Приложение N 2. Структура системы управления проектной деятельностью в Правительстве Севастополя

Приложение N 2

Структура
системы управления проектной деятельностью в Правительстве Севастополя
(утв. постановлением Правительства Севастополя от 5 декабря 2016 г. N 1155-ПП)

С изменениями и дополнениями от:

21 декабря 2017 г.

1. Общие положения

1. Структура системы управления проектной деятельностью в Правительстве Севастополя включает в себя:

1.1. Постоянные региональные органы управления проектной деятельностью:

- совет по стратегическому развитию и приоритетным проектам города Севастополя;

- проектный офис города Севастополя;

- общественно-деловой экспертный совет.

1.2. Временные и привлечённые органы управления проектом, осуществляющие деятельность по реализации проектов:

- инициаторы проектов;

- функциональные заказчики проектов;

- рабочие органы управления проектов, в том числе: кураторы, руководители проектов, администраторы проектов, рабочие группы проектов.

2. Совет по стратегическому развитию и приоритетным проектам города Севастополя

Совет по стратегическому развитию и приоритетным проектам города Севастополя (далее - Совет) осуществляет следующие функции:

2.1. Формирует портфель проектов, осуществляет опенку их реализации.

2.2. Рассматривает информацию о ходе реализации портфеля проектов и одобряет отчеты о ходе реализации портфеля проектов.

2.3. Принимает решения о целесообразности реализации проекта, утверждает паспорта проектов, а также принимает решения о внесении изменений в паспорта проектов; утверждает сводные планы проектов,

2.4. Принимает решения о начале реализации проекта, об утверждении его значимых результатов, о прохождении ключевых контрольных точек и этапов проекта (при их выделении для контроля па уровне Совета), завершении (в том числе досрочном).

2.5. Одобряет отчеты о реализации проекта.

2.6. Формирует рабочие органы управления проектами; назначает кураторов, руководителей и функциональных заказчиков проектов.

2.7. Создает в соответствии с возложенными на Совет задачами для проведения аналитических и экспертных работ временные рабочие группы из числа членов Совета, а также из числа представителей органов и организаций, не входящих в состав Совета; решает организационные и иные вопросы, связанные с осуществлением информационно-аналитических и экспертных работ, касающихся реализации проектов.

2.8. Принимает решения о необходимости (возможности) оказания государственной поддержки в целях реализации проектов.

2.9. Оценивает возможности (невозможности) заключения специальных инвестиционных контрактов и соглашений, в том числе соглашений о государственно-частном партнёрстве.

2.10. Координирует развитие и применение системы стимулирования государственных гражданских служащих города Севастополя, участвующих в проектной деятельности.

2.11. Определяет случаи и порядок осуществления в отношении проектов внешнего управления (в том числе проектным офисом города Севастополя).

2.12. Рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в Правительстве Севастополя.

2.13. Принимает решения по проектам нормативных правовых актов по вопросам реализации проекта для их внесения в Правительство Севастополя.

2.14. Осуществляет иные функции, возложенные на Совет в соответствии с нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя.

3. Проектный офис Правительства Севастополя

Информация об изменениях:

Пункт 3.1 изменен с 1 января 2018 г. - Постановление Правительства Севастополя от 21 декабря 2017 г. N 956-ПП

См. предыдущую редакцию

3.1. Функции проектного офиса города Севастополя (далее Проектный офис) исполняет Департамент экономического развития города Севастополя.

3.2. Проектный офис:

3.2.1. Обеспечивает формирование и ведение портфеля проектов города Севастополя, а также представляет в Совет отчеты о ходе реализации портфеля проектов.

3.2.2. Согласовывает проектные предложения, паспорта, а также сводные планы проектов, рассматривает вопросы соответствия представленных документов порядку организации проектной деятельности в Правительстве Севастополя.

3.2.3. Согласовывает кандидатуры руководителей и администраторов проектов, а также рассматривает вопросы соответствия указанных кандидатур квалификационным требованиям в сфере проектного управления.

3.2.4. Представляет для утверждения в соответствии с настоящим Положением составы рабочих органов проекта, общественно-делового экспертного совета проектов.

3.2.5. Представляет на Совет доклады и предложения по вопросам реализации проектов.

3.2.6. Участвует во взаимодействии с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти и органами местного самоуправления города Севастополя, федеральным проектным офисом, государственными и иными организациями в мониторинге проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления проектами, а также может направлять предложения в части организации реализации проектов исполнительными органами государственно власти города Севастополя и участниками проектов.

3.2.7. Обеспечивает проведение с участием заинтересованных органов государственной власти оценок и иных контрольных мероприятий в отношении проектов и итогов реализации проектов, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения.

3.2.8. Обеспечивает деятельность Совета.

3.2.9. Обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Правительстве Севастополя, издает методические рекомендации по организации проектной деятельности, а также координирует деятельность по их применению.

3.2.10. Согласовывает проекты актов исполнительных органов государственной власти города Севастополя, регламентирующих организацию проектной деятельности.

3.2.11. Координирует развитие автоматизированной информационной системы проектной деятельности.

3.2.12. Обеспечивает внедрение и развитие системы стимулирования государственных гражданских служащих города Севастополя, участвующих в проектной деятельности.

3.2.13. Координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности государственных служащих города Севастополя в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров.

3.2.14. Осуществляет мониторинг внедрения и функционирования системы управления проектной деятельностью в Правительстве Севастополя, включая достижение соответствующих показателей деятельности, а также представляет соответствующие отчеты и предложения.

3.2.15. Запрашивает у органов государственной власти города Севастополя и организаций материалы и информацию по вопросам реализации проектов.

3.2.16. В части реализации федеральных и ведомственных приоритетных проектов по решению Президиума Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам руководитель проектного офиса может входить в состав проектного комитета соответствующего приоритетного проекта (в соответствии с п. 15 функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации, утверждённой постановлением Правительства Российской Федерации от 15.10.2016 N 1050) с целью координации деятельности региональных участников федеральных и ведомственных приоритетных проектов.

3.2.17. Осуществляет накопление и систематизацию опыта проектного управления в органах государственной власти Российской Федерации и за рубежом, осуществляет разработку типовых форм, планов, шаблонов, проектов, иных документов и соответствующих рекомендаций по их применению.

3.2.18. Ведет реестр документации по проектному управлению по ранее реализованным проектам.

3.2.19. Обеспечивает системное развитие проектной методологии, участвует в подготовке проектов правовых актов города Севастополя в целях совершенствования проектного управления.

3.2.20. Ведет кадровый резерв проектного управления, инициирует соответствующие кадровые мероприятия по подбору и опенке сотрудников исполнительных органов государственной власти города Севастополя, являющихся потенциальными участниками проектов.

3.2.21. Выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Севастополя.

4. Общественно-деловой экспертный совет

4.1. Общественно-деловой экспертный совет реализует следующие основные функции:

4.1.1. Участвует в определении основных требований к результатам проекта, качественных результатов и ключевых показателей эффективности.

4.1.2. Направляет проектному офису заключение на паспорт проекта.

4.1.3. Участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта и направляет соответствующие заключения проектному офису.

4.1.4. Участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по проекту.

4.1.5. Разрабатывает и направляет проектному офису и руководителю проекта рекомендации и предложения по увеличению выгод от проекта, в том числе с учетом открывшихся по ходу проекта возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

4.1.6. Оказывает содействие в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта.

4.1.7. Готовит заключения о сводном плане проекта.

4.1.8. Представляет проектному офису и руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта.

4.2. Общественно-деловой экспертный совет формируется с привлечением представителей общественных и деловых объединений, коммерческих и иных организаций и групп граждан, обладающих достаточной компетенцией для обеспечения значимого вклада в результативность проектной деятельности, при этом состав общественно-делового экспертного совета может меняться в зависимости от портфеля проектов.

5. Функциональный заказчик проекта

5.1. Функциональный заказчик проекта - исполнительный орган государственной власти города Севастополя, физическое или юридическое лицо, являющееся получателем результата проекта и/или в наибольшей степени заинтересованное в результатах проекта. Может одновременно являться инициатором проекта.

5.2. Функциональный заказчик проекта - исполнительный орган государственной власти города Севастополя, иной орган или организация, определенный решением Совета. При отсутствии такого исполнительного органа государственной власти города Севастополя функции функционального заказчика проекта могут быть возложены на проектный офис.

5.3. Функциональный заказчик проекта, в случае использования средств бюджета города Севастополя и/или федерального бюджета, принимает на себя обязательства по достижению цели проекта и ответственность за эффективное использование ресурсов, выделенных для реализации проекта в соответствии с действующим законодательством и заключенными договорами и соглашениями с соблюдением требований Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" в случаях, установленных законодательством.

5.4. Функциональный заказчик проекта:

5.4.1. Определяет основные требования в отношении результатов проекта, согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности проекта.

5.4.2. Обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов проекта и представляет их для утверждения в проектный офис;

5.4.3. Принимает участие в работе рабочего органа проекта.

5.4.4. Участвует в проведении мониторинга реализации проектов, а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту; выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

5.5. Функциональный заказчик проекта указывается в паспорте проекта.

6. Рабочий орган управления проектом

Рабочий орган управления проектом - временная организационная структура проекта, состоящая из куратора, руководителя проекта, функционального заказчика, администратора проекта и рабочих групп проекта, создаваемая для обеспечения эффективной реализации проекта.

7. Куратор

7.1. Куратор проекта - назначенное Советом лицо из числа заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, представляющее интересы Правительства Севастополя в отношениях со всеми участниками проекта.

7.2. Куратор выполняет следующие функции:

7.2.1. Оказывает всестороннее содействие успешной реализации проекта или направления (в том числе через личную вовлеченность в проект или направление).

7.2.2. Согласовывает общие подходы к реализации проекта.

7.2.3. Согласовывает кандидатуру руководителя проекта.

7.2.4. Формирует состав общественно-делового экспертного совета проекта.

7.2.5. Выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Севастополя и иными нормативными правовыми актами города Севастополя.

7.3. Куратор может назначаться по одному или нескольким проектам либо по направлению (отрасли) и всем проектам в рамках соответствующего направления (отрасли).

7.4. Куратор проекта или направления вносит в Правительство Севастополя проекты нормативных правовых актов по вопросам реализации проекта.

8. Руководитель проекта

8.1. Руководитель проекта - уполномоченное Советом лицо по управлению проектом, ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с требованиями к результату проекта.

8.2. Руководитель проекта:

8.2.1. Осуществляет оперативное управление реализацией проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта и с заданными требованиями к качеству.

8.2.2. Назначает администратора проекта и руководителей рабочих групп, руководит рабочими группами управления проекта и организует их работу; подбор руководителей участников рабочих групп руководитель проекта осуществляет из кадрового резерва проектного управления и (или) самостоятельно.

8.2.3. Обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта, а также формирование на его основе рабочего плана проекта.

8.2.4. Обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта, в автоматизированной информационной системе проектной деятельности.

8.2.5. Обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта.

8.2.6. Выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами города Севастополя, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Совета и проектного офиса.

8.3. Одно лицо не может являться куратором и руководителем проекта.

9. Администратор проекта

9.1. Администратор проекта - лицо, назначаемое для обеспечения эффективной организации и поддержки коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводства, формирования и хранения архива проекта.

9.2. Администратор проекта:

9.2.1. Осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта и рабочих групп проекта.

9.2.2. Обеспечивает ведение мониторинга реализации проектов и формирование отчетности по проекту.

9.2.3. Обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности.

9.2.4. Выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Севастополя, иными нормативными правовыми актами города Севастополя, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Совета, проектного офиса и руководителя проекта.

9.3. Для осуществления функций администратора на время реализации проекта может создаваться структурное подразделение исполнительного органа государственной власти либо указанные функции могут возлагаться на проектный офис или иную организацию, участвующую в проекте.

10. Рабочие группы управления проектом

10.1. Рабочие группы управления проектом обеспечивают выполнение работ но проекту в соответствии с планами и иными документами проекта, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

10.2. В рабочие группы управления проектом могут входить как работники органов государственной власти города Севастополя, так и представители инициатора, заказчика проекта, иные исполнители работ в рамках проекта, подрядные организации, в том числе проектные, аудиторские и консалтинговые компании.

10.3. Решение о привлечении работника органа государственной власти в проект в качестве участника рабочей группы принимается совместно руководителем проекта и руководителем структурного подразделения органа государственной власти города Севастополя, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект работника.

10.4. Руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя и их структурных подразделений несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников и в случае необходимости принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов.

В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой работников приоритет имеют проектные задачи.

В случае конфликта между проектной нагрузкой работников по приоритетному проекту и иным проектам преимущество имеют задачи по приоритетному проекту.