Приложение 5

Приложение 5
к решению 80-й сессии
Симферопольского
городского совета
от 19.12.2017 N 1466

Приложение 8
к решению 16-й сессии
Симферопольского
городского совета
от 02.04.2015 N 233

Положение
об отделе делопроизводства и информационно-технического обеспечения аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и информационно-технического обеспечения аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым (далее - Аппарат).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, правовыми актами Главы Республики Крым, Государственного Совета Республики Крым, Совета министров Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, настоящим Положением, иными правовыми актами.

1.3. Отдел создается решением сессии Симферопольского городского совета Республики Крым по предложению председателя Симферопольского городского совета и в соответствии с Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

1.4. Отдел является подотчетным и подконтрольным Симферопольскому городскому совету Республики Крым (далее - Городской совет), главе муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым - председателю Симферопольского городского совета (далее - председатель Симферопольского городского совета), управляющему делами аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым (далее - управляющий делами) в пределах полномочий.

Положение об Отделе, его штатная численность утверждаются Городским советом по представлению председателя Симферопольского городского совета.

Штатное расписание Отдела утверждается распоряжением председателя Симферопольского городского совета по представлению начальника Отдела, согласованному с управляющим делами.

1.5. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с иными структурными подразделениями Аппарата, Администрацией города Симферополя Республики Крым (далее - Администрация города), ее структурными подразделениями, Контрольно-счетной палатой города Симферополя Республики Крым и Избирательной комиссией муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым (далее по тексту понятие муниципальное образование городской округ Симферополь Республики Крым указывается как "городской округ").

1.6. Отдел не является юридическим лицом, имеет свои штампы, печати.

1.7. Финансирование деятельности Отдела осуществляется за счет средств городского бюджета, предусмотренных на содержание Городского совета.

2. Цель и основные задачи

2.1. Основной целью деятельности Отдела является консультационное, документационное и материально-техническое обеспечение деятельности Городского совета, его Аппарата, председателя Симферопольского городского совета.

2.2. Основными задачами Отдела являются:

2.2.1. Осуществление консультационного, документационного и материально-технического обеспечения исполнения полномочий Городского совета, органов Городского совета, депутатов и председателя Симферопольского городского совета, а также мероприятий, проводимых Городским советом и председателем Симферопольского городского совета.

2.2.2. Обеспечение выполнения требований законодательства Российской Федерации по рассмотрению обращений граждан и документов, поступивших в Городской совет, осуществление контроля за состоянием этой работы, организация единой системы ведения делопроизводства структурными подразделениями Аппарата, должностными лицами, обеспечение единого порядка поступлений, обработки документов и контроля за их прохождением.

2.2.3. Обеспечение участия председателя Симферопольского городского совета, иных органов и должностных лиц, в пределах полномочий, в деятельности по вопросам жизнедеятельности и безопасности.

3. Подразделения и их функции

3.1. В состав Отдела входит сектор информационно-технического обеспечения.

3.2. Функции Отдела:

1) осуществление приема и регистрации писем, обращений граждан, предприятий и организаций, поступивших в Городской совет, в том числе и по электронной почте, в соответствии с действующим законодательством, контроля за сроками их прохождения и рассмотрения, а также анализа поступивших обращений, запросов и других документов и подготовку предложений по устранению нарушений и недостатков при их рассмотрении;

2) обеспечение организации приема граждан и представителей организаций, предприятий по вопросам, отнесенным к компетенции Городского совета;

3) оказание гражданам и представителям организаций и предприятий консультационно-информационную помощь в пределах своей компетенции;

4) составление графиков приема граждан руководством Городского совета, осуществление предварительной записи на прием, подготовка к приему необходимых материалов, обеспечение приема и его документального оформления;

5) осуществление контроля за выполнением поручений, данных по результатам приема граждан, или резолюций при направлении обращений на рассмотрение соответствующим органам или должностным лицам;

6) осуществление организационно-методического руководства по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях Аппарата;

7) подготовка в пределах полномочий проектов решений Городского совета, правовых актов председателя Симферопольского городского совета, инструкции по общему делопроизводству и делопроизводству по обращениям граждан, иных документов и материалов в соответствии с планами работы, решениями Городского совета, распоряжениями, постановлениями или поручениями председателя Симферопольского городского совета, управляющего делами по вопросам, которые относятся к компетенции Отдела;

8) составление сводной номенклатуры дел Городского совета, осуществление контроля за правильным оформлением, формированием и хранением дел, которые подлежат сдаче в архив;

9) оказание методической помощи в усовершенствовании форм и методов работы с документами в подразделениях Аппарата, на предприятиях, в учреждениях и организациях городского округа;

10) проведение ежемесячно анализа состояния исполнительской дисциплины по выполнению контрольных документов и обращений граждан в структурных подразделениях Аппарата;

11) внесение предложений по совершенствованию организации делопроизводства, контроля и работе по обращениям граждан;

12) информирование председателя Симферопольского городского совета, управляющего делами о состоянии выполнения контрольных документов и обращений граждан;

13) обобщение и анализ данных о результатах выполнения взятых на контроль документов, обращений граждан;

14) осуществление отправки исходящей корреспонденции, зарегистрированной в Отделе;

15) истребование и получение от исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан информацию, документов и материалов, необходимых для деятельности Отдела, передача в установленном порядке информации указанным органам, предприятиям и гражданам;

16) ведение электронной базы данных по общему делопроизводству и делопроизводству по обращениям граждан.

17) участие в подготовке ежегодного отчета председателя Симферопольского городского совета о деятельности Городского совета по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

18) организация контроля за сроками исполнения правовых актов Городского совета, председателя Симферопольского городского совета, в части, касающейся Городского совета, структурных подразделений Аппарата;

19) обеспечение хранения документов в соответствии с нормативными актами до сдачи в архив;

20) организация приема граждан руководством Городского совета;

21) выполнение иных функций, в пределах задач, предусмотренных настоящим Положением.

3.3. Сектор выполняет следующие функции:

1) обеспечивает функционирование и безопасность информационных систем, а также вносит предложения по их внедрению в структурные подразделения Аппарата;

2) обеспечивает работу системы голосования, усиления речи и ее записи, других технических средств при проведении сессий и иных мероприятий Городского совета;

3) создает, модернизирует и обеспечивает работоспособность локальной вычислительной сети в Городском совете.

4) организует контроль за использованием программного обеспечения, компьютерной и оргтехники;

5) обеспечивает доступ структурных подразделений Городского совета к информационным базам данных;

6) проводит установку и конфигурирование программного обеспечения;

7) обеспечивает безопасный доступ пользователей локальной вычислительной сети и антивирусную защиту;

8) обеспечивает функционирование электронной почты в Городском совете и его Аппарате;

9) проводит мониторинг и обобщение потребностей структурных подразделений Аппарата в компьютерной, копировально-множительной и другой электронной оргтехнике;

10) осуществляет контроль за рациональным использованием и сохранностью материальных ценностей, находящихся на балансе Городского совета;

11) обеспечивает выполнение в Городском совете нормативных требований охраны труда, пожарной безопасности, действий в условиях чрезвычайных ситуаций;

12) обеспечивает деятельность председателя Симферопольского городского совета и иных должностных лиц, по вопросам профилактики терроризма, минимизации и ликвидации последствий его проявления в рамках Антитеррористической комиссии городского округа;

13) обеспечивает деятельность председателя Симферопольского городского совета и иных должностных лиц, по вопросам противодействия незаконному обороту наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров в рамках Антинаркотической комиссии городского округа.

4. Организация деятельности отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности председателем Симферопольского городского совета.

4.2. Начальник Отдела непосредственно подчиняется председателю Симферопольского городского совета и управляющему делами.

4.3. Начальник несет персональную ответственность за организацию работы Отдела в рамках, возложенных на него полномочий.

4.4. Начальник в соответствии с предоставленными ему полномочиями, а также компетенцией Отдела:

1) руководит деятельностью Отдела;

2) организует и обеспечивает выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

3) осуществляет контроль за исполнением работниками Отдела своих должностных обязанностей, правил внутреннего распорядка Аппарата;

4) отвечает за подготовку отчетов о работе Отдела, справок, информации по вопросам деятельности Отдела;

5) ведет личный прием граждан, обеспечивает рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам деятельности Отдела.

4.5. В период отсутствия начальника Отдела его полномочия осуществляет заведующий сектором либо иное лицо на основании распоряжения председателя Симферопольского городского совета.

5. Обеспечение деятельности (права)

5.1. В целях выполнения поставленных задач и возложенных функций Отдел имеет право:

5.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию (материалы) по вопросам, входящим в компетенцию Отдела от руководителей структурных подразделений Аппарата, Администрации города Симферополя Республики Крым, иных органов и должностных лиц местного самоуправления, органов государственной и федеральной власти, руководителей предприятий, учреждений и организаций.

5.1.2. Рассматривать в пределах своей компетенции обращения физических и юридических лиц, организаций.

5.1.3. Вносить предложения по образованию комиссий, рабочих групп, принимать участие в работе совещательных органов в соответствии со своей компетенцией.

5.1.4. Осуществлять сбор и обработку отчетности и другой информации в рамках полномочий.

6. Ответственность

6.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за организацию работы Отдела в рамках возложенных на него полномочий.

6.2. Должностные лица Отдела несут установленную законом ответственность за выполнение своих должностных обязанностей.

Заместитель председателя Симферопольского городского совета

Е.А. Шапилова

Начальник управления муниципальной политики аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым

А.Т. Амирасланов