Приложение. Положение об архиве Комитета по противодействию коррупции Республики Крым

Приложение
к приказу Комитета по противодействию
коррупции Республики Крым
от 14.09.2015 г. N 111

Положение
об архиве Комитета по противодействию коррупции Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Комитета по противодействию коррупции Республики Крым (далее - Комитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение составляют государственную часть Архивного фонда Республики Крым, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в соответствующем архивном учреждении Республики Крым.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации (далее - Росархив). хранятся в архиве Комитета.

1.2. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Республики Крым, образующихся в процессе его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с транспортировкой и передачей архивных .документов, производятся силами и за счет Комитета.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Республики Крым должностные лица Комитета несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Ответственность за хранение документов Архивного фонда Республики Крым, образующихся в процессе деятельности Комитета, и законченных делопроизводством документов практического значения, а также их отбор, учет, использование и подготовку к передаче в соответствующее архивное учреждение Республики Крым в Комитете несет ответственный сотрудник за ведение архива Комитета, ведущий специалист отдела по организации работы и нормативно-правового обеспечения, который в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу в Российской Федерации и Республики Крым, приказами вышестоящих организаций и Комитета, методическими документами Государственной архивной службы Республики Крым и настоящим Положением.

1.4. Положение об архиве Комитета разрабатывается на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176, и утверждается председателем Комитета по согласованию с Государственной архивной службой Республики Крым.

1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Комитета осуществляет Государственная архивная служба Республики Крым (далее - Крымгосархив).

2. Состав документов архива Комитета

Ответственному сотруднику за ведение архива Комитета поступают следующие документы:

2.1. Законченные делопроизводством Комитета документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Служебные издания;

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива Комитета

3.1. Основными задачами архива (ответственного сотрудника за ведение архива) Комитета являются:

3.1.1 комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения:

3.1.2 учет, обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов образующихся в процессе деятельности Комитета;

3.1.3 подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Республики Крым на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росгосархивом;

3.1.4 осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Комитета;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив (ведущий специалист отдела по организации работы и нормативно-правового обеспечения, ответственный за своевременную сдачу и в полном объеме законченных делопроизводством дел в соответствующее архивное учреждение Республики Крым), осуществляет следующие функции:

3.2.1 принимает и учитывает по позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством документы Комитета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с Государственной архивной службой Республики Крым графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Крымгосархива и передачи документов Архивного фонда Республики Крым на государственное хранение;

3.2.3 составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по резервному составу на рассмотрение экспертной комиссии Комитета и ЭПК Крымгосархива;

3.2.4. осуществляет учет и экспертизу ценности документов, обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5 составляет номенклатуру дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве;

3.2.6 подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующее архивное учреждение Республики Крым документы Архивного фонда Республики Крым, образованные в процессе деятельности Комитета;

3.2.7 создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.8. организует использование документов:

- информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.10. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Комитета;

3.2.11 участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Комитета;

3.2.12 ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Права архива Комитета

Для выполнения возложенных задач и функций ответственный сотрудник за ведение архива Комитета имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Комитете.

4.2. Требовать от отделов Комитета своевременной передачи законченных делопроизводством дел для дальнейшей передачи их в соответствующее Архивное учреждение Республики Крым.

4.3. Запрашивать от отделов Комитета сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность сотрудника, на которого возложены задачи за ведение архива Комитета

5.1. Ответственный сотрудник за ведение архива Комитета несет ответственность за:

5.1.1 несоблюдение условий обеспечения сохранности документов до передачи их в соответствующее государственное учреждение;

5.1.2 утрату и несанкционированное уничтожение документов;

5.1.3 нарушение правил транспортировки документов в соответствующее архивное учреждение Республики Крым.