Глава 1. Общие требования к процессу выполнения государственной работы

Глава 1. Общие требования к процессу выполнения государственной работы

1.1. Государственная работа выполняется в целях обеспечения учета, комплектования, изучения, хранения и использования документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном порядке деятельности, а также обеспечения физического сохранения и безопасности фондов библиотек, включая оцифровку.

1.2. Выполнение государственной работы предусматривает:

1) формирование и учет фонда библиотеки;

2) организацию фонда библиотеки;

3) обеспечение физического сохранения и безопасности фондов библиотеки (обеспечение сохранности документов методом консервации, изготовление страховых копий документов);

4) выявление документов, подлежащих оцифровке из фондов библиотеки;

5) оцифровку документов;

Оцифровка (сканирование) документов на традиционных носителях из фондов библиотеки и создание коллекций электронных документов обусловлены задачей перехода библиотек на

- предоставление государственных услуг в электронном виде, а именно: доступ к оцифрованным изданиям, хранящимся в библиотеке, в том числе к фонду редких и ценных изданий, с учетом соблюдения требований законодательства Российской Федерации об авторских и смежных правах;

- доступ к справочно-поисковому аппарату библиотеки, базам данных, электронному каталогу.

6) оформление паспорта;

7) организацию хранения, рационального размещения фонда электронных изданий для обеспечения его сохранности;

8) обеспечение сохранности фонда путем контроля за температурно-влажностным режимом хранения, организации санитарно-гигиенических мероприятий;

9) защиту электронных копий документов.

1.3. Требования к составу библиотечного фонда, его полноте и обновляемости:

- Библиотека должна обеспечивать доступ к широкому диапазону документов библиотечного фонда в самых разных форматах, представленных в достаточном количестве (книги, периодические издания, аудио-видео документы, электронные издания, электронные базы данных, в том числе, сетевые, аудиокниги, издания шрифтом Брайля и др.).

- Документный фонд библиотеки должен отвечать сложившемуся в обществе многообразию мнений, точек зрения, исключать материалы, не отвечающие критериям качества отбора, а также связанным с пропагандой вражды, насилия, жестокости, порнографии.

- Основными критериями качественной оценки фонда являются: разумный объем, информативность (соответствие потребностям населения), постоянная обновляемость.

- Центральная библиотека Республики Крым должна получать обязательный экземпляр документов Республики Крым.

- В библиотечном фонде должны быть представлены универсальные и отраслевые энциклопедии, толковые и языковые словари, краеведческие и туристические справочники, атласы, маршрутные карты, адресные книги, пособия, программы в помощь обучению, образованию и развитию, информационные издания для обеспечения разных сфер жизнедеятельности Республики Крым.

- Для обеспечения доступа населения к правовой информации в библиотеке должна быть установлена как минимум одна информационно-правовая система.

- Фонд видео-документов формируется фильмами познавательной тематики, экранизациями произведений отечественной и зарубежной классики, лучшими отечественными и зарубежными фильмами, мультфильмами, театральными постановками.

- Фонд аудиодокументов формируется записями классической отечественной и зарубежной музыки, популярными джазовыми композициями, записями популярных современных исполнителей.

- Фонд электронных документов Библиотеки формируется только лицензионными изданиями. Содержательный состав фонда электронных изданий должен включать издания по истории России, истории религий, отечественному и зарубежному искусству, обучающие программы по предметам школьной программы, иностранным языкам, компьютерным технологиям, познавательные издания для детей и юношества, а также художественные произведения отечественных и зарубежных авторов.

- В целях предоставления пользователям максимально полного объема информации, не ограниченного собственными ресурсами, библиотека может осуществлять подписку на доступ к сетевым электронным ресурсам.

- Информация о поступающих в фонды библиотеки документах, их содержании и объеме в обязательном порядке доводится до сведения населения посредством отражения в справочно-поисковом аппарате библиотеки.

- Доступ к документам, которые отсутствуют в фонде библиотеки, пользователь, по предварительному заказу, может получить посредством межбиблиотечного абонемента и (или) электронной доставки документов.

- Сроки хранения документов в фонде библиотеки зависят от востребованности документа, экземплярности документа, степени износа документа, устарелости содержания документа.

- Списание документов из фондов библиотеки проводится ежегодно по причинам их непрофильности, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, утраты, передачи в другие библиотеки.

- Библиотека обязана обеспечивать сохранность фонда и нормальное физическое состояние документов в соответствии с ГОСТ 7.50-2002 "Консервация документов. Общие требования", где регламентируются требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому режимам, а также устанавливаются требования к размещению документов и помещениям для их хранения.

- Для обеспечения сохранности в процессе использования библиотечного фонда применяются превентивные средства защиты (копирование документов, перевод документов на новые носители и т.д.) в соответствии с ГОСТ 7.50-2002 "Консервация документов. Общие требования".

- Для обеспечения сохранности документов библиотечного фонда библиотека имеет право: определять условия его использования, а также устанавливать санкции за утерю или порчу экземпляров библиотечного фонда; определять в соответствии с законодательством Российской Федерации и Правилами пользования Библиотекой виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями Библиотеки.

Документы, имеющие непреходящее значение для Республики Крым, хранятся в составе библиотечных фондов постоянно. В целях сохранности таких документов пользователям могут предоставляться их копии.

Государственные бюджетные учреждения культуры Республики Крым "Крымская республиканская универсальная научная библиотека им. И.Я. Франко", "Республиканская крымско-татарская библиотека им. И. Гаспринского" создают обменные фонды с целью организации работы по получению, распределению и передаче социально-значимой литературы в библиотеки, подведомственные Министерству культуры Республики Крым.

Государственные бюджетные учреждения культуры Республики Крым "Крымская республиканская библиотека для молодежи", "Крымская республиканская детская библиотека им. В.Н. Орлова" могут заниматься доукомплектованием фондов общедоступных библиотек Республики Крым.

1.4. Оцифровка (сканирование) документов на традиционных носителях из фондов библиотеки и создание коллекций электронных документов предусматривает процесс оцифровки - комплекс работ от создания плана оцифровки и взаимного обмена документами в электронной среде до сохранения подлинников уникальных документов и решения проблемы обслуживания читателей.

1.4.1. Процесс создания фонда электронных копий документов предполагает следующие этапы:

1) Выявление документов, подлежащих оцифровке:

- редкие, особо ценные, ветхие издания (I категория);

- архивные экземпляры (II категория).

Для документов, относящихся к категориям I и II, основной целью оцифровки является обеспечение сохранности документов: доступ к электронным копиям особо ценных и редких изданий снимает нагрузку на оригинал.

- издания повышенного спроса (III категория);

- издания, имеющиеся в библиотеке в ограниченном количестве экземпляров; это могут быть рукописи, единственные экземпляры изданий (малотиражные сборники научных конференций), местная периодика и др. (IV категория);

Для документов, относящихся к категориям IV, главным аргументом при отборе является уникальность документа;

- электронные копии, создаваемые по запросам пользователей (V категория).

Для документов, относящихся к категории III, V, главным аргументом при отборе является актуальность документов.

Кроме печатных изданий, в библиотеке могут быть отобраны для оцифровки аудио-видео материалы.

2) Учет (Своевременная регистрация всех поступивших электронных изданий. Оформление актов приема. Ведение инвентарных книг и книг специального учета. Ведение специальных картотек). Ведение электронных баз данных на электронные издания.

3) Хранение, обеспечение безопасности и сохранности. Организация охраны, обеспечение нормативных условий хранения (обеспечение светового, санитарно-гигиенического, биологического, температурно-влажностного режимов, проведение мероприятий по обеспыливанию, просушке, дератизации, деинсектизации). Размещение документов по специальным системам хранения.

Все файлы должны быть закрыты уникальными паролями в целях обеспечения их неизменности и ограничения возможности копирования и распечатки. Степень устанавливаемых ограничений зависит от принадлежности файла к определенной цифровой коллекции.

Оцифрованные документы из фондов библиотеки поступают в Отдел комплектования, обработки документов и организации каталогов библиотеки. Затем записываются в учетные книги отдела, проходят обработку. Ведется запись в базу данных "Электронные ресурсы" и вводятся в электронный каталог.

Учетная документация ведется разборчиво, без помарок и подчисток. Суммарная, инвентарные книги, специальные инвентарные книги до их заполнения должны быть сброшюрованы, пронумерованы, прошнурованы, заверены директором, скреплены печатью библиотеки. При приеме электронных документов в дар (пожертвование) составляется Договор дарения. При приеме электронных документов на закупку составляется Договор купли-продажи. К договорам прилагаются: списки документов, принятых библиотекой в дар (пожертвование), закупленных или поступивших в результате работы сотрудников библиотеки по комплектованию. На электронные документы, принятые в библиотеку в постоянное пользование, после оформления соответствующего договора и произведенной оплаты закупленных документов составляется акт приема документов в постоянное пользование. Акты, хранятся в Отделе комплектования, соответствующий договор, опись документов, платежное поручение. В Инвентарной книге, книге поступлений вспомогательного фонда принятые в библиотеку документы регистрируются под определенным порядковым номером, который является учетным номером документа.

Учетная документация подлежит обязательному страховому копированию, не подлежит выносу за пределы учреждения, хранится в опечатываемом помещении, оснащенном сигнализацией или в сейфах.

Учет фонда электронных изданий контролируется сверками документов. Приказом директора утверждается график сверок документов, назначается комиссия и в оговоренные приказом сроки проводятся сверки. После проведения сверки оформляется итоговая документация.

Хранение электронных документов осуществляется в Отделе обслуживания пользователей. Хранение может быть комплексным или раздельным, по материалам или коллекциям.

Безопасность библиотечных фондов обеспечивается средствами охранно-пожарной и охранно-тревожной сигнализации, техническое состояние которой постоянно контролируется сотрудниками фондов и представителями службы, оказывающей охранные услуги, библиотека круглосуточно охраняется постами физической охраны. Дополнительная безопасность библиотечного фонда документов обеспечивается системами видеонаблюдения.

1.5. Требования к объему и качеству выполнения работы за счет средств бюджета Республики Крым утверждаются ежегодно в государственном задании