Приложение 2. Регламент работы Коллегии Государственной архивной службы Республики Крым

Приложение 2
к приказу
Государственной архивной службы
Республики Крым
от 13 февраля 2015 г. N 16

Регламент
работы Коллегии Государственной архивной службы Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент работы Коллегии Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Регламент) определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности Коллегии Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Коллегия), порядок подготовки и проведения заседаний, принятия решений Коллегии.

1.2. Для решения задач по подготовке заседаний Коллегии в установленном порядке могут привлекаться специалисты и эксперты, а также создаваться рабочие группы. Персональный состав рабочих групп, порядок и условия их работы разрабатываются секретарем Коллегии.

2. Организация работы Коллегии

2.1. Основной формой работы Коллегии является заседание. Заседания Коллегии проходят раз в два месяца. Днем заседания является пятница последней недели месяца. Внеплановые заседания Коллегии могут проводиться для оперативного решения вопросов деятельности Государственной архивной службы Республики Крым (далее Крымгосархив). подведомственных учреждений Республики Крым (далее Государственные архивы), муниципальных архивных учреждений органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Республики Крым (далее - Учреждения), архивов государственных органов Республики Крым, учреждений, организаций, предприятий. При необходимости, проводятся расширенные и выездные заседания Коллегии.

2.2. Заседания Коллегии проводятся председателем Коллегии начальником Крымгосархива. В отсутствие начальника Крымгосархива заседания Коллегии проводятся заместителем начальника Крымгосархива заместителем председателя Коллегии.

2.3. Заседания проводятся при условии присутствия на нем не менее половины членов Коллегии от ее численного состава. Освобождение членов Коллегии от участия в заседании допускается с разрешения начальника Крымгосархива - председателя Коллегии или заместителя начальника Крымгосархива заместителя председателя Коллегии.

2.4. Н случае переноса заседания Коллегии секретарь Коллегии обеспечивает своевременное информирование членов Коллегии.

2.5. Коллегия принимает свои решения большинством голосов. В случае их равенства решающим является голос начальника Крымгосархива - председателя Коллегии.

3. Повестка дня заседания Коллегии

3.1. Проект повестки дня заседания Коллегии готовится секретарем Коллегии и формируется на основании плана-отчета работы Крымгосархива на полугодие (раздел "Работа коллегиальных и совещательных органов"), с учетом вопросов, предложенных к рассмотрению на заседаниях Коллегий руководителями структурных подразделений Крымгосархива. не являющимися членами Коллегии, представителями структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Крым, общественных организаций, представителями бизнес-сообщества, депутатами всех уровней.

3.2. В повестку дня заседания Коллегии включается не менее двух вопросов.

3.3. Секретарь Коллегии не позднее, чем за 7 дней до заседания Коллег ни представляет начальнику Крымгосархива - председателю Коллегии на утверждение повестку дня заседания Коллегии, проекты решений и материалы к ним, список приглашённых на заседание Коллегии; обеспечивает рассылку указанных документов членам Коллегии, приглашённым.

4. Порядок подготовки вопросов, включенных в повестку дня заседания Коллегии

4.1. Подготовка вопросов для рассмотрения Коллегией осуществляется членами Коллегии, руководителями структурных подразделений Крымгосархива. Ответственность за подготовку вопросов для обсуждения несут заместители начальника Крымгосархива в соответствии с распределением курируемых ими направлений, а также руководители соответствующих структурных подразделений Крымгосархива.

4.2. Для рассмотрения отдельных вопросов, приглашаются работники структурных подразделений Крымгосархива, Государственных архивов, Учреждений, Архивов организаций, непосредственно участвовавшие в подготовке материалов, представители заинтересованных исполнительных органов государственной власти Республики Крым, предприятий, учреждений, организаций, независимо от формы собственности, деятели науки и культуры.

4.3. Организация и проведение расширенных (или выездных) заседаний Коллегии проводится в соответствии с утвержденным планом-отчетом работы Крымгосархива на полугодие.

Регистрация участников таких заседаний, обобщение критических замечаний и предложений выступающих, возлагается на структурное подразделение Крымгосархива, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения.

4.4. В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии устанавливается следующее ограничение времени; для доклада - до 20 минут; для содоклада - до 10 минут; для выступления - до 5 минут; для справки - до 2 минут.

Вопрос об изменении ограничений времени для выступающих решается членами Коллегии в каждом конкретном случае.

Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило, руководители и ответственные работники Крымгосархива, уполномоченные представители заинтересованных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований Республики Крым; содокладчиками - должностные лица, возглавлявшие работу по подготовке материалов обсуждаемого вопроса.

5. Подготовка заседания Коллегии

5.1. Проекты решений и материалы к ним представляются секретарю Коллегии за 10 дней до заседания Коллегии, исключая праздничные и выходные дни. Ответственный исполнитель подаёт все необходимые материалы на бумажном и электронном носителях. В случае нарушения сроков предоставления материалов секретарь Коллегии готовит служебную записку на имя начальника Крымгосархива - председателя Коллегии.

Доклады (выступления) и все необходимые материалы должны быть напечатаны с использованием шрифта Times New Roman размером кегля N 14. При изготовлении документа на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа.

5.2. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня только с разрешения начальника Крымгосархива - председателя Коллегии.

Если материалы не могут быть представлены в указанные сроки или отпала необходимость в их обсуждении, лицо, ответственное за подготовку вопроса, до утверждения повестки дня заседания Коллегии докладывает об этом начальнику Крымгосархива - председателю Коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря Коллегии.

В тех случаях, когда на рассмотрение Коллегии выносятся вопросы, не предусмотренные планом, срок представления материалов, порядок приглашения сторонних участников заседания определяются начальником Крымгосархива - председателем Коллегии.

5.3. Проекты решений Коллегии должны содержать в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко, ясно сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполни гелей, указание на кого возлагается контроль за исполнение решения, и, как правило, не превышать 4 страниц машинописного текста.

5.4. Проекты решений, материалы к ним должны быть согласованы (иметь визы) со всеми заинтересованными структурными подразделениями Крымгосархива. Конкретные замечания, предложения, дополнения лиц, визирующих документы, прилагаются к проектам. Имеющиеся разногласия до внесения решения па обсуждение, должны быть рассмотрены заместителем начальника Крымгосархива, курирующим данные вопросы, с участием всех заинтересованных представителей. Окончательное решение по неустраненным разногласиям принимает Коллегия.

5.5. Для проектов решений во исполнение документов вышестоящих органов в констатирующей части следует указывать название, автора, дату, номер и заголовок к тексту каждого документа.

Для отдельных проектов решений констатирующая часть в решении может отсутствовать.

5.6. К проекту решения Коллегии прилагаются:

- справка структурного подразделения Крымгосархива, ответственного за подготовку материалов к обсуждению, содержащая анализ состояния вопроса, информацию о выполнении предыдущих решений Коллегии (приказов) по данном) вопрос), оценку достигнутых результатов и обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий. Для обеспечения всестороннего освещения вопроса, справки могут готовиться несколькими структурными подразделениями Крымгосархива. После заседания справка может быть разослана в качестве официального документа Коллегии вместе с решением но данном)' вопросу. Объем справки не должен, как правило, превышать 6 страниц машинописного текста:

- особые мнения лиц, имеющих замечания по проект) решения:

- список (с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности) докладчиков, содокладчиков но данному вопрос);

- к проектам решений об утверждении нормативных документов, инструкций и указаний - проекты самих документов и перечень не принятых разработчиками замечаний рецензентов;

- к проектам решений но вопросам присвоения почётных званий Республики Крым, награждения ведомственными знаками отличия и другими видами поощрений - документы, послужившие основанием для принятия решений (справки - объективки, представления, ходатайства, докладные записки и др.):

- список (с указанием места работы, должности, фамилии, имени, отчества) лиц, которых целесообразно пригласить на заседание.

После согласования с начальником Крымгосархива - председателем Коллегии списка приглашенных и назначения времени обсуждения вопроса, структурное подразделение Крымгосархива, вносящее проекты документов для рассмотрения, организует оповещение и встречу приглашенных на заседание Коллегии.

6. Заседание Коллегии

6.1. Заседания Коллегии проводятся в здании Крымгосархива, в помещении конференц-зала Крымгосархива.

6.2. Заседания Коллегии начинаются, как правило, в 11.00 часов. По решению начальника Крымгосархива - председателя Коллегии может быть установлено иное время начала заседания Коллегии, о чем извещаются заблаговременно члены Коллегии и приглашенные секретарем Коллегии.

6.3. Прибывшие на заседание члены Коллегии, а также приглашенные регистрируются работником Отдела за 30 минут до начала заседания Коллегии.

Регистрация начинается и заканчивается во время, установленное повесткой дня для начала заседания Коллегии.

Регистрация опоздавших на заседание Коллегии проводится в дополнительном регистрационном листе, находящемся у работника Отдела. В случае невозможности прибыть на заседание Коллегии член Коллегии обязан заблаговременно уведомить секретаря Коллегии о замене.

6.4. В заседаниях Коллегии участвуют члены Коллегии, а также лица, приглашенные на заседание Коллегии для участия в рассмотрении соответствующих вопросов.

При необходимости присутствие представителей средств массовой информации и проведение фотосъемок, видео- и звукозаписи на заседаниях Коллегии организует работник отдела информационного обеспечения, организации использования информации документо