Приложение. Порядок пользования системой видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым

Приложение
к Указу Главы
Республики Крым
от 19 мая 2016 г. N 179-У

Порядок
пользования системой видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым

1. Общие сведения

1.1. Система видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым (далее - система ВКС) предназначена для проведения совещаний между Советом министров Республики Крым, исполнительными органами государственной власти Республики Крым и органами местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым в формате видеоконференций. Система ВКС обеспечивает многопользовательскую видеоконференцсвязь через информационно-коммуникационную сеть "Интернет" с использованием специализированных аппаратных и программных решений.

1.2. Организация проведения видеоконференций осуществляется с использованием веб-портала системы ВКС, расположенного по адресу: https://vcs.rk.gov.ru. Веб-портал системы ВКС используется организаторами совещаний для планирования видеоконференций и информирования участников о предстоящих видеоконференциях и их составе. На веб-портале системы ВКС размещаются: расписание проводимых совещаний в режиме видеоконференцсвязи, материалы и презентации к совещаниям, а также документация по работе c системой ВКС. Доступ к информации, размещаемой на веб-портале системы ВКС, осуществляется с использованием учетных данных (имени пользователя и пароля).

1.3. Система ВКС позволяет осуществлять видеозвонки в режиме "точка-точка" между абонентами системы ВКС с использованием идентификационных номеров, присвоенных каждому абоненту системы ВКС. Перечень идентификационных номеров (справочник абонентов) публикуется на веб-портале системы ВКС в подразделе "Общие вопросы по работе с системой" в разделе "Документация".

Технические возможности системы ВКС позволяют проводить в один момент времени только одну видеоконференцию с общим количеством точек подключения, не превышающим 55 абонентов. Система ВКС имеет ограничения на максимальное количество одновременно отображаемых участников, которое составляет 20 абонентов, включая ведущего совещания. Дополнительно система ВКС позволяет отображать участникам конференцсвязи демонстрационные материалы (презентации, фото- и видеоматериалы).

1.4. Организация многопользовательских сеансов видеоконференций проводится в соответствии с разделом 3 настоящего Порядка.

Совещания, проводимые в режиме видеоконференцсвязи, могут быть записаны и использованы в качестве дополнения к материалам для проводимых совещаний. Все совещания, для которых производится видеозапись, публикуются в дальнейшем на веб-портале системы ВКС.

2. Техническая поддержка системы ВКС

2.1. Техническая поддержка системы ВКС осуществляется работниками структурных подразделений по вопросам информационных технологий Аппарата Совета министров Республики Крым и Государственного бюджетного учреждения Республики Крым "Дирекция по обеспечению деятельности Совета министров Республики Крым и его Аппарата" (далее - работники технической поддержки).

2.2. Прием запросов на техническую поддержку пользователей системы ВКС осуществляется посредством веб-чата, размещенного на веб-портале системы ВКС, либо электронной почтой по адресу vcs@rk.gov.ru

3. Организация совещаний в режиме видеоконференцсвязи

3.1. Регистрация организаторов совещаний в системе ВКС.

Для организации проведения совещаний в режиме видеоконференции с использованием системы ВКС:

1. Определяется лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций;

2. Подается заявка в Аппарат Совета министров Республики Крым (далее - Аппарат) для регистрации в системе ВКС с указанием следующей информации:

- Ф.И.О. ответственного лица;

- должность ответственного лица;

- контактный номер мобильного телефона;

- контактный адрес электронной почты.

После процедуры регистрации ответственное лицо получает учетные данные для работы с системой ВКС. Планирование видеоконференций без регистрации в системе ВКС не осуществляется.

3.2. Планирование места проведения совещаний в режиме видеоконференции.

Центральный узел системы ВКС расположен в административном здании Совета министров Республики Крым (далее - административное здание) по адресу: Республика Крым, г. Симферополь, проспект Кирова, д. 13. Для проведения совещаний в режиме видеоконференции в административном здании оборудован зал заседаний Совета министров Республики Крым.

В зале заседаний Совета министров Республики Крым совещания в режиме видеоконференцсвязи проводятся исключительно в случаях:

- участия в совещании Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым;

- участия в совещании заместителей Председателя Совета министров Республики Крым;

- участия в совещании руководства Аппарата;

- письменного согласования с заместителем Председателя Совета министров Республики Крым - руководителем Аппарата Совета министров Республики Крым о проведении совещания в зале заседаний Совета министров Республики Крым.

Все остальные совещания в режиме видеоконференции проводятся в оборудованных для этих целей помещениях по фактическому месту нахождения организатора совещания.

3.3. Порядок планирования совещаний в режиме видеоконференции.

С целью оптимизации порядка взаимодействия Совета министров Республики Крым, исполнительных органов государственной власти Республики Крым с органами местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым совещания в режиме видеоконференцсвязи с участием председателей городских и районных советов Республики Крым и глав администраций городов и районов Республики Крым проводятся по средам.

Совещания в режиме видеоконференцсвязи по отраслевым вопросам проводятся по четвергам, при этом предусматривается необходимость участия в этих совещаниях заместителей председателей городских и районных советов Республики Крым и заместителей глав администраций городов и районов Республики Крым, курирующих соответствующую отрасль, без личного участия их руководителей.

Внеплановые совещания в режиме видеоконференцсвязи проводятся по согласованию с Главой Республики Крым, Председателем Совета министров Республики Крым.

Для планирования совещаний в режиме видеоконференцсвязи и резервирования ресурсов оборудования системы ВКС не позднее, чем за два рабочих дня, предшествующих проведению совещания, подается заявка в Аппарат с указанием даты, времени начала и времени окончания планируемого совещания с учетом времени, необходимого для решения организационных вопросов до начала самого мероприятия (подключение участников к системе видеоконференцсвязи, перекличка и т.д.). К заявке прилагается перечень участников совещания, количество планируемых к показу презентационных материалов, а также копия письма с приглашением на совещание. Письма в адрес участников о планируемом совещании рассылаются организаторами совещания строго после рассмотрения и согласования Аппаратом заявки на проведение видеоконференции.

Кроме того, на электронный ящик vcs@rk.gov.ru направляется электронная копия заявки и приложений к ней (факсограммы, повестка дня, презентационные материалы и т.д.). Тема письма: "[Наименование организации.] Заявка на [дата проведения]". Тема письма указывается обязательно. Электронные письма, которые будут направлены без указания темы письма, к рассмотрению не принимаются. Лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций, перед направлением заявки должно убедиться в отсутствии мероприятия, запланированного на требуемую дату и время, на веб-портале системы ВКС в разделе "Расписание". При положительном рассмотрении заявки на веб-портал системы ВКС размещается соответствующая информация о запланированном совещании.

В случае необходимости демонстрации презентационных материалов во время видеоконференции лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций, не позднее чем за три часа до начала совещания, направляет презентационные материалы на электронный ящик vcs@rk.gov.ru Тема письма: "[Наименование организации.] Презентация на [дата проведения совещания]". Тема письма указывается обязательно. Презентационные материалы, направленные без указания темы письма, на совещании показаны не будут. Формат и оформление презентационных материалов должны быть согласованы с работниками технической поддержки системы ВКС. Методические рекомендации по созданию и оформлению презентационных материалов в формате PowerPoint размещены на веб-портале системы ВКС в разделе "Документация" в подразделе "Общие вопросы по работе с системой".

Заявки, поданные с нарушением требований пункта 3.3. раздела 3 настоящих Правил, к рассмотрению не принимаются.

3.4. Организация проведения совещаний в режиме видеоконференции.

Лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций:

- не позднее чем за 1 час до начала совещания начинает процедуру подключения участников к системе ВКС;

- не позднее чем за 30 минут до начала совещания проводит процедуру регистрации участников в режиме видеоконференцсвязи и решает организационные вопросы с участниками совещания;

- проверяет качество видео- и звуковой связи видеоконференции и, в случае неудовлетворительного качества связи, совместно с работниками технической поддержки системы ВКС принимает необходимые меры для устранения возникших неполадок;

- во время проведения совещания постоянно поддерживает обратную связь с участниками видеоконференции посредством веб-чата, размещенного на веб-портале системы ВКС, принимает заявки на выступления от участников видеоконференции в режиме веб-чата и докладывает о них ведущему совещания.

Во время проведения совещания в постоянном режиме может быть включен только микрофон ведущего. Все остальные микрофоны участников в системе ВКС должны быть выключены. Слово для выступления предоставляет ведущий совещания. При этом он должен четко назвать наименование города или района, от которого будет выступление. После этого происходит вывод на экран выступающего и ему включается микрофон. Подобное переключение занимает от 5 до 10 секунд.

Участники совещания, выступающие в зале заседа