Приложение. Положение об архиве государственной жилищной инспекции Краснодарского края

Приложение

Утверждено приказом
государственной жилищной инспекции
Краснодарского края
от 30 мая 2019 г. N 91

Положение
об архиве государственной жилищной инспекции Краснодарского края

I. Общие положения

1.1. Правовое регулирование отношений, связанное с обеспечением учета, сохранностью и использованием документов государственной жилищной инспекции Краснодарского края (далее, Инспекция), осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 г. N 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае", постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 9 января 2019 г. N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края", Федеральным законом от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, М., 2015, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М, 2010.

1.2. Настоящее положение определяет порядок хранения, комплектования (формирования), учета и использования документов, образовавшихся в процессе деятельности Инспекции, которые входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Краснодарского края "Государственный архив Краснодарского края", (далее, ГКУ "Крайгосархив").

1.3. До передачи на государственное хранение документы, подлежащие постоянному хранению в ГКУ "Крайгосархив", временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархивом), хранятся в Инспекции.

1.4. В целях обеспечения сохранности, комплектования, учета, а также использования документов до сдачи их в ГКУ "Крайгосархив" в Инспекции создается архив.

1.5. Функции архива Инспекции (далее, архив) возлагаются на отдел по работе с обращениями граждан и делопроизводству Инспекции (далее, отдел). Ответственность за ведение архива возлагается на начальника отдела.

II. Состав документов архива

2.1. Архив комплектуется:

документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшимися в результате деятельности Инспекции;

описями дел с научно-справочным аппаратом, которые раскрывают состав и содержание документов Инспекции.

III. Основные задачи архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Инспекции.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве.

3.4. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством -(Росархивом).

3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Инспекции и своевременной передачей их в архив.

IV. Функции архива

Архива осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Инспекции, не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве.

4.3. Представляет в ГКУ "Крайгосархив" сведения о составе и объеме документов архива Инспекции по установленной форме (паспорт архива организации).

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Инспекции.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Инспекции описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ "Крайгосархив".

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве.

4.9. Организует информирование руководства и сотрудников Инспекции о составе и содержании документов архива.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

4.12. Ведет учет использования документов архива.

4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива.

4.14. Участвует в разработке документов Инспекции по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям и сотрудникам Инспекции в подготовке документов к передаче в архив.

V. Права архива

Архив имеет право:

а) представлять руководству Инспекции предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях Инспекции сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Инспекции по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать структурные подразделения Инспекции о необходимости передачи документов в архив;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК при администрации Краснодарского края и экспертно-методической комиссии (далее, ЭМК) ГКУ "Крайгосархив".

Начальник отдела по работе с обращениями граждан и делопроизводству государственной жилищной инспекции Краснодарского края

В.К. Жукова