Приложение N 1. Положение о порядке изготовления, использования, хранения, уничтожения гербовых и простых печатей и штампов в администрации города Ялты Республики Крым

Приложение N 1
к постановлению администрации
города Ялты Республики Крым
от "14" декабря 2017 N 4104-п

Положение
о порядке изготовления, использования, хранения, уничтожения гербовых и простых печатей и штампов в администрации города Ялты Республики Крым

С изменениями и дополнениями от:

2 февраля 2018 г.

I. Общие положения

Настоящее Положение о порядке изготовления, использования, хранения, уничтожения гербовых и простых печатей и штампов в администрации города Ялты Республики Крым (далее - Положение) устанавливает общие требования по учету, изготовлению, использованию, хранению и уничтожению печатей и штампов в администрации города Ялты Республики Крым, ее структурных подразделениях и территориальных органах. Требования, предусмотренные настоящим Положением, являются обязательными для всех работников.

Основные понятия, используемые в Положении:

- печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

- штамп - устройство прямоугольной формы, заменяющее рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в делопроизводстве, используемое для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении и иных действий с документами.

В администрации города Ялты используются следующие виды печатей и штампов:

1) печать администрации города Ялты Республики Крым с изображением Герба Республики Крым (далее - гербовая печать администрации города Ялты Республики Крым);

2) печати структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым с изображением Герба Республики Крым (далее - гербовые печати структурных подразделений администрации города Ялты Республики Крым);

3) печати структурных подразделений администрации города Ялты Республики Крым без изображения Герба Республики Крым (далее - простые печати структурных подразделений администрации города Ялты);

4) штампы структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым.

Право пользования печатями и штампами отражается в Положении о структурном подразделении или территориального органа администрации города Ялты Республики Крым.

Руководители структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты несут персональную ответственность за нарушение настоящего Положения.

Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов структурных подразделений администрации города Ялты Республики Крым, наделенных правами юридического лица, определяется структурными подразделениями администрации города Ялты Республики Крым самостоятельно, подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждается курирующим заместителем главы администрации города Ялты, руководителем аппарата администрации города Ялты Республики Крым с учетом требований настоящего Положения.

Порядок изготовления, регистрации, учета, хранения, списания и уничтожения печатей и штампов, относящихся к секретному делопроизводству, регламентируется сектором по защите государственной тайны и мобилизационной работе администрации города Ялты Республики Крым.

Информация об изменениях:

Раздел II изменен с 2 февраля 2018 г. - Постановление Администрации г. Ялта Республики Крым от 2 февраля 2018 г. N 172-п

См. предыдущую редакцию

II. Изготовление, учет, использование и хранение гербовых и простых печатей и штампов

Изготовление печатей с воспроизведением Герба Республики Крым, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности и сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые печати администрации города Ялты Республики Крым, ее структурных и территориальных органов должны соответствовать требованиям Методических рекомендаций по описанию гербовых печатей органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, к письму Совета министров Республики Крым от 19.09.2014 N 01-01/2297.

Решение о необходимости и количестве изготовления гербовых печатей администрации города принимается главой администрации города Ялты Республики Крым.

Основанием для изготовления печатей и штампов является наличие записи о количестве используемых печатей и штампов в положениях структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым.

Изготовление печатей и штампов структурных подразделений, территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым, согласованных с курирующими заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации города Ялты Республики Крым.

Заявки руководителей структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым с прилагаемыми эскизами печатей и штампов подаются в соответствии с Регламентом действий и взаимодействия контрактного управляющего со структурными подразделениями администрации города Ялты Республики Крым, уполномоченными органами, единой комиссией по осуществлению закупок для нужд заказчиков, муниципальных заказчиков и муниципальных автономных учреждений муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Ялты Республики Крым ведет учет и выдачу печатей и штампов, которые фиксируются в журнале учета и выдачи печатей и штампов (далее - Журнал), согласно приложению N 1 к настоящему Положению. Журнал ведется по правилам документов строгой отчетности. Листы Журнала нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью и подписываются руководителем отдела.

Лицо, ответственное за ведение Журнала, разъясняет лицам, ответственным за хранение и использование печатей и штампов в администрации города Ялты Республики Крым, ее структурных подразделениях и территориальных органах, порядок хранения и использования печатей и штампов, а также предупреждает их об ответственности, предусмотренной действующим законодательством.

Выдача печатей и штампов производится под роспись должностными лицами структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым.

В администрации города Ялты Республики Крым используются мастичная гербовая печать и "малая" мастичная гербовая печать.

Гербовая печать Администрации города Ялта Республики Крым и "малая" гербовая печать Администрации города Ялта Республики Крым хранятся у руководителя аппарата администрации города Ялта Республики Крым (либо временно у других должностных лиц, определяемых распоряжением Администрации города Ялта Республики Крым) и используются в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Республики Крым и Администрации города Ялта Республики Крым.

Перечень документов, на которые ставится гербовая печать и "малая" гербовая печать, определен приложением N 2 к настоящему Положению.

Документы, на которых ставится гербовая печать администрации города, подписываются главой администрации, заместителями главы администрации по направлениям их деятельности, руководителем аппарата администрации города Ялты Республики Крым.

При заверении документа гербовой печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати и штампы в установленном порядке.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

Не допускается хранение печатей и штампов в рабочих столах, передача их на хранение лицам, не имеющим на это права.

III. Уничтожение гербовых и простых печатей и штампов

Основанием для уничтожения печатей и штампов является:

- износ или повреждение;

- ликвидация (переименование) структурного подразделения или территориального органа администрации города Ялты Республики Крым;

- утрата практического значения.

Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдачи в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Ялты Республики Крым для последующего централизованного списания с учета и уничтожения.

Для замены ранее выданной печати или штампа в случае износа, повреждения, утраты или иных случаях, руководитель структурного подразделения или территориального органа администрации города Ялты Республики Крым представляет на имя руководителя аппарата администрации города Ялты Республики Крым, согласованную с непосредственным курирующим заместителем главы администрации города Ялты:

- служебную записку с просьбой о замене печати или штампа;

- объяснительную записку с указанием причин утраты печати или штампа.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией в составе не менее трех человек, образуемой распоряжением администрации города Ялты Республики Крым. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт согласно формы ОС-4б (0306033), утвержденной приказом Минфина Российской Федерации от 06.12.2010 N 162-н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и инструкции по его применению".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "согласно формы ОС-4б (0306033), утвержденной Постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств"

Уничтожение печатей и штампов производится в течение десяти дней со дня подписания акта об уничтожении печатей и штампов и предполагает полное разрушение любым способом их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

В случае уничтожения (списания) печати или штампа в Журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта уничтожения указанной печати или штампа.

При возврате (изъятии) печати или штампа в Журнале ставится дата сдачи, подпись сдавшего должностного лица и подпись лица, ответственного за ведение Журнала.

IV. Ответственность за утрату печатей и штампов или нарушение в их использовании

Руководитель структурного подразделения, территориального органа администрации города Ялты Республики Крым назначает ответственное должностное лицо за хранение, выдачу, использование печатей и штампов.

Передача печатей и штампов иным лицам, вынос печатей и штампов за пределы здания (места осуществления должностных обязанностей) администрации города Ялты Республики Крым, структурных подразделений и территориальных органов администрации города Ялты Республики Крым без письменного разрешения руководителя не допускается.

В связи с временным отсутствием (командировка, отпуск и др.), а также в случае увольнения или перевода на иную должность должностного лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, печати и штампы сдаются руководителю структурного подразделения или территориального органа администрации города Ялты Республики Крым либо вышестоящему должностному лицу.

Об утрате печати или штампа, руководитель структурного подразделения или территориального органа администрации города Ялты Республики Крым незамедлительно ставит в известность курирующего заместителя главы администрации города Ялты, руководителя аппарата администрации города Ялты Республики Крым и отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Ялты Республики Крым.

По каждому факту утраты печатей и штампов или нарушения в их использовании проводится служебное расследование, по результатам которого составляется акт (приложение N 3 к настоящему Положению). Материалы проверки служат основанием для привлечения виновных лиц к ответственности, предусмотренной действующим законодательством, и списания с учета утраченных печатей и штампов.

V. Контроль состояния учета, использования и хранения гербовых и простых печатей и штампов

Контроль за учетом, хранением и уничтожением печатей и штампов возлагается на отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Ялты Республики Крым.

Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год комиссией, утвержденной распоряжением администрации города Ялты. По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах (приложение N 4 к настоящему Положению). Один экземпляр акта направляется руководителю структурного подразделения или территориального органа администрации города Ялты Республики Крым для принятия мер по обеспечению надлежащего использования и условий хранения печатей и штампов.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения, выдачи, использования печатей и штампов, соблюдение требований настоящего Положения в структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Ялты Республики Крым возлагается на их руководителей.

Руководитель аппарата администрации города Ялты Республики Крым

О.М. Удовина