Приложение. Положение об архиве Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым

Приложение

Положение
об архиве Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым
(утв. приказом МЧС Республики Крым от 17 марта 2016 г. N 43-осн)

I. Общие положения

1.1. Документы Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - МЧС Республики Крым), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Республики Крым (далее - АФРК), являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в соответствующем архивном учреждении Республики Крым.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), хранятся в архиве МЧС Республики Крым.

1.2. МЧС Республики Крым обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов АФРК, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет МЧС Республики Крым.

За утрату и порчу документов АФРК должностные лица МЧС Республики Крым несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Для хранения документов АФРК и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение приказом министра чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - Министр) создается архив.

1.4. Функции ведения архива возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива в соответствии с приказом Министра.

1.5. В своей работе архив МЧС Республики Крым руководствуется законодательством Российской Федерации и Республики Крым, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства МЧС Республики Крым, правилами и другими нормативными методическими документами, методическими документами Росархива и Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Крымгосархив), настоящим Положением об архиве МЧС Республики Крым (далее - Положение).

Положение разработано на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 года N 176, и утверждается приказом Министра по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Крымгосархива.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.7. Архив работает по планам, утверждаемым Министром и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет первый заместитель министра чрезвычайных ситуаций Республики Крым.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива МЧС Республики Крым осуществляет Крымгосархив.

II. Состав документов архива

2. В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством МЧС Республики Крым документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подведомственных МЧС Республики Крым;

2.3. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.4. Служебные и ведомственные издания;

2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

III. Задачи архива

3. Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.3. Подготовка и своевременная передача документов АФРК на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Крымгосархивом;

3.4. Осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве МЧС Республики Крым.

IV. Функции архива

4. Архив осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Крымгосархивом;

4.2. Разрабатывает и согласовывает с Крымгосархивом графики представлений описей на рассмотрение ЭПК Крымгосархива и передачи документов АФРК на государственное хранение;

4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии по экспертизе ценности документов МЧС Республики Крым и Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива;

4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

4.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего архивного учреждения Республики Крым;

4.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и сотрудников МЧС Республики Крым о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

4.7. Участвует в работе экспертной комиссии по экспертизе ценности документов МЧС Республики Крым;

4.8. Оказывает методическую помощь отделу планирования и документооборота в составлении номенклатуры дел МЧС Республики Крым, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

4.9. Ежегодно представляет в соответствующее архивное учреждение Республики Крым сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующее архивное учреждение Республики Крым документы АФРК.

V. Права архива

5. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях МЧС Республики Крым;

5.2. Запрашивать от структурных подразделений МЧС Республики Крым сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

VI. Ответственность заведующего архива

6. Лицо, ответственное за ведение архива в соответствие с приказом Министра, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.