Приложение 7. Регламент управления проектами в Республике Крым

Приложение 7
к Положению о системе управления
проектной деятельностью в исполнительных
органах государственной власти
Республики Крым и органах местного
самоуправления муниципальных
образований в Республике Крым

Регламент
управления проектами в Республике Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает последовательность и сроки выполнения действий по управлению проектом, определяет ответственных за их выполнение.

1.2. Настоящий Регламент разработан с учётом Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом", утверждённого и введенного в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 года N 1582-ст.

1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на все проекты, реализуемые исполнительными органами государственной власти Республики Крым (далее - исполнительные органы государственной власти) и органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Крым (далее - органы местного самоуправления), и являются обязательными для соблюдения всеми лицами, участвующими в управлении проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - участники проектной деятельности).

2. Основные термины

2.1. В Регламенте используются следующие термины:

1) проектная инициатива (далее - инициатива) - предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, содержащее общую информацию о целях, продукте, основных параметрах проекта;

2) реестр проектных инициатив - единый реестр учета проектных инициатив, включающий в себя все проектные инициативы, которые когда-либо инициировались исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления (в том числе и отклоненные);

3) реестр проектов - единый реестр учета проектов исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, включающий в себя все проекты, по которым было принято решение о запуске проекта (вне зависимости от текущего статуса проекта);

4) паспорт проекта - управленческий документ, в котором утверждаются ключевые параметры проекта (сроки реализации, бюджет, требования к продукту проекта) и основная информация по проекту: наименование проекта, участники проекта, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта;

5) ответственный проектный офис (далее - ответственный ПО, ОПО) - ФПО исполнительного органа государственной власти или МПО органа местного самоуправления, которому ЦПО Республики Крым поручил проработку проектной инициативы и дальнейшее сопровождение процессов инициации, планирования, реализации и закрытия проекта;

6) ответственный за постпроектный мониторинг (далее - ответственный за ППМ) - должностное лицо исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления, которое отвечает за подготовку и реализацию плана постпроектного мониторинга общественно значимых результатов выполненного проекта, подготавливает отчет о результатах постпроектного мониторинга.

3. Жизненный цикл проекта

Для повышения эффективности управления проектами и унификации подходов к планированию и контролю для каждого проекта, реализуемого в исполнительном органе государственной власти и органе местного самоуправления, определён жизненный цикл - последовательность логически взаимосвязанных выделяемых стадий проекта.

Жизненный цикл проекта включает следующие стадии:

1) предпроектная стадия;

2) инициация проекта;

3) планирование проекта;

4) реализация проекта;

5) закрытие проекта;

6) постпроектный мониторинг.

3.1. Предпроектная стадия

На рисунке ниже приведена укрупненная схема реализации предпроектной стадии.

/--------------------------------------------------------------\

|Идея или потребность: возникновение                ||Инициатор|

\----------------------------------------------------|         |

                                                    |         |

/----------------------------------------------------|         |

|Инициатива: оформление                             ||         |

\---------------------------------------------------/\---------/

Инициатива: проверка на соответствие критериям проекта --------------------------------------------------- --------------------------------------------------- Инициатива: определение ответственного ИОГВ или ОМСУ

ЦПО

Инициатива: проработка --------------------------------------------------- --------------------------------------------------- Инициатива: согласование с потенциальными участниками

ФПО, МПО

Инициатива: утверждение --------------------------------------------------- --------------------------------------------------- Инициатива: включение в реестр ожидания на реализацию

ЦПО, ПК

3.1.1. Цель предпроектной стадии

Целью предпроектной стадии является принятие решения о целесообразности реализации комплекса определённых мероприятий в форме проекта.

3.1.2. Задачи предпроектной стадии

Основными задачами предпроектной стадии являются:

1) подготовка и оформление проектной инициативы;

2) определение ведомственной или муниципальной принадлежности проектной инициативы;

3) рассмотрение, проработка и согласование проектной инициативы с возможными участниками её реализации;

4) принятие решения об утверждении или отклонении проектной инициативы.

3.1.3. Участники предпроектной стадии

Участниками предпроектной стадии являются:

1) инициатор проекта (проектной инициативы) - специалист исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления;

2) ФПО исполнительного органа государственной власти или МПО органа местного самоуправления, специалистом которого является инициатор проекта;

3) ЦПО Республики Крым;

4) ответственный проектный офис;

5) секретарь Проектного комитета Республики Крым;

6) Проектный комитет Республики Крым.

3.1.4. Исходные данные и документы предпроектной стадии

Исходными данными и документами для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в форме проекта могут являться:

1) нормативные акты и поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий исполнительными органами государственной власти или органами местного самоуправления;

2) документ, в котором зафиксировано наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация предлагаемого комплекса мероприятий;

3) утвержденное заключение о социальной значимости, целесообразность, экономическая эффективность предлагаемого комплекса мероприятий.

3.1.5. Порядок реализации предпроектной стадии

1) Инициатор формулирует и оформляет инициативу, после чего передаёт её на рассмотрение в ЦПО Республики Крым.

На этапе формулировки и оформления проектной инициативы инициатор может обращаться за консультациями и методической помощью к сотрудникам проектного офиса (муниципального или функционального) исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления, специалистом которого он является.

Оформление проектной инициативы может производиться с использованием АИС УПД.

Инициатор может инициировать проектную инициативу только по вопросам, относящимся к сфере ответственности организации, сотрудником которой он является согласно зонам ответственности при формулировании проектных инициатив в соответствии с приложением N 1 к настоящему Регламенту.

Срок выполнения: не регламентируется.

2) ЦПО Республики Крым рассматривает поступившую от инициатора инициативу на предмет соответствия критериям отнесения комплекса мероприятий к проектам, определяет её ведомственную или муниципальную принадлежность и принимает одно из решений:

а) направить инициативу в ответственный проектный офис (ФПО или МПО по ведомственной или муниципальной принадлежности) для дальнейшей проработки;

б) вернуть инициативу на доработку инициатору;

в) отклонить инициативу.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

В любой момент до принятия ЦПО Республики Крым решения о дальнейшей маршрутизации инициативы инициатор может её отозвать. В этом случае обработки инициативы прекращается.

3) После принятия решения об отклонении или возврате инициативы на доработку ЦПО Республики Крым уведомляет о решении инициатора.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

4) Ответственный проектный офис, в который из ЦПО Республики Крым проектная инициатива поступила для дальнейшей проработки, рассматривает инициативу и принимает одно из решений:

а) приступить к детальной проработке проектной инициативы с последующим согласованием с ответственными исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления;

б) вернуть инициативу в ЦПО Республики Крым с одной из рекомендаций:

- направить проектную инициативу в другой ФПО или МПО,

- принять решение об отклонении проектной инициативы,

- принять решение о доработке инициативы инициатором;

данное решение в обязательном порядке должно сопровождаться документом с обоснованием возврата проектной инициативы.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

5) В случае возврата проектной инициативы из ответственного проектного офиса в ЦПО Республики Крым последний рассматривает документ с обоснованием возврата и принимает одно из решений:

а) согласиться с рекомендациями ответственного ПО и:

- направить инициативу в другой ФПО или МПО;

- направить инициативу на доработку инициатору;

- отклонить инициативу;

б) повторно направить инициативу в соответствующий ответственный проектный офис для дальнейшей проработки.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

6) Ответственный проектный офис, в который поступила проектная инициатива, после принятия решения о детальной проработке выполняет детальную проработку проектной инициативы с привлечением как специалистов исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления, структурным подразделением которого он является, так и с привлечением специалистов других исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления (по согласованию).

В ходе детальной проработки ответственный ПО, в том числе, выбирает для инициативы управленческий профиль будущего проекта.

Срок выполнения: 20 рабочих дней.

7) После окончания детальной проработки проектной инициативы ответственный проектный офис организует её согласование со всеми ответственными исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления.

Срок выполнения: в соответствии с нормативными сроками согласования документов в соответствующих исполнительных органах государственной власти и органах местного самоуправления.

8) После согласования проектной инициативы всеми ответственными исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления ответственный проектный офис готовит обоснованное заключение о целесообразности или нецелесообразности утверждения инициативы (далее - Заключение ОПО) и направляет проработанную инициативу вместе с Заключением ОПО на рассмотрение и утверждение в ЦПО Республики Крым (для инициатив с управленческим профилем "Стандартный") или Проектный комитет Республики Крым (для инициатив с управленческим профилем "Приоритетный").

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

9) После получения проработанной проектной инициативы и Заключения ОПО о целесообразности, ЦПО Республики Крым (для инициатив с управленческим профилем "Стандартный") или секретарь Проектного комитета Республики Крым (для инициатив с управленческим профилем "Приоритетный") рассматривают полученные материалы и принимают одно из решений:

а) согласовать выбранный ответственным проектным офисом управленческий профиль будущего проекта и перейти к шагу утверждения решения по проектной инициативе;

б) изменить выбранный ответственным проектным офисом управленческий профиль будущего проекта и направить ее на рассмотрение и утверждение в соответствии с новым управленческим профилем;

в) вернуть проектную инициативу на доработку в ответственный проектный офис.

Срок исполнения: 5 рабочих дней.

10) В случае возврата проектной инициативы на доработку в ответственный проектный офис последний действует так же, как в случае первичного получения инициативы на проработку от ЦПО Республики Крым.

Срок выполнения: устанавливается ЦПО Республики Крым или Проектным комитетом Республики Крым, зависит от характера требующихся доработок.

11) В случае принятия ЦПО Республики Крым решения о переходе к утверждению проектной инициативы с управленческим профилем "Стандартный" ЦПО Республики Крым на своём уровне организует рассмотрение проработанной инициативы и принимает одно из решений:

а) утвердить проектную инициативу; назначить Куратора, Заказчика и Руководителя проекта, запустить проект;

б) утвердить проектную инициативу; включить инициативу в реестр проектных инициатив, ожидающих реализации;

в) отклонить проектную инициативу.

Решение оформляется документом "Протокол рассмотрения проектной инициативы" и в числе прочего должно содержать обоснование принятого решения.

Срок выполнения: 10 рабочих дней.

12) После принятия решения об отклонении или утверждении проектной инициативы ЦПО Республики Крым уведомляет о решении инициатора и ответственный проектный офис.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

13) В случае принятия секретарем Проектного комитета Республики Крым решения о переходе к утверждению проектной инициативы с управленческим профилем "Приоритетный" секретарь Проектного комитета Республики Крым выполняет все необходимые действия для включения вопроса о рассмотрении проектной инициативы в повестку очередного заседания Проектного комитета и готовит проект решения по данному вопросу.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

14) Проектный комитет Республики Крым на очередном заседании рассматривает проектную инициативу (вместе с соответствующим Заключением ОПО о целесообразности), включённые в повестку заседания, и по каждой инициативе принимает одно из решений:

а) утвердить проектную инициативу; назначить Куратора, Заказчика и Руководителя проекта, запустить проект;

б) утвердить проектную инициативу; включить инициативу в реестр проектных инициатив, ожидающих реализации;

в) вернуть проектную инициативу на доработку в ответственный проектный офис;

г) отклонить проектную инициативу.

Срок выполнения: на очередном заседании Проектного комитета.

15) Решения Проектного комитета о рассмотренных проектных инициативах с управленческим профилем "Приоритетный" оформляются в составе протокола заседания Проектного комитета.

Срок выполнения: в соответствии с регламентом деятельности Проектного комитета Республики Крым.

16) После утверждения протокола Проектного комитета Республики Крым секретарь Проектного комитета доводит принятые решения о результатах рассмотрения проектных инициатив до инициаторов и ответственных проектных офисов.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

17) После принятия ЦПО Республики Крым или Проектным комитетом Республики Крым решения об утверждении проектной инициативы ЦПО Республики Крым осуществляет актуализацию реестра проектных инициатив.

Срок исполнения: 1 рабочий день.

3.1.6. Результирующие данные и документы предпроектной стадии

Результирующими данными и документами предпроектной стадии являются:

1) Протокол рассмотрения проектной инициативы ЦПО Республики Крым с решением по конкретной проектной инициативе или протокол Проектного комитета Республики Крым с решениями по списку рассматриваемых проектных инициатив;

2) Реестр проектных инициатив, актуализированный в соответствии с принятыми решениями.

3.2. Стадия "Инициация"

На рисунке ниже приведена укрупненная схема реализации стадии инициации проекта.

Утвержденная проектная инициатива

/-----------------\    /-------------------------\

|Решение о запуске|    | Кандидатуры Заказчика,  |Глава РК,

|     проекта     |---|      Куратора, РП       |ЦПО, ПК

|                 |    |                         |

\-----------------/    \-------------------------/

/-----------------\    /-------------------------\

|Карточка проекта |    |  Уведомление Заказчику,  |ФПО, МПО

|    в АИСУПД     |    |      Куратору, РП       |

|                 |    |                         |

\-----------------/    \-------------------------/

/----------------------------------------\

|   Состав команды управления проектом   |- РП

|                                        |- ФПО ИОГВ-участников

|                                        |- МПО ОМСУ-участников

\----------------------------------------/

Паспорт проекта: разработка

                    |

/----------------------------------------\

|     Паспорт проекта: согласование      |- Заказчик

\----------------------------------------/- ФПО ИОГВ-участников

                    |                     - МПО ОМСУ-участников

                    |                     - Проектный офис

                    |

Паспорт проекта: утверждение

3.2.1. Цель стадии "Инициация"

Целью стадии "Инициация" является подтверждение необходимости реализации проекта, определение основных параметров проекта (целей, результатов, сроков и бюджета реализации), предоставление руководителю проекта необходимых полномочий для реализации проекта.

3.2.2. Задачи стадии "Инициация"

Основными задачами стадии "Инициация" являются:

1) определение состава команды управления проектом;

2) знакомство команды управления проектом друг с другом и с проектом;

3) разработка паспорта проекта;

4) согласование паспорта проекта ключевыми заинтересованными сторонами;

5) утверждение паспорта проекта.

3.2.3. Участники стадии "Инициация"

Участниками стадии "Инициация" являются:

1) ЦПО Республики Крым;

2) ответственный проектный офис (ФПО или МПО в зависимости от ведомственной или муниципальной принадлежности проекта);

3) заказчик проекта;

4) куратор проекта;

5) руководитель проекта;

6) команда управления проектом;

7) ФПО и МПО всех исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, которые будут задействованы в реализации проекта.

3.2.4. Исходные данные и документы стадии "Инициация"

Исходными данными и документами для начала стадии "Инициация" являются:

1) решение о запуске проекта, оформленное одним из следующих документов:

а) поручение Главы Республики Крым;

б) протокол заседания Проектного комитета Республики Крым;

в) протокол заседания ЦПО Республики Крым (только для проектов с управленческим профилем "Стандартный");

2) утверждённые кандидатуры заказчика, куратора и руководителя проекта;

3) утверждённая ранее инициатива из реестра проектных инициатив (только для проектов, создаваемых на основе проектных инициатив).

3.2.5. Порядок реализации стадии "Инициация"

Стадия "Инициация" начинается после утверждения документа с решением о запуске проекта, содержащего в числе прочего утверждённые кандидатуры заказчика, куратора и руководителя проекта (далее - Решение о запуске проекта).

Проект может быть инициирован как на основании ранее утвержденной проектной инициативы, так и без нее - по решению Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым, Проектного комитета Республики Крым, ЦПО Республики Крым о необходимости реализации проекта.

Решениями Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым и Проектного комитета Республики Крым могут быть инициированы проекты с любым управленческим профилем.

Решением ЦПО Республики Крым могут быть инициированы только проекты с управленческим профилем "Стандартный".

Порядок реализации стадии инициации проекта следующий:

1) ЦПО Республики Крым после утверждения Решения о запуске проекта направляет в ответственный проектный офис (ФПО или МПО в зависимости от ведомственной или муниципальной принадлежности проекта) копию Решения о запуске проекта.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

2) Ответственный проектный офис после получения копии Решения о запуске проекта:

а) добавляет новый проект в Реестр проектов исполнительных органов государственной власти или органов местного самоуправления;

б) создаёт в АИС УПД карточку нового проекта на основании проектной инициативы (для проектов, создаваемых на основе проектных инициатив) или сведений, содержащихся в Решении о запуске проекта (для проектов, создаваемых без проектных инициатив);

в) назначает на основные проектные роли специалистов исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, указанных в Решении о запуске проекта в качестве заказчика, куратора и руководителя проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

3) После создания в АИС УПД карточки нового проекта ответственный проектный офис уведомляет исполнителей ролей заказчика, куратора и руководителя проекта о старте работ по проекту и начинает отслеживать своевременность и правильность выполнения ими требований настоящего Регламента.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

4) Руководитель проекта после получения уведомления о начале работ по проекту заполняет карточку проекта на основании проектной инициативы (для проектов, создаваемых на основе проектных инициатив) или сведений, содержащихся в Решении о запуске проекта (для проектов, создаваемых без проектных инициатив).

Срок выполнения: 1 рабочий день.

5) Далее руководитель проекта направляет в ФПО и МПО Республики Крым, которые будут задействованы в реализации проекта, запросы на выделение специалистов, которые будут входить в команду управления проектом и осуществлять административную и методологическую поддержку работ по проекту от соответствующих исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

6) ФПО и МПО после получения запросов от руководителя проекта должны выделить соответствующих специалистов (в том числе перераспределить их планируемую загрузку, чтобы у специалистов было время для участия в проекте) и дать ответ руководителю проекта.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

7) После получения ответов от всех ФПО и МПО о выделенных специалистах руководитель проекта организует и проводит стартовое совещание по проекту, целями которого являются:

а) знакомство участников команды управления проектом друг

с другом;

б) разъяснение команде управления проектом целей и ожидаемых результатов проекта;

в) знакомство с усвоенными уроками по похожим проектам (при наличии);

г) обозначение возможных рисков проекта.

На стартовом совещании, в числе прочего, руководитель проекта даёт поручение участникам команды управления проектом ознакомиться с паспортом проекта и представить свои предложения по доработкам.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

8) Участники команды управления проектом после стартового совещания представляют руководителю проекта свои предложения по доработке паспорта проекта и согласуют предложения других участников. Руководитель проекта объединяет и гармонизирует предложения участников команды управления проектом.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

9) После получения всех предложений по доработкам паспорта проекта руководитель проекта оформляет итоговую версию паспорта проекта и направляет её для согласования следующим сторонам:

а) заказчику проекта;

б) всем ФПО и МПО Республики Крым, которые будут задействованы в реализации проекта;

в) проектному офису (для проектов с управленческим профилем "Стандартный" - ответственному ПО, для проектов с управленческим профилем "Приоритетный" - ЦПО Республики Крым).

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

10) Согласующие стороны рассматривают паспорт проекта и направляют руководителю проекта заключение о результатах рассмотрения с одним из следующих решений:

а) согласовано без замечаний;

б) согласовано с замечаниями - согласовано при условии внесения обозначенных замечаний;

в) не согласовано.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

11) В случае получения от согласующих сторон замечаний к паспорту проекта руководитель проекта совместно с командой управления проектом выполняет необходимые доработки и повторно направляет паспорт проекта на согласование всем согласующим сторонам.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

12) В случае отсутствия у согласующих сторон замечаний к паспорту проекта руководитель проекта направляет паспорт проекта куратору проекта на утверждение.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

13) Куратор рассматривает и, в случае отсутствия замечаний, утверждает паспорт проекта.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

14) В случае наличия у куратора проекта замечаний к паспорту проекта руководитель проекта совместно с командой управления проектом дорабатывает паспорт проекта и переходит к повторному согласованию документа со всеми согласующими сторонами в соответствии с подпунктом 9 пункта 3.2.5 раздела 3 настоящего Регламента.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

15) Все этапы согласования паспорта проекта могут выполняться с использованием АИС УПД или по электронной почте путём обмена документами в электронном виде.

16) После согласования итоговой версии паспорта проекта всеми согласующими сторонами и утверждения паспорта проекта куратором проекта руководитель проекта организует подписание всеми согласующими сторонами и куратором проекта бумажного экземпляра документа.

Согласованный и утверждённый паспорт проекта хранится в архиве документов проекта.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

17) После утверждений бумажного экземпляра паспорта проекта руководитель проекта дополняет карточку проекта в АИС УПД:

а) недостающими сведениями из паспорта проекта;

б) цветной скан-копией всех страниц бумажного экземпляра паспорта проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

18) После актуализации данных в АИС УПД руководитель проекта уведомляет ответственный проектный офис о готовности перейти к стадии планирования работ по проекту.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

19) Далее участники проектной деятельности действуют в соответствии с порядком принятия решения о переводе проекта на следующую стадию жизненного цикла в соответствии с разделом 5 настоящего Регламента.

3.2.6. Результирующие данные и документы стадии "Инициация"

Результирующими данными и документами стадии "Инициация" являются:

1) утверждённый паспорт проекта в виде бумажного экземпляра документа;

2) утверждённый паспорт проекта в виде цветной скан-копии бумажного экземпляра в АИС УПД;

3) карточка проекта в АИС УПД, заполненная на основании данных, содержащихся в соответствующей проектной инициативе (только для проектов, создаваемых на основе проектных инициатив), и данных из утверждённого паспорта проекта.

3.3. Стадия "Планирование"

На рисунке ниже приведена укрупненная схема реализации стадии планирования проекта.

Утвержденный паспорт проекта

Реестр заинтересованных сторон

/-----------\          /----------------------\

|Требования |          |  Требования к ходу   |- РП

|к продукту |          |      реализации      |- Команда

\-----------/          \----------------------/- Заинт. стороны

                                   |

                                   |

           /------------------\    |

           |График доступности|    |

           |     ресурсов     |    |

           \------------------/    |

                    |              |

/---------------------------------------------\

|Календарный план реализации: без учета рисков|- РП

\---------------------------------------------/- Команда

              |                                - Заказчик

              |

Реестр рисков

              |                     - РП

              |                     - Команда

                                   - Заказчик

/-----------------------------\     - Проектный офис

|   План управления рисками   |

\-----------------------------/

/---------------------------------------------\

|Календарный план реализации: с учетом рисков |- РП

\---------------------------------------------/- Команда

                       |

/---------------------------------------------\

|  Календарный план реализации: согласование  |- Заказчик

\---------------------------------------------/- Проектный офис

                       |

Календарный план реализации: утверждение

3.3.1. Цель стадии "Планирование"

Целью стадии "Планирование" является разработка и утверждение календарного плана реализации проекта.

3.3.2. Задачи стадии "Планирование"

Основными задачами стадии "Планирование" являются:

1) разработка реестра всех заинтересованных сторон проекта;

2) определение содержания проекта:

а) сбор требований к продукту проекта;

б) сбор требований к ходу реализации проекта;

в) приоритизация требований;

г) фиксация требований к продукту проекта и ходу реализации проекта;

3) разработка календарного плана реализации проекта;

4) идентификация и анализ рисков проекта;

5) разработка плана управления рисками проекта.

3.3.3. Участники стадии "Планирование"

Основными участниками стадии "Планирование" являются:

1) руководитель проекта;

2) команда управления проектом;

3) заказчик проекта;

4) ответственный проектный офис (ФПО или МПО в зависимости от ведомственной или муниципальной принадлежности проекта);

5) куратор проекта.

3.3.4. Исходные данные и документы стадии "Планирование"

Исходными данными и документами для начала стадии "Планирование" являются:

1) паспорт проекта;

2) карточка проекта в АИС УПД;

3) объёмы выделяемых на проект ресурсов и график их доступности;

4) требования участников проекта к продукту проекта и ходу его реализации.

3.3.5. Порядок реализации стадии "Планирование"

Стадия "Планирование" начинается сразу после окончания стадии "Инициация".

Порядок реализации стадии планирования проекта следующий:

1) Руководитель проекта совместно с заказчиком проекта и командой управления проектом формирует управленческий документ "Реестр заинтересованных сторон проекта".

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

2) После формирования реестра заинтересованных сторон проекта руководитель проекта совместно с командой управления проектом осуществляют сбор и фиксацию от всех заинтересованных сторон проекта (в первую очередь - заказчика и участников проекта) требований к продукту проекта и ходу реализации проекта (соответственно в рабочих документах "Требования к продукту проекта" и "Требования к ходу реализации проекта").

Срок выполнения: 10 рабочих дней.

3) На основании требований к продукту проекта, требований к ходу реализации проекта и данных об объёмах и графике доступности ресурсов, необходимых для выполнения работ, руководитель проекта совместно с командой управления проектом разрабатывает управленческий документ "Календарный план реализации проекта" (далее - календарный план) и направляет его заказчику проекта на согласование.

Срок выполнения: 15 рабочих дней.

4) Заказчик рассматривает календарный план и, в случае отсутствия замечаний, согласует его. В случае наличия замечаний заказчик направляет список замечаний и календарный план руководителю проекта для доработки.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

5) В случае наличия у заказчика замечаний к календарному плану руководитель проекта совместно с командой управления проектом дорабатывают календарный план и направляют на повторное согласование заказчику.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

6) После согласования заказчиком календарного плана руководитель проекта совместно с заказчиком и командой управления проектом идентифицируют возможные риски проекта, проводят их качественную и количественную оценки, разрабатывают мероприятия по минимизации рисков и реагированию на риски. Результаты руководитель проекта оформляет в управленческих документах "Реестр рисков проекта" и "План управления рисками проекта" и направляет документы на согласование в ответственный проектный офис.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

7) Ответственный проектный офис рассматривает представленные документы по рискам и принимает одно из решений:

а) согласовать;

б) согласовать с замечаниями;

в) направить на доработку.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

8) После согласования ответственным проектным офисом документов по рискам руководитель проекта совместно с командой управления проектом интегрирует мероприятия по минимизации рисков в календарный план проекта и направляет календарный план на согласование заказчику проекта и ответственному проектному офису.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

9) Заказчик проекта и ответственный проектный офис параллельно рассматривают календарный план и, в случае отсутствия замечаний, согласуют его. В случае наличия замечаний заказчик проекта и ответственный проектный офис направляют список замечаний и календарный план руководителю проекта для доработки.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

10) В случае наличия у заказчика проекта или ответственного проектного офиса замечаний к календарному плану руководитель проекта совместно с командой управления проектом дорабатывают календарный план (в том числе проводят повторную процедуру идентификации и оценки рисков проекта) и направляют на повторное согласование заказчику.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

11) После согласования проектным офисом календарного плана руководитель проекта направляет его на рассмотрение и утверждение куратору проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

12) Куратор проекта рассматривает календарный план и, в случае отсутствия замечаний, утверждает его. В случае наличия замечаний куратор проекта направляет список замечаний и календарный план руководителю проекта для доработки.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

13) В случае наличия у куратора проекта замечаний к календарному плану руководитель проекта совместно с командой управления проектом дорабатывают календарный план (в том числе проводят повторную процедуру идентификации и оценки рисков проекта) и направляют на повторное согласование заказчику (переход к пункту 4 порядка реализации стадии планирования проекта).

Срок выполнения: 5 рабочий дней.

14) В случае если по каким-то причинам в ходе реализации стадии "Планирование" возникла необходимость изменения паспорта проекта, то инициатор изменения оформляет управленческий документ "Запрос на изменение", который далее обрабатывается в порядке, определённом в разделе 4 настоящего Регламента.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

15) В случае если в ходе стадии "Планирование" любой из участников проекта выявил, что дальнейшая реализация проекта является по каким-либо причинам нецелесообразной, то он инициирует процедуру досрочного завершения проекта в соответствии с порядком действий, определённым в разделе 5 настоящего Регламента.

16) После утверждения календарного плана руководитель проекта дополняет карточку проекта в АИС УПД:

а) утверждённой версией и данными из документа "Календарный план реализации проекта";

б) последней версией и данными из документа "План управления рисками проекта";

в) данными из документа "Реестр рисков проекта".

Срок выполнения: 1 рабочий день.

17) После актуализации данных в АИС УПД руководитель проекта уведомляет ответственный проектный офис о готовности перейти к стадии реализации проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

18) Далее участники проектной деятельности действуют в соответствии с порядком принятия решения о переводе проекта на следующую стадию жизненного цикла согласно разделу 5 настоящего Регламента.

3.3.6. Результирующие данные и документы стадии "Планирование"

Результирующими данными и документами стадии "Планирование" являются:

а) рабочие документы:

1) требования к продукту проекта;

2) требования к ходу реализации проекта;

б) управленческие документы:

1) реестр заинтересованных сторон проекта;

2) календарный план реализации проекта;

3) реестр рисков проекта;

4) план управления рисками проекта;

в) актуализированные в АИС УПД данные из разработанных рабочих и управленческих документов.

3.4. Стадия "Реализация"

На рисунке ниже приведена укрупненная схема стадии реализации проекта.

/-----------\                    /---------------------------------\

|           |                    |                   |             |

|                                                               |

|  /-----------------\ /-------------------\  /-------------\      |

|  |Календарный план | |      Реестр       |  |    План     |      |

|  |      (КП)       | |идентифицированных |  | управления  |      |

|  \-----------------/ |      рисков       |  |   рисками   |      |

|                     |                   |  |             |      |

|  /-----------------\ \-------------------/  \-------------/      |

|  |Задачи участникам|         Х       \-------------\   |         |

|  \-----------------/         |                     |   |         |

|                                                  |   |         |

|  /-----------------\      /-------------------\    |   |         |

|  |    Отчеты о     |      |  Реализовавшийся  |    |   |         |

|  |выполнении работ |      |неидентифицирован- |    |   |         |

|  \-----------------/      |      ный риск     |    |   |         |

|                          |                   |    |   |         |

|  /-----------------\      \-------------------/    |   |         |

|  |Отклонения от КП | --------------/              |   |         |

|  \-----------------/                               |   |         |

|           |                                        |   |         |

|                                                   |   |         |

|  /-----------------\        /-------------------\  |   |         |

|  | Корректирующие  |        |  Реализовавшийся  |  |   |         |

|  |   воздействия   |  --\  |идентифицированный |  |   |         |

|  |                 |     |  |       риск        |-/   |         |

|  \-----------------/     |  |                   |      |         |

|           \--------\     |  |                   |      |         |

|                         |  \-------------------/      |         |

|                  /---\   |                            |         |

|                  |   |   \------------+  -------------/         |

|         /--------| ? |-----\                                     |

|         |        |   |     |                                     |

|                 \---/                                          |

|  /--------------\  /--------------\   /-----------------\        |

|  | Устранённые  |  |Неустранённые |   |     Новые и     |--------/

|  |  отклонения  |  |  отклонения  |- |измененные риски |

|  \--------------/  \---------------   \-----------------/

|                            

|                  /--------------\

|                  |  Запрос на   |

|                  |  изменение   |

|                  \--------------/

|                           

|                  /--------------\

|                  |Корректировки |

|                  |     в КП     |

|                  \--------------/

\--------------------------/

           |            |               |               |

|                                                                 |

\---------------------------------------------------------------------/

Статус-отчет по проекту

3.4.1. Цель стадии "Реализация"

Целями стадии "Реализация" является получение продукта и результатов проекта, достижение целевых показателей проекта.

3.4.2. Задачи стадии "Реализация"

Основными задачами стадии "Реализация" являются:

1) выполнение работ календарного плана реализации проекта;

2) контроль выполнения работ календарного плана;

3) мониторинг рисков и реагирование на реализовавшиеся риски;

4) управление изменениями в содержании и ходе выполнения проекта.

3.4.3. Участники стадии "Реализация"

Основными участниками стадии "Реализация" являются:

1) команда проекта;

2) администратор проекта;

3) руководитель проекта;

4) куратор проекта;

5) заказчик проекта;

6) ответственный проектный офис (ФПО или МПО в зависимости от ведомственной или муниципальной принадлежности проекта);

7) ЦПО Республики Крым;

8) Проектный комитет Республики Крым.

3.4.4. Исходные данные и документы стадии "Реализация"

Исходными данными и документами для начала стадии "Реализация" являются:

1) календарный план реализации проекта;

2) реестр рисков проекта;

3) план управления рисками проекта.

3.4.5. Порядок реализации стадии "Реализация"

Стадия "Реализация" начинается сразу после окончания стадии "Планирование".

Порядок реализации проекта следующий:

1) Руководитель проекта в соответствии с календарным планом выдаёт участникам команды проекта поручения по выполнению работ проекта.

Поручения руководителя проекта являются для участников команды проекта обязательными для исполнения.

Сроки выполнения: в соответствии с календарным планом.

2) После выдачи поручений участникам команды проекта руководитель проекта совместно с администратором проекта контролируют ход, статус и результаты выполнения соответствующих работ проекта.

Ход, статус и результаты выполнения работ проекта фиксируются в календарном плане реализации проекта.

Регулярность выполнения: не реже 1 раза в неделю.

3) Участники команды проекта выполняют работы проекта в соответствии с поручениями руководителя проекта и представляют отчёты о ходе и статусе выполнения работ руководителю и администратору проекта.

Сроки выполнения: в соответствии с календарным планом.

4) Руководитель проекта анализирует ход, статус и результаты выполнения работ проекта, выявляет отклонения фактических параметров от запланированных, строит прогнозы своевременного выполнения работ календарного плана. При необходимости руководитель проекта предпринимает корректирующие воздействия для устранения выявленных и потенциальных отклонений.

В случае невозможности устранения отклонений в рамках своих полномочий руководитель проекта инициирует эскалацию вопроса по иерархической цепочке эскалации для проекта с соответствующим управленческим профилем.

Регулярность выполнения: постоянно, не реже 1 раза в неделю.

5) Одновременно с контролем хода, статуса и результатов выполнения работ руководитель проекта совместно с администратором проекта мониторят статус рисковых событий, занесённых в реестр рисков проекта.

Регулярность выполнения: не реже 1 раза в неделю.

6) При реализации идентифицированного риска руководитель проекта организует выполнение соответствующей части плана управления рисками проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

7) Одновременно с мониторингом статуса рисковых событий руководитель проекта организует актуализацию реестра рисков проекта (добавление новых идентифицированных рисков, корректировка параметров ранее идентифицированных рисков) и соответствующих разделов плана управления рисками проекта.

Регулярность выполнения: не реже 1 раза в неделю.

8) В случае реализации неидентифицированного риска проекта руководитель проекта совместно с командой управления проектом оценивает влияние реализованного риска на выполнение календарного плана проекта и строит прогноз своевременного выполнения работ календарного плана.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

При необходимости руководитель проекта предпринимает корректирующие воздействия для устранения выявленных и потенциальных отклонений.

В случае невозможности устранения отклонений в рамках своих полномочий руководитель проекта инициирует эскалацию вопроса по иерархической цепочке эскалации для проекта с соответствующим управленческим профилем.

9) Администратор проекта (в случае его отсутствия - руководитель проекта) на регулярной основе формирует управленческий документ "Статус-отчет по проекту", в котором отражает:

а) ход, статус и результаты выполнения работ проекта за отчётный период (в том числе - разницу с предыдущим отчётным периодом);

б) отклонения фактических параметров реализации проекта от запланированных;

в) прогноз по выполнению календарного плана реализации

проекта;

г) текущий статус и изменения за отчётный период реестра рисков проекта;

д) нерешённые проблемы и открытые вопросы по проекту;

е) текущий статус и изменения за отчётный период по показателям эффективности проекта;

ж) текущий статус и изменения за отчётный период в реестре запросов на изменение.

Регулярность выполнения: в соответствии с паспортом проекта, или 1 раз в месяц.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

10) После формирования статус-отчета руководитель проекта утверждает его и направляет на рассмотрение заказчику проекта, куратору проекта и ответственный проектный офис.

Для проектов с управленческим профилем "Приоритетный" статус-отчет дополнительно направляется в ЦПО Республики Крым.

Руководитель проекта может на свое усмотрение ознакамливать с содержанием статус-отчета по проекту всех или некоторых участников команды проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

11) Заказчик проекта, куратор проекта, ответственный проектный офис и ЦПО Республики Крым рассматривают представленный статус-отчет и, при необходимости, инициируют, организуют и выполняют корректирующие воздействия для обеспечения успешной реализации проекта.

12) В ходе стадии "Реализация" руководитель проекта совместно с администратором проекта актуализируют в АИС УПД данные по проекту на основании изменившихся управленческих и рабочих документов проекта.

Регулярность выполнения: постоянно - по мере появления изменений.

13) В случае если по каким-то причинам в ходе стадии "Реализация" возникла необходимость изменения (кроме внесения фактических данных о ходе, статусе и результатах выполнения) следующих управленческих документов по проекту:

а) паспорт проекта,

б) календарный план реализации проекта,

в) план управления рисками проекта,

то инициатором изменения оформляется управленческий документ "Запрос на изменение", который далее обрабатывается в порядке, определённом в разделе 4 настоящего Регламента.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

14) В случае если в ходе стадии "Реализация" любой из участников проекта выявил, что дальнейшая реализация проекта является по каким-либо причинам нецелесообразной, то он инициирует процедуру досрочного завершения проекта в соответствии с порядком действий, согласно разделу 5 настоящего Регламента.

15) После реализации продукта проекта в полном объёме и завершения всех работ, запланированных в календарном плане реализации проекта, руководитель проекта уведомляет ответственный проектный офис о готовности перейти к стадии закрытия проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

16) Далее участники проектной деятельности действуют в соответствии с порядком принятия решения о переводе проекта на следующую стадию жизненного цикла, определённым в разделе 4 настоящего Регламента.

3.4.6. Результирующие данные и документы стадии "Реализация"

Основными результирующими данными и документами стадии "Реализация" являются:

а) рабочий документ "Реестр запросов на изменение":

б) управленческие документы:

1) запросы на изменение;

2) регулярные статус-отчеты;

3) актуализированный календарный план реализации проекта;

4) актуализированный реестр рисков проекта;

5) актуализированный план управления рисками проекта;

в) актуализированные в АИС УПД данные из разработанных рабочих и управленческих документов.

3.5. Стадия "Закрытие"

На рисунке ниже приведена укрупненная схема реализации стадии закрытия проекта.

Управленческие документы: первоначально утвержденные версии

 |             |

 |             

 |  /----------------------------------------------\

 |  |             Запросы на изменение             |

 |  \----------------------------------------------/

 |     |       

 |     |  /----------------------------------------\

 |     |  |  Управленческие документы: последние   |

 |     |  |           актуальные версии            |

 |     |  \----------------------------------------/

/----------------\          /----------------------\

|Итоговый отчет: |          |    Предложения по    |РП

|   разработка   |-------- | мотивации участников |

|                |          |       проекта        |

\----------------/          \----------------------/

Итоговый отчет: согласование

/----------------\

|Итоговый отчет: |                    ЦПО, ПК

|  утверждение   |-----------------------\

\----------------/                       |

/----------------\           /---------------------\

|   Решение о    |ЦПО, ПК    |  Решение о начале   |

|закрытии проекта|           |   постпроектного    |

|                |           |  мониторинга (ППМ)  |

\----------------/           \---------------------/ ЦПО, ПК

/----------------\           /---------------------\

| Архив проекта  |РП         |     Кандидатура     |

|                |           |ответственного за ППМ|

\----------------/           \---------------------/

3.5.1. Цель стадии "Закрытие"

Целью стадии "Закрытие" является подведение итогов реализации проекта, его формальное закрытие, освобождение задействованных ресурсов.

3.5.2. Задачи стадии "Закрытие"

Основными задачами стадии "Закрытие" являются:

1) разработка итогового отчёта по проекту;

2) принятие решения о формальном закрытии проекта;

3) принятие решений по поощрению и наказанию участников проекта;

4) принятие решения о проведении постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта;

5) архивирование проектных документов.

3.5.3. Участники стадии "Закрытие"

Основными участниками стадии "Закрытие" являются:

1) руководитель проекта;

2) ответственный проектный офис (ФПО или МПО в зависимости от ведомственной или муниципальной принадлежности проекта);

3) ЦПО Республики Крым;

4) Проектный комитет Республики Крым.

3.5.4. Исходные данные и документы стадии "Закрытие"

Исходными данными и документами для начала стадии "Закрытие" являются:

1) первоначально утверждённые версии управленческих документов по проекту:

а) паспорт проекта;

б) календарный план реализации проекта;

в) реестр рисков проекта;

г) план управления рисками проекта;

2) последние актуальные версии вышеупомянутых управленческих документов по проекту на момент начала стадии "Закрытие";

3) реестр запросов на изменение.

3.5.5. Порядок реализации стадии "Закрытие"

Стадия "Закрытие" начинается сразу же после окончания стадии "Реализация.

Порядок реализации стадии закрытия проекта следующий:

1) Руководитель проекта разрабатывает управленческий документ "Итоговый отчёт по проекту", рабочий документ "Предложения по мотивации участников проекта" и направляет их в ответственный проектный офис для рассмотрения, согласования или утверждения.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

2) Документ "Предложения по мотивации участников проекта" рассматривается только после закрытия проекта и вне рамок регламента по управлению проектами.

3) Ответственный проектный офис после получения документа "Итоговый отчёт по проекту" рассматривает его и принимает одно из решений:

а) согласовать итоговый отчёт по проекту и направить его на дальнейшее рассмотрение в ЦПО Республики;

б) вернуть итоговый отчёт по проекту на доработку.

4) ЦПО Республики Крым после получения документа "Итоговый отчёт по проекту" рассматривает его и принимает одно из решений:

а) утвердить итоговый отчёт по проекту, закрыть проект (для проектов с управленческим профилем "Стандартный");

б) утвердить итоговый отчёт по проекту, закрыть проект, начать постпроектный мониторинг общественно значимого эффекта от реализации проекта (для проектов с управленческим профилем "Стандартный");

в) согласовать итоговый отчёт по проекту, рекомендовать Проектному комитету Республики Крым отчет к утверждению, а проект - к закрытию (для проектов с управленческим профилем "Приоритетный");

г) вернуть итоговый отчёт по проекту на доработку.

Решение оформляется документом "Протокол рассмотрения итогового отчёта по проекту" и в числе прочего должно содержать обоснование принятого решения.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

5) После принятия для проекта с управленческим профилем "Приоритетный" решения о согласовании итогового отчёта по проекту ЦПО Республики Крым выполняет все необходимые действия для включения вопроса о рассмотрении итогового отчёт по проекту и закрытии проекта в повестку очередного заседания Проектного комитета Республики Крым и готовит проект решения по данному вопросу.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

6) Проектный комитет Республики Крым на очередном заседании рассматривает итоговый отчёт по проекту, рекомендации ЦПО Республики Крым относительно закрытия проекта и принимает одно из решений:

а) утвердить итоговый отчёт по проекту, закрыть проект;

б) утвердить итоговый отчёт по проекту, закрыть проект, начать постпроектный мониторинг общественно значимого эффекта от реализации проекта;

в) вернуть итоговый отчёт по проекту на доработку.

Срок выполнения: на очередном заседании Проектного комитета.

7) В случае возврата итогового отчёта по проекту на доработку руководитель проекта дорабатывает его и повторно направляет в ответственный проектный офис на согласование.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

8) В случае принятия решения начать постпроектный мониторинг общественно значимого эффекта от реализации проекта орган, принявший решение (ЦПО Республики Крым или Проектный комитет Республики Крым), назначает ответственного за постпроектный мониторинг, устанавливает срок подготовки и представления ответственным за постпроектный мониторинг плана постпроектного мониторинга.

Решение оформляется:

а) для проектов с управленческим профилем "Стандартный" - в документе " "Протокол рассмотрения итогового отчёта по проекту";

б) для проектов с управленческим профилем "Приоритетный" - в протоколе заседания Проектного комитета Республики Крым.

Срок выполнения: одновременно с принятием решения о закрытии проекта.

9) После утверждения итогового отчёта по проекту и принятия решения о закрытии проекта руководитель проекта организует архивирование всех документов проекта (как в АИС УПД, так и бумажных экземпляров).

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

10) После окончания архивирования документов проекта руководитель проекта уведомляет ответственный проектный офис о завершении стадии закрытия проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

11) Ответственный проектный офис проверяет полноту и корректность заполнения всех необходимых рабочих и управленческих документов и направляет запрос куратору проекта об утверждении завершения стадии закрытия проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

12) Куратор проекта рассматривает запрос и принимает одно из решений:

а) утвердить завершение стадии "Закрытие", расформировать команду проекта;

б) оставить проект на стадии "Закрытие", поручить руководителю проекта устранить замечания.

О принятом решении куратор проекта сообщает ответственному проектному офису, а тот в свою очередь - руководителю проекта.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

13) В случае наличия замечаний руководитель проекта устраняет замечания и повторно уведомляет ответственный проектный офис о готовности к завершению стадии.

Срок выполнения: устанавливается куратором проекта в зависимости от характера выданных замечаний.

14) После утверждения завершения стадии "Закрытие" руководитель проекта уведомляет всех участников команды проекта о закрытии проекта и освобождении их от выполнения проектных ролей.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

15) Одновременно с уведомлением всех участников команды проекта в соответствии с подпунктом 14 пункта 3.5.5 настоящего Регламента, ответственный проектный офис уведомляет ФПО и МПО всех исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления, участвовавших в проекте, о закрытии проекта и освобождении участников проекта от выполнения проектных ролей.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

3.5.6. Результирующие данные и документы стадии "Закрытие"

Результирующими данными и документами стадии "Закрытие" являются:

1) итоговый отчёт по проекту;

2) предложения по мотивации участников проекта;

3) решение о закрытии проекта;

4) решение о проведении постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (при необходимости);

5) архив документов проекта (в АИС УПД и бумажный).

3.6. Стадия постпроектного мониторинга

На рисунке ниже приведена укрупненная схема реализации стадии постпроектного мониторинга общественно значимых результатов проекта.

Решение о начале постпроектного мониторинга (ППМ)

                 |

План ППМ: разработка

                 |

План ППМ: согласование

                 |

План ППМ: утверждение

План ППМ: реализация

                 |

                                     Ответственный за ППМ

Отчет о результатах ППМ: разработка

                 |

Отчего результатах ППМ: согласование

                 |

                 |

Отчет о результатах ППМ: утверждение

                 |

Архив проекта (дополнение)

3.6.1. Цель стадии постпроектного мониторинга

Целью стадии постпроектного мониторинга является мониторинг общественно значимого эффекта от реализованного проекта.

3.6.2. Задачи стадии постпроектного мониторинга

Основными задачами стадии постпроектного мониторинга являются:

1) разработка плана постпроектного мониторинга;

2) мониторинг и документирование общественно значимого эффекта от реализованного проекта.

3.6.3. Участники стадии постпроектного мониторинга

Основными участниками стадии постпроектного мониторинга являются:

1) ответственный за постпроектный мониторинг, назначенный соответствующим решением ЦПО Республики Крым или Проектного комитета Республики Крым;

2) ЦПО Республики Крым;

3) Проектный комитет Республики Крым.

3.6.4. Исходные данные и документы стадии постпроектного мониторинга

Исходным документом для начала стадии постпроектного мониторинга является документ, в котором зафиксировано решение о начале постпроектного мониторинга.

3.6.5. Порядок реализации стадии постпроектного мониторинга

Стадия постпроектного мониторинга начинает после утверждения документа, в котором зафиксировано решение о начале постпроектного мониторинга.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка:  вместо слова "начинает" следует читать "начинается"

Порядок реализации стадии постпроектного мониторинга следующий:

1) Ответственный за постпроектный мониторинг разрабатывает управленческий документ "План постпроектного мониторинга" и направляет его в ЦПО Республики Крым.

Срок выполнения: в соответствии с документом-основанием для постпроектного мониторинга.

2) ЦПО Республики Крым рассматривает план постпроектного мониторинга и принимает одно из решений:

а) утвердить план постпроектного мониторинга и приступить к его реализации (для проектов с управленческим профилем "Стандартный");

б) согласовать план постпроектного мониторинга и рекомендовать его к утверждению Проектным комитетом Республики Крым (для проектов с управленческим профилем "Приоритетный");

в) вернуть план постпроектного мониторинга на доработку ответственному за постпроектный мониторинг.

Решение оформляется документом "Протокол рассмотрения плана постпроектного мониторинга".

Срок рассмотрения: 3 рабочих дня.

3) После принятия для проекта с управленческим профилем "Приоритетный" решения о согласовании плана постпроектного мониторинга ЦПО Республики Крым выполняет все необходимые действия для включения вопроса о рассмотрении план постпроектного мониторинга по проекту в повестку очередного заседания Проектного комитета Республики Крым и готовит проект решения по данному вопросу.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

4) Проектный комитет Республики Крым на очередном заседании рассматривает план постпроектного мониторинга по проекту, рекомендации ЦПО Республики Крым относительно плана, и принимает одно из решений:

а) утвердить план постпроектного мониторинга по проекту, начать мониторинг;

б) вернуть план постпроектного мониторинга на доработку.

Срок выполнения: на очередном заседании Проектного комитета Республики Крым.

5) В случае возврата план постпроектного мониторинга на доработку ответственный за постпроектный мониторинг дорабатывает его и повторно направляет в ЦПО Республики Крым на рассмотрение.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

6) После утверждения плана постпроектного мониторинга ответственный за постпроектный мониторинг организует и контролирует выполнение плана.

Срок выполнения: в соответствии с утверждённым планом постпроектного мониторинга.

7) После завершения реализации плана постпроектного мониторинга ответственный за постпроектный мониторинг готовит управленческий документ "Отчёт о результатах постпроектного мониторинга" и направляет его на рассмотрение в ЦПО Республики Крым.

Срок выполнения: 5 рабочих дней.

8) ЦПО Республики Крым рассматривает отчёт о результатах постпроектного мониторинга и принимает одно из решений:

а) утвердить отчёт о результатах постпроектного мониторинга (для проектов с управленческим профилем "Стандартный");

б) согласовать отчёт о результатах постпроектного мониторинга и рекомендовать его к утверждению Проектным комитетом Республики Крым (для проектов с управленческим профилем "Приоритетный");

в) вернуть отчёт о результатах постпроектного мониторинга на доработку ответственному за постпроектный мониторинг.

Решение оформляется документом "Протокол рассмотрения отчёта о результатах постпроектного мониторинга".

Срок рассмотрения: 3 рабочих дня.

9) После принятия для проекта с управленческим профилем "Приоритетный" решения о согласовании отчёта о результатах постпроектного мониторинга ЦПО Республики Крым выполняет все необходимые действия для включения вопроса о рассмотрении план постпроектного мониторинга по проекту в повестку очередного заседания Проектного комитета Республики Крым и готовит проект решения по данному вопросу.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

10) Проектный комитет Республики Крым на очередном заседании рассматривает отчёт о результатах постпроектного мониторинга по проекту, заключение ЦПО Республики Крым относительно отчёта и принимает одно из решений:

а) утвердить отчёт о результатах постпроектного мониторинга по проекту;

б) вернуть отчёт о результатах постпроектного мониторинга на доработку.

Срок выполнения: на очередном заседании Проектного комитета Республики Крым.

11) В случае возврата отчёта о результатах постпроектного мониторинга на доработку ответственный за постпроектный мониторинг дорабатывает его и повторно направляет в ЦПО Республики Крым на рассмотрение.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

12) После утверждения отчёта о результатах постпроектного мониторинга ответственный за постпроектный мониторинг добавляет его в архив документов по проекту.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

Стадия постпроектного мониторинга заканчивается после утверждения отчёта о результатах постпроектного мониторинга и добавления отчета в архив документов по проекту.

3.6.6. Результирующие данные и документы стадии постпроектного мониторинга

Результирующими документами стадии постпроектного мониторинга являются:

1) отчёт о результатах постпроектного мониторинга;

2) решение об утверждении отчёта о результатах постпроектного мониторинга.

4. Порядок управления изменениями

4.1. Управление изменениями в проекте осуществляется в целях документирования всех изменений в проекте, которые могут повлиять на содержание управленческих документов по проекту, продукт проекта и достижение запланированных значений показателей эффективности проекта.

4.2. К изменениям не относятся:

1) исправление описок, опечаток, грамматических ошибок в управленческих документах по проекту;

2) внесение фактических данных о ходе, статусе и результатах реализации проекта в управленческие документы по проекту.

4.3. Управление изменениями осуществляется непрерывно и выполняется на протяжении стадий жизненного цикла проекта: "Планирование проекта", "Реализация проекта" и "Закрытие проекта".

4.4. Управление изменениями в проекте осуществляется с использованием документов "Запрос на изменение" и "Реестр запросов на изменение".

4.5. Ни одно изменение в управленческих документах по проекту не может быть сделано до утверждения соответствующего запроса на изменение.

4.6. Порядок управления изменениями в проекте следующий:

1) Инициатор изменения разрабатывает управленческий документ "Запрос на изменение", в котором указывает перечень изменений, которые нужно внести в управленческие документы по проекту, и обоснования для вышеуказанных изменений, после чего направляет запрос на изменение руководителю проекта.

Срок выполнения: не регламентируется - по мере необходимости.

2) Руководитель проекта фиксирует поступивший запрос на изменение в документе "Реестр запросов на изменение" и организует процесс согласования запроса на изменение с лицами и органами, которые ранее согласовали изменяемые управленческие документы по проекту, и на которые могут повлиять возможные отклонения (с заказчиком проекта и ответственным проектным офисом - обязательно).

Срок выполнения: 1 рабочий день.

3) Согласующие стороны рассматривают запрос на изменение и принимают одно из решений:

а) согласовать запрос на изменение;

б) согласовать запрос на изменение с замечаниями;

в) не согласовать запрос на изменение.

Срок выполнения: по 3 рабочих дня на согласующую сторону.

4) После согласования запроса на изменение всеми сторонами руководитель проекта направляет его на утверждение куратору проекта.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

5) Куратор проекта рассматривает запрос на изменение и принимает одно из решений:

а) утвердить запрос на изменение;

б) отклонить запрос на изменение. Срок выполнения: 3 рабочих дня.

6) После утверждения запроса на изменение руководитель проекта вносит соответствующее изменение в управленческие документы по проекту и уведомляет об изменении команду проекта.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

4.7. Все изменения в статусе поступивших и обрабатываемых запросов на изменение фиксируются в реестре запросов на изменение.

Срок выполнения: 1 рабочий день.

5. Порядок принятия решения о переводе проекта на следующую стадию жизненного цикла

5.1. После получения от руководителя проекта уведомления о готовности перейти к следующей стадии жизненного цикла проекта ответственный проектный офис (ФПО или МПО в зависимости от ведомственной или муниципальной принадлежности проекта) проверяет полноту и корректность заполнения всех необходимых рабочих и управленческих документов по проекту и принимает одно из решений:

а) направить куратору проекта запрос на утверждение перевода проекта на следующую стадию жизненного цикла;

б) оставить проект на текущей стадии жизненного цикла, поручить руководителю проекта устранить замечания, препятствующие переводу проекта на следующую стадию.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

5.2. Куратор проекта после получения запроса от ответственного проектного офиса рассматривает запрос и принимает одно из решений:

а) утвердить перевод проекта на следующую стадию жизненного цикла;

б) оставить проект на текущей стадии жизненного цикла, поручить руководителю проекта устранить замечания, препятствующие переводу проекта на следующую стадию.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

5.3. После утверждения решения о переводе проекта на следующую стадию жизненного цикла ответственный проектный офис обновляет информацию о стадии проекта в Реестре проектов исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления и доводит принятое решение до руководителя проекта.

Срок выполнения: 2 рабочих дня.

5.4. В случае наличия замечаний руководитель проекта устраняет замечания и повторно уведомляет ответственный проектный офис о готовности перевода проекта на следующую стадию.

Срок выполнения: устанавливается ответственным проектным офисом или куратором проекта в зависимости от характера выданных замечаний.

6. Порядок приостановки реализации и досрочного закрытия проекта

В случае если в какой-либо момент времени в ходе планирования или реализации проекта фактическое или прогнозное состояние проекта в части содержания, сроков реализации, значений ключевых показателей эффективности проекта делает дальнейшую реализацию проекта в данный период времени нецелесообразной, то:

6.1. Руководитель проекта разрабатывает один из управленческих документов: "Запрос на приостановку реализации проекта", "Запрос на досрочное закрытие проекта" и отправляет его на согласование и утверждение.

Срок выполнения: 3 рабочих дня.

6.2. Для проектов с управленческим профилем "Стандартный" запрос на приостановку реализации или досрочное закрытие последовательно согласуется с: куратором проекта, заказчиком проекта, ответственным проектным офисом, после чего утверждается ЦПО Республики Крым.

Сроки согласования: по 3 рабочих дня на согласующую сторону.

Срок утверждения: 5 рабочих дней.

6.3. Для проектов с управленческим профилем "Приоритетный" запрос на приостановку реализации или досрочное закрытие последовательно согласуется с: куратором проекта, заказчиком проекта, ответственным проектным офисом, ЦПО Республики Крым, после чего утверждается Проектным комитетом Республики Крым.

Сроки согласования: по 3 рабочих дня на согласующую сторону.

Срок утверждения: на очередном заседании Проектного комитета Республики Крым.

6.4. После утверждения запроса на приостановку реализации или досрочное закрытие проекта руководитель проекта организует и проводит приёмку промежуточных результатов проекта.

Срок выполнения: 10 рабочих дней.

6.5. После приёмки промежуточных результатов проекта проект переходит на стадию "Закрытие".

7. Порядок эскалирования вопросов и проблем

7.1. На рисунке ниже приведена укрупненная схема порядка эскалирования вопросов и проблем при осуществлении проектной деятельности.

           /----------------------\

           |  Проектный комитет   |

           \----------------------/

           /----------------------\

           |         ЦПО          |

           \----------------------/

/---------------------\       |

|     ФПО или МПО     |       |

\---------------------/       |

                             |

                   |          |

      Стандартный  |          | Приоритетный

           /----------------------\

           |   Куратор проекта    |

           \----------------------/

           /----------------------\

           | Руководитель проекта |

           \----------------------/

           /----------------------\

           |  Участники команды   |

           |       проекта        |

           \----------------------/

7.2. В случае если в ходе проекта у участника команды проекта возникает вопрос или проблема, которую он не может решить на своём уровне, то он обязан эскалировать вопрос на руководителя проекта в течение 2 рабочих дней.

7.3. В случае если руководитель проекта не может решить какой-либо вопрос или проблему на своём уровне, то он обязан эскалировать вопрос на куратора проекта в течение 2 рабочих дней.

7.4. В случае если куратор проекта не может решить какой-либо вопрос или проблему на своём уровне, то он обязан эскалировать вопрос на ответственный проектный офис (для проектов с управленческим профилем "Стандартный") или ЦПО Республики Крым (для проектов с управленческим профилем "Приоритетный") в течение 2 рабочих дней.

7.5. В случае если ответственный проектный офис не может решить какой-либо вопрос или проблему на своём уровне, то он обязан эскалировать вопрос на ЦПО Республики Крым в течение 2 рабочих дней.

7.6. В случае если ЦПО Республики Крым не может решить какой-либо вопрос или проблему на своём уровне, то он обязан эскалировать вопрос на Проектный комитет Республики Крым на очередном заседании.

8. Порядок управления документами по проекту

8.1. Документы по проекту включают в себя комплект управленческих и рабочих документов по проекту.

8.2. В структурированном виде документы по проекту представляют собой архив проекта.

8.3. К управленческим документам по проекту относятся:

1) проектная инициатива;

2) реестр проектных инициатив исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления;

3) реестр проектов исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления;

4) паспорт проекта;

5) реестр заинтересованных сторон проекта;

6) календарный план реализации проекта;

7) реестр рисков проекта;

8) план управления рисками проекта;

9) статус-отчет по проекту;

10) запрос на изменение;

11) запрос на приостановку реализации проекта;

12) запрос на досрочное закрытие проекта;

13) итоговый отчёт по проекту;

14) план постпроектного мониторинга;

15) отчет о результатах постпроектного мониторинга.

8.4. К рабочим документам по проекту относятся:

1) требования к продукту проекта;

2) требования к ходу реализации проекта;

3) реестр запросов на изменение;

4) предложения по мотивации участников проекта.

8.5. Управленческие и рабочие документы по проекту подготавливаются по формам и в соответствии с требованиями к их содержанию, утверждаемыми ЦПО Республики Крым.

8.6. Руководитель проекта обеспечивает ознакомление участников команды с управленческими документами по проекту в срок не позднее трёх рабочих дней с даты их утверждения.

8.7. Администратор проекта (в случае его отсутствия - руководитель проекта) обеспечивает занесение в АИС УПД электронных версий рабочих и управленческих документов по проекту (исходных файлов и скан-копий) в течение 1 рабочего дня после изменения их статуса и (или) содержания.

8.8. Обмен информацией и документами, в том числе при согласовании и утверждении управленческих документов по проекту между участниками проектной деятельности, согласующими и иными лицами, допускается:

1) на бумажном носителе;

2) посредством электронной связи, в том числе с использованием СЭД, посредством направления по электронной почте, в АИС УПД;

3) посредством факсимильной связи.