Приложение 2. Регламент функционирования централизованного хранилища электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью исполнительными органами государственной власти Республики Крым, подведомственными им государственными предприятиями и учреждениями Республики Крым

Приложение 2
к приказу
Министерства внутренней политики,
информации и связи Республики Крым
от 4 декабря 2015 г. N 317

Регламент
функционирования централизованного хранилища электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью исполнительными органами государственной власти Республики Крым, подведомственными им государственными предприятиями и учреждениями Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок функционирования централизованного хранилища электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью исполнительными органами государственной власти Республики Крым, подведомственными им государственными предприятиями и учреждениями Республики Крым.

1.2. Требования и правила настоящего Регламента распространяются на комплектование и организацию хранения электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью в Системе электронного документооборота "Диалог" (далее - СЭД "Диалог").

1.3. Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми участниками межведомственного и внутриведомственного электронного документооборота.

1.4. Настоящий Регламент разработан во исполнение постановления Совета министров Республики Крым от 08 сентября 2015 года N 524 "Об использовании электронных подписей".

1.5. Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются Министерством внутренней политики, информации и связи Республики Крым.

1.6. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента участниками межведомственного и внутриведомственного электронного документооборота является нарушением ими должностных обязанностей. Участники межведомственного и внутриведомственного электронного документооборота несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

2. Термины, определения и сокращения

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) - электронная подпись, которая позволяет определить автора подписанного документа, доказать неизменность содержащейся в нем информации, наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информации, и выдана удостоверяющим центром, аккредитованным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;

Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;

Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;

Система электронного документооборота (СЭД, Система) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Участник СЭД - лицо, предприятие, учреждение или организация, осуществляющие электронный документооборот с помощью системы и на основании Договора о подключении к системе;

Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД;

Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы.

3. Организация централизованного хранилища электронных документов

3.1. Организация хранения электронных документов

Программное обеспечение СЭД "Диалог" ориентировано на использование облачных технологий с целью обеспечения коллективного режима обработки данных и соблюдения политики единого хранилища электронных документов.

Для хранения электронных документов в СЭД "Диалог" используется единая база данных, обеспечивающая реализацию встроенных механизмов построения индексов и контроля целостности данных.

3.2. Режимы функционирования хранилища

Для централизованного хранилища электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, в СЭД "Диалог" определены следующие режимы функционирования:

- нормальный режим;

- сервисный режим;

- аварийный режим.

Основным режимом функционирования хранилища является нормальный режим. В нормальном режиме функционирования хранилища:

- клиентское программное обеспечение, технические средства пользователей и администратора системы, серверное программное обеспечение и технические средства обеспечивают возможность круглосуточного функционирования;

- исправно раб