Приложение

Приложение
к распоряжению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от "23" марта 2018 года N 142-р

Приложение
к распоряжению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 12.04.2017 N 280-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Инструкция по делопроизводству или Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - администрация города) документов и порядок документооборота.

1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральные законы от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденные постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации города с правами юридического лица (далее - структурных подразделениях) и отраслевых (функциональных) органах (структурных подразделения) администрации города, не наделенных правами юридического лица (далее - подразделениях) осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - управление делопроизводства) в соответствии с действующим Положением об управлении делопроизводства.

1.5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - администрация города) возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.

1.6. Ведение делопроизводства осуществляется:

- сотрудниками управления делопроизводства в соответствии с Положением и должностными инструкциями сотрудников и включает: обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан (в т.ч. поданных на личном приеме руководству администрации города), организационно-распорядительных документов по основной деятельности, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", контроль хода и сроков исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства;

- сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города в соответствии с их должностными обязанностями, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения, отправку исходящих документов, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота;

- отделом по режимно-секретной работе администрации города (ведение секретного делопроизводства);

1.7. Работники структурных подразделений администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

1.9. Работать с документами вне служебных помещений запрещено.

1.10. Требования Инструкции обязательны для всех работников администрации города.

1.11. Основные понятия:

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- делопроизводственный год - промежуток времени с 01 января по 31 декабря каждого года;

- документ - официальный документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения;

- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, подписанная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);

- ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки;

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда.

2. Общие требования к оформлению документов

Документы, создаваемые в администрации города, печатаются с использованием текстового редактора "Microsoft Word", размер шрифта - 14, Times New Roman, через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления приложений и табличных материалов допускается использование размеров шрифта 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

- "Государственный герб Республики Крым";

- "Наименование органа местного самоуправления"

- "Справочные данные об органе местного самоуправления";

- "Наименование вида документа";

- "Дата документа";

- "Регистрационный номер документа";

- "Ссылка на регистрационный номер и дату документа";

- "Место составления или издания документа";

- "Гриф ограничения доступа к документу";

- "Адресат";

- "Гриф утверждения документа";

- "Резолюция";

- "Заголовок к тексту";

- "Отметка о контроле";

- "Текст документа";

- "Отметка о наличии приложения";

- "Подпись";

- "Гриф согласования документа";

- "Визы согласования документа";

- "Печать";

- "Отметка об исполнителе";

- "Отметка о заверении копии";

- "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

- "Отметка о поступлении документа"

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит "Государственный герб Республики Крым" размещается на бланках документов в соответствии с Законом Республики Крым от 05.06. 2014 N 13-ЗРК "О государственных символах Республики Крым". Герб располагается посередине строки над наименованием органа местного самоуправления.

2.1.3. Реквизит "Наименование органа местного самоуправления" размещается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже Государственного герба Республики Крым на расстоянии 1,5 межстрочного интервала. На бланках писем структурных подразделений их наименование должно располагаться ниже наименования администрации города и соответствовать наименованию, закрепленному в положении о структурном подразделении и штатном расписании администрации города.

2.1.4. Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" содержит почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты и др.

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (3652) 27-32-36.

2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3, 4 Инструкции.

2.1.6. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события).

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 10 февраля 2016 года или 10.02.2016

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с заданным расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под реквизитом "Подпись" на расстоянии 2 межстрочных интервалов от левой границы текстового поля.

2.1.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из номенклатурного индекса структурного подразделения и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с заданным расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя дату документа и регистрационный номер, на который должен быть дан ответ.

2.1.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

2.1.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограниченном круге лиц, имеющем доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

2.1.11. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит располагается в правом верхнем углу. Текст печатается обычным шрифтом, без полужирного начертания или курсива.

1) Если письмо адресовано организации или её подразделению, то наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже. Например:

Министерство транспорта Республики Крым

2) Если адресат - руководитель организации (или заместитель), то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Должность получателя и его фамилия указывается в дательном падеже, инициалы указывают после фамилии. Например:

Главе Республики Крым, Председателю Совета министров Республики Крым Аксенову С.В.

3) Если адресат - физическое лицо, то указывают фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже), а затем - почтовый адрес. Почтовый адрес рекомендуется оформлять в следующем порядке: наименование улицы, номер дома, номер, квартиры, название города. Например:

Филимоновой А. Р. ул. Горького, д. 17, кв.10 г. Симферополь Республика Крым 295023

Согласно требованиям Приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Обращение. При печатании обращение выравнивается по центру без использования жирного или полужирного начертания, после него ставится восклицательный знак. Следующая фраза начинается с красной строки и с заглавной буквы. Возможна следующая форма обращения, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу:

Уважаемый Иван Иванович!

2.1.12. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом или правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера.

Например:

                              Утверждаю

Глава администрации

города Симферополя

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

Глава администрации

города Симферополя

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

Глава администрации

города Симферополя

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

города Симферополя

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

города Симферополя

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

                        Инициалы, фамилия              Личная подпись

                                          "__"__________ 2016 N______

                                          "__"__________ 2016 N______

                                          "__"__________ 2016 N______

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, выравнивается по левому краю. Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.

2.1.13. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем администрации города или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа или отдельном листе - листе резолюций формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Разъединение листа резолюций и документа не допускается.

2.1.14. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечать на вопрос "о чем?" ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

2.1.15. Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.1.16. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа. Текст должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации без переносов слов на строке. Недопустимо использование эмоционально-оценочной или экспрессивной лексики, образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле, а также лексических средств и синтаксических конструкций, относящихся к разговорному стилю. Тон изложения должен носить нейтральный характер.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от заголовка и на расстоянии 3 межстрочных интервалов от реквизита "Адресат" в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками 1.2.), строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой

( а)...; б)...;) или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Структура текста

Вступление. Вводит адресата в поставленную проблему, часто содержит мотивы письма. В практике деловой переписки существует набор готовых языковых формул.

Причина

В связи с проведением совместных работ...

В связи с проведением совместных работ...

В связи с проведением совместных работ...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее намеченным договорённостям Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая социальную значимость объекта...

При ссылках

В соответствии с письмом заказчика... (достигнутой ранее договорённостью, подписанным контрактом)

При ссылках

В соответствии с письмом заказчика... (достигнутой ранее договорённостью, подписанным контрактом)

При ссылках

В соответствии с письмом заказчика... (достигнутой ранее договорённостью, подписанным контрактом)

В соответствии с письмом заказчика... (достигнутой ранее договорённостью, подписанным контрактом)

В соответствии с письмом заказчика... (достигнутой ранее договорённостью, подписанным контрактом)

В ответ на Ваше письмо... (Вашу просьбу)

Согласно протоколу о взаимных поставках... (постановлению правительства, распоряжению ... от..., федеральному закону ...)

Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос)

Указание на цель

В целях выполнения распоряжения...

Указание на цель

В целях выполнения распоряжения...

Указание на цель

В целях выполнения распоряжения...

В целях выполнения распоряжения...

В целях выполнения распоряжения...

- скорейшего решения вопроса...

- усиления охраны государственного имущества...

- обеспечения безопасности прохождения груза... С целью ознакомления с ... высылаем...

Для согласования спорных вопросов... Для решения первоочередных задач... В подтверждение наших договорённостей... Во избежание конфликтных ситуаций..."

Основной текст. Рекомендуется составлять письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную информацию. Изложение каждого аспекта содержания многоаспектных писем следует начинать с нового абзаца, что показывает переход от одной мысли к другой и облегчает восприятие текста.

Заключительные слова. Ими в деловом письме могут быть следующие готовые языковые формулы:

- Убедительно просим Вас не задерживать ответ;

- Просим извинить нас за задержку с ответом;

- Благодарим за своевременную информацию;

- Благодарим за оказанную помощь.

Модели синтаксических конструкций в частных случаях

а) Отказ и отклонение предложения (просьбы):

- К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена;

- Ваша просьба не может быть выполнена;

- Ваше предложение отклонено;

- Ваше предложение отклонено по следующим причинам...;

- Ваше предложение отклонено в связи с... ;

- Присланный Вами проект... на сумму... нами не может быть утверждён по следующим причинам ...

б) Согласие:

- Ваше предложение принято;

- Возражений против ...(чего?) не имеем;

- Ваш запрос удовлетворён...

2.2. Языковые особенности текста

Правописание и употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Д.п. Употребляется с Р.п. согласно (предписанию, решению, приказу, положению)

Употребляется с Р.п. согласно (предписанию, решению, приказу, положению)

- согласно (предписанию, решению, приказу, положению)

- согласно (предписанию, решению, приказу, положению)

- благодаря (своевременным действиям)

- в отношении к (Вам, к указанным лицам)

- вопреки (принятому решению)

- применительно к (данному делу, вопросу)

- по (по требованию, по указанию)" в отношении (Вашей фирмы, предприятия)

- в отношении (Вашей фирмы, предприятия)

- в сторону (увеличения, понижения)

- во избежание (конфликтной ситуации)

- в целях (обеспечения безопасности)

- в течение (срока действия договора)

- в продолжение (совещания)

- в заключение (сообщения, встречи)

- вследствие (непредвиденных обстоятельств)

- ввиду (прекращения финансирования)

- иметь в виду

- в отличие (от показателей прошлого года)

- в силу (достигнутых ранее договорённостей)

- в сопровождении (официальных лиц)

- впредь до (особого распоряжения)

- за счёт (средств налогоплательщиков)

- касательно (обсуждаемого вопроса)

- насчёт (предстоящей встречи)

- независимо от (внешних факторов)

- относительно (расходов)

- по мере (роста темпов инфляции)

- по линии (МВД)

- по причине (отсутствия дополнительного финансирования)

- при посредстве со стороны (руководителей органов)

Написание сложных предлогов и сочетаний существительных с предлогами Сложные предлоги. Существительное с предлогом. Вследствие (= из-за) Существительное с предлогом. Вследствие (= из-за)

- Вследствие (= из-за)

- Вследствие (= из-за)

Например: Вследствие прекращения финансирования строительство объекта было приостановлено.

- В течение /в продолжение (речь о периоде времени)

Например: В течение отопительного сезона произошло несколько серьёзных аварий на теплотрассах.

- В заключение (= под конец)

Например: В заключение совещания было принято важное решение.

- Ввиду (= из-за)

Например: Ввиду непредвиденных обстоятельств сроки вынесения решения были изменены.

- В следствие вмешалась общественность.

- В следствие вмешалась общественность.

- В течении реки были пороги.

- В заключении гражданин Иванов И.П. находился 2 года.

- Неприятель расположился в виду города.

- Предлог с существительным всегда пишется раздельно; окончание определяется падежом и склонением.

Употребление прилагательных и причастий

В текстах официально-делового стиля предпочтение отдается кратким формам прилагательных или причастий. Например: Принятые решения обоснованны и справедливы. Данное решение обязательно для исполнения.

Названия органов власти, учреждений, организаций, обществ, партий

В полных названиях организаций единичного характера с прописной (большой) буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Администрация города Симферополя Республики Крым, Государственная Дума, Конституционный суд Российской Федерации, Фонд социальной поддержки населения, Совет министров Республики Крым, Аппарат Совета министров Республики Крым, Коммунистическая партия Российской Федерации, Министерство иностранных дел Российской Федерации, Министерство транспорта Республики Крым.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы. Например: бюро обмена жилплощади, поликлиника N 156 Кунцевского района.

В форме множественного числа названия органов власти, учреждений и т. п. пишутся со строчной буквы: министерства России, комитеты Государственной Думы.

Названия структурных подразделений администрации, а также отделов и частей учреждений и организаций, не являющиеся собственными именами, пишутся со строчной буквы. Например: департамент развития муниципальной собственности, управление торговли и бытового обслуживания населения, отдел кадров, сектор учёта, правление жилищно-строительного кооператива, районный совет народных депутатов.

Названия документов

В составных названиях важнейших документов и сборников документов, а также государственных законах с прописной буквы пишется первое слово и собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Федеративный договор, Водный кодекс Российской Федерации, Всеобщая декларация прав человека, Трудовой кодекс Российской Федерации, Уголовный кодекс РФ, Основы гражданского законодательства.

Названия должностей и званий

В официальных текстах названия высших государственных должностей и титулов пишутся с прописной буквы. Например: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства РФ, Председатель Государственной Думы.

С прописной буквы пишется почетное звание Герой Российской Федерации, а также почетные звания бывшего СССР: Герой Советского Союза, Герой Социалистического Труда.

2.1.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Слово "Приложение" печатается с новой строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

Приложение: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.02.2012

1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.02.2012 N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.

2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы от 14.02.2012 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы от 14.02.2012 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы от 14.02.2012 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы от 14.02.2012 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов администрации города изложен в разделе 3 Инструкции.

2.1.18. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке письма администрации города, то наименование должности указывается сокращенно без использования жирного или полужирного начертания.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Например:

Глава администрации

Глава администрации

города Симферополя            Личная подпись        Инициалы, фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:

Председатель комиссии:        Личная подпись        Инициалы, фамилия

Члены комиссии:               Личная подпись        Инициалы, фамилия

                              Личная подпись        Инициалы, фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник правового департамента Начальник департамента финансов

аппарата администрации города администрации города

Личная подпись Инициалы, фамилия Личная подпись Инициалы, фамилия

2.1.19. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова Согласовано (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в верхнем левом углу документа, выравнивается по левому краю.

Например:

Согласовано.

Первый заместитель главы

администрации города Симферополя

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

Первый заместитель главы

администрации города Симферополя

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

Первый заместитель главы

администрации города Симферополя

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

администрации города Симферополя

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо департамента финансов администрации города

                                          "__"__________ 2016 N______

Письмо департамента финансов администрации города

                                          "__"__________ 2016 N______

Письмо департамента финансов администрации города

                                          "__"__________ 2016 N______

администрации города                      "__"__________ 2016 N______

администрации города                      "__"__________ 2016 N______

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.

2.1.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица администрации города с содержанием документа - внутреннее согласование. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

Начальник правового департамента

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового департамента

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

Начальник правового департамента

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

администрации города              Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

                                  Личная подпись    Инициалы, фамилия

                                          "__"__________ 2016 N______

На служебных письмах допускается оформление визы согласования

следующим образом:

Заместитель главы администрации

города Симферополя                Личная подпись    Инициалы, фамилия

2.1.21. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение 9). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП"). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.1.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя наименование структурного подразделения, подпись, инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:

Управление образования

И.И. Иванов

- 38-33-11 - Документы, оформленные на бланках администрации город структурного подразделения, подготовившего документ на подпись. Например:

- 38-33-11 - Документы, оформленные на бланках администрации города, в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ на подпись. Например:

- 38-33-11 - Документы, оформленные на бланках администрации города, в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ на подпись. Например:

Документы, оформленные на бланках администрации города, в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ на подпись. Например:

Документы, оформленные на бланках администрации города, в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ на подпись. Например:

Управление образования

Начальник управления

Петров И.И.

Исполнитель

И.И. Иванов

- 38-33-11

- 38-33-11

- 38-33-11

На исходящих документах за подписью главы администрации города дополнительно проставляется виза курирующего заместителя главы администрации.

2.1.23. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись Верно (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

Верно

Начальник управления делопроизводства

и работы с обращениями граждан

аппарата администрации города      Личная подпись   Инициалы, фамилия

01.03.2016

Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати. Допускается копию документа заверять печатью администрации города или ее структурных подразделений.

2.1.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной входящий порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.1.25. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

2.2. Требования к использованию бланков

2.2.1. Документы в администрации города оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 30 мм; правое -10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

2.2.3. В администрации города применяются следующие бланки:

- бланки писем администрации города и ее структурных подразделений;

- бланки постановлений, распоряжений администрации города, поручений главы администрации города, поручений заместителей главы администрации города.

2.2.4. Право подписи документов, изготовленных на бланках писем администрации города имеют: глава администрации города, заместители главы администрации города и лица, которым выдана доверенность на право представления администрации города в установленном порядке.

Право подписи на бланках структурных подразделений администрации имеют руководители структурных подразделений, заместители и лица, исполняющие обязанности данных руководителей.

2.2.5. В администрации города используется продольный вариант бланка письма с центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) расположением следующих реквизитов: "Государственный герб Республики Крым", "Наименование органа местного самоуправления" на украинском, русском и крымско-татарском языках, "Справочные данные об органе местного самоуправления", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (приложение 1).

2.2.6. Продольный вариант бланка с центрированным расположением реквизитов используется также для правовых актов администрации города и включает в себя следующие реквизиты: "Государственный герб Республики Крым", "Наименование органа местного самоуправления" (для поручений - наименование должности), "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" (приложения 2 - 4).

2.2.7. Бланки писем структурных подразделений администрации города изготавливаются на основе бланка письма администрации города с добавлением соответствующих реквизитов "Наименование структурного подразделения" и "Справочные данные о структурном подразделении" на русском языке (приложение 5 - образец бланка письма структурного подразделения - юридического лица; приложение 6 - образец бланка письма структурного подразделения, не являющегося юридическим лицом).

3. Требования к подготовке и оформлению правовых актов администрации города

3.1. Виды правовых актов и общие требования к ним

Правовыми актами являются постановления и распоряжения Администрации города Симферополя Республики Крым, проекты решений сессий Симферопольского городского совета (далее - правовые акты).

Постановления издаются по вопросам, имеющим правовой характер, по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Крым, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

Распоряжения издаются по вопросам организации работы администрации города (локальным, организационным, кадровым и другим вопросам и распространяются на ограниченный круг субъектов).

В случае необходимости прямого, адресного выполнения указаний руководства администрации города могут издаваться поручения главы администрации города.

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания, если иное не предусмотрено в самом акте.

Муниципальные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, муниципальные правовые акты нормативного характера вступают в силу после их официального опубликования.

Правовые акты должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения администрации города, юридической техники и настоящей Инструкции.

Проекты постановлений и распоряжений администрации города вносятся первым заместителем главы администрации города Симферополя, заместителями главы администрации города Симферополя, заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя (в соответствии с функциональным распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений, подразделений администрации города.

Проекты правовых актов оформляются разработчиком проекта на единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.

Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового постановления или распоряжения, внесения изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу действующих правовых актов.

При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

- законности;

- отражения в правовых актах интересов населения;

- единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;

- планомерности и оперативности подготовки правовых актов;

- указания в правовых актах механизма их реализации.

До начала работы над проектом постановления или распоряжения следует:

- выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи на уровне данного постановления или распоряжения;

- установить общую цель предполагаемого правового регулирования;

- четко определить сущность вопроса, который необходимо решить в проекте;

- выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя.

На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:

- ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта;

- со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов, изучить предложения ученых и специалистов;

- определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;

- изучить статистические данные и общественное мнение на городском уровне;

- определить возможные последствия издания постановления или распоряжения: экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.;

- определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего постановления или распоряжения.

При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения, а также обязательность опубликования в установленных законодательством случаях.

Оригиналы документов, на основании которых принимаются правовые акты администрации города, возвращаются исполнителю для дальнейшей работы.

Если в связи с изданием постановления или распоряжения прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

Правовые акты имеют следующие реквизиты:

- Государственный герб Республики Крым;

- наименование вида документа (постановление, распоряжение Администрации города Симферополя Республики Крым, решение Симферопольского городского совета);

- дата издания;

- регистрационный номер документа;

- заголовок;

- текст (вступительная часть, постановляющая (распорядительная) часть;)

- приложения (в случае необходимости);

- подпись.

Первые два реквизита включены в бланки правовых актов. Номер и дата издания правового акта проставляются при его регистрации.

Заголовок заключает в себе ответ на вопросы "о чем?" или "о ком?". Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одним одинарными межстрочным интервалом, пишется с заглавной буквы, печатается с левой стороны листа.

Заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. В проект постановления или распоряжения включаются только положения по теме, обозначенной в его заголовке.

Текст постановления, распоряжения или проекта решения Симферопольского городского совета излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.

Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

Текст постановления, распоряжения или проекта решения Симферопольского городского совета содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами.

Преамбула содержит обоснования принятия постановления, распоряжения или проекта решения Симферопольского городского совета. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, цель его принятия, а также ссылки на законы и другие акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", которое печатается без кавычек заглавными буквами последовательно по тексту без переноса.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Постановляющая (распорядительная) часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты и абзацы.

Пункты документов группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную) нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.

Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами, разделенными точками, или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. После строчных обозначений со скобкой: 1), 2), 3) или а), б), в) - знак препинания не ставится, подпункты и абзацы начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект, при первом упоминании о таком объекте приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Наименования, упоминаемые в правовом акте органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должны быть указаны инициалы и фамилия руководителя органа (организации) в именительном падеже.

Если правовой акт содержит другие предписания, относящиеся к этому же органу (организации), фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа (организации), то указывается полное наименование должности руководителя, а также его инициалы, фамилия в соответствующем падеже. Инициалы пишутся перед фамилией в одной строке. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании названий, терминов, единиц измерения и т.д.

При необходимости можно сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт. Его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер и наименование правового акта. При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта (подпункта) не ставится, например: "В соответствии с абзацем четвертым подпункта 2.1 пункта 2 приложения к постановлению...".

Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста документа содержится пункт о возложении контроля. При этом указывается полное наименование органа, фамилия и инициалы ответственного лица в именительном падеже (в скобках) или наименование должности ответственного лица, его фамилия, инициалы в соответствующем падеже. Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Симферополя Ф.И.О." или "Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на правовой департамент администрации города (Ф.И.О.) и заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Симферополя Ф.И.О.".

В некоторых случаях глава администрации города Симферополя (должностное лицо, им уполномоченное) может контролировать выполнение постановления или распоряжения лично. При этом пункт о возложении контроля излагается так: "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой".

Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа. В случае, если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок со дня его издания.

При наличии приложения к правовому акту в тексте документа обязательно делается ссылка "согласно приложению", "(прилагается)" или "приложение ...". Последним пунктом постановления или распоряжения может быть пункт о вступлении документа в силу.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности руководителя (например: "Глава администрации города Симферополя"), его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается у правой границы текстового поля и располагается на уровне последней строки наименования должности.

Постановления и распоряжения администрации города могут подписываться должностными лицами администрации города, уполномоченными главой администрации города Симферополя. В этом случае указывается должность уполномоченного лица.

3.2. Приложения к правовому акту

Приложения к правовому акту являются его составной частью. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание структурного подразделения, план мероприятий, график, смета и т.д.), дополняют или поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.).

Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" или "приложение ...", то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" и указывается вид правового акта (постановление или распоряжение), его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа, например:

                                   Приложение 1

                                   к постановлению Администрации

                                   города Симферополя Республики Крым

                                   от ________________ N__________

Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова "Положение", "Временное положение", "Структура", "Штатное расписание", "Состав", "Смета" и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке без кавычек. В конце заголовка точка не ставится.

При подготовке приложений на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельной.

Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Ссылка на приложение оформляется следующим образом:

- согласно приложению 1, или

- (приложения 1, 2), или

- (приложения 2 - 4), или

- (прилагается).

Приложение должно быть подписано заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя и руководителем структурного подразделения, внесшим проект.

В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков, подзаголовков и курсив - для отдельных слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте, как правило, не допускается.

Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:

- текстовые приложения;

- приложения, оформленные в виде таблиц;

- приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;

- графические приложения.

В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.

Тексты положений, регламентирующих деятельность структурных подразделений, как правило, должны состоять из следующих основных разделов:

- общие положения;

- основные задачи;

- основные функции;

- права;

- организация работы.

Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) может печататься на отдельном (титульном) листе.

Общее количество листов в приложении считается начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается.

При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами.

Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение и подписывается руководителем структурного подразделения, внесшим проект. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе.

Подзаголовки граф и строк, как правило, грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.

В заголовочной части таблицы в конце предложения (даже если оно не закончено) знаки препинания не ставятся, все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной структуре заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ним заголовку графы.

Единицы измерений пишутся с учетом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки.

Тексты строк таблицы в начале каждой позиции должны начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В ячейках таблицы слова текстов должны начинаться со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице. Если в правовом акте несколько таблиц, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа.

В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.

План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф:

- порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения,

- ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения.

В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание мероприятий.

Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.12.2014) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без указания года). Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2015 год; ежегодно, май - июнь; 2015 - 2016 гг.; постоянно.

В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование структурного подразделения администрации города, муниципального учреждения, предприятия или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается указывать сокращенное наименование муниципальных учреждений и муниципальных предприятий. Сокращенное наименование должно быть указано в скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.

План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат, источник финансирования. В графе "Сумма затрат" на отдельной строчке в круглых скобках указывается единица измерения (например: рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма (без единицы измерения) и, если необходимо, периодичность поступления средств (например: 200, ежегодно; 30, ежемесячно).

В графе "Источник финансирования" указывается запланированный источник денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым) или из предполагаемого источника финансирования.

В заголовке к штатному расписанию указывается наименование структурного подразделения администрации города. В штатном расписании структурного подразделения указывается:

- наименование подразделений и должностей (без сокращений);

- количество штатных единиц;

- коэффициент кратности к величине минимального размера оплаты труда;

- должностной оклад;

- надбавки к должностному окладу.

Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по штатному расписанию.

Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указывается фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.).

Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками администрации города, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в круглых скобках указывают: "по согласованию". Допускается выделение наименований граф и строк, заголовков разделов или подразделов таблицы шрифтом другой насыщенности.

В виде графического приложения к правовым актам оформляется структура подразделения, план границ земельного участка, график, диаграмма и т.д.

3.3. Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений

Все проекты постановлений и распоряжений администрации города в обязательном порядке согласовываются с:

- начальником правового департамента аппарата администрации города;

- заместителями главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей;

- заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя.

При наличии в структурном подразделении, подразделении юридического отдела (отдела по обеспечению правовой работы), главного специалиста - юриста, проекты постановлений и распоряжений администрации города в обязательном порядке визируются начальником юридического отдела (отдела по обеспечению правовой работы), главным специалистом - юристом соответственно.

Проекты актов администрации города, исполнение которых требует финансового обеспечения, в обязательном порядке согласовываются начальником департамента финансов.

Порядок оформления согласования (листа согласования) постановления, распоряжения:

- юридический отдел (отдел по обеспечению правовой работы), главный специалист - юрист разработчика проекта;

- руководитель структурного подразделения, подразделения администрации, являющийся разработчиком проекта акта;

- заинтересованные структурные подразделения, подразделения администрации города;

- начальник правового департамента аппарата администрации города;

- курирующий заместитель главы администрации города Симферополя;

- заместители главы администрации города Симферополя (при необходимости);

- первый заместитель главы администрации города Симферополя (при необходимости).

- заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Симферополя;

Согласование должностных лиц оформляется согласно приложению 1 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым.

Лист согласования оформляется на отдельном листе. На первой странице листа указывается полное название правового акта и наименование структурного подразделения, представившего проект акта. На оборотной стороне листа размещаются согласования к проекту постановления или распоряжения администрации города.

Приложения к постановлению, распоряжению подписываются заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города Симферополя и начальником структурного подразделения - разработчика проекта. Ответственность за качество и своевременность подготовки материалов и проекта правового акта, достоверность информации по обсуждаемому вопросу возлагается на первого заместителя, заместителей главы администрации города Симферополя, руководителей структурных подразделений и лиц, визирующих проекты в пределах компетенции и должностных обязанностей.

Обязательным условием подготовки проекта правового акта для передачи его на подпись главе администрации города Симферополя являются:

1) представление документа в печатной форме и на электронном носителе в текстовом формате (одним файлом с листом согласования и реестром рассылки);

2) текст проекта должен иметь следующие части:

а) преамбула (вступительная часть), в которой содержатся ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты или документы, регулирующие данную сферу деятельности и цель принятия решения;

б) постановляющая часть, в которой конкретно и четко формулируется решение, исполнители поставленных задач;

в) заключительная часть, в которой указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением документа;

3) наличие согласовывающих подписей (виз);

4) наличие приложений к правовому акту, если таковые имеются;

5) наличие указателя рассылки правового акта (на отдельном листе, с подписью исполнителя в 2-х экз. согласно приложению 1 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым).

Проект муниципального правового акта предоставляется со следующими сопровождающими документами, подписанными исполнителем:

- пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости принятия нормативного правового акта, включающее характеристику проекта, его целей, основных положений, а также признаки нормативности муниципального правового акта: сфера применения и срок действия (бессрочный либо временный);

- финансово - экономическое обоснование, если правовой акт требует финансового обеспечения;

- сравнительная таблица, если проектом правового акта администрации предусмотрено внесение изменений в другие акты администрации города (при необходимости);

- перечень муниципальных правовых актов, требующих отмены, изменения или дополнения в случае принятия правового акта администрацией города.

Пояснительная записка оформляется согласно приложению 2 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым.

Сравнительная таблица оформляется согласно приложению 3 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым.

Если в процессе согласования проекта предлагаются дополнения и изменения, имеющие существенный или принципиальный характер, проект возвращается на доработку с разъяснениями.

Проекты правовых актов, не отвечающие требованиям Регламента Администрации города Симферополя Республики Крым и настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю на любой стадии визирования или согласования проекта. Проекты актов с внесенными дополнениями и изменениями повторно визируются и согласовываются в установленном порядке.

Начальник отдела регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города проверяет проекты постановлений и распоряжений на соответствие их Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым и настоящей Инструкции, наличие всех необходимых подписей в листе согласования и полного пакета документов, визирует последний лист правового акта и передает на подпись главе администрации города Симферополя.

После подписания оригиналы правовых актов остаются в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города.

Оригиналы документов, на основании которых принимаются правовые акты администрации города, возвращаются исполнителю для дальнейшей работы.

Процесс рассылки принятых правовых актов исполнителем включает в себя:

- создание необходимого количества копий;

- заверение копий;

- отправка адресатам.

Подготовку указателя рассылки и создание необходимого количества копий осуществляет исполнитель.

Заверение и передачу копий документов структурным подразделениям администрации города в соответствии с указателем рассылки (при необходимости - в электронном виде) осуществляет отдел регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города в течение 3-х дней с момента регистрации правового акта.

При изготовлении копий приложений, в случае наличия в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое приложение, состав комиссии, мероприятия, схему, план и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (актов, протоколов и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                   Утвержден

                                   постановлением Администрации

                                   города Симферополя Республики Крым

                                   от _____________ N______

Электронная версия муниципального правового акта администрации города, в котором содержится указание о его обнародовании (опубликовании) или размещении на официальном сайте администрации города Симферополя в обязательном порядке в течение 10 дней после его регистрации предоставляется в управление информационной политики администрации города.

На основании письменного обращения гражданам и юридическим лицам отдел регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города выдает надлежащим образом заверенные копии распоряжений и постановлений администрации города.

Копии вышеуказанных документов выдаются гражданам при предъявлении паспорта (доверенности), письменного ответа на данные обращения граждан и юридических лиц не требуется.

Копии документов архивного хранения изготавливаются и выдаются архивным управлением в установленном порядке.

3.4. Требования к оформлению и порядок прохождения проекта решения Симферопольского городского совета

Проекты решений Симферопольского городского совета могут вноситься депутатами городского совета, председателем Симферопольского городского совета, иными выборными органами местного самоуправления, прокурором города Симферополя, главой администрации города Симферополя, постоянными комитетами, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан.

Проекты решений Симферопольского городского совета, подготовленные органами территориального общественного самоуправления и инициативными группами граждан вносятся в порядке, установленном правовыми актами, принятыми Симферопольским городским советом. Проекты решений Симферопольского городского совета, подготовленные объединениями граждан и должностными лицами, не обладающими правом внесения проектов решений, могут быть представлены в Симферопольский городской совет только через субъектов, обладающих данным правом.

Порядок прохождения и оформления проектов решений Симферопольского городского совета определен Регламентом Симферопольского городского совета, утвержденным решением 2-й сессии Симферопольского городского совета I созыва от 31.10.2014 N 60.

4. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

При движении входящих документов выполняются следующие операции в такой последовательности:

- прием входящих документов;

- первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение.

4.1. Прием входящих документов

Все документы, адресованные руководству администрации города, принимаются централизованно в управлении делопроизводства, а адресованные структурным подразделениям администрации города - передаются по принадлежности.

Правительственные телеграммы, поступившие во внерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимаются Единой дежурной диспетчерской службой (МБУ Аварийно-спасательное формирование "ЕДДС", ул. Горького. 5, тел. 15-63).

При получении заказных отправлений сотрудник управления делопроизводства расписывается в разносной книге, журнале или квитанции о приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись "Срочно", "Вручить немедленно" - дополнительно проставляется время получения.

При доставке корреспонденции с нарочным сотрудник, принявший документы, делает отметку о получении документов на экземпляре корреспондента, состоящую из даты приема, должности, личной подписи, фамилии.

4.2. Первоначальная обработка входящих документов

В управлении делопроизводства вскрываются все конверты, адресованные администрации города Симферополя, за исключением тех, которые имеют надпись "лично" и наименование структурного подразделения администрации города.

Конверты сохраняются и прилагаются к документу в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Остальные конверты целесообразно уничтожать после регистрации документа.

В случае выявления отсутствия указанных в документе приложений или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документов (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и т.д.), документ не регистрируется, о чем отправитель уведомляется по телефону, при этом на документе делается соответствующая отметка.

Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без рассмотрения.

В случае повреждения конверта делается отметка в почтовом реестре и проверяется наличие необходимых вложений в конверте.

Документы, состоящие из двух или более листов, скрепляют; приложения располагают в порядке их номеров и скрепляют с основным документом.

Электронные носители информации в обязательном порядке передаются в организацию с сопроводительным листом. Во время приема таких документов обрабатывается только сопроводительный лист.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Все документы, поступающие в управление делопроизводства, подлежат обязательному предварительному рассмотрению.

Целью предварительного рассмотрения документов является: распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения руководством администрации города или другими исполнителями, согласно их должностным обязанностям; определение необходимости регистрации документов; установление сроков исполнения документов.

На данном этапе делопроизводственного процесса сотрудник управления делопроизводства направляет копии документов с ограниченными сроками рассмотрения (без резолюции) в структурные подразделения, подразделения для предварительной подготовки ответов. Резолюция с оригиналами данных документов направляется незамедлительно после ее подписания руководством администрации города.

Документы, содержащие информацию о проведении мероприятий на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, срочно (без резолюции) направляются сотруднику департамента внутренней политики и организационного обеспечения, отвечающего за составление ежедневных планов мероприятий на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

4.3.2. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется предварительный отбор документов, которые не подлежат регистрации (приложение 10), а также тех, которые передаются для регистрации в структурные подразделения, подразделения администрации города.

4.4. Регистрация документов

4.4.1. Регистрация документа - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе (компьютер, карточка или журнал).

Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации.

Регистрация входящих документов производится до рассмотрения их руководством.

4.4.2. Регистрации подлежат документы, требующие учета, выполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.п.) как те, которые создаются и используются в администрации города, так и те, которые поступают от вышестоящих органов, юридических и физических лиц.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки, доклады, договоры и др.).

Заявления граждан и юридических лиц на предоставление муниципальных услуг регистрируются и рассматриваются в соответствии с регламентами о предоставлении данных муниципальных услуг.

Соглашения о сотрудничестве и совместной деятельности после подписания регистрируются и хранятся в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города.

Не подлежат регистрации документы, включенные в Перечень нерегистрируемых документов (приложение 10).

4.4.3. Регистрацию документов осуществляют:

- направленных в адрес администрации города - управление делопроизводства;

- направленных в адрес структурных подразделений администрации города, включая судебные повестки - делопроизводственные службы соответствующих структурных подразделений;

- направленных в адрес коллегиальных органов администрации города - секретарь соответствующего коллегиального органа.

Зарегистрированные документы, а также проекты правовых актов передаются на резолюцию в приемную главы администрации города Симферополя ежедневно до 10.00 и до 15.00. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится только на основании резолюции должностного лица администрации города, давшего поручение по данному документу, с ее отражением в регистрационных данных управления делопроизводства.

Корреспонденция, поступившая в администрацию города после 15.00, регистрируется управлением делопроизводства датой следующего дня.

Документы, поступающие в структурные подразделения администрации города непосредственно, а также документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством и направленные им после предварительного рассмотрения, регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.

4.4.4. Основным принципом регистрации документов является однократность, т.е. каждый документ регистрируется только один раз.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения администрации города в другое, он повторно не регистрируется.

4.4.5. Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания.

4.4.6. На всех документах, регистрируемых и нерегистрируемых, для фиксации факта их поступления делают отметки в виде регистрационного штампа, как правило, в правой части нижнего поля первого листа документа или на другом свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивки. Штамп представляет собой дробное число, числитель которого состоит из индекса дела, а знаменатель из даты.

Например:

2056/24/01-06

Индекс входящего документа состоит из регистрационного номера и индекса номера дела по номенклатуре, которые отделяются друг от друга наклонной чертой, а индекс исходящего документа - из индекса номера дела по номенклатуре и регистрационного номера.

Индексация постановлений и распоряжений администрации города, приказов структурных подразделений, а также протоколов производятся раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный номер документов в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение года.

Очередной регистрационный номер присваивается с помощью компьютера.

4.4.7. Форма регистрации - автоматизированная. Для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка для обработки на компьютере.

4.4.8. В управлении делопроизводства сформирован банк регистрационных данных в электронном виде, который предоставляет информацию обо всех документах и месте их размещения.

4.4.9. Журнальная форма регистрации допускается в структурных подразделениях администрации города с объемом документооборота до 600 документов в год (приложение 7).

4.5. Рассмотрение документов руководством

4.5.1. При рассмотрении документов руководством администрации города:

- рассматривает документы в день поступления;

- в тот же день (как исключение - на следующий день), возвращает документы с резолюцией в управление делопроизводства.

При необходимости использования документа в будущем для руководства администрации города может быть сделана копия документа.

Руководитель администрации города не должен принимать документы непосредственно от посетителей и представителей других организаций.

4.5.2. Резолюция подготавливается главой администрации города Симферополя и его заместителями с учётом распоряжения администрации города о распределении функциональных обязанностей между руководством администрации города и положений о структурных подразделениях администрации города.

4.5.3. Если из документа невозможно чётко установить, в компетенцию какого исполнительного, либо иного органа или службы входит данный вопрос, первым исполнителем указывается должностное лицо, которому наиболее близок по направлению деятельности соответствующий вопрос.

4.6. Исполнение документов

4.6.1. Документы, рассмотренные руководством администрации города, возвращаются с соответствующей резолюцией в управление делопроизводства для занесения текста резолюции и факта передачи документа исполнителю в регистрационную карточку автоматизированной системы контроля. Затем документ направляется исполнителю.

При наличии двух или более исполнителей подлинник направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, который является основным исполнителем, всем остальным при необходимости направляется электронная версия документа и резолюции.

В случае, если структурным подразделением администрации города, рассматривающим обращение (исполнителем), будет установлено, что данное обращение подлежит рассмотрению другим структурным подразделением, то данное обращение может быть переадресовано в течение 5 дней со дня поступления обращения, но не позднее 5-ти рабочих дней до дня наступления контрольного срока исполнения документа. В случае нарушения указанных сроков, обращения для переадресации управлением делопроизводства не принимаются.

Обращения, поступившие для рассмотрения соответствующему структурному подразделению администрации города от других подразделений с нарушением порядка, установленного Инструкцией, незамедлительно возвращаются в такое подразделение.

Направление обращения с нарушением установленного порядка, в результате чего допущено нарушение срока рассмотрения обращения, влечёт за собой привлечение виновных лиц к ответственности.

4.6.2. Передача документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке осуществляется через управление делопроизводства, в котором был зарегистрирован документ.

Передача документов в границах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в данном подразделении.

Если при выполнении поручения или резолюции необходимо составить новый документ, наличие такого документа в папке контроля является основным подтверждением выполнения.

4.6.3. От момента поступления до завершения работы документ находится у исполнителя.

При передаче исполненного документа на подпись руководителю, к нему прилагаются оригиналы материалов, на основании которых он готовился.

5. Обработка и отправка исходящих документов

5.1. Прохождение исходящих документов

5.1.1. Прохождение исходящих документов включает в себя:

- составление проекта документа;

- исполнение документа;

- согласование;

- визирование;

- подписание;

- регистрацию;

- отправку.

Исходящие документы администрации города, обрабатываются и отправляются централизованно через управление делопроизводства в день их получения от исполнителей, в исключительных случаях - не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов администрации города без регистрации в управлении делопроизводства.

5.1.2. При приеме от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется:

- правильность оформления документа и размещение на нем всех реквизитов;

- правильность указания адреса;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

- наличие виз на документе, остающемся в делах администрации города;

- наличие на документе отметки о приложениях;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

5.1.3. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой, электронной связью или с нарочным. Обработка документов для отправки почтовой и электронной связью или с нарочным осуществляется управлением делопроизводства (документы за подписью руководства администрации города) и структурными подразделениями администрации города (документы за подписью руководителей структурных подразделений).

5.1.4. Регистрации подлежат все отправляемые документы. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса, присвоенного структурным подразделениям, и порядкового номера по регистрационному учету. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

5.1.5. Управлением делопроизводства регистрируются исходящие документы за подписью главы администрации города Симферополя и его заместителей, оформленные на бланке администрации города. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.

Документы для отправки сдаются в управление делопроизводства полностью оформленные, в 3 экземплярах, с указанием почтового адреса получателя. Второй экземпляр визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения исполнителя. Документы за подписью главы администрации города Симферополя дополнительно визируются заместителем главы администрации города Симферополя, координирующим деятельность структурного подразделения, подготовившего документ.

5.1.6. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания. Документы, подлежащие отправке до 18 часов, принимаются управлением делопроизводства ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15-00 часов, отправляется на следующий рабочий день.

Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью главы администрации города Симферополя, его заместителей. Второй экземпляр зарегистрированных и переданных на отправку документов, имеющих все необходимые реквизиты, визы и приложения, хранятся в управлении делопроизводства согласно номенклатуре дел.

Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например: таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты администрации города, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем в реестре рассылки.

5.1.7. На оригиналах документов, подлежащих возврату, в верхнем правом поле первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".

5.1.8. Документы, направленные одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.

На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, вложенных в конверт.

5.1.9. Документы, адресуемые постоянным корреспондентам, отправляются в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые исполняются заблаговременно машинописным или печатным способом.

5.1.10. При отправлении корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата, необходимо указать точный адрес (почтовый индекс, область, район, город, улица, номер дома).

5.1.11. В регистрационной карточке указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться документ.

5.1.12. Документы, доставляемые курьером, передаются местным адресатам под расписку в разносной книге.

5.1.13. Оригиналы нормативных правовых актов администрации города остаются в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан, а в организации, учреждения, гражданам направляются их заверенные копии.

5.1.14. Документы на цифровых носителях высылаются с сопроводительным письмом в упаковке, которая должна отвечать техническим требованиям хранения записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается к делу на общих основаниях.

6. Организация контроля за исполнением документов

6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов

6.1.1. Задачей контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного их исполнения.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные в администрации города документы, в которых установлены задания и сроки их выполнения.

6.1.3. Контроль за выполнением документов включает в себя:

- постановку документа (поручения) на контроль, формирование контрольной папки и банка данных в управлении делопроизводства;

- проверку своевременного доведения контрольного документа до исполнителя, получение информации об исполнении документа;

- контроль за состоянием выполнения документа посредством напоминания о наступлении срока исполнения;

- учет и обобщение результатов выполнения документов (поручений);

- информирование руководства администрации города о ходе и итогах выполнения документа (поручения);

- формирование картотеки исполненных дел.

6.1.4. Ответственность за исполнение документа несут должностные лица, указанные в документе, резолюциях главы администрации города Симферополя и заместителей главы администрации города Симферополя и непосредственные исполнители.

В случае, когда документ исполняется несколькими должностными лицами и в резолюции руководителя не указано об исполнении документа в пределах компетенции каждого, ответственным за организацию исполнения документа является должностное лицо, которое в резолюции указано первым.

Главный исполнитель организует работу соисполнителей, назначает сроки предоставления ими информации. Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное предоставление информации.

Исполнение документа предполагает сбор и обработку информации, в случае необходимости направление запросов на предоставление информации в структурные подразделения администрации города; подготовку проекта ответа на документ или нового документа; оформление, согласование и подписание документа.

6.1.5. Сроки исполнения документов.

Документы могут быть с указанием и без указания срока их исполнения.

Сроки исполнения могут быть указаны в самом документе, в резолюции руководства администрации города или установлены актами законодательства Российской Федерации.

Документы без указания срока их исполнения, имеющие задания для исполнения, должны быть исполнены не позднее чем за 30 календарных дней. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Документы с резолюцией "срочно" исполняются в течение 7 рабочих дней от даты поступления документа.

Срок исполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего. При необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а относительно документа без указания срока - до окончания 30 - дневного срока от даты его получения.

Продление срока исполнения поручения главы администрации города Симферополя, его заместителей допускается в исключительных случаях, когда исполнить поручение в указанный срок невозможно по объективным причинам, однако, необходимо дать промежуточный (оперативный) ответ.

Сотрудники управления делопроизводства для полноты выполнения документов и сбора дополнительной информации, по согласованию с лицом, осуществляющим контроль, имеют право устанавливать дополнительные, промежуточные сроки по выполнению контрольных документов.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в учетные данные.

6.1.6. Еженедельно управление делопроизводства направляет письменные напоминания исполнителям о наступлении контрольных сроков исполнения документов, а также составляет перечень документов, не выполненных в установленный срок, на доклад руководству администрации города.

6.1.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой в электронной базе документов о его исполнении и направлении в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Исполненные документы передаются в управление делопроизводства и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

6.1.8. Функции контроля за выполнением документов по существу поставленных в них вопросов осуществляют должностные лица, подписавшие документ.

Функции контроля за сроками исполнения документов осуществляет управление делопроизводства.

6.2. Установленные сроки рассмотрения входящей корреспонденции.

6.2.1. Обращения граждан, предприятий, учреждений, организаций, должностных и иных лиц разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в управлении делопроизводства, если иное не предусмотрено федеральным законодательством или законодательством Республики Крым.

6.2.2. Запрос пользователя информации о деятельности администрации города подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

6.2.3. Парламентский запрос Совета Федерации разрешается должностным лицом в срок не позднее чем через 15 дней со дня получения, если иной срок не установлен Советом Федерации.

6.2.4. Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации (депутатский запрос) разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

6.2.5. Запрошенные Уполномоченными по правам человека, по правам ребенка, по правам предпринимателей в Российской Федерации материалы и документы и иная информация должны быть направлены Уполномоченным не позднее 15 дней со дня получения запроса, если в самом запросе не установлен иной срок. Заключение Уполномоченного, содержащее его рекомендации, рассматривается в месячный срок и о принятых мерах в письменной форме сообщается Уполномоченному.

6.2.6. Запрос Общественной палаты Российской Федерации разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем через 14 дней.

Обращения Общественной палаты Российской Федерации рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения указанного обращения продлевается, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением Общественной палаты о продлении срока.

6.2.7. Поручения и указания Президента Российской Федерации, обращения его помощников, высших должностных лиц Российской Федерации и субъектов РФ, а также обращения, разрешение которых взято на особый контроль, разрешаются безотлагательно.

6.2.8. Запрос Государственного Совета Республики Крым разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный Государственным Советом срок.

6.2.9. Запрос депутата Государственного Совета Республики Крым рассматривается должностным лицом, которому направлен запрос, и направляется ответ на него в письменной форме не позднее, чем через 15 календарных дней со дня получения запроса или в иной согласованный с депутатом срок.

Если для подготовки ответа на депутатский запрос необходимо провести проверку, изучить дополнительные материалы, ответ на депутатский запрос может быть дан не позднее, чем через 30 календарных дней со дня получения. При этом руководитель органа или должностное лицо, к которым обращен запрос, обязаны проинформировать депутата Государственного Совета о причинах увеличения срока подготовки ответа.

6.2.10. Обращение депутата представительного органа муниципального образования по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, рассматривается и дается ответ на его обращение или предоставляются копии запрашиваемых им документов в течение 30 дней со дня регистрации его письменного обращения.

6.2.11. Адвокатский запрос, запросы правоохранительных органов (кроме документов по рассмотрению уголовных дел) рассматриваются в порядке, установленном законодательством, запрошенные документы или их заверенные копии предоставляются не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса.

6.2.12. Протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.

6.2.13. Представление прокурора об устранении нарушений закона вносится прокурором или его заместителем и подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

6.2.14. Статистическая и иная информация, документы (в том числе электронные документы, подписанные электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации), справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, представляются по требованию прокурора безвозмездно в течение 5 рабочих дней с момента поступления требования прокурора руководителю или иному уполномоченному представителю органа (организации), а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение двух рабочих дней с момента предъявления требования прокурора. В требовании прокурора могут быть установлены более длительные сроки.

6.2.15. Межведомственный запрос о представлении документов и информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного информационного взаимодействия в соответствии со ст. 7.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" подлежит обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 5 рабочих дней со дня поступления запроса.

6.2.16. Запросы Комитета по противодействию коррупции Республики Крым подлежат обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 15 дней от даты регистрации.

6.2.17. Запрос представителей средств массовой информации в соответствии со ст. 40 Закона Российской Федерации от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" подлежит обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 7 дней от даты регистрации. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке направляется представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. Согласно ч. 6 ст. 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" отсрочка в предоставлении информации не может превышать 15 дней сверх установленного этим Законом 30-дневного срока для ответа на запрос.

6.2.18. Сроки предоставления муниципальных услуг устанавливаются соответствующими административными регламентами администрации города (приложение 11).

6.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной связи Электронная почта

6.3.1. Электронная почта в администрации города (далее - ЭП) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные телекоммуникационные сети и через сеть Интернет.

6.3.2. Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы связи отправителя к получателю посредством сервисов электронной почты.

6.3.3. Управление делопроизводства осуществляет прием и распечатывание полученного электронного документа, адресованного главе администрации города Симферополя, его заместителям, поступившего на официальный адрес электронной почты администрации города.

6.3.4. Управление делопроизводства обеспечивает прием и передачу ЭП, адресованной главе администрации города, его заместителям, ежедневно в рабочие дни с 09.00 до 18.00. Прием и передача ЭП в структурных подразделениях осуществляются ответственными лицами подразделений.

6.3.5. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами для исходящих документов и подписаны руководством администрации города. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к информации ограниченного доступа.

6.4. Система электронного документооборота

6.4.1. Система электронного документооборота администрации города (далее - СЭД) предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между администрацией города и исполнительными органами государственной власти Республики Крым и местного самоуправления Республики Крым.

Порядок работы со служебными документами в электронной форме в системе электронного документооборота определяется отдельной Инструкцией.

Эксплуатация СЭД осуществляется в соответствии с федеральными законами от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними федеральными нормативными правовыми актами и нормативными правовыми актами Республики Крым.

7. Составление номенклатуры и формирование дел

Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел. Номенклатура дел является основным учетным документом.

7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Если в делопроизводстве заводятся документы, сроки хранения которых не предусмотрены перечнем, то сроки их хранения, исходя из их практической ценности, определяет экспертная комиссия (далее - ЭК) структурного подразделения администрации города (юридического лица) по представлению начальников отделов, в которых данные дела создаются. Сроки хранения аналогичных документов структурных подразделений администрации города (не юридических лиц) согласовывает экспертная комиссия администрации города.

Срок хранения документов, предусмотренных перечнем, уменьшать запрещено. Для четкой организации документов в делопроизводстве и правильного формирования дел управлением делопроизводства совместно с архивным управлением администрации города осуществляется систематический контроль за правильностью заведения и формирования дел согласно номенклатуре.

7.1.2. Номенклатура дел составляется для создания в администрации города единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

Номенклатура дел структурных подразделений разрабатывается должностными лицами, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов архивного управления администрации города.

7.1.3. Составление номенклатуры дел происходит путем заполнения граф номенклатуры (приложение 8):

1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, через дробь отдела в составе структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 09/01-02, где 09 - обозначение структурного подразделения, 01 - обозначение отдела в составе структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

2) во 2 графе указываются наименования разделов номенклатуры, строго соответствующих штатному расписанию. Если штатным расписанием не предусмотрены отделы, то при наличии большого количества заводимых дел в номенклатуре их разделяют на группы дел по направлениям деятельности. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

3) графа 3 заполняется по окончании делопроизводственного года, когда известно количество томов или частей дела, образовавшихся в истекшем году;

4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов;

5) в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные (незаполненные) номера.

В номенклатуру дел структурных подразделений вносятся все дела и документы, образующиеся в процессе их деятельности, в т.ч.:

- неоконченные делопроизводством дела, которые поступили из других учреждений для продолжения;

- справочные картотеки к документам;

- дела по вопросам, решение которых продолжается более одного года (переходящие дела); эти дела вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопросов;

- дела, не предусмотренные номенклатурой, т.е. образовавшиеся после начала года в результате выявления новых вопросов деятельности администрации города, подлежащие документированию.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и т.п.

7.1.4. Номенклатура дел администрации города разрабатывается до 15 декабря текущего года на следующий календарный год. За своевременное и качественное составление номенклатуры дел структурного подразделения отвечает руководитель структурного подразделения.

Проекты номенклатур дел аппарата и структурных подразделений администрации города, согласованные с ЭК подразделения (юридического лица) до 15 декабря предоставляются в управление делопроизводства. После согласования номенклатур ЭК администрации города они подлежат согласованию в ЭК архивного управления (муниципального архива) администрации города. После согласования номенклатуры дел утверждаются руководителями структурных подразделений.

7.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и согласовывает ее в установленном порядке.

7.1.6. В течение года по согласованию с архивным управлением администрации города в утвержденную номенклатуру дел аппарата администрации города могут вноситься изменения и дополнения. Номенклатуры дел в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.7. Номенклатуры дел составляются в 3-х экземплярах, один из которых является контрольным и хранится в службах делопроизводства структурных подразделений, второй предоставляется для практической работы в отделы подразделений, третий - в архивное управление (муниципальный архив) администрации города.

7.1.8. Номенклатура дел ежегодно пересматривается. При отсутствии изменений в составе документов и изменений структуры номенклатура пересогласовывается и используется в работе следующего года.

По окончании делопроизводственного года номенклатуры дел обязательно закрываются итоговой записью. Итоговую запись закрепляет должностное лицо или руководитель делопроизводственной службы. О наличии заведенных дел за год по номенклатуре дел аппарата и номенклатурам дел структурных подразделений до 20 декабря подается письменное извещение в архивное управление (муниципальный архив) администрации города.

Если в течение года состав документов структурного подразделения не менялся, то в управление делопроизводства и архивное управление (муниципальный архив) администрации города к 01 декабря представляется письмо о продлении срока действия номенклатуры на будущий делопроизводственный год.

7.2. Экспертиза ценности документов

7.2.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения, отбора для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в каждом структурном подразделении (юридическом лице) создается постоянно действующая экспертная комиссия. В структурных подразделениях, не являющихся юридическими лицами, экспертизу ценности документов проводят специалисты.

7.2.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения (для учреждений, являющихся источниками формирования Архивного фонда Республики Крым) для передачи в архивное управление администрации города; отбор документов долговременного срока хранения и по личному составу, подлежащих дальнейшему хранению в ведомственном архиве структурного подразделения; выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются: действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.

В своей деятельности постоянно действующая ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об ЭК администрации города.

7.2.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения по личному составу, а также акты об изъятии для уничтожения документов и дел к уничтожению (приложение 11).

Документы временного хранения дела (5 лет, 3 года, 1 год, до минования надобности, до замены новыми) ежегодно до 1 апреля текущего года уничтожаются в структурном подразделении по акту, который хранится в деле структурного подразделения постоянно.

7.2.4. Документы уничтожаются только после согласования акта об изъятии для уничтожения документов и дел к уничтожению.

Подшивка дел постоянного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.

7.3. Формирование и оформление дел

7.3.1. Формирование дел - это группирование в процессе делопроизводства исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел.

Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архивного управления (муниципального архива) администрации города.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

7.3.2. Полное оформление дела предусматривает:

- внутреннюю пересистематизацию листов в деле согласно схеме (по хронологии, по алфавиту);

- подшивку или переплет в дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- оформление обложки или внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).

7.3.3. При формировании дел необходимо соблюдать такие правила:

- группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия - засвидетельствованные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускать внесения в дела черновых, личных, дублирующих документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходящих дел);

- формировать личные дела муниципальных служащих, работников в течение всего времени работы лица в администрации города;

- группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс, сначала инициативный документ, а потом - все другие в хронологической последовательности;

- если документы по своему содержанию и срокам хранения не могут быть сгруппированы в дела, предусмотренные номенклатурой, заводится новое дело с обязательным вынесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;

- дело не должно превышать 250 листов при толщине 30-40 мм. При наличии нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе: том 1, том 2 и т.д.

7.3.4. Документы внутри дела группируются в хронологическом, алфавитном, нумерационном или логическом порядке:

- в хронологическом - (протоколы, решения, распоряжения, приказы, ведомости на заработную плату);

- в алфавитном - (лицевые счета, карточки формы Т-2, личные дела);

- в нумерационном - однородные документы, имеющие порядковую нумерацию: квитанции, накладные и т.д.;

- в логическом - документы располагают в последовательности решения того или иного вопроса.

7.3.5. Распорядительные документы вместе с приложениями группируются в дела по их характеру и хронологии.

Уставы, положения, инструкции и другие материалы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и размещаются вместе с указанными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.

Постановления по основной деятельности и распоряжения по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, наложение взысканий) в делопроизводстве группируются в разные дела с отдельной нумерацией.

7.3.6. Документы к заседаниям комиссий администрации города систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, касающихся одного протокола - по повестке дня. В группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

7.3.7. Поручения вышестоящих органов и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности администрации города. При небольшом количестве таких документов они формируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по датам поручений.

7.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно от проектов этих документов.

7.3.9. Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому принципу и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ идет за документом-запросом.

7.3.10. Документы в личных делах сотрудников группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности:

- внутренняя опись документов, включенных в дело;

- заявление о приеме на работу, направление или представление;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография или резюме, документы об образовании, протокол заседания конкурсной комиссии, результаты ответов на экзаменационные документы, результаты ежегодной итоговой оценки должностного лица, решение или распоряжение о назначении, переводе, увольнении;

- дополнение к личному листку учета кадров; дополнение к личному листку о поощрениях;

- справки и другие документы.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного хранения и в личные дела не включаются.

7.3.11. Лицевые счета работников по заработной плате систематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке, а ведомости на заработную плату - по хронологии. Обложка дела оформляется черными чернилами.

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК (до этого проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования архивного управления (муниципального архива) администрации города, в которое будут передаваться дела структурного подразделения, являющегося источником формирования Архивного фонда Республики Крым.

7.4. Составление и оформление описей дел

7.4.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивное управление (муниципальный архив) администрации города.

7.4.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, долговременного сроков хранения и дела по личному составу.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок только первого дела, а на остальных томах проставляется "То же", другие реквизиты указываются полностью.

Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.д.

7.4.3. На документы постоянного, долговременного сроков хранения составляется опись, состоящая из годовых разделов, в 4-х экземплярах, по личному составу в 3-х экземплярах.

7.5. Организация хранения документов

7.5.1. Обеспечение сохранности документов текущего делопроизводства.

7.5.1.1. С момента заведения дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу и до передачи их в ведомственный архив структурного подразделения (2 года + текущий год), они хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях администрации города.

7.5.1.2. Ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства несут руководители и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

7.5.1.3. Документы текущего делопроизводства хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел или описью, копия которой имеется в структурном подразделении.

На корешках обложек дел, хранящихся в папках-сегрегаторах, указываются индексы и заголовки дел по номенклатуре, годы и сроки хранения документов.

7.5.1.4. Выемка оригиналов документов производится органами, правомочными осуществлять изъятие документов. Полный перечень таких органов установлен ст. 13 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности". При выемке документов должностное лицо, осуществляющее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно - процессуального законодательства РФ. В деле оставляют заверенные копии документов, которые хранятся до возвращения оригиналов документов.

7.5.1.5. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации города, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту вновь назначенным работникам все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки.

7.5.2. Организация ведомственного архивного хранения.

7.5.2.1. Через 3 года после их создания документы постоянного, долговременного хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив структурного подразделения администрации города.

В ведомственном архиве документы структурного подразделения администрации хранятся:

- документы постоянного срока хранения, которые не подлежат передаче на государственное хранение - постоянно;

- документы по личному составу - 75 лет;

- долговременного срока хранения - в соответствии со сроками, предусмотренными номенклатурой дел.

7.5.2.2. За сохранность документов, находящихся на ведомственном архивном хранении отвечает архивариус или лицо, назначенное приказом руководителя структурного подразделения.

7.5.2.3. Документы постоянного хранения структурных подразделений, являющиеся источниками комплектования Архивного фонда Республики Крым и подлежащие приему на государственное хранение, передаются в архивное управление (муниципальный архив) администрации города через 5 лет после их создания по согласованным описям.

7.5.2.4. При увольнении работник структурного подразделения, ответственный за сохранность документов ведомственного архива, передает по акту вновь назначенному работнику все хранящиеся в архиве дела.

7.6. Использование документов, находящихся на архивном хранении

7.6.1. Документы, хранящиеся в ведомственных архивах структурных подразделений администрации города и в архивном управлении (муниципальном архиве) администрации города, предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении ведомственного архива или архивного управления или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники администрации города несут ответственность за правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

Заместитель главы администрации руководитель аппарата администрации города Симферополя

С.С. Батова

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 1
к Инструкции по
по делопроизводству

                              Герб

                           Администрация

                         города Симферополя

                          Республики Крым

ул. Горького, 15, г. Симферополь, Республика Крым, 295000, тел.:

(3652) 27-32-36, факс: (3652) 25-80-32, e-mail:pisma@simf.rk.gov.ru

от________________N_________

на N _____________

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 2
к Инструкции по
по делопроизводству

                              Герб

                        Республика Крым

                 Администрация города Симферополя

                         Постановление

___________________                                    N_____________

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 3
к Инструкции по
по делопроизводству

                              Герб

                        Республика Крым

                 Администрация города Симферополя

                         Распоряжение

___________________                                    N_____________

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 4
к Инструкции по
по делопроизводству

                              Герб

                        Республика Крым

                 Администрация города Симферополя

                           Поручение

___________________                                    N_____________

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 5
к Инструкции по
по делопроизводству

                              Герб

                           Администрация

                         города Симферополя

                          Республики Крым

                 Муниципальное казенное учреждение

                 Департамент городского хозяйства

ул. Толстого, 15, г. Симферополь, Республика Крым, 295000,

тел. (3652) 600-342, e-mail: dgh@simf.rk.gov.ru

от________________N_________

на N _____________

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 6
к Инструкции по
по делопроизводству

                              Герб

                           Администрация

                         города Симферополя

                          Республики Крым

                     Управление делопроизводства

                    и работы с обращениями граждан

ул. Горького, 15, г. Симферополь, Республика Крым, 295000,

тел./факс: (3652) 27-24-82, e-mail: pisma@simf.rk.gov.ru

от________________N_________

на N _____________

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 7
к Инструкции по
по делопроизводству

Журнал
регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата издания документа, индекс полученного документа	Краткое содержание документа	Резолюция и кому направлен документ для исполнения	Отметка об исполнении документа

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 8
к Инструкции по
по делопроизводству

Администрация города              Утверждаю

Симферополя Республики Крым       Заместитель главы администрации -

                                  руководитель аппарата администрации

                                  города Симферополя

                                  _____________ (расшифровка подписи)

                                     подпись

Номенклатура дел

______________20_____ N

на__________год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по учету	Примечание

         ________________________________________________

                     (наименование раздела)

Должность руководителя

делопроизводственной службы    ______________   _____________________

                                 (подпись)      (расшифровка подписи)

Виза руководителя архивного подразделения учреждения

Согласовано                                 Согласовано

Протокол ЭК (название организации)          Протокол ЭПК

________________N_______                    ________________N_______

    дата                                           дата

Итоговая запись категории и количества дел, заведенных в ______ году

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

________________________   ________________   _______________________

       должность                 подпись        расшифровка подписи

Итоговые данные переданы в архивное управление (муниципальный архив)

администрации города Симферополя

"___"____________ 20___ г.

________________________   ________________   _______________________

       должность                 подпись        расшифровка подписи

Согласовано

Протокол ЭК

архивного управления

от___________ N______

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 9
к Инструкции по
по делопроизводству

Примерный перечень
документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью

1. Представления к награждению, наградные листы, удостоверения к ведомственным наградам.

2. Договоры и соглашения (одной из сторон по которым является администрация города Симферополя).

3. Доверенности, в т.ч. доверенности на ведение дел в суде.

4. Документы, связанные с размещением муниципального заказа.

5. Банковские карточки.

6. Командировочные удостоверения, служебные удостоверения.

7. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

8. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.

9. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

10. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.

11. Гарантийные письма.

12. Учредительные документы предприятий, учреждений муниципальной и другой собственности.

13. Свидетельство о регистрации устава территориального общественного самоуправления.

14. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

15. Штатные расписания, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

16. Сметы расходов.

17. Программы работ, утвержденные руководством администрации.

18. Согласования и решения, выдаваемые в пределах своей компетенции.

19. Контракты с руководителями муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений.

20. Титульные списки.

Настоящий Перечень документов, предусматривающих заверение (удостоверение) гербовой печатью, не является исчерпывающим, и, при необходимости, в установленном порядке в него могут вноситься изменения и дополнения. В исключительных случаях, решение о заверении (удостоверении) гербовой печатью документа, не предусмотренного настоящим Перечнем, принимает заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города, уполномоченный главой администрации города Симферополя.

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 10
к Инструкции по
по делопроизводству

Перечень документов, не подлежащих регистрации в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан

1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

2. Сводки, информации, высланные к сведению.

3. Учебные планы, программы (копии).

4. Рекламные сообщения, плакаты, буклеты.

5. Прейскуранты (копии).

6. Нормы расходов материалов.

7. Поздравительные письма и приглашения.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9. Научные отчеты по темам.

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

11. Формы статистической отчетности.

12. Договоры.

13. Заявления по кадровым вопросам.

14. Соглашения о сотрудничестве.

Примечание: Документы, указанные в пунктах 1, 3 8 - 14 подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях администрации города (департамент внутренней политики и организационного обеспечения, управление учета, отчетности, и материального обеспечения, управление кадровой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции, управлении информационной политики).

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева

Приложение 11
к Инструкции по
по делопроизводству

Администрация                  Утверждаю

города Симферополя             Глава администрации

Республики Крым                города Симферополя

                               Личная подпись Инициалы, фамилия

                               "___"_________2018

                            Акт

                    ___________2018 N____

                       г. Симферополь

             Об изъятии для уничтожения документов,

       не отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации

от 25.08.2010 N 558 отобраны к уничтожению, как не имеющие

научно-исторической ценности и утратившие практическое значение,

следующие дела и документы администрации города Симферополя.

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок дел)	Дата дела или крайние даты дела	Индекс дела по номенклатуре или номер по описи	Количество дел	Срок хранения дела и N статьи по перечню	Примечание

Итого ____________________________________ дел за ______________ годы

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, по личному

составу за __________ годы согласованы с ЭПК (ЭК)

___________________________________

(наименование архивного управления)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу         Личная подпись      Инициалы, фамилия

Согласовано                          Согласовано

Протокол ЭК администрации            Протокол ЭК архивного управления

города Симферополя                   (муниципального архива)

от______________ N_______            администрации города Симферополя

                                     от______________ N_______

Документы в количестве _________________________________________ дел:

- на бумажном носителе весом _______________________________ кг сданы

на уничтожение;

- на электронном носителе ___________________________________________

- сданы на уничтожение в ____________________________________________

                                   (название организации)

_____________________________________________________________________

                          (способ уничтожения)

по приемо-сдаточной накладной от_____________ N_________

Наименование должности лица,

сдавшего документы                Личная подпись    Инициалы, фамилия

Дата

Начальник управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города

Н.Б. Павлычева