Приложение. Инструкция по делопроизводству в учреждениях дополнительного образования детей в Республике Крым

Приложение
к приказу МОНМ РК
от 27 сентября 2016 г. N 3341

Инструкция
по делопроизводству в учреждениях дополнительного образования детей в Республике Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в учреждениях дополнительного образования детей в Республике Крым (далее - "учреждения") устанавливает единую систему делопроизводства в учреждениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов.

Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота; создание и оформление документов; порядок работы с документами и письмами; контроль за их рассмотрением и исполнением; составление номенклатур и формирование дел; подготовку документов и писем к их дальнейшему хранению и использованию.

1.2. Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.3. Инструкция составлена с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст); Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003); Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008); постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14.12.2006), приказа Рособразования от 29.06.2006 N 598 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию", приказа Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым от 20.03.2015 г. N 180 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве образования, науки и молодежи Республики Крым".

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя учреждения дополнительного образования, который обязан ознакомить работников учреждения с содержанием Инструкции под роспись.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в учреждении возлагается на заведующего канцелярией (секретаря) или сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Требования Инструкции распространяются на все документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" определяется специальными инструкциями.

1.7. Работники учреждения несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю учреждения и ответственному лицу.

1.8. Передача документов (копий документов), в том числе их электронных версий, работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя учреждения.

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник учреждения обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя.

1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого педагогического работника.

2. Правила оформления документов

2.1. Для печатания текстов служебных документов используется шрифт Times New Roman размером 14 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для печатания реквизита "Фамилия исполнителя и номер его телефона", сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и тому подобное.

Во время печатания заглавий позволяется использовать полужирный шрифт (прямой или курсив).

2.2. Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 миллиметров) рекомендовано печатать через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 миллиметров) - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" отделяются один от другого через 1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа отделяются один от другого через 1,5-3 межстрочных интервала.

2.3. Название вида документа печатается большими буквами.

2.4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки названия должности.

2.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) - 73 миллиметра (28 печатных знаков).

Если заглавие к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.

Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа:

12,5 миллиметра - для абзацев в тексте;

92 миллиметра - для реквизита "Адресат";

104 миллиметра - для реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу";

125 миллиметров - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

2.6. Не делается отступ от границы левого поля для реквизитов "Дата документа", "Заглавие к тексту документа", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка о выполнении документа и направления его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", удостоверения надписи "Согласно оригиналу", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

2.7. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они размещаются на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф - от границы левого поля; второй - через 104 миллиметра от границы левого поля.

2.8. Если в тексте документа содержится ссылка на приложения или на документ, который стал основанием для его издания, слова "Приложение" и "Основание" печатаются от границы левого поля, а текст к ним - через 1 межстрочный интервал.

2.9. Во время оформления документов на двух и больше страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц указываются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова "страница" и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

2.10. Тексты документов постоянного хранения печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.

3. Общие требования к оформлению документов

3.1. Документы, подготавливаемые в учреждении и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности, должны быть оформлены в соответствии с государственными стандартами, а также настоящей Инструкцией.

3.2. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и располагается после наименования учреждения - автора документа.

3.2.1. Наименование вида документа:

- печатается прописными буквами, размером шрифта не менее 16 пунктов;

- выравнивается по центру;

- выделяется полужирным шрифтом.

3.2.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.09.2016.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль, например: 01.05.2016.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 14 марта 2015 г.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ, дата оформляется следующим образом:

(вид документа, наименование автора документа) от (дата) N "(название документа)". Например: (Распоряжение Совета министров Республики Крым от 09.09.2016 N 873-р "Об утверждении Плана мероприятий по реализации в Республике Крым Стратегии развития воспитания в 2016 - 2020 годах").

3.2.3. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера номенклатурного индекса.

Порядковые номера присваиваются в пределах каждого вида документов в течение календарного года. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Например:

На N__________ от _______________

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

3.2.4. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование учреждения" и "Справочные данные об учреждении". В таком случае указывают, как правило, Симферополь, Евпатория.

3.2.5. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Адресатами могут быть: органы государственной власти, их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица, граждане. Документ не должен содержать более четырех адресатов, если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

3.3. Документ печатается в 2-х экземплярах. 2-й экземпляр документа, подписанный руководителем учреждения, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке), визируется исполнителями и остается в деле отправителя.

3.4. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например: Министерство образования,

             науки и молодежи Республики Крым

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

                                          ГБОУ ДО РК "Дворец детского

                                          и юношеского творчества

                                          Главному бухгалтеру

                                          Л.П. Николаевой

Если документ отправляют в несколько однородных организации или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

                              Руководителям государственных бюджетных

                              образовательных учреждений дополнительного

                              образования Республики Крым

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. N 1239 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

В соответствии с ними установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и в документах:

наименование адресата;

улица, N дома, N квартиры;

населенный пункт;

область (край), республика;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Адрес получателя пишется в правой части конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его(ее) наименование, а затем почтовый адрес.

Например:

Министерство образования,

науки и молодежи Республики Крым

пер. Совнаркомовский, д. 3

Симферополь, 295000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                            Ивановой И.И.

                                            ул. Садовая, д. 5, кв. 16

                                            г. Симферополь,

                                            Республика Крым, 295017

Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом:

                                            Директору ГБОУ ДО РК ДДЮТ"

                                            А.И. Петрову

                                            ф. (095)2354108

Реквизит "Адресат" печатается через один межстрочный интервал, без подчеркивания, строчными буквами, за исключением начальных букв и инициалов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адреса" по отношению к самой длинной строке.

Например:

                                            Генеральному директору

                                            ООО "Фирма "Амата"

                                            И.И. Смирнову

3.5. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем поле первого листа документа.

Документ утверждается руководителем учреждения или специально издаваемым документом (приказом). При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа должен состоять из Слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения выравнивается по левому краю.

Например:

                                   Утверждаю

                                   Директор ГБОУ ДО РК "ДДЮТ"

                                  ______________  ___________________

                                 (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                  "___"________________ 2009 г.

При утверждении документа несколькими должностными ливши их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым актом (протоколом, решением, приказом и т.п.) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                       УТВЕРЖДЕНО

                                       Приказом директора

                                       ГБОУ ДО РК "ДДЮТ" N _______

                                       от 05.04.2009 N 25

3.5.1. Примерный перечень документов, которые утверждаются с проставлением грифа утверждения:

- акты (готовности объекта к эксплуатации; списания; инвентаризации; экспертизы; изъятия дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.);

- отчеты (о деятельности структурного подразделения учреждения, командировке; научно-исследовательских работах и т.п.);

- сметы расходов (на содержание учреждения, помещений, сооружений; на капитальное ремонт и т.п.);

- номенклатура дел учреждения;

- нормативы (расходование сырья, материалов, электроэнергии; технологическое проектирование; численность работников и т.п.);

- описи дел;

- перечни;

- планы (работы структурных подразделений учреждения, комиссий, рабочих групп и т.п.).

- должностные регламенты;

- программы (финансово-экономические; проведения работ и мероприятий; командировок и т.п.);

- протоколы заседаний коллегиальных органов (при необходимости);

- расценки на выполнение работ;

- положения о структурных подразделениях учреждения;

- структура;

- формы унифицированных документов;

- штатные расписания.

3.6. Резолюция.

Резолюция - это проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа.

В резолюции фиксируются указания руководителя учреждения по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки на документе в верхней ее части, на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на специальном бланке или на отдельном листе формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция включает в себя: фамилию, имя, отчество исполнителя; содержание поручения; срок исполнения; дату резолюции; подпись руководителя учреждения.

Например:

                                       Васильеву А.А.

                                       Подготовить ответ к 20.09.2016

                                       Подпись

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Исполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора и дата.

3.7. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

Об организации методической работы;

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция заведующего отделом.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок размещается в левой части над текстом от границы левого поля, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), позволяется продолжать до границы правого поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.8. Отметка о контроле.

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле (буква "К") проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом, фломастером или специальным штампом "Контроль" и располагаемся на уровне заголовка на левом поле документа.

3.9. Текст документа.

Текст документа составляется на русском языке.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Тексты документов оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами.

Например:

год - г., тысяча - тыс., метр - м, улица - ул. и т.д.

В оформлении реквизитов "Адрес" и "Подпись" сокращения не допускаются.

Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите "Подпись").

В протоколах и выписках из них при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно полностью соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций.

Текст служебного документа, как правило, состоит из следующих частей:

преамбулы - кратко излагается в связи с чем и на какой вопрос подготовлен документ;

описательной части, в которой излагается суть обсуждаемого вопроса, указываются ссылки на необходимые нормативные правовые акты, содержится обоснованная позиция по каждому вопросу, обсужденному в документе;

результативная часть - содержит ясное формулирование вывода, просьбы или указания, следующие из описательной части.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Перечисления внутри пунктов (подпунктов) пишутся после двоеточия со строчной буквы, начинаются с красной строки дефисом, заканчиваются точкой с запятой, кроме последнего, который заканчивается точкой.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) учреждения, действующего на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного лица ("решили", "постановили" и т.п.)

Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица ("слушали, "выступили", "постановили" и т.п.).

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("Совет осуществляет функции", "в состав Совета входят", "комиссия установила", "комиссия полагает").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация учреждения направляет").

3.10. Документ с ограниченным сроком действия должен сметь соответствующую ссылку в тексте. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в начале текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

3.11. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги чернилами черного, синего или фиолетового цвета, не допускается писать карандашом, чернилами красного, зеленого или других цветов, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

3.12. Отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений указывают их наименования и нумеруют.

Например:

Положение о проведении конкурса рисунков "Я рисую мир" на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается слово Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

                                Приложение 2

                                к приказу директора ГБОУ ДО РК "ДДЮТ"

                                от 14 сентября 2016 г. N 325

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в учреждении и приложения к ней, всего на 48 листах.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

3.13. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Написание должности выравнивается от левого поля, а написание фамилии выравнивается от правого поля. Документы представляются на подпись руководителю учреждения полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле учреждения. При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, но не более 4, подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле учреждения, а адресатам рассылаются его размноженные и заверенные копии.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности руководителя учреждения; личная подпись; расшифровка подписи.

Например:

     Директор            подпись                     А.А. Петрова

Или:

     Директор ГБОУ ДО РК

     "ДДЮТ"                                          А.А. Петрова

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

     Директор                  подпись               А.А. Петрова

     Заместитель директора     подпись               В.В. Кузнецова

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением.

Например:

     Председатель комиссии    Личная подпись          А.Н. Ларин

     Заместитель

     председателя комиссии    Личная подпись          И.И. Иванов

     Секретарь комиссии       Личная подпись          Т.И. Степанова

     Члены комиссии:          Личная подпись          П.И. Бочкин

                              Личная подпись          М.М. Жилина

                              Личная подпись          Н.П. Клюева

3.14. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки, например: "и.о.", "зам." Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.15. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

3.16. Гриф согласования документа.

Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.

Это оформляется следующим образом:

                                  СОГЛАСОВАНО

                                  Протокол заседания профкома

                                  от 15 мая 2016 г. N________

                                  СОГЛАСОВАНО

                                  Председатель Педагогического совета

                                  ГБОУ ДО РК "ДДЮТ"

                                  Подпись И.И. Петрова

                                  15 мая 2016 г.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись)! шли в левом верхнем углу первого листа.

3.17. Печать.

Печать ставится на наиболее важных документах, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, должна захватывать часть наименования должности и часть подписи.

В делопроизводстве учреждения применяется круглая печать учреждения. Круглая печать учреждения проставляется на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, и документах по личному составу (служебные удостоверения, трудовые книжки, справки о стаже работы и др.), подписанных руководителем учреждения, подтверждая подлинность подписей. Круглая печать учреждения хранится у руководителя учреждения.

В соответствии с письмом Министерства образования и науки Российской Федерации от 31 марта 2014 г. N 08-418 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях образовательных организаций" печать учреждения дополнительного образования изготавливается без изображения Государственного герба Российской Федерации. Печать должна содержать следующую информацию:

- полное наименование юридического лица - заказчика печати в именительном падеже, соответствующее наименованию, закрепленному в учредительных документах; в скобках - его краткое наименование, если таковое установлено в уставе учреждения;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;

- идентификационный налоговый номер (ИНН), а также, по усмотрению заказчика печати, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

- при наличии у юридического лица вышестоящей организации приводится ее краткое наименование, а при отсутствии краткого наименования - полное наименование.

3.18. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

     Директор                     Подпись               И.И. Иванов

     Верно

     Начальник отдела кадров      Личная подпись        О.В. Липатова

     25 августа 2016 г.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения. Учреждение может выдавать копии только издаваемых им либо имеющихся в учреждении документов.

3.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи с ним с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе документа включает его фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона. Отметка об исполнителе документа располагается в соответствии со стандартом на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

     Иванов В.В.               или      Иванов Вадим Владимирович

     90-40-40                           90-40-40

3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем учреждения.

3.21. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в учреждении содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4. Документооборот

4.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот учреждения. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанными в Инструкции.

4.2. Порядок работы с входящими документами.

Документы, поступающие в учреждение на имя руководителя учреждения, принимаются, регистрируются и учитываются лицом, ответственным за делопроизводство, в регистрационных журналах.

Основные этапы работы с входящими документами заключаются в следующем: прием и первоначальная обработка; регистрация; передача по назначению; рассмотрение руководством учреждения; доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя; контроль за выполнением; исполнение или использование информации, содержащейся в документах; возврат документов с отметкой об исполнении; помещение в дело; передача дел в архив.

4.3. Прием и первоначальная обработка входящих документов

Этот этап состоит из следующих операций: проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка целостности вложений. При вскрытии конвертов с документами ответственным работником проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у лица, ответственного за делопроизводство в учреждении, другой приобщается к поступившему документу и отправляется на рассмотрение адресату, третий возвращается отправителю.

4.4. Регистрация документов

Регистрация документов осуществляется путем проставления индекса и даты с последующим занесением необходимых сведений о документе: в регистрационный журнал (образец прилагается).

Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

Регистрации не подлежат пригласительные билеты, поздравительные телеграммы и открытки, проспекты, периодические издания и др.

На конвертах (пакетах) с пометкой "Лично" проставляется только дата получения, а они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

Регистрация документов заключается: в занесении информации о документе в регистрационный журнал; проставлении на документе в правом нижнем углу штампа (при наличии) установленной формы с регистрационным номером и датой получения документа.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз; вся переписка по вопросам первичного документа ведется под одним регистрационным номером.

При регистрации используются следующие справочные материалы: номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением; классификатор учреждений, исполнителей.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

- обязательно к обращениям граждан;

- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов;

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;

- если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата).

В остальных случаях конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.

Зарегистрированные документы передают в день их поступления на рассмотрение руководителю учреждения. Результаты рассмотрения документов по существу содержащихся в них вопросов отражается: в резолюциях руководства и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам учреждения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал.

4.5. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны исполнителем "В дело" с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В регистрационный журнал вносится отметка о списании документа "В дело". Сам документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

4.6. Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения

4.7. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся у лица, ответственного за делопроизводство в учреждении, затем передаются в архив по описи. В случае ликвидации или реорганизации учреждения его работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации формируют все имеющиеся законченные делопроизводством документы в дела и передают их в архив, независимо от сроков хранения.

4.8. Порядок работы с исходящими документами

Основные этапы работы с исходящей корреспонденцией заключаются в следующем: проверка правильности адресования и наличия приложений, регистрация в регистрационном журнале (образец прилагается), сортировка, составление почтового реестра, вложение в конверт, заклеивание и маркирование, помещение копии документа в дело. Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

5. Номенклатура дел

5.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в архив.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

5.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из названия вида дела (переписка, нормативные документы, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.); периода, к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка (в скобках) указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: "Документы о проведении тематических проверок (планы, отчеты, акты, протоколы, справки и др.)"

В заголовках, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за который составлены планы (отчеты), например: "Годовые планы административно-хозяйственных мероприятий".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все изменения должны быть доведены до сведения отдела организации документооборота.

В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 4 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

6. Порядок работы с письменными обращениями граждан

6.1. Регистрация письменных обращений граждан.

Письменные предложения, заявления, ходатайства и жалобы (далее обращения) граждан регистрируются лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении. Граждане пересылают обращения почтой или приносят лично. Обращения граждан, присланные почтой, регистрируются в регистрационном журнале непосредственно в день поступления, на обращениях, принесенных лично гражданами, делается отметка об их приеме.

6.2. Сроки рассмотрения обращений граждан.

6.2.1. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день поступления и должны быть рассмотрены в течение 30 дней с момента регистрации.

При необходимости проведения проверки срок рассмотрения может быть продлен не более чем на один месяц руководителем учреждения, направившим обращение на исполнение, с письменным сообщением об этом лицу, подавшему обращение.

Если окончание срока исполнения обращения совпадает с выходными или праздничными днями, ответ заявителю дается в день, предшествующий этим выходным или праздничным дням.

Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляет руководитель учреждения.

Устными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, высказанные гражданами во время личного приема, проводимого руководителем.

Краткое содержание устного обращения и принятого по нему решения заносятся в журнал приема граждан.

6.2.2. Ответ на запрос депутата Государственного Совета Республики Крым дается непосредственно учреждением или должностным лицом, которому адресован запрос депутата Государственного Совета Республики Крым в письменной форме не позднее чем через пятнадцать дней со дня регистрации запроса как входящей корреспонденции или в иной, установленный в запросе срок и направляется депутату Государственного Совета Республики Крым и в секретариат сессии Государственного Совета Республики Крым.

Если депутатский запрос не может быть рассмотрен в определенный срок по объективным причинам, учреждение или должностное лицо, которым адресован депутатский запрос, обязаны письменно проинформировать об этом депутата Государственного Совета Республики Крым с мотивированным обоснованием необходимости продления срока рассмотрения депутатского запроса, который не должен превышать 30 дней с момента его получения.

6.2.3. Ответ на обращение депутата Государственного Совета Республики Крым дается непосредственно учреждением или должностным лицом, которому адресовано обращение депутата Государственного Совета Республики Крым в письменной форме не позднее 20 календарных дней со дня регистрации запроса как входящей корреспонденции или в иной, установленный в обращении срок.

Если депутатское обращение не может быть рассмотрено в определенный срок по объективным причинам, депутата Государственного Совета Республики Крым информируют об этом официальным письмом с мотивированным обоснованием необходимости продления срока рассмотрения, который не должен превышать 30 дней с момента получения депутатского обращения.

Форма регистрационного журнала исходящей корреспонденции

N п/п	Дата регистрации исходящего документа	Кому адресован документ	Краткое содержание документа	Номер дела, в котором находится копия документа	Примечание
1	2	3	4	5

Форма регистрационного журнала учета входящей корреспонденции

N п/п	Дата поступления и входящий индекс документа	Корреспондент, дата и исходящий индекс поступившего документа	Краткое содержание или заголовок	Резолюция или кому направлен документ	Срок исполнения	Отметка о постановке на контроль	Отметка об исполнении	N дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

7. Составление номенклатуры и формирование дел

7.1. Составление номенклатуры дел.

7.1.1. В целях правильного формирования дел учреждения дополнительного образования, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

7.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения дополнительного образования с указанием сроков их хранения.

7.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.

7.2. Формирование дел.

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии учреждения.

7.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.).

Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

7.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01-31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

7.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале.

7.3. Систематизация отдельных категорий документов.

7.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (приём, перевод, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и поощрениях.

7.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09-31.08) года.

7.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

7.3.5. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

8. Подготовка документов к передаче в архив

8.1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

8.2. Экспертиза ценности документов.

8.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности документов в учреждении дополнительного образования осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

8.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря учреждения.

Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

8.3. Оформление дел.

8.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

8.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка "хранить постоянно", номер фонда, описи, дела.

8.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома; точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

8.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

8.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

8.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

8.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

8.4. Описание документов постоянного срока хранения.

8.4.1. По окончании делопроизводственного года в тех учреждениях, которые являются источниками комплектования Государственного казенного учреждения Республики Крым "Государственный архив Республики Крым", производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в ГКУ "Государственный архив Республики Крым", подлежит утверждению ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) этого архива не позднее, чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

8.4.3. Описи составляются секретарем.

8.4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с ГКУ "Государственный архив Республики Крым", куда поступают документы учреждения.

8.4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении.

9. Обеспечение сохранности дел

9.1. Ответственность за сохранность документов учреждения несет руководитель.

9.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

9.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешаются.

10. Требования к отдельным видам документов учреждения дополнительного образования

10.1. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

10.1.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие их юридическую силу и возможность обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

10.1.2 Состав документов, образующихся в процессе деятельности учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия учреждений с другими организациями.

В состав документов учреждения входят:

- организационные документы (устав учреждения; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы (приказы, инструкции);

- информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

- учебно-педагогическая документация (журналы кружковой работы, журнал учета бланков и выдачи свидетельств о дополнительном образовании, книги протоколов педагогического совета, методического совета, книги учета личного состава педагогических работников и др.;

10.1.3. Документы учреждения должны оформляться своевременно, четко разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться пастой синего или черного цвета. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью.

Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица подписавшие документ.

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов": сфера применения и структура. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документацией организации": назначение и основные принципы.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

10.2.1. Приказы

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Проекты приказов по основной деятельности в обязательном порядке визируются заместителями директора в соответствии с функциональными обязанностями.

Проекты приказов по кадровым вопросам (о принятии на работу, освобождении, предоставлении отпуска, и тому подобное) готовит лицо, на которое возложены функции по ведению кадровой документации, на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, и других документов.

Проекты приказов по основным вопросам, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения учреждения, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители заданий, содержащихся в нем, юридической службой, другими должностными лицами, которых касается документ, заместителем директора учреждения, курирующим финансовые вопросы, если есть вопросы финансирования.

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются руководителем структурного подразделения, а также в зависимости от видов приказов - юридической службой учреждения, заместителем директора, другими должностными лицами, которых касается документ.

Юридической службой учреждения обязательно визируются при наличии всех необходимых виз проекты приказов нормативного правового характера.

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными органами.

Если в процессе согласования к проекту приказа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.

Оформляется приказ на бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись.

Заголовок начинается с предлога "О", "Об" и формируется при помощи отглагольных существительных (например: "О зачислении" "О переводе", "О создании", "О введении" или существительных, указывающих на предмет "Об итогах", "О мерах").

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;

Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

Краткость и лаконичность;

Нейтральность и неличный характер изложения, объективность;

Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;

Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

Следование нормам официально-делового стиля речи.

10.2.2. Приказы по кадровым вопросам

Приказы по кадровым вопросам оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах содержится информация от одном работнике (сотруднике), в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения в отношении их принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), освобождение и тому подобное).

Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам сжато излагается в заглавии, которое начинается с предлога "О", и составляется с помощью отглагольного существительного, например: "О назначении...", "О принятии...". В сводных приказах может применяться обобщенное заглавие, например: "О кадровых вопросах", "О личном составе".

В тексте приказов по кадровым вопросам, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих работников органом высшего уровня или по другой процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ОСВОБОДИТЬ", "ОТПРАВИТЬ", "ПРЕДОСТАВИТЬ", "ОБЪЯВИТЬ" и тому подобное. Далее указываются большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа и маленькими - имя, отчество работника и текст приказа. В сводных приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

В приказе о назначении или освобождении работника отмечаются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений).

В каждом пункте приказа по кадровым вопросам указывается основание его издания (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и тому подобное).

Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на первом экземпляре приказа или на специальном бланке указанными в нем лицами их подписи с указанием даты ознакомления.

10.2.3. Приказы по основной деятельности

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа. Указанная часть может начинаться из слов "Во исполнение", "С целью" и тому подобное. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заглавие. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть приказа начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.

Распорядительная часть разделяется на пункты и подпункты, вторые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть отмечены исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: "руководители структурных подразделений", "заведующие отделами".

При этом, как правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: "ускорить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и тому подобное.

Если приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: "Признать утратившим силу...".

Изменения, которые вносятся в приказ, оформляются отдельным приказом, которые должны иметь такое заглавие: "О внесении изменений в приказ ...", с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта:

"1. Внести изменения в приказ...".

Далее отдельными подпунктами формулируются изменения к распорядительному документу, например:

"1) пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2) пункт 3 исключить";

"3) абзац второй пункта 4 дополнить словами...".

Если изменения к распорядительному документу оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа указывается:

"1) Внести изменения в... (прилагаются)".

Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение Министерства или должностное лицо функций по контролю за выполнением приказа.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

                                                 Приложение к приказу

                                                 от 11.02.2016 N 2

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Последний пункт приказа содержит указание о лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Если в приказе даны указания педагогическим работникам, то ниже делается запись: "С приказом ознакомлен", ставятся подписи этих работников и дата ознакомления.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанный приказ без разрешения лица, подписавшего приказ, не допускается. Ответственность за качество подготовки приказа и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших приказ.

Приказ может быть подписан:

руководителем;

лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;

заместителем (если устав учреждения разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом "за", проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений, внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: "С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)" подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

10.2.4. Книги приказов по основной деятельности, по личному составу и др. ведется в рукописном или печатном виде. В рукописном варианте книга приказов пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью учреждения. В случае печатного варианта - каждый приказ регистрируется в книге реестров.

Нумерация приказов меняется 1 января каждого года.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

организация учебно-воспитательного процесса;

финансово-хозяйственная деятельность;

личный состав;

обучающиеся;

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Например:

- Об утверждении плана мероприятий по подготовке к новому учебному году;

- О распределении обязанностей между членами администрации

- Об утверждении тарификации;

- Об организации работы по охране труда, пожарной безопасности и технике безопасности;

- О назначении ответственных лиц за пожаробезопасное состояние объекта;

- О назначении ответственного лица за электробезопасность;

- Об утверждении номенклатуры дел (на начало календарного года);

- Об утверждении ответственных лиц за ведение деловой документации и определении места хранения документов;

- О проведении муниципальных этапов республиканских конкурсных программ;

- Об утверждении регламента работы учреждения;

- Об организации методической работы;

- О контингенте обучающихся по дополнительным образовательным программам (2 раза в год);

- Об итогах выполнения образовательных программ дополнительного образования (2 раза в год);

- Об итогах проверки журналов учета работы учебных объединений, кружков, секций и т.д. (2 раза в год);

- О состоянии работы отдела (направления) по дополнительным образовательным программам;

- Об утверждении состава комиссии по начислению стимулирующих выплат;

- О работе учреждение в каникулярный период;

- Об утверждении мероприятий по организованному окончанию учебного года;

- Об итогах методической работы;

- О проведении аттестации педагогических кадров, об итогах аттестации педагогических кадров.

10.2.5. Приказы по движению обучающихся (о зачислении в состав обучающихся, об отчислении из состава обучающихся, переводе| по окончании учебного года) содержат:

- изложение обстоятельств, послуживших изданию приказа, указание причины отчисления или перевода;

- основание издание приказа: ссылка на документ (заявление родителей (законных представителей) обучающихся).

Приказ о зачислении обучающегося в учреждение издаётся в день подачи заявления, на детей, прибывших в летний период к началу учебного года, - не позднее 15 сентября соответствующего года. Главные требования:

1. Фамилия, имя прибывшего.

2. В какой кружок, объединение зачисляется.

3. Наличие заявления родителей с указанием адреса проживания, контактных телефонов.

Приказ на отчисление обучающегося издаётся в день его выбытия. Главные требования:

1. Фамилия, имя выбывшего обучающегося.

2. Из какого кружка, объединения выбыл.

4. Наличие заявления родителей с указанием причины выбытия.

Приказы о формировании контингента обучающихся учреждения (издается на 15 сентября текущего года) содержат пофамильное (фамилия, начальная буква полного имени обучающегося) перечисление обучающихся по кружкам, объединениям. Если приказ имеет приложения, то на приложениях к приказу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия учреждения, даты издания приказа и номера.

Приказы об утверждении решения педагогического совета учреждения о переводе обучающихся на следующий срок обучения содержат:

- ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета;

- пофамильное (фамилия, имя) перечисление обучающихся.

Приказы об утверждении решений педагогического совета учреждения о допуске и сдаче итоговой аттестации (согласно Уставу учреждения или другому нормативному локальному акту) содержат:

- ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета;

- пофамильное (фамилия, имя) перечисление обучающихся по кружкам, объединениям.

Приказы об утверждении решений педагогического совета учреждения о получении обучающимися соответствующего уровня дополнительного образования содержат:

- ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа. Дату, номер педагогического совета;

- пофамильное (фамилия, имя, отчество) перечисление обучающихся по кружкам, объединениям.

В констатирующей части аналитических приказов об итогах (проведения мероприятия, проверки состояния работы по охране труда и безопасности жизнедеятельности, состояния работы отдела, направления деятельности, методической работы, ведения документации, уровня знаний обучающихся) должны быть отражены:

- основание для написания приказа (план контроля, законодательный или нормативный правовой документ, поручение вышестоящей организации); такой приказ начинается словами "во исполнение.., в соответствии..., на основании...;

- сроки проведения проверки, изучения направления деятельности...;

- цель проведения проверки, изучения направления деятельности;

- кто проводил проверку, изучал направление деятельности;

- объекты изучения (кадровый состав, контингент, материально-техническая и учебно-методическая база, итоги посещения занятий, мероприятий, результативность реализации дополнительных образовательных программ, работа с родителями и д.);

- констатация фактов, в том числе положительных результатов;

- выявленные нарушения, недостатки;

- выводы.

В распорядительной части аналитического приказа последовательно, конкретно, с указанием сроков исполнения, юридически обоснованно излагаются выводы и даются поручения должностным лицам, педагогическим работникам исходя из анализа деятельности направления или проведенной проверки. При этом следует избегать общих фраз (активизировать, усилить, направить и т.д.).

Например: "Отметить высокую результативность научно-технического отдела в республиканских конкурсных программах в 2014/2015 учебном году", "Признать работу педагогического коллектива по направлению ... удовлетворительной", "утвердить, подготовить, составить, разработать, создать, проанализировать, принять меры по..., обеспечить, предусмотреть, организовать и т.д.)

10.3 Протоколы педагогического совета учреждения (других управленческих структур)

10.3.1. В учреждении дополнительного образования ведется книга протоколов педагогического совета в рукописном или печатном виде. В рукописном варианте книга протоколов пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью учреждения. В случае печатного варианта каждый протокол пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью учреждения, а также регистрируется в книге реестров.

Нумерация, протоколов возобновляется с каждым учебным годом. Протоколы содержат следующие реквизиты: наименование учреждения и вида документа, дату заседания, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только количество присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

10.3.2. Протокол педагогического совета учреждения о переводе обучающихся на следующий курс обучения, выпуске, сдаче итоговой аттестации является основанием для издания приказа по учреждению и содержит пофамильное (фамилия, полное имя ученика) перечисление обучающихся по кружкам, объединениям. Допускается оформление приложений к протоколу.

Протоколы совещаний, заседаний других управляющих структур учреждения ведутся аналогично протоколам педагогического совета.

В случае ведения протоколов в печатном виде, все документы, состоящие из 2-х и более листов, прошиваются надлежащим образом: пронумеровать листы документа, прошить или скрепить, склеить специальной лентой, указать количество листов цифрой и прописью, указать дату, заверить подписью с расшифровкой, печатью.

Например: "Прошито, прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью на "10" (десяти) листах. 25 марта 2015 г. Директор ГБОУ ПО РК "ДДЮТ" Кочетова В.В. Подпись, печать".

10.4. Годовой план

Планирование - это предвидение и проектирование конечного результата вместе с выбором средств его достижения. Целью планирования является модель деятельности на заданный срок (год, месяц, неделя, день). План - это модель содержания деятельности участников образовательного процесса, направленная на достижение намеченных целей. Разработать план - значит, определить основные направления, виды и формы деятельности по достижению поставленной цели.

План работы на учебный год является обязательной документацией учреждения. В нем определены направления, задачи и система мероприятий для решения задач в конкретном учебном году.

Существуют основные требования к техническому и содержательному оформлению данного документа: титульный лист, содержание разделов, нумерация страниц и др. Текст может иллюстрироваться схемами и таблицами. При необходимости, к годовому плану оформляются тематические приложения.

В практике управления учреждением еще существует некоторый формализм на этапе планирования и преодоление этого формализма является важным фактором повышения эффективности управленческого труда в целом. Если рассматривать планирование не только как оформление документа на бумажном носителе, но и как принятие управленческого решения, то можно говорить о том, что плановость - основной принцип эффективного управления учреждением. Любое плановое задание служит своеобразной отправной "точкой отсчета" при определении результативности труда.

В настоящее время к образовательным учреждениям предъявляются определенные требования: выполнение государственного заказа-задания, совершенствование качества разнообразных услуг, в том числе и образовательных, взаимодействие с различными организациями и структурами для достижения поставленных целей и задач.

Разработка и реализация плана - это два основных этапа управленческого цикла.

Определение основных мероприятий, видов деятельности, конкретных исполнителей и сроков исполнения - в этом заключается сущность планирования.

Цель планирования - выработка единства действий административного и педагогического коллективов. Умение четко сформулировать цели и задачи, стоящие перед коллективом на основе глубокого анализа уровня достижений за прошедший учебный год, требует от руководителей специальных знаний и умений. В настоящее время в номенклатуре дел сложилась система планов: устав, программа развития, образовательная программа, план работы на учебный год. Требования к документации образовательного учреждения предполагает наличие также индивидуальных планов у каждого педагога, руководителя и специалиста.

Процесс планирования проводится по определенному алгоритму:

I этап - анализ деятельности за прошедший период, включая выявление проблем (неудовлетворительные результаты деятельности), поиск причин возникновения проблем, определение направлений, преобразований.

II этап - постановка целей и задач.

Цель - образ желаемого результата, который можно достичь за определенный срок. Цель раскладывается на конкретные задачи - конкретные результаты, которые предполагается получить при реализации того или иного направления деятельности.

III этап - определение разделов плана по направлениям деятельности и их коллективное обсуждение.

IV этап - рассмотрение проекта плана и определение сроков исполнения и ответственных.

V этап - утверждение плана.

Планирование может быть краткосрочным (оперативным) и долгосрочным (перспективным). К перспективным планам можно отнести и годовые планы. Годовой план охватывает весь учебный год, включая каникулы.

План работы педагога включает в себя все аспекты его деятельности:

Календарно-тематическое планирование, план работы с детским коллективом (план воспитательной работы), работу с родителями, самообразование. В плане работы педагоги определяют конкретное содержание деятельности сроки и формы представления результата.

В планах работы отделов обязательно предусмотрено взаимодействие между структурами и педагогами, намечено проведение совместных мероприятий.

План работы структурного подразделения разрабатывается на основе общего плана учреждения и включает в себя как собственные мероприятия, так и общие.

Оперативные планы (календарные, недельные, планы конкретных мероприятий) имеют более конкретные цели, узкие задачи и более сжатые сроки для реализации. Формы и варианты планирования разрабатываются и внедряются в практику методистами учреждения. Методическая работа планируется на основе планов работы методистов, каждый из которых имеет конкретные функциональные обязанности и отвечает за определенное направление работы. Организационная и координационная деятельность методистов должна быть гибкой, учитывать на основе данных анализа конкретную ситуацию в учреждении. Главная задача - организация и координация всех направлений методической работы.

Ориентировочные разделы годового плана:

- Информационно-статистическая справка;

- Анализ деятельности учреждения за предыдущий год, проблемы, цель, задачи, основные направления деятельности на...;

- Организационно-педагогические функции;

- Диагностико-аналитическая деятельность;

- Программно-методическое обеспечение;

- Научно-методическое обеспечение;

- Координационно-методическая работа;

- Информационно-методическая работа;

- Организационно-координационная работа;

- Учебно-воспитательная работа;

- Работа с педкадрами;

- Мероприятия с обучающимися по дополнительного образования;

- Административная и финансово-хозяйственная деятельность;

- Мероприятия по охране труда, технике безопасности;

- Контроль и руководство;

- План заседаний педсовета;

- План заседаний совещаний при директоре;

- План заседаний методсовета;

- План работы МО.

10.5. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности учреждения дополнительного образования, относятся: справки, докладные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы.

Служебные письма

Служебные письма составляются с целью обмена информацией между органами как:

ответы о выполнении заданий, определенных в поручениях высших должностных лиц;

ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня;

ответы на запросы других учреждений;

ответы на обращения граждан;

инициативные письма;

сопроводительные письма.

Служебные письма оформляются на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).

Письмо имеет такие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заглавие к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции.

Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров), должно иметь заглавие к тексту, которое отвечает на вопрос "о чем?".

Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и тому подобное, которые размещаются с абзаца.

Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: "просим сообщить...", "разъясняем, что..." или от третьего лица единственного числа - "ГБОУ ДО РК "ДДЮТ" информирует...", "считает целесообразным".

Служебные письма подписываются руководителем, а в случае его отсутствия - должностным лицом, которое исполняет его обязанности.

Служебное письмо визируется.

ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.

10.6. Журнал кружковой работы

Журнал планирования и учета работы педагога дополнительного образования (далее - журнал) является государственным финансовым документом, ведение которого обязательно для каждого педагога дополнительного образования (далее - педагог).

Журнал приобретается через розничную сеть или самостоятельно распечатывается в типографии и учетом требований в соответствии с установленной формой.

Журнал рассчитан на текущий учебный год и ведется в каждом учебном объединении (кружок, секция, клуб и т.д.) по форме, утвержденной локальным актом учреждения.

Журнал заполняется в соответствии с локальным актом и инструкцией (указанием) по его ведению (приложение - пример инструкции).

Педагог обязательно отмечает посещаемость учащихся.

Рекомендуемые разделы журнала:

1) титульная обложка с указанием вышестоящей организации

         МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

       МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НАУКИ И МОЛОДЕЖИ РЕСПУБЛИКИ KPЫM

                              ЖУРНАЛ

   ПЛАНИРОВАНИЯ И УЧЕТА РАБОТЫ ПЕДАГОГА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                          В ОБЪЕДИНЕНИИ

                     (секции, клубе, кружке)

          ____________________________________________

                 (название учебного объединения)

_____________________________________________________________________

     (название учебного учреждения дополнительного образования)

_____________________________________________________________________

                            (город, район)

                   на 20...../20.....учебный год

Руководитель учебного объединения.....................

2) инструкция (указание) по ведению журнала;

3) Титульная страница

Название учреждения ______________________________
Отдел (структурное подразделение) ________________________________
Объединение _________________________________________
Дни и часы занятий учебного объединения:
В первом полугодии ____________________________________
Во втором полугодии
В период летних каникул
Изменение расписания
		Занятия начаты		"___"____________ 20__ г.
		Занятия закончены		"___"____________ 20__ г.
Директор (заведующий)
			(подпись)
Руководитель учебного объединения
			(подпись)

4) Календарно-тематический план на первое полугодие 20_/20_ учебного года;

5) Календарно-тематический план на второе полугодие 20_/20_ учебного года;

6) План работы учебного объединения на период летних каникул 20_/20 учебного года;

      УТВЕРЖДАЮ            Календарно-тематический план на первое

Директор (заведующий)      полугодие 20_/20_ учебного года;

__________________

"__"______ 20__ г.

NN п/п	Тема, раздел программы. Содержание работы (на каждое занятие)	Кол-во часов	Календарные сроки выполнения
1	2	3	4

7) План воспитательной работы учебного объединения на учебный год и период летних каникул

       УТВЕРЖДАЮ

Директор (заведующий)       ПЛАН ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ УЧЕБНОГО

__________________

"__"______ 20__ г.

NNп/п

Направление воспитательной работы

Вид и название мероприятия

Календарные сроки выполнения

8) Список обучающихся в объединении;

9) Учет посещаемости и выполнения дополнительной образовательной программы (до 10 страниц);

10) Список обучающихся в объединении, прошедших инструктаж по ТБ;

11) Отчет о воспитательной работе учебного объединения;

12) Учет массовых мероприятий с обучающимися;

13) Сведения об участии членов учебного объединения в конкурсных образовательных программах;

14) Список законченных работ, выполненных членами учебного объединения (при наличии - модели, макеты, альбомы, проекты и т.д.);

15) Годовой цифровой отчет;

16) Выводы, замечания по работе учебного объединения и ведению журнала планирования и учета работы.

По окончании учебного года педагог, на основании решения педагогического совета, делает запись о переводе учащихся на 2-й и последующие года обучения, если это предусмотрено образовательной программой.

Страница "Выводы, замечания по работе учебного объединения и ведению журнала планирования и учета работы" заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе.

Ежемесячно заместителем директора по учебно-воспитательной работе проверяет правильность ведения и своевременность ведения журнала. В соответствии с локальным актом журнал имеет право проверить бухгалтер, в ведении которого начисление заработной платы.

Журнал нумеруется, прошивается, скрепляется подписью и печатью

В журнале ____________ листов
(цифрой и прописью)
Прошнуровано, скреплено подписью и печатью
Руководитель учреждения
МП
	(подпись)		(фио)
"___"___________ 20__ г.

Журналы хранятся в учреждении дополнительного образования по срокам определенным номенклатурой дел и действующим законодательством, но не менее 10 лет.