Приложение N 1. Порядок подготовки, заключения, исполнения и контроля договоров в Администрации города Ялта

Приложение N 1
к постановлению
Администрации города Ялта
от 3 октября 2018 г. N 1876-п

Порядок
подготовки, заключения, исполнения и контроля договоров в Администрации города Ялта

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок регулирует порядок подготовки, заключения, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением в Администрации города Ялта Республики Крым (далее - Администрация города), включая договоры, заключаемые отраслевыми (функциональными) органами Администрации города, обладающими статусом юридического лица, от своего имени.

1.2. Настоящий Порядок распространяется на гражданско-правовые договоры, муниципальные контракты, соглашения, дополнительные соглашения, протоколы разногласий (согласований), а также любые иные сделки, заключаемые Администрацией города.

1.3. Настоящий Порядок является обязательным для исполнения всеми должностными лицами Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

1.4. Заключение договоров с юридическими и физическими лицами от имени Администрации города осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, иных нормативных правовых актов, настоящего Порядка в пределах средств, предусмотренных в бюджете города Ялты.

1.5. Договоры от имени Администрации города заключаются главой администрации города Ялта, а также уполномоченными им должностными лицами Администрации города на основании соответствующего правового акта либо доверенности в пределах предоставленных полномочий.

1.6. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

1.7. Подготовка договора в соответствии с настоящим Порядком включает в себя разработку проекта договора, согласование, доработку (в случае необходимости), регистрацию, заключение и контроль за исполнением.

1.8. Работа в отношении муниципальных контрактов осуществляется в соответствии с настоящим Порядком с учётом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и правовыми актами Администрации города Ялта.

1.9. Любой из руководителей Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых (функциональных), территориальных органов вправе выступить с инициативой заключения договора в целях обеспечения деятельности Администрации города либо в целях выполнения Администрацией города своих функций как исполнительно распорядительного органа местного самоуправления.

1.10. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города обеспечивают:

- разработку проектов договоров;

- согласование проектов договоров;

- заключение договоров;

- надлежащий учет заключенных договоров, контроль за их исполнением, своевременное принятие мер для осуществления защиты интересов Администрации города в случае нарушения контрагентом обязанностей по договору.

2. Подготовка проекта договора

2.1. Подготовку проекта договора (либо рассмотрение поступившего от контрагента проекта договора) осуществляет соответствующее должностное лицо структурного подразделения, отраслевого (функционального), территориального органа Администрации города Ялта, которому дано соответствующее распоряжение главой администрации города (заместителем главы администрации города Ялта в соответствии с распределением функциональных обязанностей), руководителем структурного подразделения, отраслевого (функционального), территориального органа Администрации города (далее - подразделение - исполнитель или разработчик), руководителем аппарата администрации города Ялта.

Данная подготовка включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему.

2.2. Подготовка разработчиком проекта договора начинается с предварительного устного согласования необходимости и (или) возможности заключения договора с заместителем главы администрации города Ялта, курирующим соответствующее направление, главой администрации города Ялта, либо с руководителем аппарата администрации города Ялта.

2.3. Ответственность за целесообразность заключения договора и выбор контрагента, а также за содержание и условия договора в части сроков, номенклатуры товаров (работ, услуг), за определение цены договора и подготовку материалов, необходимых для ее определения, других существенных и необходимых условий договора несет руководитель структурного подразделения. отраслевого (функционального), территориального органа Администрации города, по направлениям деятельности которых заключен договор, руководитель аппарата администрации города Ялта, заместители главы администрации города Ялта, по направлениям деятельности которых заключен договор, а также должностное лицо, заключившее договор.

2.4. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по решению главы администрации города Ялта, заместителя главы администрации города Ялта, либо руководителя администрации города Ялта могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора. Решение оформляется соответствующим муниципальным правовым актом.

2.5. Проект договора должен содержать следующие положения: преамбулу, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, порядок расчетов, ответственность, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми по данному договору, юридические адреса и реквизиты сторон.

Проект договора разрабатывается в соответствии с требованиями гражданского законодательства Российской Федерации, включая общие положения о договорах и положения о договорах данного вида, а также с учётом требований соответствующих отраслей законодательства.

2.6. Проект договора составляется в количестве экземпляров, как правило, соответствующем количеству сторон договора.

Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.

2.7. На этапе разработки проекта договора разработчик проводит мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Администрации города, для чего знакомится со следующими документами:

- документами, подтверждающими полномочия лица на подписание договора;

- учредительными документами с учетом всех изменений и дополнений к ним;

- свидетельством о государственной регистрации контрагента;

- лицензией (при необходимости);

- свидетельством о постановке на учёт в налоговом органе;

- паспортом (для физических лиц);

- сведениями из Единого государственного реестра юридических (физических) лиц.

2.8. При получении Администрацией города предложения о заключении договора (оферты) решение о необходимости его заключения (акцепт) принимается главой администрации города Ялта, лицом его замещающим или лицом, уполномоченными на то доверенностью. Решение о необходимости заключения договора отраслевым (функциональным) территориальным органом от своего имени принимается руководителем отраслевого (функционального) территориального органа или лицом, его замещающим.

Если принято решение о необходимости заключения предложенного договора - проект договора согласовывается с должностными лицами Администрации города в порядке, установленном пунктом 3.3 настоящего Порядка.

3. Согласование и визирование договоров

3.1. Проект договора, имеющий подчистки, исправления, а также незаполненные строки не должен представляться на согласование.

3.2. Для всех структурных подразделений, отраслевых (функциональных) территориальных органов, должностных лиц Администрации города Ялта устанавливается следующий порядок согласования договоров:

а) проект договора предварительно согласовывается разработчиком со структурными подразделениями и органами (должностными лицами) Администрации города Ялта по принадлежности предмета договора в соответствии с п. 3.3. настоящего Положения;

б) проект договора представляется для согласования в отпечатанном виде. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;

в) при отсутствии замечаний к проекту договора руководитель структурного подразделения, отраслевого (функционального), территориального органа Администрации города в срок не позднее 3 (трех) рабочих дней, а сектор внутреннего финансового контроля - не позднее 1 (одного) рабочего дня согласовывает проект договора. При наличии замечаний по проекту договора руководитель структурного подразделения, отраслевого (функционального), территориального органа Администрации города Ялта в указанные сроки оформляет в письменной форме мотивированное заключение, содержащее перечень замечаний по проекту договора и предложений по их устранению;

г) при наличии замечаний согласовывающих лиц разработчик дорабатывает проект договора с учётом замечаний. После устранения замечаний проект договора подлежит повторному рассмотрению руководителем структурного подразделения, отраслевого (функционального) территориального органа, составившим замечания, и о снятии замечаний руководителем делается отметка на листе согласования;

д) в случае несогласия разработчика с замечаниями он вправе отстаивать свою точку зрения. В этом случае обсуждение спорных вопросов проводится с участием всех заинтересованных лиц под руководством заместителя главы администрации города Ялта, курирующего соответствующее направление деятельности, главы администрации города Ялта либо руководителя аппарата администрации города Ялта. Обсуждение может проводиться коллегиально на совместном заседании всех заинтересованных лиц;

е) после доработки проекта договора разработчиком документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров.

3.3. До подписания договора разработчику необходимо получить визу первого Заместителя главы администрации города Ялта, всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией в нижеследующем порядке и последовательности, при этом обязательными подразделениями и лицами;, согласующими договор, являются:

а) работник, подготовивший договор, руководитель структурного подразделения, отраслевого (функционального) территориального органа Администрации города Ялта, а в случае его отсутствия по уважительной причине (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность), проект договора визируется лицом, его заменяющим;

б) руководитель отдела бухгалтерского учёта и отчётности Администрации города Ялта (при необходимости);

в) руководитель департамента экономического развития Администрации города Ялта (при необходимости);

г) руководитель Финансового департамента - Администрации города Ялта (при необходимости);

д) руководитель юридического департамента Администрации города Ялта;

е) руководитель структурного подразделения, отраслевого (функционального), территориального органа Администрации города Ялта, в соответствии со сферой деятельности (при необходимости);

ж) заместитель главы администрации города Ялта, руководитель аппарата администрации города Ялта, курирующие соответствующие направления деятельности;

3.4. При согласовании договора визы ставятся на отдельном листе согласования (приложение N 1) с указанием реквизитов договора. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. Лист согласования прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учёте и хранении.

Если у лиц, согласовывающих проект договора, возникают замечания по тексту договора, они излагают их на отдельном листе с аргументированными замечаниями и предложением эффективного решения спорного вопроса.

4. Подписание договора

4.1. Согласованный в установленном выше порядке со всеми заинтересованными структурными подразделениями, отраслевыми (функциональными), территориальными органами Администрации города Ялта проект договора представляется на подпись уполномоченному на то должностному лицу, договор подписывается, заверяется печатью Администрации города Ялта или отраслевого (функционального) территориального органа.

При отсутствии всех необходимых виз, без устранения имеющихся замечаний проект договора и документы, являющиеся его неотъемлемой частью, не должны представляться на подпись уполномоченному на то должностному лицу.

4.2. Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные вопросы.

При получении от контрагента договора, подписанного им с протоколом разногласий, протокол разногласий до его подписания уполномоченными на то должностными лицами подлежит согласованию во всех заинтересованных структурных подразделениях, отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации города Ялта, согласно настоящего Порядка.

Работа по урегулированию разногласий возлагается на структурное подразделение - исполнителя.

Договоры, подписанные одной из сторон с протоколом разногласий, являются незаключенными и не подлежат исполнению до полного урегулирования всех разногласий.

Разногласия считаются урегулированными, когда из текста протокола разногласий или протокола согласования разногласий однозначно следует, в какой редакции согласованы спорные условия договора.

В случае составления Администрацией города Ялта протокола разногласий на проект договора, представленный организацией - контрагентом, протокол разногласий оформляется подразделением - исполнителем, при этом в договоре перед подписью уполномоченного на то должностного лица Администрации города проставляются слова "С протоколом разногласий".

доверенности,

подписи организации;

4.3. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей. Следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по необходимо проверить наличие её обязательных реквизитов:

- даты совершения доверенности (доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна);

руководителя организации, скрепленной печатью

- срока действия доверенности;

- объема полномочий по доверенности.

4.4. С целью защиты договора от замены страниц оригиналы договоров, изготовленные на нескольких страницах, перед подписанием уполномоченным лицом со стороны Администрации города, отраслевых (функциональных) территориальных органов Администрации города Ялта, а также сметы, спецификации, приложения, соглашения (протокол! о договорной цене, календарные планы и другие документы, являющиеся неотъемлемой частью договора и имеющиеся на момент его подписания нумеруются и прошиваются ответственным работником структурного подразделения, отраслевого (функционального) территориального органа и с оборотной стороны скрепляются печатью. При этом на экземпляре Администрации города ставится отметка "Экземпляр Администрации города Ялта".

4.5. Полностью оформленный и подписанный договор вместе с сопроводительным письмом, подготовленным разработчиком, направляется контрагентам по соответствующему договору, с указанием о возврате экземпляра Администрации города обратно.

Если договор является многосторонним, все экземпляры договора вместе, одним комплектом направляются каждому из участников договора поочерёдно.

4.6. Договор считается заключённым после возврата подписанного контрагентом (всеми контрагентами) экземпляра договора, заверенного печатью (печатями), если таковые предусмотрены для контрагентов.

4.7. Если в соответствии с законом договор считается заключённым при выполнении каких-либо условий (например, для заключения договора необходима передача имущества или его государственная регистрация), договор считается заключённым после выполнения таких условий.

5. Регистрация договора

5.1. Договоры, заключаемые от имени Администрации города Ялта регистрируются юридическим департаментом Администрации города Ялта и передаются на хранение разработчику (подразделение - исполнитель), который несет ответственность за исполнение и надлежащее хранение договоров.

Договоры, заключаемые от имени отраслевых (функциональных) органов Администрации города Ялта регистрируются этими органами самостоятельно.

Договоры, заключаемые Департаментом имущественных и земельных отношений Администрации города Ялта или заключаемые от имени Администрации города Ялта, в сфере управления земельными участками либо имуществом, регистрируются Департаментом имущественных и земельных отношений самостоятельно.

Муниципальные контрасты, заключаемые Администрацией города Ялта в порядке Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" регистрируются отделом муниципальных закупок Администрации города Ялта.

5.2. Исполнение условий договора обеспечивает структурное подразделение, отраслевой (функциональный), территориальный орган Администрации города Ялта, по направлениям деятельности которого заключен договор и которое осуществляло подготовку и согласование проекта договора (исполнитель договора)

При заключении договора, носящего межведомственный характер, координация деятельности обеспечивается структурным подразделением, отраслевым (функциональным), территориальным органом Администрации города, выступившим автором проекта данного договора (договора, подписанного контрагентом), либо должностным лицом Администрации города Ялта по поручению главы администрации города Ялта.

Контроль за исполнением договора обеспечивает должностное лицо структурного подразделения, отраслевого (функционального) территориального органа Администрации города, выступившее автором проекта договора.

5.3. Разработчик (подразделение - исполнитель) ведет оперативный и сводный учёт исполнения договорных обязательств, а также контроль исполнения.

Контроль исполнения предусматривает проведение следующих мероприятий:

а) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и представлением соответствующих документов;

б) проверка сроков действия договора, при необходимости - осуществления процедуры изменения сроков договора;

в) составление проектов писем, претензий, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

г) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов.

6. Ответственность

6.1. В случае невыполнения либо ненадлежащего выполнения контрагентом принятых на себя обязательств разработчик (подразделение - исполнитель) в месячный срок с момента установления факта неисполнения обязательств (возникновения задолженности и др.) обязан наплавить в адрес контрагента претензию (заказным письмом с уведомлением). При неисполнении контрагентом условий, изложенных в претензии, в десятидневный срок направить в юридический департамент Администрации города Ялта (в случае отсутствия в штате подразделения - исполнителя юриста) все необходимые документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчет суммы дебиторской задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, для решения вопроса о применении мер ответственности по договору. Ответственность за несвоевременное представление документов несет руководитель подразделения - исполнителя.

6.2. В случае невыполнения Администрацией города Ялта принятых обязательств по оплате за поставленную продукцию, выполненные работы или иных обязательств по договору и подачи контрагентом в судебные органы искового заявления о взыскании задолженности с Администрации города, исполнитель незамедлительно обращается к соответствующему курирующему заместителю главы Администрации города, либо главе администрации города Ялта с целью решения вопроса о возможности добровольного погашения задолженности.

6.3. Разработчик (руководитель подразделения - исполнителя) несет ответственность за:

- полноту и достоверность сведений, содержащихся в листе согласования, в том числе о прохождении согласования проекта договора;

- наличие комплекта документов, необходимых для заключения договора;

- своевременное рассмотрение и устранение замечаний по проекту договора;

- представление проекта договора на подпись уполномоченному должностному лицу;

- выполнение других обязанностей, возложенных на него настоящим Порядком.

Принятие мер к защите интересов Администрации города Ялта в судах при возникновении споров по исполнению договора возлагается на юридический департамент Администрации города Ялта при условии своевременного поступления необходимых документов и соответствующего обращения структурного подразделения, отраслевого (функционального) территориального органа Администрации города. При наличии в структурном подразделении, отраслевом (функциональном). территориальном органе юриста - самостоятельно.

6.4. Ответственность за неисполнение либо ненадлежащее исполнение договора несут руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города Ялта, по направлениям деятельности которых заключен договор, заместители главы администрации города Ялта, руководитель аппарата администрации города Ялта, осуществляющие общее руководство структурными подразделениями Администрации города, по направлениям деятельности которых заключен договор, а также должностное лицо, заключившее договор.

6.5. Настоящий порядок обязателен для исполнения должностными лицами Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых (функциональных), территориальных органов.

6.6. За несоблюдение настоящего Порядка должностные лица Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых (функциональных), территориальных органов несут персональную ответственность.

Начальник юридического департамента Администрации города Ялта

А.В. Пахомов