Приложение 1. Положение об обработке персональных данных государственных гражданских служащих Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым, руководителей государственных учреждений, подведомственных Министерству образования, науки и молодежи Республики Крым

Приложение 1
к приказу
Министерства образования, науки
и молодежи Республики Крым
от 28 декабря 2015 г. N 1375

Положение
об обработке персональных данных государственных гражданских служащих Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым, руководителей государственных учреждений, подведомственных Министерству образования, науки и молодежи Республики Крым

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в целях определения порядка получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственных гражданских служащих Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым, руководителей государственных учреждений, подведомственных Министерству образования, науки и молодежи Республики Крым (далее - гражданские служащие (руководители).

1.2. Правовую основу настоящего Положения составляют Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 07 мая 2013 года N 99-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных" и Федерального закона "О персональных данных", Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Федеральный закон от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указ Президента Российской Федерации от "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Крым.

1.3. В настоящем Положении в соответствии со статьей 3 Федерального закона "О персональных данных" используются следующие основные понятия:

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.4. Министр образования, науки и молодежи Республики Крым (далее - Министр):

обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих (руководителей), содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты;

определяет лиц из числа государственных гражданских служащих Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым и работников Государственного казенного учреждения Республики Крым "Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым", уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих (руководителей) (далее - операторы) и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

1.5. При обработке персональных данных гражданских служащих (руководителей) операторами обеспечивается конфиденциальность персональных данных, за исключением сведений, которые в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, могут быть распространены в средствах массовой информации.

2. Состав, сбор, обработка и защита персональных данных гражданских служащих (руководителей)

2.1. Состав персональных данных гражданских служащих (руководителей) определяется на основании Перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию в Министерстве, разработанного в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

2.2. Сбор персональных данных гражданских служащих (руководителей) осуществляется на основании документальных сведений, представленных гражданами, претендующими на конкурсной основе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Республики Крым либо включение в кадровый резерв Министерства, на замещение вакантной должности руководителя, а также представленных гражданскими служащими (руководителями) в процессе служебных (трудовых) отношений в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и трудовым законодательством Российской Федерации.

2.3. Обработка персональных данных гражданского служащего (руководителя) осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Крым в области персональных данных, содействия гражданскому служащему (руководителю) в прохождении службы (выполнении работы), обучении и должностном росте, при формировании кадрового резерва, учете результатов исполнения гражданским служащим (руководителем) должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданского служащего (руководителя) и членов его семьи, обеспечения гражданскому служащему (руководителю), установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также сохранности принадлежащего ему имущества и сохранности имущества Министерства.

2.4. Накопление, систематизация, учет, архивное хранение персональных данных гражданских служащих (руководителей) осуществляется оператором посредством формирования, ведения и хранения в течение установленного срока:

2.4.1. личных дел гражданских служащих, иных материалов, содержащих их персональные данные, личных карточек в соответствии с унифицированной формой N Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а также посредством хранения личных дел гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, с дальнейшей передачей их в порядке, определенном Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609;

2.4.2. личных дел, личных карточек руководителей в соответствии с унифицированной формой N Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", иных материалов, содержащих их персональные данные, а также хранение личных карточек руководителей, с которыми прекращены трудовые отношения, с дальнейшей их передачей в установленном порядке в архив осуществляется ответственным работником отдела кадровой работы управления государственной гражданской службы, правовой и кадровой работы Министерства в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, инструкцией по делопроизводству в Министерстве.

2.5. Оператор осуществляет обработку персональных данных (в том числе автоматизированную):

2.5.1. при формировании и ведении реестра государственных гражданских служащих Министерства в соответствии с Законом Республики Крым от 29 мая 2014 года N 7-ЗРК "О государственной гражданской службе Республики Крым";

2.5.2. при формировании и использовании кадрового резерва Министерства в соответствии с Указом Главы Республики Крым от 11 сентября 2014 года N 273-У "Об утверждении Положения о кадровом резерве на государственной гражданской службе Республики Крым";

2.5.3. при начислении заработной платы (бюджет и внебюджетная деятельность), составлении и представлении отчетности по ЕСН, ПФР, ФСС в ИФНС и ФСС сведений о доходах физических лиц.

2.5.4. В целях информационного обеспечения деятельности Министерства оператором могут создаваться общедоступные справочно-информационные материалы (справочники, списки, журналы), в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, включаются его фамилия, имя, отчество, сведения о замещаемой им должности, классном чине, иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных.

Обработка персональных данных, содержащихся в справочно-информационных материалах с использованием средств автоматизации, может осуществляться оператором во взаимодействии с подразделением Государственного казенного учреждения Республики Крым "Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым", обеспечивающим деятельность Министерства в области информационных технологий и связи.

2.5.5. Формирование, ведение, хранение и передача персональных данных гражданских служащих (руководителей), содержащихся в информационных системах Министерства, осуществляется в соответствии с порядком работы в локальной вычислительной сети Министерства с учетом особенностей, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации от "Об утверждении требований к защите персональных данных при обработке в информационных системах персональных данных" и постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

2.5.6. Обработка персональных данных гражданских служащих (руководителей) осуществляется при наличии их согласия в письменной форме в соответствии с приложением к настоящему Положению, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.5.7. Обработка оператором персональных данных гражданских служащих (руководителей) осуществляется с соблюдением следующих требований по их защите:

1) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего (руководителя). В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданских служащих (руководителей) у третьей стороны их следует известить об этом заранее, получить их письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения принадлежащих им персональных данных;

2) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданских служащих (руководителей) не установленные федеральными законами персональные данные об их политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе, в профессиональных союзах;

3) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданских служащих (руководителей), запрещается основываться на персональных данных гражданских служащих (руководителей), полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

4) защита персональных данных гражданских служащих (руководителей) от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

5) передача персональных данных гражданского служащего (руководителя) третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего (руководителя), за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации и Республики Крым. Условия передачи персональных данных гражданского служащего третьей стороне устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.6. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении гражданских служащих (руководителей) или их представителей либо по запросам гражданских служащих (руководителей) или их представителей либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемы