Приложение 1. Положение об Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

Приложение 1
к приказу Государственного
комитета по делам архивов
Республики Крым
от 30.03.2018 N 15-н

Положение
об Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - ЭПК, комиссия) создается в целях рассмотрения следующих научно-методических и практических вопросов:

экспертизы ценности документов в архивах организаций Республики Крым в целях включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации;

определения в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов, в том числе уникальных;

экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах Республики Крым; архивных отделах (управлениях, секторах) администраций районов и городских округов Республики Крым, муниципальных архивах (далее - муниципальные архивные учреждения) и архивах организаций;

определения состава источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений;

комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, а также архивов организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений (далее - организации - источники комплектования).

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными и иными правовыми актами, принятыми Федеральным архивным агентством (далее - Росархив) или по его представлению иными федеральными органами исполнительной власти, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, указами Главы Республики Крым, постановлениями и распоряжениями Совета министров Республики Крым, правовыми актами Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - Госкомархив), решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК), а также настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным постоянно действующим органом, чьи решения вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК председателем Госкомархива.

1.4. Решения ЭПК, принятые в пределах ее компетенции и утвержденные в установленном порядке, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами Республики Крым, органами государственной власти, местного самоуправления и организациями - источниками комплектования.

Решения и рекомендации комиссии, связанные с определением не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел сроков хранения документов, предложения по включению документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также предложения о внесении изменений в нормативные документы и методические пособия отраслевого и межотраслевого значения, подлежат рассмотрению ЦЭПК в установленном порядке.

1.5. Состав ЭПК утверждается приказом председателя Госкомархива.

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Госкомархива, государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений, членов экспертных комиссий органов государственной власти Республики Крым (по согласованию), внештатные советники председателя Госкомархива (по согласованию).

1.6. Председателем ЭПК является заместитель председателя Госкомархива согласно распределению функциональных обязанностей.

Председатель осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, ведет заседания ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

Председатель имеет право приглашать на заседания ЭПК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению, специалистов архивных учреждений, других организаций в качестве консультантов и экспертов.

1.7. Заместителем председателя ЭПК назначается руководитель структурного подразделения Госкомархива по направлению деятельности.

1.8. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурного подразделения Госкомархива.

Секретарь обеспечивает подготовку повестки дня заседаний ЭПК, а также своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, их регистрацию и учет; ведет и оформляет протоколы заседаний ЭПК.

По указанию председателя приглашает на заседание ЭПК не входящих в состав ЭПК экспертов государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, представителей организаций, направляет выписки из протоколов заседаний ЭПК заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК.

1.9. ЭПК организует и проводит выездные заседания, совместные заседания с экспертно-методическими и экспертными комиссиями государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

1.10. ЭПК имеет бланк и штампы о регистрации, утверждении, согласовании и одобрении документов, предусмотренных пунктами 3.1., 3.2. и 3.3. настоящего Положения.

2. Основные задачи ЭПК

Основными задачами ЭПК являются:

2.1. Определение принципов и критериев формирования Архивного фонда Республики Крым, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации; определение состава документов, относящихся к Архивному фонду Республики Крым.

2.2. Рассмотрение вопросов оптимизации состава Архивного фонда Республики Крым, хранящихся в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях или подлежащих приему в эти архивы.

2.3. Определение видов и состава источников комплектования государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений в Республике Крым.

2.4. Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Крым, систематизации документов внутри архивного фонда организации - источника комплектования архива, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.

2.5. Осуществление методического руководства и координации деятельности экспертно-методических и экспертных комиссий (далее - ЭМК, ЭК) государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, а также организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

3. Функции ЭПК

В соответствии со своими задачами, ЭПК осуществляет следующие основные функции:

3.1. Рассматривает и выносит решения об утверждении:

3.1.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, личного происхождения (граждан), представленных государственными органами, органами местного самоуправления и организациями - источниками комплектования, а также составленных в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях;

3.1.2. актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях;

3.1.3. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях на правах подлинников, представленных ЭМК, ЭК;

3.1.4. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями - источниками комплектования, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.5. описей и перечней (номерников) особо ценных дел и документов государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.6. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.7. листов учёта и описания уникальных документов государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.8. перечней проектов (проблем, тем) научно-технической документации, подлежащей приему в государственные и муниципальные архивы Республики Крым.

3.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании:

3.2.1. списков организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений к спискам;

3.2.2. списков граждан - источников комплектования документами личного происхождения государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений к спискам;

3.2.3. списков возможных источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений к спискам;

3.2.4. примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования, представленных ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

3.2.5. описей дел по личному составу органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии наличия нормативного правового акта, передающего полномочия по предметам ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации и позволяющего осуществлять взаимодействие государственных органов, финансирующихся из бюджетов разных уровней) - источников комплектования, представленных ЭМК и ЭК;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2.5. описей дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения ликвидированных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления, представленных ЭМК и ЭК;

3.2.6. списков фондов государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, предположительно содержащих особо ценные документы;

3.2.7. актов описания архивных документов, переработки описей дел в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях, представленных ЭМК и ЭК;

3.2.8. положений об экспертно-методических, экспертных комиссиях государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, а также организаций - источников комплектования.

3.2.9. положений об архивах организаций - источников комплектования;

3.2.10. актов о создании объединенных архивных фондов;

3.2.11. проектов методических и научно-исследовательских разработок, подготовленных Госкомархивом, государственными архивами Республики Крым и муниципальными архивными учреждениями и организациями - источниками комплектования по направлениям и видам работ в сфере архивного дела и делопроизводства;

3.2.12. предложений государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений о фондировании документов организаций - источников комплектования;

3.2.13. предложений по страховой оценке документов Архивного фонда Республики Крым, проводимой государственными архивами Республики Крым и муниципальными архивными учреждениями;

3.2.14. актов о неисправимых повреждениях архивных документов, представленных ЭМК, ЭК.

3.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении:

3.3.1. планов работы ЭПК на текущий год;

3.3.2. отчетов о работе ЭПК за текущий год.

3.4. Рассматривает и принимает решения:

3.4.1. о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Крым по предложениям государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, музеев, библиотек, и иных собственников уникальных документов.

3.4.2. о включении/исключении организаций в списки организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

3.5. Выносит рекомендации по итогам рассмотрения:

3.5.1. Предложений государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, ЭК организаций - источников комплектования, иных организаций об изменении или установлении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.5.1. Предложений органов государственной власти Республики Крым и организаций об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

3.5.2. Информаций о работе ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, ЭК органов государственной власти Республики Крым по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

3.5.3. Предложений о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Крым в федеральную собственность Российской Федерации, собственность иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных организаций;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.5.3. Спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений и архивов организаций, возникающих между ЭМК, ЭК муниципальных архивных учреждений, ЭК органов государственной власти Республики Крым, организаций.

4. Права ЭПК

ЭПК имеет право:

4.1. Требовать от государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений соблюдения установленных Федеральным архивным агентством правил по вопросам экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Требовать соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения.

4.3. Информировать руководителей организаций - источников комплектования по вопросам деятельности их экспертных комиссий.

4.4. Запрашивать информацию, предложения и заключения государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Республики Крым.

4.5. Заслушивать на заседаниях ЭПК отчеты о работе ЭМК и ЭК о ходе подготовки документов к передаче на постоянное хранение, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Республики Крым, других архивных документов, о причинах утраты документов и по другим вопросам, входящим в компетенцию ЭПК.

4.6. Предоставлять ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений полномочия по определению в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов.

4.7. Предоставлять муниципальным архивным учреждениям полномочия по согласованию нормативно-методических документов (положений об ЭК и архивов организаций, номенклатур, инструкций по делопроизводству), описей дел по личному составу организаций - источников комплектования в целях обеспечения сохранности документов по личному составу, контроля над их своевременным упорядочением, оперативного приема на муниципальное хранение документов ликвидированных организаций.

4.8. Рекомендовать органам государственной власти и местного самоуправления Республики Крым и организациям принимать меры по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым и организаций о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.

4.9. Ставить перед руководством Госкомархива вопрос об инициировании привлечения к ответственности должностных лиц организаций - источников комплектования виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда Республики Крым и по личному составу и нарушении правил обеспечения сохранности документов.

5. Организация работы ЭПК

5.1. Организация работы ЭПК осуществляется в соответствии с регламентом работы ЭПК.

5.2. Председатель ЭПК планирует работу комиссии.

5.3. Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц в последнюю пятницу месяца или по решению председателя ЭПК в другой день, но не позднее окончания текущего месяца. Заседание ЭПК считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее состава.

5.4. Заседания ЭПК протоколируются, решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании ЭПК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему в виде справок (информационных записок и т.д.).

5.5. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК и утверждаются председателем Госкомархива.

5.6. Принятые решения доводятся до государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений, архивов организаций в виде выписок из протокола.

5.7. Работа в ЭПК сотрудников архивных учреждений предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.