Приложение. Порядок приема, распределения, обработки, хранения и использования обязательного экземпляра документов Республики Крым

Приложение
к приказу
Министерства культуры
Республики Крым
от 28.11.2017 г. N 247

Порядок
приема, распределения, обработки, хранения и использования обязательного экземпляра документов Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии со статьями 1, 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", статьей 2 Закона Республики Крым от 27 марта 2017 года N 368-ЗРК/2017 "Об обязательном экземпляре документов" (далее - Закон), пунктом 19 Плана мероприятий по реализации в Республике Крым в 2017 - 2018 годах Стратегии государственной культурной политики на период до 2030 года", утвержденного распоряжением Совета министром Республики Крым от 11 апреля 2017 года N 356-р.

1.2. Порядок устанавливает правила приема, распределения, обработки, хранения и использования обязательного экземпляра документов Республики Крым.

1.3. В настоящем Порядке применяются следующие понятия:

1) обязательный экземпляр документов Республики Крым (далее - обязательный экземпляр) - экземпляры изготовленных на территории Республики Крым или за ее пределами по заказу организаций, находящихся в ведении Республики Крым, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации Республики Крым в порядке и количестве, установленных Федеральным законом "Об обязательном экземпляре документов";

2) библиотечно-информационный фонд документов Республики Крым (далее Фонд) - собрание всех видов документов, которое формируется на основе обязательного экземпляра документов Республики Крым.

Иные понятия используются в значении, определенном статьей 1 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов".

1.4. Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра документов Республики Крым, определены в статье 5 Закона.

1.5. Посылки и бандероли с документами направляются производителями документов получателям документов в соответствии с почтовыми правилами Российской Федерации.

2. Обязанности получателя документов

2.1. В обязанности получателя документов входит:

2.1.1. осуществление контроля за полнотой доставки документов;

2.1.2. комплектование, регистрация и учет документов;

2.1.3. хранение и использование документов по профилю комплектования фондов;

2.1.4. копирование документов в целях информационного обслуживания граждан и организаций, осуществляется в соответствии с действующим законодательством;

2.1.5. при обнаружении в содержании документов признаков экстремистской деятельности незамедлительно направлять информацию об указанных фактах в соответствующие исполнительные органы государственной власти Республики Крым либо органы прокуратуры по месту нахождения получателя документов.

3. Приём документов

3.1. Из числа специалистов отдела комплектования и обработки литературы получателя документов приказом руководителя учреждения назначаются ответственные сотрудники осуществляющие прием, проверку, регистрацию, учет и распределение документов (далее - ответственные сотрудники учреждения).

3.2. При получении библиотекой документов от производителей документов, ответственные сотрудники учреждения в рабочие дни осуществляют приём, проверку, регистрацию и учет документов.

3.3. Документом, подтверждающим доставку и получение обязательного экземпляра документов, является акт о приеме документов и опись, приложенная к партии поставки. Опись составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр описи с подписью сотрудника, ответственного за прием, проверку, регистрацию, учет и распределение документов, и штампом библиотеки передается производителю документов.

3.4. Ответственные сотрудники учреждения, получившие документы в день их поступления:

3.4.1. вскрывают бандероли с документами;

3.4.2. проверяют бандероли на предмет комплектности, наличия сопроводительных документов и отсутствия дефектов в документах, каковыми следует считать: пропуск отдельных страниц или тетрадей в книжном блоке, наличие не пропечатанных или перевернутых страниц, не скрепленных или скрепленных не в должном порядке листов, а также небрежную обрезку, брак в переплете, механические повреждения машиночитаемого носителя и другие дефекты препятствующее полноценному использованию документа;

3.4.3. регистрируют документы путём внесения соответствующей информации в журнал регистрации и учёта документов, с присвоением соответствующего номера и даты регистрации;

3.4.4. на сопроводительном документе производителя в правом нижнем углу лицевой страницы проставляют соответствующий регистрационный штамп, в котором указывают номер и дату регистрации.

3.5. В случае обнаружения дефектов в предоставленных документах обязанность производителя документов считается не исполненной, в связи, с чем ответственные сотрудники учреждения:

3.5.1. составляют акт дефектности документов (далее - акт);

3.5.2. документ регистрируют с отметкой о составлении вышеуказанного акта;

3.5.3. содержимое бандероли направляют обратно отправителю заказным письмом либо заказной бандеролью с соответствующим сопроводительным письмом;

3.5.4. конверт (упаковку) поступившей бандероли подшивают к акту и оставляют на хранение в отделе комплектования и обработки литературы получателей документов в соответствии со сроками хранения;

3.5.5. по требованию производителя документов или курьера ему предоставляется справка об отказе в приёме документов с указанием соответствующей причины.

3.6. По запросу получателя документов производитель документов заменяет дефектный экземпляр в месячный срок со дня направления ему соответствующего запроса, путем дополнительного предоставления документа.

3.7. Прием документов, направленных получателю дополнительно, проводится в том же порядке, что и первичный прием документов.

3.8. В случае недоставки, несвоевременной и неполной доставки документов ответственные сотрудники учреждения представляют сведения о допущенных нарушениях в соответствующие исполнительные органы государственной власти Республики Крым.

4. Распределение документов

4.1. Фонд распределяется по назначению и принципам хранения в следующие подразделения получателей документов:

4.1.1. все первые экземпляры печатных изданий и официальных документов Фонда, передаются в отделы книгохранения получателей документов;

4.1.2. все вторые и третьи экземпляры печатных изданий и официальных документов, поступившие в качестве обязательного экземпляра Республики Крым, передаются в соответствующие фонды читальных залов получателей документов;

4.1.3. в случае поступления документов несоответствующих профилю и специфике комплектования получателей документов, третьи обязательные экземпляры документов Республики Крым перераспределяются в библиотеки Республики Крым через обменные фонды республиканских библиотек в соответствии с действующим законодательством.

5. Обработка, хранение и использование документов

5.1. Документы, поступившие в качестве обязательного экземпляра, подлежат библиографической и технической обработке.

5.2. На каждом документе проставляется штамп "Обязательный экземпляр": в книгах, брошюрах и журналах - на титульном листе и/или обложке; на газетах, плакатах и других листовых изданиях - в верхней части первой полосы.

5.3. Расстановка Фонда в отделах книгохранения осуществляется в соответствии с таблицами библиотечно-библиографической классификации (ББК) по систематически - алфавитному принципу.

5.4. Фонд используется для библиотечно-информационного обслуживания пользователей библиотек, копирования и репродуцирования, а также перевода в электронный вид с учетом соблюдения действующего законодательства.

5.5. Обязательный экземпляр документов отдела книгохранения используется в случае отсутствия на месте (выдачи пользователю) второго и третьего экземпляров документов в профильных читальных залах, для:

5.5.1. копирования и репродуцирования документов в целях библиотечно-информационного обслуживания граждан и организаций Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством;

5.5.2. научных целей: изучения книгоиздательской практики и истории региона как части национальной истории Российской Федерации;

5.5.3. обеспечения информационных запросов организаций, выполняющих функции государственной регистрации и учета различных видов документов;

5.5.4. обеспечения информационных запросов производителей документов;

5.5.5. перевода в электронный вид с учетом соблюдения законодательства Российской Федерации;

5.5.6. подготовки библиографических баз данных и обеспечения открытого доступа к ним, в том числе через информационно - телекоммуникационные сети;

5.5.7. издания библиографических указателей, списков, содержащих информацию о документах, поступивших в качестве обязательного экземпляра документов Республики Крым.

5.6. Все издания, поступающие в Фонд получателей документов как обязательный экземпляр, подлежат индивидуальному и суммарному учету в соответствии с Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077.

5.7. Каждый получатель документов осуществляет суммарный и индивидуальный учет самостоятельно.

5.8. Сведения для государственного статистического учета Фонда передаются ежеквартально получателями документов в Государственное бюджетное учреждение культуры Республики Крым "Крымская республиканская универсальная научная библиотека им. И. Я. Франко" - центральную библиотеку Республики Крым.

5.9. Первый обязательный экземпляр документов Республики Крым и издания краеведческой тематики, подлежат постоянному (бессрочному) хранению.

5.10. Хранение второго и третьего обязательного экземпляра документов Республики Крым осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

5.11. Контроль за использованием и хранением Фонда осуществляют исполнительные органы государственной власти Республики Крым, органы местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.