Приложение. Правила пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Крым

Приложение
к приказуМинистерства имущественных и
земельных отношений Республики Крым
от 22 августа 2016 г. N 735

Правила
пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования сотрудниками Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым (далее Министерство) корпоративной электронной почтой (далее - корпоративная почта).

1.2. Система корпоративной почты организована в домене "mzem.rk.gov.ru". Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

1.3. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса (далее - адреса):

- официальный адрес Министерства;

- официальные адреса структурных подразделений (далее - адреса структурных подразделений);

- индивидуальные адреса сотрудников Министерства;

- служебные (технические) адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее - адреса мероприятий).

1.4. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

2. Правила пользования корпоративной почтой сотрудниками Министерства

2.1. Сотрудник Министерства имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих функциональных обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее - письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.

2.2. Отправление и получение писем с использованием адресов структурных подразделений и адресов мероприятий осуществляется соответственно руководителями данных структурных подразделений и/или другими сотрудниками Министерства по поручению соответствующего руководителя, ответственного за проведение мероприятия.

2.3. Пользование корпоративной почтой осуществляется с помощью Web приложения (http://email.rk.gov.ru).

Объем почтового ящика:

- официальный адрес Министерства составляет 500 Mb. Размер почтового сообщения ограничен 10 Mb;

- адреса структурных подразделений составляет 300 Mb. Размер почтового сообщения ограничен 10 Mb;

- индивидуальные адреса сотрудников Министерства составляет 100 Mb. Размер почтового сообщения ограничен 10 Mb;

- адреса мероприятий составляет 300 Mb. Размер почтового сообщения ограничен 10 Mb.

2.4. Сотрудник Министерства при подготовке письма должен:

2.4.1. указывать тему письма, соответствующую его содержанию;

2.4.2. в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;

2.4.3. в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы (структурное подразделение Министерства), рабочий телефон, включая междугородний код города Симферополя, адрес корпоративной почты.

Образец оформления письма размещен в приложении к настоящим Правилам.

2.5. Сотруднику Министерства запрещается:

2.5.1. использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением функциональных обязанностей в Министерстве;

2.5.2. осуществлять рассылку писем рекламного характера;

2.5.3. рассылать письма, содержащие:

- компьютерные коды;

- файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;

- программы для осуществления несанкционированного доступа;

- серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;

- логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;

- ссылки на вышеуказанную информацию.

2.5.4. без разрешения администратора системы корпоративной почты (адрес: admin@mzem.rk.gov.ru):

- использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки;

- публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет-ресурсах;

- сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.

2.6. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 2.5 настоящих Правил, сотрудник Министерства может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

2.7. Сотрудник Министерства регулярно (не менее одного раза в течение рабочего дня) проверяет поступление почты на свой адрес.

3. Правила организации деятельности корпоративной почты

3.1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают Управление автоматизации, учета земель, обеспечения инвестиционной деятельности и защиты информации, Управление документального обеспечения и контроля и Управление государственной гражданской службы, противодействия коррупции и архивной работы.

3.2. Управление автоматизации, учета земель, обеспечения инвестиционной деятельности и защиты информации:

- является администратором системы корпоративной почты;

- ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;

- обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;

- предоставляет Управлению государственной гражданской службы, противодействия коррупции и архивной работы информацию о реквизитах электронных адресов сотрудников Министерства.

- осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.

3.3. Управление государственной гражданской службы, противодействия коррупции и архивной работы:

- направляет в Управление автоматизации, учета земель, обеспечения инвестиционной деятельности и защиты информации сведения о необходимости создания, блокирования и ликвидации адресов;

- предоставляет сотрудникам Министерства информацию о реквизитах электронных адресов.

3.4. Проверку поступления и отправку почты по официальному адресу Министерства осуществляет Управление документального обеспечения и контроля. Проверка поступления осуществляется не менее трех раз в течение рабочего дня (до 09.30 час, до 12.30 час, до 18.00 час).

3.5. Индивидуальный адрес сотрудника Министерства создается при приеме на работу в Министерство, смене работником фамилии, а также по инициативе министра, первого заместителя министра, заместителей министра, руководителей структурных подразделений.

Ликвидация/блокирование индивидуального адреса сотрудника Министерства осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

3.6. Адреса структурных подразделений создаются при образовании данных структурных подразделении (их реорганизации и переименовании).

Ликвидация/блокирование адресов структурных подразделений осуществляется при ликвидации данных структурных подразделений, их переименовании, реорганизации (если в результате реорганизации изменяется наименование подразделения).

3.7. Адреса мероприятий создаются по инициативе сотрудников Министерства, которым поручено проведение мероприятия.

Адреса мероприятий ликвидируются после окончания осуществления соответствующей деятельности. Срок действия адреса указывается в заявке на его создание.

3.8. Заявка с инициативой создания, обоснованием необходимости ликвидации адресов направляется в Управление автоматизации, учета земель, обеспечения инвестиционной деятельности и защиты информации.

3.9. Содержимое почтового ящика сотрудника Министерства может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления сотрудника по требованию непосредственного и/или вышестоящего руководителя данного работника.

3.10. Управление автоматизации, учета земель, обеспечения инвестиционной деятельности и защиты информации блокирует доступ к адресам, используемым в системе корпоративной почты, в случаях:

- осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;

- возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;

- использования сотрудником корпоративной почты не по назначению;

- в иных случаях нарушения настоящих Правил по решению руководства Министерства.

3.11. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня направляет посредством электронной почты уведомление о блокировании адреса его пользователю и руководителю соответствующего структурного подразделения (при необходимости - курирующему заместителю министра).

3.12. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор информирует пользователя и его руководителя посредством электронной почты.