Приложение. Регламент проведения официальных мероприятий с участием главы администрации города Симферополя

Приложение
к постановлению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 05.09.2018 N 4284

Регламент
проведения официальных мероприятий с участием главы администрации города Симферополя

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок внутренней организации обеспечения проведения официальных мероприятий с участием главы администрации города Симферополя (далее - глава администрации).

1.2. Под официальными мероприятиями с участием главы администрации (далее - мероприятия) понимаются следующие мероприятия:

- приемы представителей, членов делегаций федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, государственных и негосударственных организаций, иностранных делегаций;

- официальные визиты делегаций муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым за рубеж и в субъекты Российской Федерации;

- рабочие встречи с представителями, членами делегаций федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иностранных государств, с руководителями органов государственной власти Республики Крым, территориальных органов федеральных органов государственной власти по Республике Крым и городу Севастополю, органов местного самоуправления муниципальных образований, государственных и негосударственных организаций, предприятий и учреждений, политических партий и общественных объединений;

- церемонии подписания главой администрации совместных документов (соглашений, договоров, протоколов о намерениях);

- заседания и совещания, проводимые главой администрации или с его участием;

- торжественные приемы Администрации города Симферополя Республики Крым;

- мероприятия, посвященные государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям;

- церемонии вручения наград Администрации города Симферополя Республики Крым;

- торжественные открытия объектов;

- иные мероприятия с участием главы администрации.

2. Порядок подготовки и проведения мероприятий

2.1. Предварительная информация о проведении мероприятий направляется до 15 числа месяца, предшествующего месяцу, в котором планируется их проведение, в департамент внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации для включения в календарный план работы администрации города.

Информация о мероприятии вместе с необходимыми материалами за 7 дней до его проведения представляются ответственным отраслевым (функциональным) органом (структурным подразделением) администрации города (далее - организатор) в департамент внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города, который готовит соответствующие предложения главе администрации. В случае непредставления материалов рассматривается вопрос об отмене или переносе мероприятия.

Для проведения мероприятия с участием главы администрации в департамент внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города представляются следующие материалы:

- порядок и сценарный план (сценарий) проведения мероприятия;

- программа пребывания (визита) делегации (если предполагается);

- повестка дня мероприятия (если предполагается);

- информационные материалы о проводимом мероприятии;

- список участников мероприятия;

- список выступающих (с указанием полного наименования должностей, фамилий, имен и отчеств выступающих);

- материалы к выступлению (тезисы, доклад);

- состав президиума (если предполагается)

- схема рассадки участников мероприятия (приложения 1, 2, 3 к настоящему регламенту) (если предполагается);

- предложения в текст поздравительного адреса (если предполагается его вручение);

- список награждаемых (если предполагается);

- проект итогового документа (если предполагается).

При подготовке мероприятия организатор согласовывает проекты документов с курирующим заместителем главы администрации города.

Организатор обеспечивает:

- качественную и своевременную подготовку материалов;

- оповещение и приглашение участников мероприятия;

- подготовку и направление в адрес участников мероприятия необходимых материалов;

- подготовку места (зала) проведения мероприятия не позднее, чем за час до начала мероприятия;

- регистрацию и контроль явки участников мероприятия (при необходимости);

- дежурство у входной двери места проведения мероприятия (при необходимости);

- ведение и оформление протокола (при необходимости).

2.2. При принятии решения о проведении мероприятия организатор осуществляет необходимую подготовку в соответствии с настоящим Регламентом и координирует деятельность всех заинтересованных лиц, отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) администрации города, согласовывает участие представителей общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, иных заинтересованных лиц.

2.3. В случае, если мероприятие проводит предприятие, учреждение, организация, которые не являются подведомственными администрации города, организатором мероприятия выступает отраслевой (функциональный) орган (структурное подразделение) администрации города, к компетенции которого относится соответствующая сфера тематики мероприятия.

2.4. В случае необходимости уточнения организационно-технических моментов, связанных с подготовкой мероприятия, организатор и сотрудники заинтересованных отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) администрации города осуществляют выезд на место проведения мероприятия.

После уточнения организационно-технических моментов, связанных с подготовкой мероприятия, в программу мероприятия могут вноситься изменения или дополнения.

2.5. По итогу проведения мероприятия, при необходимости, в трехдневный срок организаторами составляется и оформляется протокол.

Протокол или выписки из него с конкретными решениями или поручениями и сроками выполнения рассылаются заинтересованным лицам.

Если составление протокола не предполагается, но в ходе мероприятия главой администрации были даны конкретные поручения или указания, они оформляются в виде поручения главы администрации организатором и после утверждения направляются конкретным исполнителям. Контроль за выполнением поручения осуществляется организатором.

2.6. Необходимость участия представителей средств массовой информации в мероприятиях определяется управлением информационной политики администрации города по согласованию с организатором.

2.7. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящего Регламента несет организатор.

3. Протокол проведения мероприятий

3.1. Порядок протокольно-организационного обеспечения проведения официальных мероприятий с участием главы администрации города Симферополя (далее - Протокол) в соответствии со сложившейся практикой регулирует процедурные правила мероприятий.

Протокол содержит единые протокольно-организационные нормы при проведении мероприятий и является обязательным для исполнения при планировании, подготовке и проведении мероприятий с участием главы администрации.

3.2. В случае участия в мероприятии руководителей органов государственной власти Республики Крым, территориальных органов федеральных органов государственной власти по Республике Крым и городу Севастополю и их заместителей (далее - должностные лица) протокольное старшинство определяется по согласованию.

3.3. Контроль за соблюдением норм Протокола осуществляется соответствующими службами, представляющими должностных лиц, участвующих в мероприятиях.

3.4. Организатор обеспечивает приглашение должностных лиц, а также других участников мероприятия, а также направляет им протокол проведения мероприятия.

3.5. Слово для выступления предоставляется в очередности, соответственно должности должностного лица и установленному Протоколом порядку.

4. Порядок подготовки и подписания главой администрации совместных документов (соглашений, договоров, протоколов о намерениях)

4.1. Подготовка соглашений, договоров, протоколов о намерениях (далее - соглашение) производится в соответствии с поручением главы администрации.

4.2. Ответственность за подготовку соглашения возлагается на организатора (по профильному направлению деятельности), в соответствии с его компетенцией.

4.3. Организатор определяет регламент подписания соглашения, приглашает участников мероприятия.

4.4. Лица, ответственные за координацию действий по подготовке и проведению подписания соглашения, обеспечивают:

4.4.1. представление соглашения с оформленным листом согласования в правовой департамент аппарата администрации города для проведения правовой экспертизы;

4.4.2. формирование готового к подписанию соглашения, и предоставление в департамент внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города. Количество экземпляров должно соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании.

4.5. Согласованный список участников и схема рассадки в соответствии с протокольным старшинством (приложение 3 к настоящему регламенту) представляется в департамент внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города для оформления двухсторонних информационных табличек.

4.6. Сотрудник департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города готовит помещение для подписания соглашения. Не позднее чем за час до начала подписания:

- устанавливаются стулья;

- расставляются двухсторонние информационные таблички;

- раскладываются ручки и папки с соглашением.

4.7. На церемонии подписания соглашений подписанты занимают места за столом. Участники церемонии размещаются справа и слева за столом на стороне своих подписантов. Ассистенты подписантов - сотрудники администрации города, ответственные за подачу папок с соглашением подписантам, занимают места слева и справа от подписантов.

Ведущий объявляет процедуру подписания, оглашает документ, который подписывается, и подписантов. Ассистенты подают папки с соглашением, раскрывают папки на странице для подписания. После подписания соглашения подписантами ассистенты подписантов обмениваются папками и подают их для подписания другой стороне соглашения.

После подписания соглашения ведущий объявляет окончание процедуры подписания и предлагает подписантам торжественно обменяться папками с подписанными документами (по согласованию). Подписанты встают, обмениваются папками с соглашением, пожимают друг другу руки и передают папки ассистентам.

4.8. Возможно протокольное фотографирование участников церемонии подписания соглашения, подход к прессе.

4.9. Подписанный вариант соглашения сдается в отдел регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города для регистрации. Оригинал документа хранится в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города, копии выдаются организатору.

5. Открытие объекта

5.1. По прибытии на территорию объекта главу администрации встречают организатор и руководитель объекта (при встрече присутствует группа сотрудников, работающих на объекте).

В случае открытия объектов проводится торжественный митинг. При этом по прибытии глава администрации приглашается к месту проведения торжественного митинга. Руководитель объекта кратким вступительным словом открывает мероприятие и предоставляет слово для выступления в соответствии с протокольным старшинством.

5.2. Руководитель объекта приглашает главу администрации на церемонию перерезания ленты, символизирующую открытие объекта.

Участники церемонии подходят к стойке с натянутой лентой бордового цвета, девушка в деловом костюме подает участникам церемонии ножницы на подносе.

5.3. Руководитель объекта приглашает главу администрации на осмотр объекта, в ходе которого он или иные лица (по согласованию) дают необходимые пояснения.

5.4. По завершении осмотра глава администрации подходит к прессе для комментариев.

6. Посещение объектов

6.1. По прибытии на территорию объекта главу администрации встречают организатор и руководитель объекта (при встрече присутствует группа сотрудников, работающих на объекте).

6.2. Руководитель объекта приглашает главу администрации на осмотр объекта, в ходе которого он или иные лица (по согласованию) дают необходимые пояснения.

В ходе осмотра объекта предусматривается общение главы администрации с трудовым коллективом (по согласованию).

6.3. По завершении осмотра глава администрации подходит к прессе для комментариев.

7. Церемония возложения венка (корзины цветов)

7.1. При возложении венка (корзины цветов) используется один венок (корзина цветов) от участников возложения. Венок (корзина цветов) оформляется лентой, выполненной слева направо в цветах Государственного флага Российской Федерации, Государственного флага Республики Крым.

7.2. При возложении венка глава администрации подходит к венку, одновременно ведущий офицер и военнослужащие или церемониальная группа, несущие венок, начинают движение к памятному месту (памятнику, мемориалу, стеле и т.д.). Звучит церемониальная музыка. Военнослужащие (церемониальная группа) устанавливают венок у подножия памятного места.

Глава администрации подходит к венку, поправляет ленту, возлагает живые цветы (четное количество) и возвращается на специально отведенное место.

Рота Почетного караула производит салют (по согласованию).

Далее следует минута молчания (по согласованию).

Исполняются Государственный гимн Российской Федерации и Государственный гимн Республики Крым.

По завершении церемонии возложения глава администрации подходит к прессе для комментариев.

7.3. При возложении корзины цветов глава администрации города занимает специально отведенное место согласно протокольному порядку размещения в месте проведения мероприятия. Ведущий мероприятия объявляет присутствующим о тематике, которой посвящено мероприятие, и представляет участников возложения (по согласованию).

Исполняются Государственный гимн Российской Федерации и Государственный гимн Республики Крым.

Глава администрации подходит к корзине цветов, одновременно ведущий офицер и военнослужащие или церемониальная группа, несущие корзину цветов, начинают движение к памятному месту (памятнику, мемориалу, стеле и т.д.). Звучит церемониальная музыка. Корзину цветов устанавливают у подножия памятного места. Глава администрации города подходит к корзине цветов, поправляет ленту, возлагает цветы (в зависимости от тематики мероприятия: праздничное - нечетное, траурное - четное количество) и возвращается на специально отведенное место.

По завершении церемонии возложения корзины цветов глава администрации подходит к прессе для комментариев.

8. Участие в торжественных собраниях и концертах

8.1. Главу администрации перед началом торжественного собрания (концерта) встречают организатор и руководитель учреждения, в котором оно проводится.

8.2. Руководитель учреждения, в котором проводится торжественное собрание, приглашает главу администрации пройти к месту проведения мероприятия и занять отведенное место в президиуме. Порядок рассадки в президиуме - в соответствии с протокольным порядком размещения (приложение 1 к настоящему регламенту). Напротив каждого сидящего в президиуме установлена двусторонняя табличка, содержащая фамилию, имя, отчество, в соответствии с рассадкой, а также расставляется минеральная вода, стаканы и салфетки.

8.3. В начале торжественного собрания ведущий кратким вступительным словом объявляет присутствующим о тематике, которой оно посвящено, представляет главу администрации, участников и объявляет об открытии торжественного собрания (по согласованию).

В случае если глава администрации посещает концерт, перед началом которого не запланировано проведение торжественного собрания, выступление или приветственное слово главы администрации, в начале концерта ведущий мероприятия кратким вступительным словом объявляет присутствующим о тематике, которой посвящен концерт, представляет главу администрации, участников, после чего объявляет о начале концерта.

Исполняются Государственный гимн Российской Федерации и Государственный гимн Республики Крым.

Присутствующие на мероприятии при исполнении Государственного гимна Российской Федерации и Государственного гимна Республики Крым встают.

По окончании исполнения Государственного гимна Российской Федерации и Государственного гимна Республики Крым председательствующий на собрании или ведущий предоставляет слово в соответствии с протокольным старшинством. В процессе выступлений возможно вручение наград, приуроченное к тематике мероприятия. Во время церемонии награждения уполномоченным лицом зачитывается, какая награда вручается, заслуги награжденного, которые стали основанием для награждения, фамилия, имя и отчество награжденного. Ассистент подает главе администрации соответствующую награду для вручения. Каждому награжденному после награждения девушка в деловом костюме вручает цветы.

Награжденный может выступить с коротким ответным словом (по согласованию).

Выступления могут чередоваться с концертными номерами.

По завершении выступлений председательствующий на собрании или ведущий объявляет торжественное собрание (концерт) закрытым.

Исполняются Государственный гимн Российской Федерации и Государственный гимн Республики Крым.

Присутствующие на мероприятии при исполнении Государственного гимна Российской Федерации и Государственного гимна Республики Крым встают.

По окончании исполнения Государственного гимна Российской Федерации и Государственного гимна Республики Крым, в случае если по окончании торжественного собрания запланирован концерт, председательствующий на собрании или ведущий объявляет начало концерта.

8.4. После окончания торжественного собрания, концерта глава администрации подходит к прессе для комментариев.

9. Открытие памятника, мемориальной доски, иных памятных знаков

9.1. На площадке перед памятником, мемориальной доской, иным памятным знаком (далее - памятник) находятся приглашенные официальные лица, представители общественности. Звучат тематические мелодии.

По прибытии к месту проведения мероприятия главу администрации встречают организатор, руководитель, ответственный за проведение работ по установке памятника.

9.2. Глава администрации приглашается к месту проведения торжественного митинга. Ведущий кратким вступительным словом открывает церемонию открытия памятника и предоставляет слово в соответствии с протокольным старшинством.

Затем приглашает главу администрации на церемонию открытия памятника.

9.3. Глава администрации подходит к памятнику и с помощью ленты, расположенной симметрично к основанию памятника, снимает занавес из ткани с памятника.

9.4. Глава администрации возлагает к памятнику цветы (по согласованию).

9.5. По завершении церемонии открытия глава администрации подходит к прессе для комментариев.

10. Прием делегаций городов России, городов-побратимов, российских и зарубежных партнеров

10.1. Прием делегаций городов России, городов-побратимов, российских и зарубежных партнеров (далее - делегации) осуществляется на основании:

- приглашений главы администрации;

- письменной положительной резолюции главы администрации на обращениях делегаций.

10.2. Прием делегаций носит плановый характер.

10.3. Решение о приеме делегации для проведения переговоров принимает глава администрации.

10.4. Подготовка и проведение приема делегаций регулируются законодательством Российской Федерации, определяющим порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, правовыми актами в области международного и внешнеэкономического сотрудничества, нормами дипломатического протокола, государственной безопасности и защиты информации, бухгалтерского учета. Учитываются нормы международного протокола, протокольная практика Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

10.5. Программу пребывания делегаций готовит сектор межмуниципального сотрудничества аппарата администрации города. Не менее чем за неделю до визита программа согласовывается с отраслевыми (функциональными) органами (структурными подразделениями) администрации города, задействованными в ее обеспечении.

10.6. Прием делегаций осуществляет глава администрации либо по его поручению назначенное им должностное лицо.

10.7. Порядок рассадки в президиуме - в соответствии с протокольным порядком размещения (приложение 1 к настоящему регламенту). Напротив каждого сидящего устанавливается двусторонняя информационная табличка, содержащая фамилию, имя, отчество, в соответствии с рассадкой, а также расставляется минеральная вода, стаканы и салфетки.

10.8. Сотрудник сектора межмуниципального сотрудничества аппарата администрации города ведет протокол приема.

10.9. Возможен обмен памятными подарками или сувенирами, протокольное фотографирование участников приема, подход к прессе.

11. Распределение функций по организации и проведению официальных мероприятий с участием главы администрации города Симферополя

11.1. Функции по организации и проведению официальных мероприятий с участием главы администрации города Симферополя распределяются между отраслевыми (функциональными) органами (структурными подразделениями) администрации города следующим образом:

11.1.1. МКУ Департамент городского хозяйства администрации города:

- проведение работ по санитарной очистке и благоустройству мест проведения мероприятий;

- установка мусорных контейнеров и биотуалетов в местах проведения мероприятий;

- подключение технического оборудования, задействованного при проведении мероприятий, к электросети;

- содействие УМВД России по г. Симферополю при установке барьеров для обеспечения общественного порядка в местах проведения мероприятий;

- контроль за должным санитарным состоянием территорий во время проведения мероприятий и по их окончании;

- контроль за состоянием объектов дорожного хозяйства в местах проведения мероприятий;

- праздничное оформление территории городского округа.

11.1.2. МКУ Управление наружной рекламы и информации администрации города:

- размещение социальной информации (в связи с проведением мероприятий) на объектах наружной рекламы и информации.

11.1.3. МКУ Управление культуры и культурного наследия администрации города:

- координация проведения культурно-массовых мероприятий;

- подготовка сценариев мероприятий;

- установка сценического оборудования и подключение звукоусиливающей аппаратуры с целью проведения мероприятий;

- обеспечение участия творческих коллективов городского округа в мероприятиях;

- организация и проведение мероприятий на базе подведомственных учреждений.

11.1.4. Управление транспорта и связи администрации города:

- организация дорожного движения в местах проведения мероприятий (в т.ч. подготовка соответствующих правовых актов об ограничении дорожного движения);

- предоставление мест для парковки автотранспорта участникам мероприятий;

- предоставление муниципального автотранспорта с целью организации мероприятий.

11.1.5. МКУ Управление молодежи, спорта и туризма администрации города:

- координация проведения спортивных мероприятий, мероприятий с детьми и молодежью;

- привлечение к участию в мероприятиях представителей молодежных организаций;

- организация и проведение мероприятий на базе подведомственных учреждений.

11.1.6. Отдел по межнациональным отношениям администрации города:

- координация проведения национальных мероприятий;

- координация мероприятий, проводимых национально-культурными автономиями.

11.1.7. Департамент внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города:

- календарное планирование мероприятий с участием главы администрации;

- общая координация проведения мероприятий;

- подготовка протоколов участия главы администрации города Симферополя в мероприятиях.

11.1.8. Управление административных органов администрации города:

- согласование с контрольно-надзорными органами проведение мероприятий;

- обеспечения охраны общественного порядка, муниципального имущества, техногенной и пожарной безопасности, соблюдения правил дорожного движения в местах проведения мероприятий.

11.1.9. МКУ Управление образования администрации города:

- привлечение сотрудников и приглашение учащихся образовательных учреждений городского округа на мероприятия;

- организация и проведение мероприятий на базе подведомственных учреждений.

11.1.10. МКУ Департамент труда и социальной защиты населения администрации города:

- взаимодействие с ветеранскими организациями городского округа с целью организации мероприятий и их координации;

- оказание материальной помощи льготной категории граждан в рамках реализации муниципальных программ в связи с государственными праздниками, памятными датами.

11.1.11. Управление информационной политики администрации города:

- анонсирование и широкое информационное освещение мероприятий на официальном сайте администрации города Симферополя, в средствах массовой информации;

- аккредитация и координация представителей СМИ на мероприятиях.

11.1.12. Управление торговли и бытового обслуживания населения администрации города:

- организация общественного питания и торгового обслуживания населения в местах проведения мероприятий (в т.ч. согласование с соответствующими контрольно-надзорными органами);

- привлечение субъектов предпринимательства к участию в мероприятиях.

11.1.13. Сектор межмуниципального сотрудничества аппарата администрации города:

- подготовка программ пребывания официальных делегаций;

- общая координация мероприятий с участием официальных делегаций.

11.1.14. МКУ Департамент развития экономического потенциала территории и муниципального заказа администрации города:

- взаимодействие с субъектами предпринимательства, осуществляющими деятельности на территории городского округа с целью привлечения их к участию в мероприятиях.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Симферополя

С.С. Батова

Начальник департамента внутренней политики и организационного обеспечения аппарата администрации города

Т.А. Маринина