Приложение 1. Перечень документов, запрашиваемых у юридического лица, субъекта публичного права, обладающего/наделенного правами юридического лица, индивидуального предпринимателя, связанных с целями, задачами и предметом проверки

Приложение 1
к административному регламенту

Перечень
документов, запрашиваемых у юридического лица, субъекта публичного права, обладающего/наделенного правами юридического лица, индивидуального предпринимателя, связанных с целями, задачами и предметом проверки

I. Документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности объекта проверки:

решение о создании объекта проверки (устав / учредительный договор / положение);

организационно-распорядительный документ о назначении руководителя объекта проверки на должность;

структура и штатное расписание;

приказ о распределении обязанностей между руководством; инструкция по делопроизводству; приказ об определении ответственного лица за архив;

положение об архиве;

должностная инструкция сотрудника, ответственного за ведение архива;

положение об экспертной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии;

документы, подтверждающие права пользования помещением, в которых располагается архив;

номенклатура дел.

II. Документы юридического лица, субъекта публичного права, обладающего/наделенного правами юридического лица, индивидуального предпринимателя, используемые при осуществлении деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований законодательства об архивном деле, исполнением предписаний и постановлений органов регионального государственного контроля (надзора), основные (обязательные) учетные документы архива организации:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;

список фондов;

листы фондов;

описи дел, документов;

реестр описей дел;

вспомогательные архивные справочники - каталоги, указатели, историческая справка к фонду;

учетные базы данных;

акты (о приеме-передаче документов на архивное хранение, о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, о проверке наличия и состояния документов, о технических ошибках, утрате документов и др.);

заказы (служебные записки) на выдачу дел;

акты о выдаче дел во временное пользование;

журналы учета выдачи дел в пользование;

журналы учета выдачи архивных справок, копий, выписок.

Документы по обеспечению противопожарной безопасности архива.

Перечень
документов, запрашиваемых у органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым и муниципальных архивных учреждений, связанных с целями, задачами и предметом проверки

Положение (устав) об архивном отделе администрации муниципального образования, муниципальном архивном учреждении;

административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг, выполнению работ в сфере архивного дела;

положение об экспертной комиссии муниципального архивного учреждения. Регламент работы экспертной комиссии;

протоколы заседаний экспертной комиссии, документы (справки, информации, экспертные заключения, выписки) к ним;

журналы регистрации документов, поступающих на рассмотрение экспертной комиссии муниципального архивного учреждения;

журналы регистрации и учета описей дел, актов, номенклатур, положений и других документов, одобренных и согласованных экспертно-проверочной комиссией, согласованных экспертной комиссией;

справки по итогам обследований состояния делопроизводства и архивного дела в организациях;

журнал регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;

документы (планы, книги регистрации актов проверки наличия фондов, карточки учета фондов, прошедших проверку наличия, списки, карточки, таблицы отсутствующих (необнаруженных) дел и документов и др.) по проведению проверки наличия и состояния архивных документов;

основные учетные документы муниципального архивного учреждения (книги учета поступлений документов, списки фондов, листы фондов, карточки фондов, описи дел, паспорта архивохранилищ, реестры описей и др.);

дела фондов (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов; акты описания архивных документов, переработки описей; договоры и др.);

документы (справки, экспертные заключения) о включении организаций и граждан в списки источников комплектования муниципальных архивных учреждений или исключения их из указанных списков;

учетно-справочные карточки на организации - источники комплектования муниципальных архивных учреждений, учета владельцев, собственников архивов личного происхождения;

наблюдательные дела источников комплектования (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, приказы об ответственных лицах за архив организации и др.);

документы (перечни, сдаточные описи) о приеме документов в неупорядоченном состоянии;

паспорта архивов организаций - источников комплектования;

запросы (тематические, генеалогические, социально-правового характера и др.);

документы (архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры) по их исполнению;

журнал регистрации запросов юридических и физических лиц социально-правового характера (алфавитный) (отдельно по каждому виду запросов);

книги, журналы, карточки регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов;

журнал регистрации личного приема граждан;

личные дела пользователей архивными документами (заявления, отношения, анкеты, требования на выдачу дел, листы выдачи копий и др.);

документы (инструкции, правила) пожарной безопасности;

журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности.