Приложение N 3. Перечень, рассматриваемых направлений деятельности и документов при проведении проверки

Приложение N 3
к Административному регламенту
исполнения государственной функции "Осуществление
регионального государственного контроля за
соблюдением законодательства об
архивном деле в Ростовской области"

Перечень, рассматриваемых направлений деятельности и документов при проведении проверки

N пп	Наименование направления деятельности, документов
1. Органы местного самоуправления, в лице муниципального архива (далее - архив)
1.1. Перечень рассматриваемых направлений деятельности
1.1.1.	Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве:
	- размещение архивохранилищ;
	- противопожарный режим;
	- охранный режим;
	- температурно-влажностный режим;
	- световой режим;
	- санитарно-гигиенический режим;
	- оборудование архивохранилищ средствами хранения;
	- информационно-телекоммуникационные технологии;
	- порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок, ведение топографических указателей;
	- оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов;
	- проверка наличия и состояния архивных документов;
	- выдача архивных документов из архивохранилища.
1.1.2.	Организация работы архива:
	- наличие номенклатуры дел архива;
	- ведение делопроизводства архива в соответствии с номенклатурой дел.
1.1.3.	Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве:
	- учетные документы архива;
	- формирование дел фондов;
	- учет поступления и выбытия архивных документов;
	- оцифровывание научно-справочного аппарата и документов.
1.1.4.	Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:
	- взаимодействие архива с организациями-источниками комплектования;
	- прием архивных документов и утверждение описей на экспертно-проверочной комиссии комитета (далее - ЭПК комитета);
	- формирование наблюдательных дел организаций-источников комплектования.
1.1.5.	Создание учетных баз данных, автоматизированного научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем:
	- ведение базы данных "Архивный фонд";
	- ведение тематических подборок документов (баз данных);
	- усовершенствование и переработка описей.
1.1.6.	Предоставление информационных услуг и использование документов:
	- формы использования архивных документов;
	- порядок исполнения запросов пользователей;
	- взаимодействие с многофункциональными центрами.
1.2. Перечень рассматриваемых документов при проверке ведения делопроизводства
1	Законодательные и нормативно-правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Ростовской области об архивной деятельности
2	Приказы председателя и решения коллегии комитета по управлению архивным делом
3	Постановления и распоряжения главы администрации района (города) об основной деятельности
4	Документы проверок архива комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (акты, предписания, информации, отчеты, переписка о выполнении предписаний)
5	Документы по работе с Управлением ПФР (акты проверок, соглашения, справки, переписка)
6	Докладные записки руководителя архива руководству администрации города (района)
7	Переписка с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области, администрацией района (города), организациями по вопросам архивного дела
8	Положение об архиве, должностные регламенты (инструкции) работников
9	Административные регламенты по предоставлению муниципальным архивом муниципальных услуг
10	Инструкция по делопроизводству архива
11	Методические рекомендации, инструкции Росархива, комитета по управлению архивным делом Ростовской области
12	Годовой план работы архива
13	Годовой отчет о работе архива
14	Акты приема-передачи при смене руководителя архива
15	Номенклатура дел архива
16	Журнал учёта методических пособий, примерных номенклатур, инструкций и др.
17	Журнал регистрации поступающих документов
18	Журнал регистрации отправляемых документов
19	Документы по укреплению материально-технической базы архива (карточка учета состояния материально-технической базы, заявки, заказы на изготовление стеллажей, коробок и др.)
20	Документы по обеспечению безопасности архива (акты поверки государственного пожарного надзора, предписания, планы действий на случай ЧС, планы эвакуации, переписка и др.)
21	Журнал осмотра и опечатывания помещений архива
22	Журнал проведения работ по техническому обслуживанию и планово-предупредительному ремонту силового и осветительного электрооборудования
23	Журнал учета наличия и состояния первичных средств пожаротушения
24	Журнал регистрации температурно-влажностного режима в архивохранилище (отдельно по каждому хранилищу)
25	Документы учета выдачи дел во временное пользование (акты, постановления, требования, заявки, заказы, гарантийные письма)
26	Список фондов
27	Дело фонда (историческая справка, договор с негосударственной организацией - источником комплектования о передаче документов в отдел (сектор), акты проверки наличия и состояния документов, сводные ведомости по итогам проверки наличия дел, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях, протоколы выемки документов и др.)
28	Паспорт архива
29	Реестр описей
30	Контрольный экземпляр описей документов постоянного срока хранения и по личному составу
31	Рабочий экземпляр описей документов постоянного срока хранения и документов по личному составу
32	Карточки фондов
33	Карточки учёта физического состояния дел
34	Книга учёта поступлений документов в архив
35	Книга учёта выбытия документов из архива
36	Журнал учета усовершенствования и переработки описей
37	Список организаций - источников комплектования архива на 01.01...
38	Наблюдательные дела организаций-источников комплектования архива (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения и предисловия к ним, описи дел по личному составу и предисловия к ним (др. описи), паспорт архива организации, выписки из приказов о назначении ответственного за работу архива и делопроизводство; о создании экспертной комиссии (далее - ЭК), положения об архиве, ЭК, сведения об организации сохранности архивных документов в организации, переписка с организацией)
39	Заключения на описи и номенклатуры дел, направляемые архивом на рассмотрение ЭПК, переписка о доработке описей и номенклатур дел, выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями
40	Книга регистрации утвержденных и согласованных описей дел, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству
41	Карточки учета работы с организациями - источниками комплектования архива
42	Информационные материалы, подготовленные по документам архива для органов исполнительной власти и организаций
43	Журнал (картотека) регистрации и учета исполнения тематических запросов
44	Журнал (картотека) регистрации запросов организаций и обращений граждан социально-правового характера
45	Запросы учреждений, анкеты-заявления, письма граждан и организаций социально-правового характера и ответы на них положительного характера
46	Запросы учреждений, анкеты-заявления, письма граждан и организаций социально-правового характера и ответы на них отрицательного характера
47	Запросы учреждений, граждан, пересланные в другие организации (непрофильные)
48	Тематические запросы учреждений, граждан об установлении отдельных фактов и ответы на них
49	Журнал регистрации посещений архива пользователями
50	Журнал учета выдачи дел пользователям
51	Журнал учёта выдачи копий документов
52	Журнал учета использования документов для организации выставок, экскурсий, лекций и т.д.
53	Книга отзывов и предложений о работе архива
54	Картотека учета местонахождения документов по личному составу организаций города (района)
2. Государственные органы, органы местного самоуправления (за исключением муниципальных архивов), организации (далее - ведомственный архив)
2.1. Перечень, рассматриваемых направлений деятельности
2.1.1.	Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ведомственном архиве:
	- размещение архивохранилищ;
	- противопожарный режим;
	- охранный режим;
	- температурно-влажностный режим;
	- световой режим;
	- санитарно-гигиенический режим;
	- оборудование архивохранилищ средствами хранения;
	- порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок, ведение топографических указателей;
	- оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов;
	- выдача архивных документов из архивохранилища.
2.1.2.	Организация работы ведомственного архива:
	- номенклатура дел ведомственного архива;
	- ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.
2.1.3.	Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в муниципальном архиве:
	- учетные документы ведомственного архива;
	- формирование дела фонда ведомственного архива;
	- учет поступления и выбытия архивных документов.
2.1.4.	Организация комплектования ведомственного архива документами Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:
	- утверждение описей на ЭПК комитета;
	- передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.
2.2. Перечень, рассматриваемых документов:
1	- инструкция по делопроизводству;
2	- номенклатура дел организации;
3	- историческая справка (дополнение к ней);
4	- описи дел постоянного хранения и предисловия к ним;
5	- описи дел по личному составу и предисловия к ним;
6	- описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет);
7	- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
8	- акты о выдаче дел во временное пользование сотрудникам;
9	- журнал выдачи дел во временное пользование сотрудникам;
10	- паспорт архива организации;
11	- выписки из приказов о назначении ответственного за работу архива и делопроизводство; о создании ЭК;
12	- положения об архиве, ЭК;
13	- протоколы заседаний ЭК организации;
14	- акты (справки) проверок;
15	- переписка с государственным (муниципальным) архивом
16	- акты приема-передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
17	- справки организации об утрате документов, взятых на учет
18	- акт приема-передачи при смене ответственного за архив
19	- перечень обязанностей лиц, ответственных за делопроизводство и архив.