитые металлом, комбинированные, деревянные, пластиковые)
10	Наличие решеток на окнах при наличии окон (распашные, глухие, отсутствуют)
11	Наличие запасного выхода из архива (да/нет)
12	Картонирование дел (да/нет, процент картонирования)
13	Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
14	Шкафы: металлические, деревянные
15	Наличие топографирования (да/нет/частично)
16	Проверка наличия и состояния документов (проводится: да/нет, периодичность проведения, наличие актов проверки)
17	Наличие дел в розыске (да/нет, если есть - количество дел, за какие годы)
18	Порядок опечатывания архивохранилища, наличие инструкции о порядке опечатывания (да/нет)
19	Наличие инструкции о порядке вскрытия архивохранилища и работе архива в условиях чрезвычайной ситуации (да, нет, дата утверждения)
20	Аварийные ситуации (да/нет, если были - указать причину и дату)
	5. Учет архивных документов
1	Книга учета поступления и выбытия документов (да/нет, указать крайние даты)
2	Наличие полного комплекта (3 экз.) описей дел постоянного хранения (да/нет, указать за какие годы)
3	Наличие полного комплекта (3 экз.) описей дел по личному составу (да/нет, указать за какие годы)
4	Акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив; за какие годы
5	Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, за какие годы
6	Паспорт архива (да/нет, за какие годы)
7	Дело фонда (да/нет, состав документов)
	6. Использование архивных документов
1	Порядок выдачи дел из архива: наличие журнала учета выдачи дел во временное пользование и порядка выдачи дел
2	Выдача справок социально-правового характера, количество справок за год

______________________

1) В разделе "Правовые акты" следует указывать дату и номер соответствующего правового акта (или дату его утверждения)

Председатель ЭК      подпись        расшифровка подписи

Члены ЭК             подпись        расшифровка подписи