Раздел III. Порядок организации и проведения представительских мероприятий

Раздел III. Порядок организации и проведения представительских мероприятий

1. Организация и проведение представительских мероприятий осуществляются Аппаратом и Управлением делами в пределах предоставленных полномочий.

2. В целях обеспечения организации и проведения представительских мероприятий в пределах предоставленных полномочий Аппарат:

1) обеспечивает их надлежащую подготовку и не позднее чем за три рабочих дня до даты проведения мероприятия (при внеплановых мероприятиях - в оперативном порядке) согласовывает с Председателем Государственного Совета:

а) повестку представительского мероприятия;

б) порядок проведения представительского мероприятия;

в) список участников представительского мероприятия с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей;

г) тематику фотовыставок и т. д.;

д) при необходимости:

регламент представительского мероприятия;

справки по вопросам повестки с соответствующими предложениями;

тезисы к выступлению;

состав президиума представительского мероприятия (при его наличии);

список награждаемых (если на представительском мероприятии планируется награждение);

перечень вопросов, требующих принятия решения соответствующим федеральным органом государственной власти (должностным лицом), с которым проводится встреча, с приложением обращений (писем), справочных, информационно-аналитических материалов по тематике проводимого представительского мероприятия, протоколов, договоров, соглашений, в том числе ранее заключенных;

перечень вопросов, требующих принятия решения в ходе встреч независимо от места их проведения;

краткую характеристику посещаемых объектов;

список предложенных Управлением делами сувениров при посещении организаций, проведении рабочих встреч, совещаний и заседаний независимо от места их проведения;

список наград, поощрений для вручения участникам проводимых встреч, совещаний и заседаний независимо от места их проведения (либо информацию об отсутствии необходимости вручения наград, поощрений, сувениров);

2) готовит проект постановления Президиума о проведении представительского протокольного мероприятия с приложением представленной Управлением делами сводной сметы расходов на проведение данного представительского протокольного мероприятия;

3) оповещает участников представительского мероприятия по согласованному списку, осуществляет их регистрацию, вручает раздаточный материал при его наличии;

4) обеспечивает (при необходимости) во взаимодействии с Управлением делами мультимедийное сопровождение мероприятия (демонстрацию видеоматериалов, слайдов);

5) обеспечивает (при необходимости) подготовку протокола представительских протокольных мероприятий, осуществляет контроль за ходом его реализации;

6) обеспечивает вручение наград, поощрений участникам проводимых встреч, совещаний и заседаний независимо от места их проведения; организует их вручение на месте проведения представительского мероприятия, скрепляет печатью подписанные совместные документы (соглашения, договоры, протоколы о намерениях и тому подобное);

7) согласовывает с Председателем Государственного Совета уровень информационного освещения представительского мероприятия, форму взаимодействия со средствами массовой информации (пресс-конференция, подход к прессе, заявление для прессы) и обеспечивает указанное взаимодействие;

8) готовит список представителей средств массовой информации на представительское мероприятие и обеспечивает приглашение представителей средств массовой информации на данное мероприятие;

9) готовит для журналистов, прибывших для освещения представительского мероприятия, краткую информацию о нем (программа, состав участников, справочные сведения, пресс-релиз - при необходимости);

10) не позднее дня проведения представительского мероприятия готовит и размещает на официальном сайте Государственного Совета в информационно-коммуникационной сети Интернет информацию о представительском мероприятии (анонс);

11) осуществляет аккредитацию журналистов к соответствующему представительскому мероприятию;

12) по итогам проведения представительского мероприятия размещает на официальном сайте Государственного Совета в информационно-коммуникационной сети Интернет необходимую информацию, фото- и видеоматериалы;

13) по итогам проведения представительского мероприятия осуществляет электронную рассылку представителям средств массовой информации необходимой информации, фото- и видеоматериалов;

14) осуществляет не позднее чем за три рабочих дня до даты проведения представительского мероприятия (при внеплановых мероприятиях - в оперативном порядке) разработку программ визитов делегаций и должностных лиц Государственного Совета за пределы Республики Крым с указанием сроков, цели визита, персонального и количественного состава делегаций, предложений по пребыванию;

15) согласовывает с Председателем Государственного Совета и другими заинтересованными лицами:

а) программу визита официальных лиц и делегаций, предусматривающую встречу делегаций (в аэропорту, на вокзале, на административной границе Республики Крым);

б) персональный состав встречающих (с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей);

в) деловую часть (переговоры, встречи, беседы, совещания, заседания, форумы, конференции и др.);

г) программу посещений (при необходимости) промышленных, социальных, образовательных, спортивных и других объектов;

д) необходимость наличия переводчика;

е) торжественный прием (завтрак, обед, ужин и другие аналогичные мероприятия);

ж) проводы гостей;

16) разрабатывает (при необходимости), согласовывает и представляет на утверждение заместителю Председателя Государственного Совета согласно распределению обязанностей согласованный с Управлением делами план подготовки к проведению представительского мероприятия с указанием сроков подготовки мероприятия, исполнителей, ответственных за реализацию пунктов плана, доводит его до исполнителей;

17) составляет проект сметы расходов Аппарата на проведение представительских протокольных мероприятий, указанных в подпунктах 1 и 3 пункта 3 раздела I настоящего Положения (при их наличии), и направляет в Управление делами для включения в сводную смету расходов на проведение данного представительского протокольного мероприятия;

18) утверждает смету расходов на проведение представительских протокольных мероприятий, указанных в подпункте 2 пункта 3 раздела I настоящего Положения, и на проведение представительских мероприятий непротокольного характера (в случае необходимости);

19) обеспечивает подготовку и направление (нарочным, факсимильной связью, по электронной почте) соответствующих писем согласно утвержденному плану подготовки к проведению представительского мероприятия, в том числе органам государственной власти Республики Крым, органам местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, Управлению Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Республике Крым и городу Севастополю, Министерству внутренних дел по Республике Крым, Управлению государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел по Республике Крым;

20) готовит списки приглашенных, которые утверждает руководитель Аппарата, и передает их в Управление делами, в том числе для обеспечения пропуска приглашенных в административное здание Государственного Совета;

21) осуществляет во взаимодействии с Управлением делами в случае необходимости предварительный выезд к месту проведения представительского мероприятия с целью проверки готовности объектов и специально подготовленных помещений на предмет обустроенности, материально-технической оснащенности, размещения и оформления мест для Председателя Государственного Совета и иных лиц, участвующих в проведении представительского мероприятия;

22) готовит схему рассадки участников представительского мероприятия, обеспечивает вручение необходимых материалов, устанавливает в соответствии со схемой рассадки кувертные таблички, организует рассадку приглашенных;

23) согласовывает во взаимодействии с Управлением делами с Председателем Государственного Совета (инициатором проведения представительского мероприятия непротокольного характера) сувениры и иную продукцию, вручаемые Председателем Государственного Совета либо иным должностным лицом Государственного Совета по его поручению (инициатором проведения представительского мероприятия непротокольного характера), обеспечивает проведение церемонии их вручения;

24) осуществляет комплекс организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением подписания протокольных документов (договоров, соглашений, протоколов о намерениях) и их передачей в установленном порядке уполномоченным лицам, а также приобретение и подготовку письменных принадлежностей;

25) обеспечивает приобретение авиа- и железнодорожных билетов для членов официальных делегации от Государственного Совета, выезжающих за пределы Республики Крым;

26) составляет и представляет на утверждение Председателю Государственного Совета программу по работе в административном здании Государственного Совета с иностранными делегациями, группами, иностранными гражданами; по итогам представительского мероприятия - отчет по работе в административном здании Государственного Совета с иностранными делегациями, группами, иностранными гражданами;

27) ведет журнал учета деловых встреч в административном здании Государственного Совета с иностранными делегациями, группами, иностранными гражданами;

28) информирует представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Симферополе, а также Управление федеральной службы безопасности Российской Федерации по Республике Крым и городу Севастополю о предстоящих представительских мероприятиях, проводимых в административном здании Государственного Совета с участием иностранных делегаций, групп, иностранных граждан.

3. В целях обеспечения организации и проведения представительских мероприятий в пределах предоставленных полномочий Управление делами:

Информация об изменениях:

Постановлением Государственного Совета Республики Крым от 20 сентября 2017 г. N 1674-1/17 в подпункт 1 внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) осуществляет материально-техническое обеспечение представительских мероприятий, заблаговременно решает организационно-финансовые вопросы, связанные с размещением, питанием, обслуживанием участников представительских мероприятий автотранспортом, прохождением участников представительских мероприятий через залы официальных лиц и делегаций аэропортов и вокзалов;

2) доводит до руководства аэропорта необходимую информацию, связанную с визитом официальных лиц и делегаций в Республику Крым и за ее пределы, обеспечивает представление оперативной информации о фактическом времени их прибытия и вылета;

3) осуществляет подготовку и оформление помещений для проведения представительских мероприятий;

4) изготавливает необходимую для проведения представительских мероприятий печатную и полиграфическую продукцию (поздравительные открытки, приглашения, буклеты, баннеры и т. д.);

Информация об изменениях:

Постановлением Государственного Совета Республики Крым от 20 сентября 2017 г. N 1674-1/17 в подпункт 5 внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5) приобретает и доставляет цветы (цветочную продукцию), венки:

а) для вручения:

супруге гостя (главы делегации) и женщинам - членам делегации в аэропорту и на официальных мероприятиях;

награждаемым при проведении торжественных церемоний, представительских мероприятий, посвященных государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям в истории;

иным участникам представительских мероприятий;

б) для поздравлений от имени Государственного Совета с юбилейными и иными знаменательными датами руководителей органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций независимо от формы собственности, а также граждан (в том числе достигших возраста 100 лет и старше), проживающих на территории Республики Крым;

в) для украшения помещения с учетом характера и места представительского мероприятия;

г) для возложения от имени Государственного Совета и Председателя Государственного Совета на представительских мероприятиях, посвященных юбилейным датам и памятным событиям в истории, к памятникам и памятным местам;

6) бронирует и осуществляет размещение в гостиницах участников представительских протокольных мероприятий;

7) бронирует (арендует) на определенный день и время помещения для проведения официальных приемов, торжественных мероприятий (в случае необходимости);

8) утверждает примерное меню с учетом национальных и религиозных особенностей прибывающей делегации для организации официального приема с участием официальных делегаций и отдельных лиц - представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов власти иностранных государств и иных лиц, организаций в целях, связанных с осуществлением Государственным Советом своих полномочий, а также для питания участников представительского мероприятия непротокольного характера;

9) согласовывает во взаимодействии с Аппаратом с Председателем Государственного Совета (инициатором проведения представительского мероприятия непротокольного характера) сувениры и иную продукцию, вручаемые Председателем Государственного Совета либо иным должностным лицом Государственного Совета по его поручению (инициатором проведения представительского мероприятия непротокольного характера);

10) обеспечивает доставку сувениров к месту проведения церемонии их вручения, а также в аэропорт и в автотранспорт - при отбытии официальной делегации от Государственного Совета за пределы Республики Крым;

11) согласовывает с заинтересованными должностными лицами список планируемых к использованию при проведении представительского мероприятия транспортных средств (указываются наименование, марка и регистрационный знак каждого транспортного средства), организует их стоянку;

12) обеспечивает выдачу специальных пропусков участникам представительских мероприятий и на автотранспорт, а также своевременное предоставление соответствующим службам образцов таких пропусков;

13) обеспечивает доставку и установку государственных символов Российской Федерации и Республики Крым (флагов, гербов), трибуны на месте проведения представительских мероприятий, наведение надлежащего порядка на прилегающей территории, в зданиях, залах заседаний и совещаний, звуковое оснащение представительских мероприятий, исправность конференц-системы, осветительных приборов, кондиционеров, микрофонов, часов, демонстрационных средств и оборудования, расстановку мебели, функционирование гардероба, наличие необходимого количества вешалок в фойе или недалеко от места проведения представительского мероприятия, питьевой воды, организует беспрепятственный подъезд участников представительских мероприятий к центральному входу;

14) осуществляет на основании представленного Аппаратом списка участников представительского мероприятия пропуск на данное мероприятие его участников;

15) согласовывает (при необходимости вносит предложения) подготовленный Аппаратом план подготовки к проведению представительского мероприятия;

16) составляет проект сводной сметы расходов на проведение представительских протокольных мероприятий, указанных в подпунктах 1 и 3 пункта 3 раздела I настоящего Положения, с учетом проекта сметы расходов Аппарата на проведение данного представительского протокольного мероприятия (при наличии);

17) направляет проект сводной сметы расходов на проведение представительского протокольного мероприятия для включения в проект постановления Президиума о проведении данного представительского протокольного мероприятия;

18) утверждает смету расходов на проведение представительских протокольных мероприятий, указанных в подпункте 2 пункта 3 раздела I настоящего Положения, и на проведение представительских мероприятий непротокольного характера (в случае необходимости).