Приложение. Перечень документов

Приложение
к Положению
о межведомственном электронном
документообороте

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов

N п/п	Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
1	2	3	4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1.	Проекты правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области	постоянное хранение*
2.	Информационные материалы к заседаниям Правительства Ростовской области	5 лет ЭПК**
3.	Поручения руководства органов исполнительной власти, органов местного самоуправления; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 лет ЭПК
4.	Переписка участников, в том числе их структурных и подведомственных учреждений, по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
5.	Проекты правовых актов областных органов исполнительной власти Ростовской области	1 год
6.	Переписка о реализации решений координационных и совещательных органов	5 лет ЭПК
7.	Проекты правил, инструкций, регламентов, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
8.	Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
9.	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 лет ЭПК
1.2. Организационные основы управления
10.	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 лет
11.	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 лет ЭПК
12.	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 года	после утверждения
13.	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству	5 лет ЭПК
14.	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 лет ЭПК
1.3. Контроль
15.	Переписка о ходе выполнения постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области	5 лет ЭПК
16.	Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет ЭПК
17.	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 лет
18.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 год	после снятия с контроля
19.	Переписка по рассмотрению обращений граждан	5 лет ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
20.	Переписка участников по вопросам правоохранительного характера	5 лет ЭПК
21.	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов	5 лет ЭПК
22.	Переписка участников по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	3 года
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
23.	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 лет ЭПК
24.	Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 лет
25.	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 лет ЭПК
26.	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 лет ЭПК
27.	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ЭПК
28.	Отчеты, справки об объеме документооборота участников	1 год
2. Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
29.	Переписка о разработке целевых программ	5 лет ЭПК
30.	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 лет ЭПК
2.2. Текущее планирование
31.	Оперативные планы работы (квартальные, месячные, недельные) по всем направлениям деятельности	ДМН***
32.	Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации	5 лет
33.	Переписка по вопросам планирования	5 лет
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
34.	Переписка о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 лет ЭПК
35.	Переписка об экономических нормативах	5 лет
36.	Переписка о финансовом обеспечении всех направлений деятельности	5 лет ЭПК
37.	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 лет
38.	Документы (акты, докладные, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет ЭПК
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
39.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
40.	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов и других административно-хозяйственных расходах	1 год
41.	Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)	5 лет
42.	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 лет
4.2. Статистический учет и отчетность
43.	Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров)	5 лет
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
5.1. Организация и осуществление связей
44.	Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров)	5 лет ЭПК
45.	Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций	5 лет ЭПК
46.	Документы (программы, планы мероприятий, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам экономических, культурных и иных связей	5 лет ЭПК
47.	Переписка об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 лет ЭПК
5.2. Осуществление связей
48.	Переписка о подготовке контрактов, договоров, соглашений	10 лет ЭПК
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации
49.	Информационные обзоры (доклады)	ДМН
50.	Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания	1 год
6.2. Распространение информации
51.	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лет ЭПК
52.	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном интернет-сайте	5 лет ЭПК
53.	Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий	1 год
7. Трудовые отношения
7.1. Охрана труда
54.	Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий	5 лет ЭПК
55.	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет ЭПК
56.	Переписка о проведении медицинских осмотров (диспансеризации) работников	5 лет
57.	Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций	5 лет ЭПК
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
58.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 лет ЭПК
59.	Документы (заявки, переписка) о командировании работников	5 лет ЭПК
60.	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 лет ЭПК
8.2. Установление квалификации работников
61.	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 лет
62.	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год
8.3. Повышение квалификации работников
63.	Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников	5 лет
64.	Планы повышения квалификации работников	ДМН
65.	Отчеты о выполнении планов повышения квалификации работников	5 лет
8.4. Награждение
66.	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет ЭПК
9. Материально-техническое обеспечение деятельности
9.1. Снабжение деятельности
67.	Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности	5 лет
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
68.	Переписка об изготовлении, уничтожении печатей и штампов	3 года
69.	Документы (акты, докладные, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год
10.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
70.	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами	3 года
71.	Переписка об обеспечении помещениями, средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий	5 лет
72.	Переписка о состоянии внутренней связи	5 лет
73.	Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи	3 года
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
74.	Документы (списки, планы-графики, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 года
75.	Списки детей работников	до замены новыми

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов и на бумажных носителях

N п/п	Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
1	2	3	4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1.	Правовые акты Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области	постоянное хранение
1.2. Организационные основы управления
2.	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) координационных и совещательных органов по координации определенных видов деятельности участников	5 лет ЭПК

* При передаче в ведомственный архив проекты правовых актов распечатываются и заверяются подписью уполномоченного сотрудника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

** Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области может быть отнесена к сроку хранения - постоянно.

*** ДМН - до минования надобности.