Приложение 3. Описание, порядок заполнения и хранения книги регистрации выданных свидетельств об обучении и их дубликатов

Приложение 3
к приказу МОНМ РК
от 17.03.2017 г. N 544

Описание, порядок заполнения и хранения книги регистрации выданных свидетельств об обучении и их дубликатов

Свидетельства об обучении выдаются обучающимся с ограниченными возможностями здоровья (с различными формами умственной отсталости), не имеющим основного общего и среднего общего образования, обучавшимся по адаптированным основным общеобразовательным программам, организациями, осуществляющими образовательную деятельность, в которых они обучались.

Для учета выданных свидетельств об обучении и дубликатов свидетельств в образовательной организации ведется "Книга регистрации выдачи свидетельств об обучении" (далее - книга регистрации свидетельств).

Книга регистрации свидетельств в образовательной организации, осуществляющей образовательную деятельность, содержит следующие сведения:

- учетный номер записи (по порядку);

- номер бланка свидетельства;

- фамилию, имя, отчество (при наличии) выпускника;

- дату рождения выпускника;

- наименования учебных предметов и отметки, полученные выпускником по ним;

- дату и номер распорядительного акта об отчислении выпускника из образовательной организации;

- подпись получателя свидетельства;

- дата получения свидетельства;

- сведения о выдаче дубликата (номер бланка дубликата свидетельства, дату и номер распорядительного акта о выдаче дубликата свидетельства, дату выдачи дубликата, учетный номер записи выданного дубликата).

В книгу регистрации список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в течение одного года), номера бланков - в возрастающем порядке.

Учетный номер записи должен состоять из двух чисел, записанных через дробь - порядковый номер и последние две цифры года, когда выдавался документ (например, 12/16 означает, что выданный документ зарегистрирован в книге под номером 12 и выдан в 2016 году). Таким образом, каждому выпускнику будет присвоен свой индивидуальный порядковый номер, и номера учетных записей у выпускников разных лет не будут совпадать.

Записи в книге регистрации выдачи свидетельств заверяются подписями классного руководителя, руководителя организации и печатью учреждения отдельно по каждому классу, ставятся дата и номер распорядительного акта об отчислении выпускника из образовательной организации.

Исправления, допущенные при заполнении книги регистрации выдачи свидетельств, заверяются руководителем организации и скрепляются печатью со ссылкой на учетный номер записи.

До выдачи свидетельства заполненный бланк должен быть тщательно проверен на точность и безошибочность внесенных в него записей. Бланк свидетельства, составленный с ошибками или имеющий иные дефекты, внесенные при заполнении, считается испорченным при заполнении и подлежит замене. Испорченные при заполнении бланки свидетельств уничтожаются в установленном порядке. Взамен испорченного бланка свидетельства образовательной организацией выдается свидетельство на новом бланке. Выдача нового свидетельства взамен испорченного регистрируется в книге регистрации свидетельств за новым учетным номером записи. При этом напротив ранее сделанного учетного номера записи делается пометка "испорчено, аннулировано, выдано новое свидетельство" с указанием учетного номера записи свидетельства, выданного взамен испорченного.

Записи о выдаче дубликата свидетельства

При выдаче дубликата свидетельства в книге регистрации свидетельств текущего года делается соответствующая запись, в том числе указываются учетный номер записи и дата выдачи оригинала свидетельства, номер бланка свидетельства.

Запись о выдаче дубликата свидетельства вносится под следующим номером текущего года. Перед внесением обязательных сведений через все графы делается запись: "Дубликат". Напротив сведений о выдаче дубликата ставится отметка:
"Выдан взамен утерянного оригинала N							, выданного
числа		месяца		года, номер учетной записи							".
Отметка о выдаче дубликата аттестата делается также напротив учетного номера записи выдачи оригинала
"Выдан дубликат аттестата, номер новой учетной записи									".

Каждая запись о выдаче дубликата свидетельства заверяется подписью руководителя организации и скрепляется печатью.

В случае временного отсутствия руководителя образовательной организации записи в книге регистрации выдачи свидетельств подписываются лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности руководителя образовательной организации.

Свидетельства, не полученные выпускниками в год окончания образовательной организации, хранятся в образовательной организации до их востребования.

Все записи в книге регистрации свидетельств должны вестись шариковой или капиллярной ручкой, аккуратным, четким, разборчивым подчерком.

Каждая книга издается из плотной бумаги, в прочном картонном переплете и рассчитывается на многолетнее использование.

Листы книги регистрации свидетельств пронумеровываются, книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью организации, осуществляющей образовательную деятельность, с указанием количества листов в книге регистрации.

Книги регистрации включаются в номенклатуру дел образовательной организации, хранятся как документы строгой отчетности и передаются по акту при смене руководителя организации.

Срок хранения Книги регистрации составляет 50 лет.

Приложение к описанию, порядку заполнения и хранения книги регистрации выданных свидетельств об обучении и их дубликатов

Образец заполнения книги регистрации выданных свидетельств об обучении

Учетный номер записи (по порядку)

Номер бланка свидетельства

Фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника

Дата рождения выпускника

Наименования учебных предметов и оценки, полученные выпускником по ним

Дата и номер распорядительного акта об отчислении выпускника из образовательной организации

Подпись получателя свидетельства

Сведения о выдаче дубликата

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

Номер бланка дубликата свидетельства

Дата и номер распорядительного акта о выдаче дубликата свидетельства

Дата выдачи дубликата

Учетный номер записи выданного дубликата

2014

12/14

00000000000012

Петров Петр Петрович

01.02.1998

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

04.06.2014

V

000000000000013

12.11.2016 г. N 576

13.11.2016

13/16

2016

1/16

00000000000001

Антонов Антон Антонович

02.03.2000

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

01.06.2016 г. N 257

V

испорчено, аннулировано, выдано новое свидетельство

...

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

01.06.2016 г. N 257

V

11/16

00000000000012

Иванов Иван Иванович

01.01.2000

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

01.06.2016 г. N 257

V

12/16

000000000000012

Антонов Антон Антонович

02.03.2000

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

01.06.2016 г. N 257

V

Классный руководитель 9 класса ______________________________ ФИО Директор ОО ________________________________ ФИО

М.П.

Дубликаты

13/16

000000000000013

Петров Петр Петрович

01.02.1998

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

12.11.2016 г. N 576

V

выдан взамен утерянного оригинала N 00000000000012, выданного 04.06.2014 г. номер учетной записи 12/14

Директор ОО _______________________________ ФИО

М.П.