Приложение. Положение о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Республики Крым и органах местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым

Приложение
к постановлению Совета
министров Республики Крым
от 25 июля 2017 г. N 371

Положение
о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Республики Крым и органах местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым

С изменениями и дополнениями от:

16 октября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Республики Крым и органах местного самоуправления в Республике Крым (далее - Положение) определяет условия и порядок управления проектной деятельностью, реализуемой исполнительными органами государственной власти Республики Крым (далее - исполнительные органы государственной власти) и органами местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым (далее - органы местного самоуправления), в том числе с участием территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, подведомственных и иных организаций и лиц, с использованием средств бюджета Республики Крым и (или) федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), а также иных средств, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее - проектная деятельность исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Крым).

1.2. Система управления проектной деятельностью (далее - СУПД) внедряется в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления в целях:

1.2.1. Соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

1.2.2. Эффективного использования ресурсов;

1.2.3. Прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений;

1.2.4. Повышения эффективности взаимодействия исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, в том числе с участием граждан и организаций.

1.3. Система управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления формируется с учётом требований следующих нормативных документов:

1.3.1. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 года N 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации";

1.3.2. Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 года N 26Р-АУ.

1.3.3. ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом, утверждённые и введенные в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 года N 1582-ст;

1.3.4. ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов, утверждённые и введенные в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 года N 1583-ст;

1.3.5. ГОСТ Р ИСО 21500-2014 Руководство по проектному менеджменту, утверждённое и введенное в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 ноября 2014 года N 1873-ст.

2. Основные термины

2.1. В настоящем Положении используются следующие основные термины:

2.1.1. Методология управления проектной деятельностью - правовые акты, методическая и распорядительная документация, разработанные и утверждённые в целях регулирования и организационно-методического сопровождения проектной деятельности исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления;

2.1.2. Проектная деятельность - деятельность, осуществляемая исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов и портфелей проектов.

2.1.3. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

2.1.4. Продукт проекта - измеримый результат, который должен быть получен в ходе реализации проекта;

2.1.5. Цель проекта - запланированный общественно значимый полезный эффект от реализации проекта, имеющий сроки достижения, измеримый и достижимый в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

2.1.6. Риск проекта - вероятностное событие, которое в случае наступления может оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проекта;

2.1.7. Портфель проектов - набор проектов, которые группируются вместе с целью эффективного управления и достижения стратегических целей развития Республики Крым;

2.1.8. Управленческий профиль проекта - набор стандартных методов, подходов и решений по организации управления проектом, ориентированных на достижение результатов проекта и получение продукта проекта;

2.1.9. Инициатор проекта - участник проектной деятельности, инициирующий реализацию комплекса мероприятий в качестве проекта;

2.1.10. Заказчик проекта - участник проектной деятельности, заинтересованный в выполнении проекта, определяющий требования к продукту проекта, осуществляющий принятие продукта и результатов проекта, являющийся владельцем результатов проекта;

2.1.11. Куратор проекта - участник проектной деятельности, который отвечает за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

2.1.12. Руководитель проекта - участник проектной деятельности, который отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения, текущих статус - отчетов и итогового отчета по проекту, осуществляет оперативное управление проектом;

2.1.13. Администратор проекта - участник проектной деятельности, отвечающий за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проектов;

2.1.14. Команда проекта - участники проектной деятельности, объединённые во временную организационную структуру и участвующие в управлении и реализации проекта в соответствии с закреплёнными за ними проектными ролями;

2.1.15. Команда управления проектом - участники команды проекта, которые помогают руководителю проекта в осуществлении общего руководства, планирования и управления работами проекта, направленными на получение продукта и результатов проекта;

2.1.16. Исполнители работ проекта - участники команды проекта, ответственные за своевременное и качественное выполнение работ проекта, предусмотренных календарным планом реализации проекта, представление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах;

2.1.17. Руководитель портфеля проектов - участник проектной деятельности, отвечающий за организацию работ в рамках портфеля проектов для достижения целей, определённых для портфеля проектов, и за контроль достижения целей портфеля проектов;

2.1.18. Администратор портфеля проектов - участник проектной деятельности, оказывающий содействие руководителю портфеля проектов в подготовке управленческих документов по портфелю проектов, в организации и контроле исполнения поручений, включая формирование отчётности по портфелю проектов; в зону ответственности администратора портфеля проектов также входит организация взаимодействия с членами команды управления портфелем проектов и Центральным проектным офисом Республики Крым, оказание иной административной поддержки руководителю портфеля проектов;

2.1.19. Проектный комитет Республики Крым - высший коллегиальный орган в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, координирующий и контролирующий деятельность исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления в сфере управления проектной деятельностью, принимающий ключевые управленческие решения по приоритетным проектам и портфелям проектов;

2.1.20. Центральный проектный офис Республики Крым (далее Центральный проектный офис, ЦПО) - координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью, основными целями которого являются создание и обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования СУПД в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления (в том числе - разработка и развитие методологии ведения проектной деятельности);

2.1.21. Функциональный проектный офис (далее - ФПО) - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Крым, целями деятельности которого является организация, координация, методическое сопровождение и контроль проектной деятельности в сфере ответственности соответствующего исполнительного органа государственной власти;

2.1.22. Муниципальный проектный офис (далее - МПО) - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального образования Республики Крым, целями деятельности которого является организация, координация, методическое сопровождение и контроль проектной деятельности в сфере ответственности соответствующего органа местного самоуправления;

2.1.23. АИС УПД - автоматизированная информационная система управления проектной деятельностью органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, являющаяся основным инструментом их технологической поддержки.

3. Система управления проектной деятельностью

3.1. Проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления является:

3.1.1. Управление проектами;

3.1.2. Управление портфелями проектов.

3.2. Система управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления представляет собой набор процессов и инструментов управления, предназначенных для:

3.2.1. Получения продуктов и результатов проектов;

3.2.2. Достижения целей реализации проектов;

3.2.3. Достижения стратегических целей реализации портфелей проектов.

3.3. Настоящее Положение определяет следующие процессы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления:

3.3.1. Процессы управления проектами;

3.3.2. Процессы управления портфелями проектов;

3.3.3. Процессы управления рисками проектов;

3.3.4. Процессы управления мотивацией участников проектной деятельности;

3.3.5. Процессы управления компетенциями участников проектной деятельности.

3.4. Настоящее Положение определяет следующие инструменты управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления:

3.4.1. Участники проектной деятельности;

3.4.2. Органы управления проектной деятельностью;

3.4.3. Методология управления проектной деятельностью;

3.4.4. Автоматизированная информационная система управления проектной деятельностью.

4. Критерии отнесения комплекса мероприятий к проектам

4.1. Для определения необходимости применения проектного управления для выполнения комплексов мероприятий, инициируемых в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления, используется принцип отделения проектной деятельности от операционной.

Принцип основан на сравнении параметров инициируемого комплекса мероприятий с набором критериев, характеризующих проекты.

4.2. Проект характеризуется:

4.2.1. Обязательным наличием следующих факторов:

4.2.1.1. Комплекс мероприятий имеет конкретную измеримую цель и предполагает получение уникальных результатов;

4.2.1.2. Для комплекса мероприятий установлен конкретный срок их завершения;

4.2.1.3. Комплекс мероприятий может быть реализован доступными финансовыми и трудовыми ресурсами в рамках установленных временных ограничений;

4.2.1.4. Комплекс мероприятий соответствует утверждённым документам стратегического развития Республики Крым.

4.2.2. наличием одного и более из нижеуказанных факторов:

4.2.2.1. Комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления, в том числе таких, как изменение организационной структуры, процессов управления в исполнительном органе государственной власти или органе местного самоуправления;

4.2.2.2. Комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких исполнительных органов государственной власти или органов местного самоуправления;

4.2.2.3. Комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например, временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ;

4.2.2.4. Комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределённости, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

5. Управленческие профили проектов

5.1. С целью оптимизации управления проектной деятельностью в Республике Крым для каждого проекта определяется управленческий профиль.

5.2. В Республике Крым устанавливаются следующие управленческие профили проектов:

5.2.1. Управленческий профиль "Приоритетный";

5.2.2. Управленческий профиль "Стандартный".

5.3. Отнесение проекта к управленческому профилю "Стандартный" или управленческому профилю "Приоритетный" предлагается инициатором проекта в момент формирования проектной инициативы.

5.4. Управленческий профиль проекта уточняется функциональным или муниципальным проектным офисом соответствующего исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления на предпроектной стадии в зависимости от общего количества баллов, присвоенных проекту в соответствии с признаками классификации проектов, установленными настоящим Положением, согласно приложению 1 к настоящему Положению.

5.5. Центральный проектный офис Республики Крым вправе отнести проект к управленческому профилю "Приоритетный" и вынести его на рассмотрение Проектного комитета Республики Крым вне зависимости от количества суммы баллов, если проект является социально значимым или его реализация предполагает ощутимый экономический эффект.

5.6. В зависимости от профиля координацию и контроль управления проектами в Республике Крым осуществляют:

5.6.1. Проектный комитет Республики Крым, Центральный проектный офис Республики Крым в отношении проектов, имеющих управленческий профиль "Приоритетный";

5.6.2. Центральный проектный офис Республики Крым, функциональные (ведомственные) и муниципальные проектные офисы в отношении проектов, имеющих управленческий профиль "Стандартный".

5.7. Управленческий профиль проекта влияет на назначение кандидатов на основные проектные роли согласно приложению 2 к настоящему Положению.

5.8. Влияние управленческих профилей проектов на процессы управления проектами и портфелями проектов детализируется в регламентах по соответствующим процессам. Процесс управления проектами и влияние на него управленческих профилей проектов детализирован в регламенте управления проектами согласно приложению 7 к настоящему Положению.

6. Участники проектной деятельности

6.1. Участниками проектной деятельности исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления являются:

6.1.1. Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, их структурные подразделения и сотрудники;

6.1.2. Исполнительные органы государственной власти, их структурные подразделения и сотрудники;

6.1.3. Подведомственные и отраслевые организации, их структурные подразделения и сотрудники;

6.1.4. Органы местного самоуправления муниципальных образований, их структурные подразделения и сотрудники;

6.1.5. Гражданские и муниципальные служащие;

6.1.6. Иные юридические и физические лица, которые участвуют в проектной деятельности исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления.

6.2. Участники проектной деятельности выполняют следующие проектные роли: инициатор проекта, заказчик проекта, куратор проекта, руководитель проекта, администратор проекта, участники команды проекта, исполнители работ проекта, руководитель портфеля проектов, администратор портфеля проектов.

7. Органы управления проектной деятельностью

7.1. Настоящее Положение определяет следующие основные органы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления:

7.1.1. Проектный комитет Республики Крым;

7.1.2. Центральный проектный офис Республики Крым.

7.1.3. Функциональные проектные офисы исполнительных органов государственной власти;

7.1.4. Муниципальные проектные офисы органов местного самоуправления.

7.2. Детальные описания целей, задач и функций вышеуказанных органов управления проектной деятельностью определены в приложениях к настоящему Положению:

7.2.1. Приложение 3 - "Положение о Проектном комитете Республики Крым";

7.2.2. Приложение 4 - "Положение о Центральном проектном офисе Республики Крым";

7.2.3. Приложение 5 - "Типовое положение о функциональном проектном офисе";

7.2.4. Приложение 6 - "Типовое положение о муниципальном проектном офисе".

8. Методология управления проектной деятельностью

8.1. Методология управления проектной деятельностью в Республике Крым включает в себя 4 уровня методологических документов:

8.1.1. Верхний уровень документов представлен настоящим Положением, определяющим общие правила и подходы реализации, задающим фундаментальные требования к СУПД Республики Крым.

8.1.2. Документы второго уровня - положения, детализирующие настоящее Положение; положения об органах управления проектной деятельностью; регламенты основных процессов управления проектной деятельностью, в том числе:

8.1.2.1. Положение о мотивации участников проектной деятельности;

8.1.2.2. Положение о модели компетенций участников проектной деятельности;

8.1.2.3. Положение о Проектном комитете Республики Крым;

8.1.2.4. Положение о Центральном проектном офисе Республики Крым;

8.1.2.5. Положения о функциональных (ведомственных) проектных офисах;

8.1.2.6. Положения о муниципальных проектных офисах;

8.1.2.7. Регламент управления проектами;

8.1.2.8. Регламент управления портфелями проектов;

8.1.2.9. Регламент управления рисками проектов.

8.1.3. Документы третьего уровня - методические рекомендации по выполнению отдельных процессов управления проектной деятельностью и их элементов, в том числе:

8.1.3.1. Методические рекомендации по управлению заинтересованными сторонами проекта;

8.1.3.2. Методические рекомендации по календарному планированию реализации проекта;

8.1.3.3. Методические рекомендации по контролю реализации проекта;

8.1.3.4. Методические рекомендации по управлению рисками проекта;

8.1.3.5. Методические рекомендации по формированию статус - отчетов по проекту;

8.1.3.6. Методические рекомендации по формированию итогового отчёта по проекту.

8.1.4. Документы четвёртого уровня - шаблоны рабочих и управленческих документов для управления проектной деятельностью. Данные документы могут как быть самостоятельными документами, так и входить в виде приложений в состав документов всех вышележащих уровней документов.

8.2. За методологическое обеспечение СУПД в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления отвечает Центральный проектный офис Республики Крым.

9. Автоматизированная информационная система управления проектной деятельностью

9.1. Основным инструментом технологической поддержки проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления является автоматизированная информационная система управления проектной деятельностью, обеспечивающая поддержку проектной деятельности исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - АИС УПД).

9.2. Целями использования АИС УПД являются:

9.2.1. Повышение эффективности участников проектной деятельности при работе над проектами (автоматизация рутинных процессов, сокращение трудозатрат, минимизация ошибок и повышение скорости выполнения процессов);

9.2.2. Улучшение качества управления проектами;

9.2.3. Повышение эффективности управления портфелями проектов;

9.2.4. Накопление, хранение и обработка информации и знаний в области проектного управления.

9.3. АИС УПД предназначена для решения следующих задач:

9.3.1. Обеспечение участников проектной деятельности инструментарием для работы с рабочими и управленческими документами по проекту;

9.3.2. Обеспечение участников проектной деятельности инструментами для качественного планирования проекта и контроля хода его реализации;

9.3.3. Предоставление участникам проектной деятельности инструмента для координации выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации;

9.3.4. Предоставление участникам проектной деятельности инструмента автоматизации рутинных операций в части проектного управления;

9.3.5. Предоставление участникам проектной деятельности инструмента контроля за состоянием проектов и портфелей проектов и качеством работы участников команды проекта;

9.3.6. Предоставление участникам проектной деятельности инструмента оперативного сбора информации для принятия управленческих решений в рамках проектной деятельности.

9.4. За создание, внедрение, развитие, функциональное администрирование и сопровождение АИС УПД отвечает Центральный проектный офис Республики Крым.

10. Система мотивации участников проектной деятельности

10.1. В целях улучшения качества и скорости выполнения проектов за счёт повышения эффективности работы участников проектной деятельности в ходе реализации проектов в Республике Крым вводится система мотивации участников проектной деятельности (далее - Система проектной мотивации).

10.2. Система проектной мотивации является частью системы мотивации должностных лиц, гражданских и муниципальных служащих, сотрудников исполнительных органов государственной власти или органов местного самоуправления.

10.3. Система проектной мотивации представляет собой совокупность материальных и нематериальных форм поощрения и наказания участников проектной деятельности по результатам их деятельности в ходе реализации проектов.

10.4. Система проектной мотивации основывается на принципах объективности, прозрачности, прогнозируемости, неотвратимости.

10.5. Система мотивации участников проектной деятельности может быть детализирована Положением о мотивации участников проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления, которое разрабатывается Центральным проектным офисом Республики Крым и утверждается Советом министров Республики Крым.

11. Компетенции участников проектной деятельности

11.1. Для должностных лиц, гражданских и муниципальных служащих, сотрудников исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, представителей подведомственных организаций исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, участвующих в проектной деятельности, уровень компетенций в области проектного управления должен соответствовать уровню, минимально необходимому на занимаемой ими должности, или превышать его.

Информация об изменениях:

Пункт 11.2 изменён с 16 октября 2017 г. - Постановление Совета министров Республики Крым от 16 октября 2017 г. N 540

См. предыдущую редакцию

11.2. Назначение сотрудника исполнительного органа государственной власти на новую должность должно быть возможным только после подтверждения соответствия уровня компетенций сотрудника в области проектного управления уровню компетенции, требующемуся для данной должности.

При назначении сотрудника органа местного самоуправления на новую должность рекомендуется также пользоваться положениями данного пункта.

11.3. Основным инструментом развития компетенций участников проектной деятельности является обучение проектному управлению.

11.4. Формирование потребностей в повышении уровня компетенций в области проектного управления и определение направлений обучения осуществляются исходя из специфики и задач планируемых и реализуемых проектов, а также текущего уровня знаний участников проектной деятельности.

11.5. Уровни компетенций участников проектной деятельности и их привязку к должностям в исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления устанавливает Положение о модели компетенций участников проектной деятельности, разрабатываемое Центральным проектным офисом Республики Крым и утверждаемое Советом министров Республики Крым.

11.6. За обучение и развитие компетенций сотрудников исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления в области проектного управления отвечает Центральный проектный офис Республики Крым.

Заместитель Председателя Совета министров Республики Крым - руководитель Аппарата Совета министров Республики Крым

Л. Опанасюк