Приложение N 1. Примерное положение об архивном отделе администрации муниципального района/городского округа Республики Крым

Приложение N 1
к приказу
Государственной архивной службы
Республики Крым
от 25 декабря 2014 N 53

Примерное положение
об архивном отделе администрации муниципального района/городского округа Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации муниципального района/городского округа Республики Крым (далее - Архивный отдел) является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального района/городского округа Республики Крым (далее - Администрация), созданным для осуществления полномочий соответствующей Администрации в сфере архивного дела. Архивный отдел не является юридическим лицом.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, в том числе Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, в том числе Законом Республики Крым от 21.08. 2014 N 54-ЗРК "Об основах местного самоуправления в Республике Крым", Законом Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым", Законом Республики Крым от 09.12.2014 N 28-ЗРК/2014 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела", уставом муниципального образования Республики Крым, нормативными и распорядительными правовыми актами соответствующей Администрации, приказами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Крымгосархив), настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел организует осуществление муниципальным архивом отдельных государственных полномочий, состоящих в:

1) хранении и комплектовании (формировании) документов Архивного фонда Республики Крым и других документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, и находящихся на территории муниципального образования;

2) государственном учете документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым и находящихся на территории муниципального образования;

3) использовании документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, хранящихся в муниципальном архиве.

1.4. Архивный отдел организовывает хранение, учет и использование документов, относящихся к муниципальной собственности Республики Крым, и хранящихся в муниципальном архиве.

1.5. Положение об Архивном отделе утверждается нормативным актом главы Администрации по согласованию с Крымгосархивом.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Архивного отдела осуществляется за счет бюджета муниципального образования Республики Крым. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Республики Крым (при реализации программ развития архивного дела, наделении отдельными государственными полномочиями), иных средств, разрешенных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

1.7. Штатная численность и структура Архивного отдела устанавливается главой Администрации в установленном законодательством порядке.

1.8. Администрация обеспечивает создание необходимых условий труда работникам Архивного отдела.

1.9. Архивный отдел организует хранение муниципальным архивом постоянно документов Архивного фонда Республики Крым, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации - документов по личному составу и временного срока хранения ликвидированных организаций (далее - архивных документов).

1.10. Архивный отдел пользуется печатью Администрации в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, имеет бланк со своим наименованием, штампы.

1.11. Архивный отдел осуществляет организацию архивного дела, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в муниципальном районе/городском округе.

1.12. Исполнение законных требований Архивного отдела, предъявляемых в пределах компетенции, обязательно на территории муниципального образования для организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

1.13. Почтовый адрес Архивного отдела.

1.14. Полное наименование Архивного отдела.

2. Основные задачи

Основными задачами Архивного отдела являются:

2.1. Организация обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.

2.2. Организация комплектования муниципального архива архивными документами в соответствии с его профилем.

2.3. Организация информационного обеспечения органов местного самоуправления, использования архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан, обеспечения условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством.

2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью муниципального архива, архивов организаций, а также организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует хранение муниципальным архивом архивных документов.

3.2. Организует государственный учет архивных документов, относящихся к собственности Республики Крым, и к муниципальной собственности.

3.3. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности.

3.4. Разрабатывает и по согласованию с Крымгосархивом Республики Крым представляет на утверждение Администрации списки организаций - источников комплектования муниципального архива, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

3.5. Организует отбор и прием документов от организаций - источников комплектования на хранение в муниципальный архив.

3.6. Представляет в Крымгосархив по установленным формам на бумажных и электронных носителях учетные данные, сведения о хранящихся в муниципальном архиве фондах.

3.7. Организует работу по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным документам муниципального архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.8. Организует работу по разработке и формированию электронных справочно-информационных систем по архивным документам муниципального архива.

3.9. Информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании архивных документов муниципального архива по актуальной тематике и организует работу по обеспечению их запрашиваемой документарной информацией.

3.10. Обеспечивает популяризацию архивных документов в средствах массовой информации (на выставках, радио и телевидении, в периодической печати).

3.11. Организует в установленном порядке предоставление архивных документов муниципального архива учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования.

3.12. Организует и контролирует исполнение тематических и генеалогических запросов, социально-правовых запросов граждан, выдачу муниципальным архивом архивных справок, копий, выписок из документов.

3.13. Осуществляет организационно-методическое руководство работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования.

3.14. Организует ведение в установленном порядке государственного учета документов Архивного фонда Республики Крым, по личному составу хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования Республики Крым.

3.15. Разрабатывает проекты нормативных и распорядительных правовых актов Администрации в сфере архивного дела и делопроизводства.

3.16. Принимает участие в разработке региональных программ в части развития архивного дела.

3.17. Осуществляет планирование работы Архивного отдела и муниципального архива.

3.18. Осуществляет обследование состояния условий хранения документов в архивах организаций - источников комплектования муниципального архива и других организаций независимо от формы собственности, находящихся на территории муниципального образования Республики Крым.

3.19. Информирует Администрацию, Крымгосархив о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и архивах организаций, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела.

3.20. Вносит предложения по улучшению работы архивов организаций, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.21. Осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций.

3.22. Создает экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документов.

3.23. Проводит экспертную оценку проектов документов (положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций) организаций - источников комплектования муниципального архива.

3.24. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива поступившие от организаций описи дел постоянного хранения. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.25. Вносит предложение Администрации о передаче архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

3.26. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их положительный опыт.

3.27. Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

3.28. Проводит прием граждан, рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела.

3.29. Разрабатывает для муниципального архива муниципальное задание в соответствии с видами его деятельности, которое формируется и утверждается в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

Показатели муниципального задания используются при составлении бюджетной сметы муниципального архива.

3.30. Осуществляет организацию выполнения муниципальным архивом государственных (переданных) и муниципальных услуг в сфере архивного дела.

3.31. Организует обеспечение защиты персональных данных.

3.32. Внедряет в практику работы Архивного отдела, муниципального архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

3.33. Организует выполнение мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а т