Приложение 4

Приложение 4
к решению 93-й сессии
Симферопольского городского
совета от 27.09.2018 N 1730

Приложение 9
к решению 16-й сессии
Симферопольского городского
совета от 02.04.2015 N 233

Положение
об отделе организационного обеспечения аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Отдел организационного обеспечения аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым (далее - Аппарат).

1.2. Сотрудники отдела в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иными федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, правовыми актами Главы Республики Крым, Государственного Совета Республики Крым, Совета министров Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, настоящим Положением, иными правовыми актами.

1.3. Отдел подотчетен и подконтролен Симферопольскому городскому совету Республики Крым (далее - городской совет), подчинен председателю Симферопольского городского совета (далее - председатель городского совета), управляющему делами аппарата Симферопольского городского совета (далее - управляющий делами) в пределах полномочий.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами и должностными лицами городского совета, структурными подразделениями Аппарата, структурными подразделениями Администрации города Симферополя Республики Крым, Контрольно-счетной палатой города Симферополя Республики Крым, иными органами и должностными лицами местного самоуправления, органами и должностными лицами государственной власти Республики Крым, органами и должностными лицами органов федеральной власти в пределах своей компетенции.

1.5. Положение об отделе, его штатная численность утверждаются городским советом по представлению председателя городского совета.

1.6. Штатное расписание отдела утверждается распоряжением председателя городского совета по представлению начальника отдела, согласованному с управляющим делами.

1.7. Отдел не является юридическим лицом.

1.8. Отдел имеет бланк со своим наименованием, может иметь печать, штампы.

1.9. Отделу для обеспечения деятельности предоставляется имущество, находящееся на балансе городского совета.

1.10. Финансирование деятельности отдела осуществляется за счет средств местного бюджета, предусмотренных на содержание городского совета.

2. Цель и основные задачи

2.1. Основной целью деятельности отдела является организационное, документальное и другое обеспечение деятельности городского совета и его органов, депутатов, председателя городского совета, Аппарата в осуществлении их полномочий.

2.2. Основными задачами отдела являются:

2.2.1. Осуществление организационного, документального и другого обеспечения деятельности председателя городского совета;

2.2.2. Участие в разработке проектов планов работы городского совета, осуществлении контроля их выполнения;

2.2.3. Участие в подготовке информации о деятельности городского совета;

2.2.4. Ведение учета и систематизации муниципальных правовых актов в пределах компетенции отдела;

2.2.5. Координация деятельности городского совета в сфере международных, региональных и межмуниципальных связей;

2.2.6. Участие в разработке и реализации программ международного и межмуниципального сотрудничества;

2.2.7. Осуществление в пределах полномочий консультационного, документационного обеспечения исполнения полномочий городского совета и его органов, а также мероприятий, проводимых городским советом и председателем городского совета;

2.2.8. Обеспечение выполнения требований законодательства Российской Федерации по рассмотрению обращений граждан и документов, поступивших в городской совет, осуществление контроля за состоянием этой работы, организация единой системы ведения делопроизводства структурными подразделениями Аппарата, должностными лицами, обеспечение единого порядка поступлений, обработки документов и контроля за их прохождением.

3. Подразделения и их функции

3.1. В состав отдела входят:

- сектор общего документооборота;

- сектор оформления муниципальных правовых актов.

3.2. Функции отдела:

- осуществляет организационное, документальное и другое обеспечение деятельности председателя городского совета, в соответствии с полномочиями;

- осуществляет в пределах полномочий консультационное, документационное обеспечение исполнения полномочий городского совета и его органов, а также мероприятий, проводимых городским советом и председателем городского совета;

- принимает участие в разработке проектов правовых актов городского совета, председателя городского совета по вопросам организации деятельности городского совета;

- обобщает предложения и составляет проекты планов работы городского совета, контролирует ход их выполнения, готовит проекты соответствующих документов, в том числе отчетов об их исполнении;

- участвует в подготовке проектов решений городского совета, распоряжений, постановлений председателя городского совета по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- оказывает содействие в подготовке, разработке и согласовании проектов решений городского совета, распоряжений, постановлений председателя городского совета, других актов, документов и материалов в соответствии с планами работы, решениями городского совета, распоряжениями, постановлениями или поручениями председателя городского совета по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- принимает участие в подготовке проектов документов, разработке и осуществлении мероприятий, проводимых городским советом, его рабочими органами, в соответствии с возложенными на отдел задачами, поручениями городского совета, его рабочих органов, председателя городского совета, заместителей председателя городского совета и управляющего делами;

- организует подготовку ежегодных отчетов о работе председателя городского совета в порядке и сроки, установленные законодательством, готовит проекты соответствующих документов;

- запрашивает, обобщает информацию и подготавливает поздравления от имени председателя городского совета граждан, коллективов предприятий, организаций, учреждений с юбилейными и памятными датами, государственными и профессиональными праздниками;

- систематически учитывает, анализирует работу комиссий, групп, образованных городским советом, председателем городского совета, вносит, при необходимости, предложения по вопросам их деятельности;

- обеспечивает подготовку и проведение заседаний рабочих органов Симферопольского городского совета, совещательных органов, созданных при председателе городского совета, рабочих групп, а также совещаний и других мероприятий, проводимых Городским советом, председателем городского совета, оформляет данные поручения и контролирует ход их выполнения, в пределах полномочий отдела;

- организует взаимодействие с Государственным Советом Республики Крым и Советом министров Республики Крым, Представительством Президента Российской Федерации в Республике Крым, Главным управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Крым и Севастополю, Министерством юстиции Республики Крым, иными государственными и республиканскими органами, органами местного самоуправления, объединениями граждан, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции городского совета, председателя городского совета;

- организует подготовку и готовит, при необходимости, информацию и отчеты для представления в Государственный Совет Республики Крым, Совет министров Республики Крым, в пределах полномочий;

- участвует в пределах полномочий в мероприятиях, связанных с подготовкой и проведением местного референдума, муниципальных выборов, голосования по вопросам изменения границ городского округа, преобразования городского округа;

- оказывает содействие в пределах полномочий в подготовке, созыве и проведении сходов граждан, публичных слушаний, собраний граждан, конференций граждан, опросов граждан, иных форм непосредственного осуществления населением местного самоуправления, правотворческой инициативе граждан, взаимодействию с территориальным общественным самоуправлением;

- обобщает и анализирует информацию об осуществлении органами местного самоуправления полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Крым;

- обобщает предложения, замечания по проектам законов Республики Крым, проектам иных нормативных правовых актов Республики Крым, другим документам, по которым сбор предложений и замечаний поручен отделу;

- обеспечивает деятельность Главы муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым по вопросам взаимодействия с Общественным советом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

- готовит, при необходимости, для освещения в средствах массовой информации материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- рассматривает обращения граждан, предприятий, учреждений, организаций, иные обращения, в пределах полномочий;

- в установленном порядке проводит проверку Уставов городских казачьих обществ на соответствие федеральному законодательству, законодательству Республики Крым, правовым актам городского совета в части, необходимой для утверждения председателем городского совета;

- организует протокольные и церемониальные мероприятия городского совета и председателя городского совета;

- разрабатывает перспективные документы и планы сотрудничества городского совета, председателя городского совета с городами стран ближнего и дальнего зарубежья, регионов России; установление партнерских отношений с городами зарубежных стран, городами Российской Федерации и стран СНГ, участие в работе международных, региональных и межмуниципальных организаций и объединений (союзов, ассоциаций, конгрессов и др.);

- разрабатывает проекты договоров, соглашений, протоколов и других документов по сотрудничеству городского совета, председателя городского совета с городами зарубежных стран, стран СНГ и регионов России;

- координирует деятельность органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, находящихся на территории городского округа, по практической реализации соглашений и планов их сотрудничества с городами, предприятиями и организациями зарубежных стран, стран СНГ, регионов Российской Федерации и районов Республики Крым;

- осуществляет организацию приемов официальных делегаций зарубежных городов-побратимов и городов-партнеров, других зарубежных и отечественных делегаций, прибывающих по приглашению в городской округ;

- осуществляет подготовку визитов и отправление официальных делегаций, выезжающих по официальным приглашениям в иные субъекты Российской Федерации и за рубеж, а также отправление представителей городского совета для участия в международных и межрегиональных конференциях, семинарах и заседаниях ассоциаций. Осуществляет взаимодействие с посольствами и консульствами зарубежных стран для визового обеспечения выезжающих делегаций;

- разрабатывает акты по организации направления и приема официальных, иных делегаций, отдельных граждан на уровне городского совета, председателя городского совета;

- принимает в установленном порядке участие в переговорах по вопросам сотрудничества в пределах компетенции отдела;

- организует выполнение подписанных договоров, соглашений, протоколов, других документов о сотрудничестве с породненными городами и городами-партнерами; запрашивает, обобщает информацию по данному вопросу, готовит аналитические материалы и предложения;

- осуществляет постоянный информационный обмен посредством электронной, телефонной и факсовой связи с должностными лицами муниципальных органов породненных городов и городов-партнеров, выполняющими полномочия в сфере международных, региональных и межмуниципальных связей;

- осуществляет подготовку для рассмотрения на пленарных заседаниях сессий городского совета, заседаниях его постоянных комитетов вопросов о выполнении полномочий в сфере международного, регионального и межмуниципального сотрудничества;

- взаимодействует в установленном порядке и в пределах полномочий с должностными лицами Государственного Совета Республики Крым и Совета министров Республики Крым, органами местного самоуправления, представителями национально-культурных обществ, иных объединений граждан, в том числе международных;

- принимает в установленном порядке участие в мероприятиях, связанных с вопросами сотрудничества, о проведении которых уведомлены в установленном порядке городской совет, председатель городского совета, осуществляет подготовку информационно-аналитических и прогнозных справок по их результатам;

- организует взаимодействие в подготовке и проведении встреч, круглых столов и других мероприятий с участием председателя городского совета с представителями национально-культурных обществ, международных организаций;

- содействует, в пределах полномочий, развитию инвестиционной деятельности, а также культурному обмену между городами-побратимами и городами-партнерами.

3.3. Функции сектора общего документооборота (далее - Сектор):

- осуществление приема и регистрации писем, обращений граждан, предприятий и организаций, поступивших в городской совет, в том числе и по электронной почте, в соответствии с действующим законодательством, контроля за сроками их прохождения и рассмотрения, а также анализа поступивших обращений, запросов и других документов и подготовку предложений по устранению нарушений и недостатков при их рассмотрении;

- обеспечение организации приема граждан и представителей организаций, предприятий по вопросам, отнесенным к компетенции городского совета;

- оказание гражданам и представителям организаций и предприятий консультационно-информационную помощь в пределах своей компетенции;

- составление графиков приема граждан руководством городского совета, осуществление предварительной записи на прием, подготовка к приему необходимых материалов, обеспечение приема и его документального оформления;

- осуществление контроля за выполнением поручений, данных по результатам приема граждан, или резолюций при направлении обращений на рассмотрение соответствующим органам или должностным лицам;

- осуществление организационно-методического руководства по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях Аппарата;

- подготовка в пределах полномочий проектов решений городского совета, правовых актов председателя городского совета, инструкции по общему делопроизводству и делопроизводству по обращениям граждан, иных документов и материалов в соответствии с планами работы, решениями городского совета, распоряжениями, постановлениями или поручениями председателя городского совета, управляющего делами по вопросам, которые относятся к компетенции Сектора;

- составление сводной номенклатуры дел городского совета, осуществление контроля за правильным оформлением, формированием и хранением дел, которые подлежат сдаче в архив;

- оказание методической помощи в усовершенствовании форм и методов работы с документами в подразделениях Аппарата, на предприятиях, в учреждениях и организациях городского округа;

- проведение ежемесячно анализа состояния исполнительской дисциплины по выполнению контрольных документов и обращений граждан в структурных подразделениях Аппарата;

- внесение предложений по совершенствованию организации делопроизводства, контроля и работе по обращениям граждан;

- информирование председателя городского совета, управляющего делами о состоянии выполнения контрольных документов и обращений граждан;

- обобщение и анализ данных о результатах выполнения взятых на контроль документов, обращений граждан;

- осуществление отправки исходящей корреспонденции, зарегистрированной в Секторе;

- истребование и получение от исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан информацию, документов и материалов, необходимых для деятельности Сектора, передача в установленном порядке информации указанным органам, предприятиям и гражданам;

- ведение электронной базы данных по общему делопроизводству и делопроизводству по обращениям граждан;

- участие в подготовке ежегодного отчета председателя городского совета о деятельности городского совета по вопросам, входящим в компетенцию Сектора;

- организация контроля за сроками исполнения правовых актов городского совета, председателя городского совета, в части, касающейся городского совета, структурных подразделений Аппарата;

- обеспечение хранения документов в соответствии с нормативными актами до сдачи в архив;

- взаимодействие со структурными подразделениями Аппарата по вопросам оказания содействия ведения делопроизводства структур;

- организация приема граждан руководством городского совета.

3.4. Функции сектора оформления муниципальных правовых актов:

- оформляет протоколы и стенограммы заседаний городского совета;

- оформляет, регистрирует решения, принятые городским советом, постановления, распоряжения, издаваемые председателем городского совета;

- ведет учет, систематизирует решения городского совета, постановления, распоряжения, издаваемые председателем городского совета;

- готовит постановления, распоряжения, издаваемые председателем городского совета, на подпись;

- обеспечивает своевременное доведение решений, постановлений и распоряжений до исполнителей и населения (согласно реестру рассылки), направляет в установленном порядке органам государственной власти Республики Крым, органам местного самоуправления, прокуратуры, соответствующим предприятиям, организациям, учреждениям и гражданам в порядке и сроках, предусмотренных Регламентом городского совета;

- формирует электронную базу данных муниципальных правовых актов;

- передает правовые акты городского совета для размещения на сайтах консультационно-правовых баз в установленном порядке;

- отвечает за хранение официальных документов и обеспечивает доступ к ним лиц, которым это право предоставлено в установленном порядке;

- выдает копии и выписки из официальных документов (муниципальных правовых актов городского совета) органам государственной власти, органам местного самоуправления, их должностным лицам, гражданам и иным лицам в установленном порядке;

- готовит и передает в архив законченные делопроизводством дела и документы городского совета, председателя городского совета;

- предоставляет в установленном законом Республики Крым порядке в Министерство юстиции Республики Крым сведения о муниципальных нормативных правовых актах городского совета, а также иную информацию, материалы, документы и отчеты по вопросам, связанным с включением сведений о муниципальных нормативных правовых актах городского совета в регистр муниципальных правовых актов Республики Крым, в том числе направляет тексты нормативных актов в электронном виде в Министерство юстиции Республики Крым;

- в целях обеспечения достоверности, полноты и актуальности представляемых муниципальных нормативных правовых актов один раз в месяц направляет в Министерство юстиции Республики Крым перечень нормативных правовых актов, принятых городским советом, председателем городского совета, по состоянию на последнее число каждого месяца;

- принимает, при необходимости, участие в обеспечении подготовки и проведения заседаний рабочих органов городского совета, временных комиссий и рабочих групп, а также совещаний и других мероприятий, проводимых городским советом, председателем городского совета, в пределах полномочий отдела;

- принимает, при необходимости, участие в подготовке проектов документов, разработке и осуществлении мероприятий, проводимых городским советом, его рабочими органами, в соответствии с возложенными на отдел задачами, поручениями городского совета, его рабочих органов, председателя городского совета, управляющего делами и начальника отдела;

- принимает участие в рассмотрении обращений граждан, предприятий, учреждений, организаций, иных обращений, в пределах полномочий.

4. Организация деятельности отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности председателем городского совета.

4.2. Начальник отдела непосредственно подчиняется председателю городского совета и управляющему делами.

4.3. Начальник несет персональную ответственность за организацию работы отдела в рамках, возложенных на него полномочий.

4.4. Начальник в соответствии с предоставленными ему полномочиями, а также компетенцией отдела:

1) руководит деятельностью отдела;

2) организует и обеспечивает выполнение возложенных на отдел задач и функций;

3) осуществляет контроль за исполнением работниками отдела своих должностных обязанностей, правил внутреннего трудового распорядка Симферопольского городского совета;

4) отвечает за подготовку отчетов о работе отдела, справок, информации по вопросам деятельности отдела;

5) ведет личный прием граждан, обеспечивает рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам деятельности отдела.

4.5. В период временного отсутствия начальника отдела его полномочия осуществляет заместитель начальника отдела либо иное лицо на основании распоряжения председателя городского совета.

5. обеспечение деятельности (права)

5.1. В целях выполнения поставленных задач и возложенных функций отдел имеет право:

5.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию (материалы) по вопросам, входящим в компетенцию отдела от руководителей структурных подразделений Аппарата, Администрации города Симферополя Республики Крым, иных органов и должностных лиц местного самоуправления, органов государственной и федеральной власти, руководителей предприятий, учреждений и организаций.

5.1.2. Рассматривать в пределах своей компетенции обращения физических и юридических лиц, организаций.

5.1.3. Вносить предложения по образованию комиссий, рабочих групп, принимать участие в работе совещательных органов в соответствии со своей компетенцией.

5.1.4. Осуществлять сбор и обработку отчетности и другой информации в рамках полномочий.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за организацию работы отдела в рамках возложенных на него полномочий.

6.2. Должностные лица отдела несут установленную законом ответственность за выполнение своих должностных обязанностей.

Заместитель председателя Симферопольского городского совета

Е.А. Шапилова

Начальник управления муниципальной политики аппарата Симферопольского городского совета Республики Крым

А.Т. Амирасланов